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目的

為了提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據公司的實際，制定本規定。

適用范圍

本規定適用于集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）辦公自動化的管理。

系統用戶暫定為集團各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業管理人員。

相關部門職責

集團辦公室負責文件的制作、發送、督辦和少量紙質文件的存檔和上報。發出的電子公文必須具有符合規范的文件頭和文件主體。

集團人力資源部負責配合集團辦公室信息技術處進行用戶的注冊和注銷。

集團辦公室信息技術處負責系統操作技術的培訓，系統運行設備的維護、管理和電子文檔的保存。

各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責可參照執行。

文件發送與接收

集團公司及各部門、各企業下發、上報的各類公文（包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等）原則上統一采用辦公自動化系統（）發送，特殊情況需要打印紙質文件的報集團或本分管領導批準。

集團公司的正式文件及其他需要簽發的公文，仍按原流程起草、審核、簽發，統一由辦公室編號、制作、掃描、使用發送至收文單位和個人，并根據實際需要打印若干份存檔和上報。

電子公文應做好登記，并由起草、審核、簽發人簽名。

所有用戶每天上、下午上班后都必須及時登錄系統查看文件，并始終使系統處于“在線”狀態，確保信息和聯絡暢通。如因出差或出差時間較長，須指定授權的公文代辦人代辦。

電子文件發送后，工作人員應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發現問題及時與有關人員聯系。

集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）要建立系統管理體制，指定專人負責系統文件的管理。

用戶注冊和注銷

總部新進符合使用系統的人員，由人力資源部在一個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術處，信息技術處應在一周內完成電腦配置和用戶注冊。總部用戶離職前，須到集團辦公室信息技術處辦理電腦移交及注銷手續后，方可辦理離職手續。

各控參股企業、各銷售公司（物流中心）新進符合使用系統的人員，由控參股企業、各銷售公司（物流中心）在兩個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部，人力資源部備案后送交集團辦公室信息技術處注冊。控參股企業、各銷售公司（物流中心）用戶離職前，需報集團人力資源部備案，并由集團辦公室信息技術處辦理注銷手續后，方可辦理離職手續。

集團各部門、各控參股企業、各銷售公司（物流中心）對沒配置專用電腦的用戶，要合理安排電腦共用。

系統安全與維護

集團公司和各控參股企業、各銷售公司（物流中心）的網絡服務器在工作時間內必須始終保持在線，系統始終保持正常的運行狀態。建立服務器的運行日志，并保存天以上。

集團辦公室信息技術處須指定管理員專門負責文件上傳及系統維護。所有配置信息要由專人保管，注意保密。系統管理員應定期對網絡系統進行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統安全。

密級的文件不入系統，按照現有公文流轉方式處理；電子文件嚴格按發文范圍發送，發文范圍的審批仍按集團公司公文管理有關規定執行。公務員之家版權所有

所有系統應保管好用戶密碼口令，不得隨意泄漏給無關人員。

文件共享與歸檔

集團辦公室應對公司成立以來的文件進行清理，剔除密級和失效文件外，將所有的實用文件在系統上，供用戶學習、使用。

集團辦公室對系統上電子公文每年整理一次，刻錄成光盤，存入集團檔案室。

附則

本規定自××年月日起試行，原有關規定同時廢止。

在試運行期間，公司除利用系統處理文件發送、信息溝通外，還將逐步推行自動化辦公流程，以期實現真正意義上的無紙辦公，加快公司的管理科學化和現代企業制度建設。

集團各部門、各控參股企業、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議，請及時向集團辦公室反映，以便對本規定進行修改。