一、企業行政管理的功能及其要求

行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但是，這些事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能；其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質就是服務。

專門的行政管理部門（通常稱為辦公室、總經理辦公室、行政人事部之類）擔負著企業行政管理的組織實施、具體操作，是行政管理工作中的一個部分、一個環節，是整個行政管理系統中的一個小系統。

行政部門應該兢兢業業、認真細致地做好種種行政事務工作，把領導和員工從繁重、瑣碎的行政事務和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，研究國內外市場形勢，考慮公司的發展戰略，探討公司的組織架構，任用公司的各級干部，實施公司的經營方針，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一筆重要業務等等。為了做好紛繁復雜的行政工作，行政部門的領導不能東一榔頭西一棒子，茫無頭緒地整天瞎忙；或是被領導一會兒支到東，一會兒支到西；結果村村起火，處處冒煙，吃力不討好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部門的領導應該有"泰山崩于前而色不變"的定性，不管風吹浪打，勝似閑庭信步，有自己的主見，能夠根據事情的輕重緩急，做好安排，指揮若定。為了能達到這種境界，必須建立健全和認真執行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的"法治"秩序。更重要的是，要培養出一支高素質、高效率的行政人員隊伍；同時要搞好科學分工、管理層次和合理授權。一旦行政系統的一系列硬件(如辦公設施、生活設施)、軟件(如規章制度、工作程序)、人員隊伍、分工協作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程度上就會象一部自動機器一樣運轉，只在較少的場合才需要部門領導和上級領導輔以"人治"。一個行政部門的的管理能夠做到這種程度，可以算是有一定水平了。

然而，行政部門如果僅僅滿足于這樣一種管理水平，那還是不夠的。行政部門還必須在"管理"、"協調"和"服務"三方面再上一個檔次，才算是一個合格的現代企業的行政管理者。

從"管理"方面來說，行政部門不能滿足于在日常事務的層次上做好領導的"參謀和助手"，還必須在公司的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的"高參和臂膀"。這就要求行政部門的領導者不能滿足于做一個事務主義者，而是要做一個有思想、敢創新、有沖力的領導者；換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰術家，還要努力做好一個戰略家。很顯然，也只有一個有思想、懂戰略、敢創新、有沖力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一個檔次。

一、企業"行政"就是企業"管理"

"行政"即"管理"

"行政"這個詞，英文中是"Administration"，經常與"Management"（中文一般譯作"管理"）通用，常被譯作"管理"。事實上，這兩個詞經常是同義詞。

商務印書館國際有限公司《最新高級英漢辭典》中，"Administration"有以下含義：1，管理；2，行政；行政機關；3，執行，施行。

外語教學與研究出版社《現代漢英辭典》在"管理"一詞之下，有"Manage"、"Administer"；在"企業管理"一詞之下，就是"Administrationofenterprises"。

事實上在英文中,"Administration"、"Execution"、"Management"、"Control"、"Run"、"Supervise"等詞經常通用，用來表示"管理"。比如說，按照中國對外經濟貿易出版社《漢英企業管理詞匯》：

各位領導、同仁們：

大家好！

我是，來自，我于年畢業于大學暖通與給排水專業，大專學歷，工程師，中共預備黨員。年七月參加工作，先后擔任保管員，物業管理員，技術員，辦公室文秘，辦公室主任等職。這次，我競聘的崗位是行政辦公室工作人員。

俗話說“文如其人”。同樣，工作就是一個人的人格表現，看到一個人所做的工作，就是“如見其人”了。回顧自己十幾年來的工作，總結起來有如下幾個特點：

一是做事有耐心，辦公室的日常工作繁雜而瑣碎，毫不起眼，但我從不因此而敷衍塞責，一推了事；

二是做事有恒心，對既定的工作目標都能專心一意地努力，我知道只有平時一點一滴的努力積累才是實現任何目標的唯一方法；

今年月，我通過人才招聘，在公司得到了自己的第一份工作，帶著對事業的激情和對新生活懵懂的情愫，我走上了公司行政人事部的工作崗位。作為一名尚未走出大學校門、專業并不十分對口，且沒有任何工作經驗大學生來講，一切都是陌生而新鮮的。工作中，我一直虛心求教，恪盡職守，努力做好本職工作。在過去的一年里，雖沒有轟轟烈烈的戰果，但也算經歷了一段不平凡的考驗和磨礪，對于每一個追求進步的人來說，都免不了會在年終歲未對自己進行一番“盤點”，也算是對自己的一種鞭策。現就近一年來的工作情況向各位領導作簡要匯報。

