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各地（市）、縣檔案局、區(qū)直各單位:

隨著計算機技術(shù)的普及和辦公自動化系統(tǒng)的應用，各單位已形成了大量的電子文件。為做好電子文件的收集管理工作，現(xiàn)就有關(guān)通知如下：

一、提高認識，加強領(lǐng)導。電子文件是指在計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會活動記錄，即以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它具有交流傳遞迅速高效的特點，是現(xiàn)代辦公所依賴的主要信息形式。各單位應加強領(lǐng)導，將電子文件收集管理工作納入本單位信息化規(guī)劃和辦公自動化程序。進一步完善各項規(guī)章制度，健全機關(guān)工作網(wǎng)絡(luò)，將電子文件形成處理、收集積累、整理歸檔、保管利用工作納入相應人員的崗位職責，確保電子文件完整、系統(tǒng)、安全、有效。

二、及時收集，按時歸檔。各單位要認真做好電子文件的收集積累工作，按時將有用的電子文件歸檔保存。實現(xiàn)辦公自動化的單位要將本單位形成的文件和收到的文件通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)實行即時歸檔；尚未實現(xiàn)辦公自動化的單位應將發(fā)文打字軟盤收集起來，按時向檔案部門歸檔。各單位檔案部門應對電子文件的形成積累、運轉(zhuǎn)使用進行全過程的監(jiān)督，積極接受各部門歸檔的電子文件，并于第二年一季度前，區(qū)分保管期限各門類，轉(zhuǎn)儲到光盤、磁帶等介質(zhì)上。存儲電子文件的光盤或磁帶應一式制作三套，一套封存，一套提供利用，一套另處保存。

三、完善設(shè)施，安全保管。各單位應完善電子文件的保管設(shè)施，為電子文件管理創(chuàng)造良好條件。各單位檔案部門應采取科學的管理方法和先進手段，確保電子文件的安全保管。光盤或磁帶應直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，遠離強磁場，環(huán)境溫度保持在17－20°C之間，相對溫度保持在35－45％之間。應定期對歸檔電子文件進行檢測和轉(zhuǎn)錄，確保電子文件安全有效。

四、堅持紙質(zhì)文件、電子文件并存。當前，電子文件在我國還不具備法律效力。各單位要堅持電子文件與紙質(zhì)文件長期并存的原則，在做好電子文件歸檔管理的同時，繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔工作。實現(xiàn)網(wǎng)上傳遞簽批文件的同時，繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔工作。實現(xiàn)網(wǎng)上傳遞簽批文件的單位，應按公文處理程度，輸出一份紙質(zhì)文件底稿，由領(lǐng)導簽發(fā)，與正本一同歸檔，確保公文的法律效力。

五、檔案管理軟件應功能齊全，數(shù)據(jù)安全通用。各單位開發(fā)和采用的檔案管理系統(tǒng)應遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，設(shè)置數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等功能。檔案數(shù)據(jù)要有較強的XML文檔和RTF、TXL格式，掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF格式，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式，以方便文件的傳輸交流使用。

電子文件是一新生事務，各單位在收集管理過程中遇到的一些新情況新問題請及時與區(qū)檔案局聯(lián)系，以便研究協(xié)商解決。