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現實環境中，我們在待人處事之間，常會根據對方的言行談吐、用字遣辭來衡量評估，并推敲其所要傳達給我們的訊息。相對地，自己也會因應不同的場合、對象來表現自己的意見與想法。

在使用Email時，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過文字來傳達感受，我們無法看到對方的肢體語言、聲調、表情，因此在文字上的表達就更顯得重要。通常在撰寫寄發Email時，有以下幾點需要特別注意的：

*.內容簡單明了

大多數的人在看郵件時，都不太有耐心，而且也沒有太多的時間，所以所要表達的內容，盡量簡單扼要、條理分明，避免長篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內簡要說明，最好不要超過15個字，更易讓對方一目了然。

*.語意清楚：

寫信是一門藝術。所謂戲法人人會變，只是各有巧妙不同。無論如何，字句的段落分明、語意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對方產生誤解或摸不找頭緒。

*.避免情緒化用詞：

建議在情緒不好時不要寫信，此時的語意的表達上可能會較激烈，可能會對雙方關系造成傷害。建議等心情較平靜的時候，再來寫信，可能會比較好點。另外，因為每個人的背景不同，對于文字表達上的認知也會有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。

*.適當的引言：

在信件往返之間，保留適當的引言，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內容。但若引言太多太長的話，則可能會造成對方的困擾。

*.記得署名：

對不同的收信對象，可能會有不同的署名。但無論如何，在信件最后署名，以表示對對方的尊重。

*.文法/錯別字檢查：

在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯誤、語意不通或是錯別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件，更要特別注意。

以上，是一般我們寫信時的大原則，另外還有SendTo/CopyTo/BCC等字段也是要特別注意！總之，Email也是給別人的第一印象，若表現的好，可以有加分的效果；若沒有把握好，可是會讓對方打折扣的喔！