一、人事管理方面

1、制定并落實相關人事管理制度

初到公司，適逢結構重組，結合自身環境制定了與公司發展及執行相匹配的一系列人事管理制度，并由我負責公司的考勤統計工作。在執行過程中，我能夠盡快適應公司的政策安排，盡可能做到實事求是地統計考勤，每月初以統計數據為依據，及時為員工飯卡進行充值，為大家做好后勤保障工作。

2、歸檔人事檔案

我知道，及時更新各兄弟公司及相關往來單位的通訊資料對于公司的業務發展有著至關重要的作用，因此我從未把人事檔案詳盡、準確的歸檔整理工作當成一般的人事工作來對待。我能夠做到分別以紙板和電子版備份，嚴格審查全體員工檔案，對資料不齊全的一律補齊，并及時將最新的信息復印并分發給公司各位領導及辦事員備查使用。

也是一個充滿挑戰，公司發展非常重要的一年。機遇與壓力的一年。為此，調整工作心態、增強責任意識顯得尤為重要，同時也充分認識到自己的種種不足之處，為了促使自己盡快地成長，特訂立以下年度工作計劃：

總結過去的同時我要對新的一年有一個好的計劃，轉眼之間又進入新的一年了新年要有新氣象。一個從事管理工作不長，經驗不足的工作人員，很多方面都要有一定的要求，這樣才能在新的一年里有更大的進步和發展。

一.經濟預算方面

1.依據預算計劃報銷費用，在此上要合理、節約、按時、準確地來執行

2.管轄固定資產的自檢

3.行政費用報銷的核準

隨著信息網絡化的發展、知識資源化的進步，尤其是經濟全球化不論是在廣度方面還是在深度方面進一步加強與深化，現代企業行政管理體系的建立健全對于企業的健康有序發展發揮著舉足輕重的作用。在現代企業行政管理的相關研究中，目前學術界較多關注于企業行政管理的某一領域問題，但是較少從體系的視閾出發研究現代企業行政管理問題。因此，筆者以誰管理、管理什么以及怎樣管理三個維度作為出發點，建立現代企業行政管理體系的邏輯分析框架，從而有效地推動現代企業的生產經營活動以及實現現代企業的中長期發展方向與方針。

一、明確現代企業行政管理的主體

現代企業行政管理是企業行政管理主體通過人、財、物的投入，利用多種現代的、科學的管理方式對企業的各項行政管理工作進行有效管理，從而產出商品，以獲得企業運營效率最優化以及經濟利潤最大化。如圖1所示，面臨諸多環境因素的影響，現代企業行政管理也就成為一個復雜、多變的體系。圖1現代企業行政管理體系所謂現代企業行政管理的主體，指的是參與企業行政管理的各方，即企業組織行政機構以及企業行政管理人員。企業行政組織機構作為企業生產、營銷與運營三大中心的中樞神經，一般由技術經營開發部、質檢部、銷售部、財務部、人力資源部等職能部門組成，相應地負責企業的設計開發、經營銷售以及財務人力管理等，從而實現協調企業各個行政部門機構之間的良好運作。現代企業戰略的制定、執行、監督與評估以及企業日常經營的有效運行都緊緊依賴于作為企業重要參與者和管理者的企業行政管理人員。例如，現代企業的董事長、總經理、總監、部長等通過行政命令、組織規定等措施，在企業行政組織機構內部間進行自上而下的協調與控制，進而促進企業行政的健康發展與科學運作。

二、厘清現代企業行政管理的內容

(一)現代企業的行政決策工作

企業行政管理機構和行政管理人員的行政決策工作，主要是指依據所獲取的信息對企業行政方案的內容、方向等進行抉擇，其宗旨不僅在于解決企業所面臨的問題，更是為了利用這一難得的機會。然而，企業行政方案從備選到實施再到評估的過程中容易受到企業環境、組織文化、風險態度等諸多方面的制約和影響，因此，作為企業行政管理的決策者，通常會采取包含頭腦風暴法、名義小組技術以及德爾菲技術等方法對企業行政管理的相關經濟活動進行有效決策，進而實現現代企業行政管理工作的戰略性計劃和戰術性計劃。

