導(dǎo)語：市電子文件歸檔及管理制度一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一條為進(jìn)一步規(guī)范我市電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。

第二條我市各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的電子文件歸檔及管理適用本辦法，其它單位可參照?qǐng)?zhí)行。

第三條本辦法所稱的電子文件，是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

第四條市、縣(市、區(qū))檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子文件歸檔及管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條電子文件形成單位應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

第六條凡有保存價(jià)值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分，參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第七條電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后，即時(shí)向單位檔案部門歸檔。

第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

邏輯歸檔，是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

物理歸檔，是指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

第九條電子文件邏輯歸檔的基本要求；

(1)電子文件要設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限：

(2)電子文件歸檔應(yīng)由經(jīng)辦人及時(shí)注明標(biāo)識(shí)；

(3)網(wǎng)絡(luò)管理人員應(yīng)把歸檔電子文件的物理地址存放在指定的服務(wù)器上，并采取備份措施。

第十條電子文件物理歸檔的基本要求：

(1)辦理完畢的電子文件應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)進(jìn)行物理歸檔；

(2)電子文件應(yīng)按照本單位紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進(jìn)行分類、整理，下載到耐久性的載體上(推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體)；

(3)經(jīng)辦過程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；

(4)專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件；

(5)歸檔的電子文件載體應(yīng)標(biāo)明載體編號(hào)、類別、密級(jí)及保管期限。

第十一條電子文件歸檔時(shí)，《電子文件登記表》(見附件一)、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

第十二條電子文件形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件，與原電子文件的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者互聯(lián)。

第十三條電子文件在無紙化辦公過程中，應(yīng)采取安全措施，保證不會(huì)非正常改動(dòng)。

第十四條各電子文件形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的專用存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完整與安全。

第十五條列入進(jìn)館歸檔范圍的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、人民團(tuán)體等應(yīng)于每年第一季度采用邏輯歸檔方式和物理歸檔方式將上一年度應(yīng)歸檔的電子文件移交給當(dāng)?shù)貦n案館。

第十六條歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認(rèn)真檢測(cè)電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗(yàn)登記表》(見附件二)。檢驗(yàn)表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由電子文件形成單位保存。

第十七條電子文件的檢驗(yàn)應(yīng)包括以下項(xiàng)目：

(1)載體有無劃痕、是否清潔等；

(2)有無病毒；

(3)核實(shí)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及審核手續(xù)；

(4)核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

(5)對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。

第十八條檔案館應(yīng)按照檢驗(yàn)要求對(duì)進(jìn)館電子文件逐一驗(yàn)收，對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作。

第十九條移交檔案館的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第二十條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

(1)歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

(2)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

(3)存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；

(4)環(huán)境溫度控制范圍為17℃~20℃，相對(duì)濕度控制范圍為35％~45％。

第二十一條電子文件歸檔每滿1年對(duì)涉及的電子文件形成單位和檔案館的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。

設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。

第二十二條檔案館對(duì)保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存并將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見附件三)。

(1)對(duì)磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于20％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；

(2)磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。

第二十三條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。

第二十四條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。

第二十五條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。

屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

第二十六條檔案館(室)應(yīng)定期對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第二十七條本辦法未盡事宜，參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

第二十八條本辦法由蘇州市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十九條本辦法自之日起實(shí)行。