導(dǎo)語(yǔ)：電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平探討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】為積極適應(yīng)新時(shí)代檔案管理新要求，滿足電力企業(yè)多樣化檔案需求，包頭供電分公司積極開(kāi)展檔案電子化項(xiàng)目建設(shè)，并在此基礎(chǔ)上探索研究檔案數(shù)字化建設(shè)，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲(chǔ)檔案數(shù)字化成果，通過(guò)電子化檔案、分類建模、全文檢索等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的快速查找、在線閱覽，提高檔案的檢索效率和利用效率，有效保護(hù)實(shí)體檔案安全。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字檔案；數(shù)字化建設(shè)

目前，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案資料，一般以紙質(zhì)材料為載體，部分信息化程度高的單位已實(shí)現(xiàn)檔案電子化，通過(guò)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理。但由于檔案數(shù)據(jù)量巨大，檔案電子化過(guò)程復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)在應(yīng)用中普遍存在歸檔信息著錄不全、管理不規(guī)范、成檔過(guò)程不透明、檔案文件檢索緩慢等問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案查詢的完整性、正確性和高效性，限制了檔案數(shù)據(jù)的有效利用。

電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

實(shí)體檔案需要更加安全便捷的管理。近年來(lái)，隨著實(shí)物檔案大幅增加，檔案利用率也在不斷增大，如何改變現(xiàn)有檔案管理模式，更加高效適應(yīng)電力企業(yè)發(fā)展新形勢(shì)、新需求，在檔案管理體系優(yōu)化升級(jí)、檔案設(shè)備系統(tǒng)智能化、存儲(chǔ)體系安全便捷化、檔案服務(wù)體系高效化等方面進(jìn)行創(chuàng)新研內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司包頭供電分公司邢華究，顯得尤為重要。實(shí)體檔案管理需要進(jìn)一步提升。當(dāng)前電力行業(yè)快速發(fā)展變化，工程檔案、科技檔案、文書(shū)檔案等大量實(shí)體檔案須要實(shí)現(xiàn)分類歸檔、快速查詢等功能，這對(duì)檔案庫(kù)房日常管理提出了更高的要求，亟須進(jìn)一步加強(qiáng)檔案庫(kù)房的規(guī)劃化、集約化管理，進(jìn)一步提高各類檔案數(shù)據(jù)和記錄的及時(shí)性、針對(duì)性和準(zhǔn)確性。檔案庫(kù)房設(shè)備亟須整體規(guī)劃布局。目前，企業(yè)高速發(fā)展對(duì)檔案使用需求越來(lái)越頻繁，對(duì)如何實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房整體規(guī)劃布局、滿足多類型設(shè)備接入需求也提出了更高的要求，還須深入研究解決因庫(kù)房設(shè)備種類和數(shù)量較多、接口各不相同等情況導(dǎo)致庫(kù)房頻繁改造建設(shè)等問(wèn)題，探索采用高度整合、一體式的智能檔案管理設(shè)備，超前規(guī)劃建設(shè)檔案庫(kù)房設(shè)備接口、預(yù)留電源等基礎(chǔ)設(shè)施。檔案存儲(chǔ)設(shè)備須要加快迭代升級(jí)。檔案存儲(chǔ)、查詢功能是檔案管理的核心關(guān)鍵所在，如何實(shí)現(xiàn)檔案更加安全規(guī)范存儲(chǔ)、快速便捷定位、模糊檢索查詢等功能迫切需要深入研究思考，這些都要以實(shí)體檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，以智能化檔案存儲(chǔ)設(shè)備為支撐，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案更大范圍、更深層次的開(kāi)發(fā)利用。

檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)支撐

目前，國(guó)內(nèi)部分地區(qū)已經(jīng)開(kāi)始探索開(kāi)展數(shù)字化、智慧化檔案館研究，并先試先行實(shí)施電子化檔案管理。從2020年起，包頭供電分公司緊緊圍繞內(nèi)蒙古自治區(qū)“數(shù)字內(nèi)蒙古”、內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司“數(shù)字蒙電”發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作實(shí)施方案，著力建設(shè)智能化運(yùn)維、監(jiān)控手段豐富的數(shù)字化應(yīng)用體系。檔案數(shù)字化具有比較完備的技術(shù)支撐。包頭供電分公司深入開(kāi)展數(shù)字化檔案研究，廣泛收集征集企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，挖掘數(shù)據(jù)中具有價(jià)值的信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的快速定位展現(xiàn)、智能化管理與智慧服務(wù)，將是電力檔案管理工作中的創(chuàng)新和突破。作為國(guó)家一級(jí)檔案管理單位，包頭供電分公司檔案藏量近3萬(wàn)卷冊(cè)，主要分為文書(shū)檔案、科技檔案兩大類。文書(shū)檔案多為收發(fā)文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等文件類檔案，如何實(shí)現(xiàn)通過(guò)文檔內(nèi)文字進(jìn)行快速定位查找具有迫切的現(xiàn)實(shí)需求；科技檔案以可研評(píng)審、工程招投標(biāo)、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算審計(jì)等各類資料型文件為主，檔案數(shù)量較大、使用頻繁，如何實(shí)現(xiàn)基于地理位置、項(xiàng)目類別的可視化展示快速查找工程項(xiàng)目，對(duì)提升電力企業(yè)檔案便捷高效運(yùn)用具有重要意義。經(jīng)過(guò)檔案電子化工作的開(kāi)展與落實(shí)，包頭供電分公司已基本實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案電子化，建立了電子檔案信息庫(kù)，同時(shí)現(xiàn)有檔案庫(kù)房面積和功能已具備數(shù)字化管理基本要求。檔案數(shù)字化建設(shè)依托大數(shù)據(jù)搭建檔案模擬展示系統(tǒng)。通過(guò)數(shù)據(jù)歸集分析、三維建模、動(dòng)漫展示等新技術(shù)，利用現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，以前期建成的電子化檔案信息資源庫(kù)為基礎(chǔ)，采集工程項(xiàng)目、科技項(xiàng)目、文書(shū)檔案的各類信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案精準(zhǔn)定位、快速查詢、分類盤(pán)點(diǎn)、分區(qū)建模等功能。同時(shí)，利用三維建模、動(dòng)漫展示等技術(shù)，模擬實(shí)體檔案庫(kù)房真實(shí)環(huán)境，大大提高了檔案查詢、借閱、歸檔等各類業(yè)務(wù)管理水平。依托無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，搭建檔案智能識(shí)別系統(tǒng)。在現(xiàn)有檔案室管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新采用無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，對(duì)所有實(shí)體檔案匹配特定電子標(biāo)簽，與電子檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，通過(guò)手持終端掃描電子標(biāo)簽，即可跟蹤查找、盤(pán)點(diǎn)排架、自動(dòng)定位、快速借閱實(shí)體檔案，有效壓縮了工作流程，大大降低了人工成本，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)，系統(tǒng)中增加圖像識(shí)別服務(wù)、索引服務(wù)等功能，通過(guò)檢索檔案類別、文件題目中的關(guān)鍵詞句、文件正文中的關(guān)鍵內(nèi)容等進(jìn)行模糊搜索定位，極大提高了檢索效率和工作便捷性。依托虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，搭建檔案虛擬閱覽系統(tǒng)。在電子檔案模擬展示系統(tǒng)和智能識(shí)別系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新采用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，通過(guò)佩戴VR眼鏡實(shí)現(xiàn)在模擬檔案室中更加直觀地瀏覽各類檔案資料，大大提高了檔案的瀏覽、借閱體驗(yàn)。基于以上3個(gè)系統(tǒng)，搭建檔案智慧服務(wù)平臺(tái)。在以上3項(xiàng)研究成果的基礎(chǔ)上，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，綜合分析檔案檢索科目和使用日志，系統(tǒng)分析不同時(shí)間段、不同場(chǎng)景下各類檔案的借閱次數(shù)和頻率、檔案內(nèi)容、借閱人群、借閱周期等，智能分析企業(yè)對(duì)于各類檔案的使用需求，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的智能融合與深度挖掘，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供智慧服務(wù)。通過(guò)實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了在檔案電子化過(guò)程中達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、透明化、智能化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案檢索的快速化、精確化、多樣化，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的集中歸檔管理、業(yè)務(wù)應(yīng)用主題分類、資料聚類管理、文檔內(nèi)容管理與應(yīng)用、跨部門資料協(xié)作應(yīng)用的全局性管控與智慧應(yīng)用，具備了對(duì)檔案的全面感知和實(shí)時(shí)監(jiān)控能力，有助于從海量檔案數(shù)據(jù)中精準(zhǔn)快速獲取信息。

作者：邢華 單位：內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司包頭供電分公司