1企業行政管理的職能定位

行政管理，可以說是一個組織的中樞神經系統，企業的行政管理系統在企業中起著操控全局的作用，行政管理系統是整個企業管理的一個縮影和窗口。在企業中，行政管理是以總經理為最高領導，由行政副總分工負責，由專門行政部分實施操作，企業分支機構和各個部門的方方面面都有行政管理的存在，它是一個完整的網絡和系統，是領導和各部門、員工之間溝通的重要途徑。企業行政工作面很廣泛，負責企業從內到外、由上到下各方面的溝通和協調，管理的廣度和深度涉及到一個企業運作的全部過程和企業內外部管理的細枝末節。企業行政部門擔當著實施和執行公司各項決策的執行官角色。企業行政管理在企業中有4大職能：管理職能、協調職能、參與政務職能和服務職能。

1.1管理職能

企業行政管理在企業的管理策略、企業精神、經營策略、企業文化和人力資源等重大問題上應起到相應的管理作用，在企業日常經營、人力財務管理和企業形象展示等一系列關于企業發展問題上，起到管理、分配的作用，在實際工作中貫徹落實企業各部門的工作，并進行監督管理。企業行政管理到對企業內部其他系統具有統一管理的作用。

1.2協調職能

企業行政管理工作，不能單一的以傳達領導命令和完成事務性工作為滿足，更不能憑借自己在企業中的獨特地位對其他系統和員工隨意指揮，以權壓人。企業的行政部門應主動做好上級與下級，各部門之間，企業內、外部的溝通工作，要利于上、下級之間的了解，做到步調一致，在充分溝通的基礎上起到協調作用。有思想和有經驗的企業管理者應充分認識到，只有協調才能出效率，協調才能出效益。

行政管理是企業行政部門，是保證企業按照設定好的戰略目標發展，從而設立的管理與控制機構。所以企業行政管理的效率，是保障企業戰略發展目標有效進行的重要手段，而企業行政管理的效率是了解企業行政管理人員和其他工作人員，是否按照企業規定進行生產、管理工作的重要指標之一。

1企業行政管理的特點

1.1層級性

企業的行政管理主要是有兩個層級來完成，首先是決策層，這個階層是企業戰略目標的制定者，他們對整個企業的發展和企業文化精神都有著決定權。其次是執行層，這個階層是企業管理的主要工作，是保障決策層的戰略目標可以得到有效地實施的重要保障，通過收集企業基礎員工的工作成效和意見，是連接決策層和與基層員工的橋梁。

1.2實效性

而企業行政管理的核心目標是，通過具體的控制手段，充分的調用企業的所有資源，并進行最高效率的分配方法，使企業的生產效率得到最大的利用。想要達成既定目標，企業行政管理部門就需要運用技巧激發員工的工作積極性和創造力，使企業的資金、人員都得到充分的利用，推動企業的發展。

1企業行政管理內容

企業行政管理是企業參與社會化大生產及市場競爭的客觀要求。要有效地組織企業生產經營，就必須有一定強制力的權威與服從機制把企業各環節、各部門連接成一個健康運行的有機整體。否則，企業的各項生產經營目標就可能因缺乏組織性而不能實現。（1）計劃工作。即確定管理內容的目標和決定如何達到這些目標。現代企業行政管理必須具有計劃性，做好預測工作，對企業行政工作進行指導，這是企業實現行政管理科學化和行政管理成功的必要條件。（2）組織工作。企業的組織機構是企業運作的基本框架，企業的各級行政管理人員必須明確要完成的任務是什么，誰去完成任務，任務怎樣分類組合以及各種決策應該在哪一層級上制定。企業要逐級建立自上而下的責權關系，保證行政管理渠道的暢通無阻，這樣才能使企業的行政管理工作有的放矢。要做好這一環，就需要合理選擇和設計行政組織機構。企業行政管理是依賴行政機構渠道進行的，所以，選擇和設計符合企業內外特點的組織機構是保證行政命令、指示等迅速流動貫徹的重要前提，是達到行政管理目標的必要條件。（3）指揮工作。即企業行政管理中采取的具體措施，確定好企業員工之間的分工合作關系；明確人們在職、責、權方面的結構體系；調動各級行政管理人員的積極性，協調各級行政管理人員之間的關系，解決組織人員之間的沖突。做好這一環，就要建立行政首長（廠長或經理）負責制為首的指揮系統，這是科學行政管理的基礎。（4）控制工作。即對指揮工作的各項措施進行監測、控制與調整，包括建立激勵機制、監督系統和制定獎懲條例并認真執行。通過控制保證任務按照既定計劃執行，通過控制來判斷企業的行政管理工作是否合理，是否還有改進之處，從而增強行政工作的有效性及合理性。確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制。企業行政管理的最佳化實現，在很大程度上取決于被管理者的積極有效的配合和實施。因此，對人的管理是現代企業行政管理的核心，而建立科學的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障。

2企業行政管理效率低下的原因

（1）行政機構龐大臃腫。我國的企業行政機構過于龐大臃腫，幾度精簡，收益甚微，結果是“精簡、精簡，有增無減”，沒有必要設立的行政機構大量出現。（2）權力集中缺乏制約。權力過分地高度集中而又缺乏應有的監督制約機制，導致一些企業工作人員官僚主義嚴重，家長制、人身依附等封建主義的影響依然存在，嚴重影響著決策民主化、管理科學化的進程，在很大程度上挫傷企業員工的積極性，使企業行政系統缺乏活力和效率。（3）行政法律和體制不健全。行政管理效率低下的根本原因在于行政法律制度不健全，有些行政法規雖然已經制定，但沒有很好的執行。現代行政管理需要建立起科學的工作程序和全面規范的管理規則。因此，行政管理體制不全，機構設置不合理，規章制度不科學、不完善，以及對現代社會新的科學技術方法推廣應用不力也是不可忽視的原因。（4）行政機構運轉不靈、效率低下也是重要原因。由于部門和環節過多，造成行政機構某些部位和環節運轉不靈，往往因扯皮現象導致行政效率低下。主要表現有：解決問題的客觀條件己經具備，只因少數人反對，而長期得不到解決，如已經作了正式決定，而且又是正確的，只是觸及到某個部門、單位的利益，這個單位和個人就找借口拒不執行。（5）行政人員素質不高。企業行政工作人員的選拔、錄用、培訓、考核、獎懲、升降、淘汰和辭退等人事制度不健全，缺乏必要的競爭、激勵機制。一些行政工作人員思想政治素質不高，知識能力素質不強，遇事怕負責任和不負責任，合自己利益的就干，不合自己利益的就不干，直接影響著行政效率的提高。

3提高我國企業行政管理效率對策分析

（1）對不同的行政管理層次提出不同的重點和要求。上層行政機關的主要活動，是規劃、決策、控制、溝通等全局性工作，追求的是社會總體效率。重點要從領導方式、決策程序、組織結構、信息反饋、協調監督等方面改進工作，提高效率。（2）建立健全企業規章制度。建立健全和認真執行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的法治秩序。提高行政效率，必須加強行政管理法規的建設，健全必要的工作制度，以法律和規章制度的形式促進行政效率的提高。（3）提高企業行政管理人員的素質。每一個行政工作人員都必須努力提高自身素質，使自己的能力和水平不斷得到提高。作為企業行政管理人員，應該是知識水平高，各方面素質優良的公共管理者。企業行政人員素質的提高可以提高組織管理的有效性，能夠實現科學而又藝術的管理。經濟的全球化企業行政管理人員在未來的管理中必須有國際眼光，熟悉國際游戲規則，適應國際競爭的需要。（4）引入科學的企業管理方法。引入科學的企業管理方法如目標管理、績效評估、成本核算等。當前企業行政效率在管理方法上陳舊僵化，僅注重行政規章和行政命令，無法調動行政官員的積極性。通過將企業管理講求投入和產出、講求成本核算的精神引入企業行政管理之中，可以提高企業行政管理人員的責任感，同時還可以科學地衡量管理人員的工作業績，有利于提高行政效率。

影響企業行政效率的主要因素分析

（一）行政管理人員素質較低企業行政管理作為企業管理中的一個重要組成部分，對企業發展有著重要影響，但目前，我國企業行政管理人員素質較低影響了企業行政效率的提升，在很多企業由于企業管理者不重視等原因，企業行政管理人員在素質方面存在著知識能力較低、業務水平低下以及服務意識不強等問題，這些問題會導致行政管理人員在工作中無熱情、無積極性、無責任感，這就直接制約了企業行政管理效率的提升。（二）行政機構設置不合理在我國有些企業，由于缺乏正確的認識，在行政管理機構設置上存在著諸多的問題和不足，如機構設置過于龐大而且非常臃腫，由于行政管理機構過于龐大，導致“政出多門”，一些命令、指令更不不能有效的傳遞，從而是下面部門難以快速、正確的去執行企業上級部門的決策，進而就會影響企業行政管理效率的提升。（三）行政規章制度不健全，而且執行不力企業行政效率的提升離不開各項行政規章制度，行政規章制度是提高企業行政管理效率的基礎，但目前我國企業在行政規章制度方面存在的問題有：一是行政規章制度不健全。有些企業的行政規章制度可能是全盤照抄大型企業的行政管理制度或者行政管理制度是幾年前的，這些規章制度根本不能適應企業發展的需要；二是規章制度執行不力。有些企業行政規章制度只是形式工程，形式大于實質，只是為了用于應付上級部門或者領導檢查而用，平時很少去嚴格按照規章制度來辦事。

提高我國企業行政管理效率的對策

（一）提高企業行政管理員工素質對于我國企業如何建立一支高素質、高水平的行政管理人才隊伍，主要做好以下兩個方面：1、企業領導要重視。我國每個企業都面臨著激烈的市場競爭，企業領導不能只關注可以提升企業經濟效益的銷售人員、研發人員以及生產人員等，更要有戰略眼光，企業的長遠發展離不開行政管理的支持，而提高企業行政管理效率就需要不斷提高企業行政管理人員的各方面素質，因此，企業領導要從思想上重視行政管理人才隊伍的建設，為行政管理人才隊伍的建設營造一個良好的環境。2、做好行政管理人員的培訓。培訓是老板送給員工最好的禮物，培訓不僅可以留著員工，更可以為企業發展提高智力和人才支持，為企業長遠發展打下堅實的基礎，因此，我國企業要重視對行政管理人才的培訓，可以定期或者不定期的組織員工進行培訓，如筆者所在的企業，企業每年都會組織企業行政管理人員進行進修，這樣才能不斷提高企業行政管理人員的專業知識和素養。（二）建立合理的行政管理模式合理的企業行政管理要有符合企業內外特點的組織機構，進而保證企業有關決策能得到迅速貫徹，達到行政管理目標。為此，企業要想建立合理的行政管理模式，應該從以下兩個方面入手：一是建立合理的行政管理模式必須從企業實際出發。各個企業都有自己的特殊情況，在建立適合企業自身的行政管理模式上一定要從企業的實際情況出發，這樣才能建立合理并適合企業發展的行政管理模式；二是按規范化要求，適當調整企業行政管理部門，按實用性和科學性的原則合理建立行政管理系統。（三）建立完善的企業規章制度，并且嚴格執行企業行政管理效率的提高，加強企業行政管理規章制度建設非常重要和關鍵。為此，企業應該建立完善的企業規章制度，從企業自身實際情況出發，建立各項適合企業的行政規章制度，以法律和規章制度的形式來促進行政效率的提升。此外，如果不嚴格執行這些行政規章制度，而只是掛著墻上，就失去看行政規章制度存在的意義，因此，對制定好了的行政規章制度，企業領導應該要求企業各部門或者單位嚴格嚴重規章制度來辦事，對不嚴格執行規章制度的部門或者個人要嚴肅處理，決不能有半點姑息，只有維護了行政管理制度的權威性，在工作中嚴格按照規章制度來辦事，才能真正的提高企業行政管理的效率。

本文作者：孫國斌工作單位：北京大學政府管理學院