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城建檔案業(yè)務指導工作是城建檔案管理部門的一項重要職能，是依據(jù)城建檔案工作的法律、法規(guī)、國家標準和技術規(guī)范，對城市建設活動中的檔案業(yè)務活動進行的示范、引導、檢查、督促和監(jiān)督的過程。

作為一名城建檔案工作的管理人員去進行建設工程檔案業(yè)務指導時，正確處理好指導的對象、指導的方法、指導的時間，是形成準確的高質(zhì)量的城建檔案的必備條件。

業(yè)務指導人員要適應，學用結合，并注意以下幾點:——城建檔案業(yè)務指導的時效性，即掌握檔案形成的最佳指導時間；

——城建檔案業(yè)務指導的針對性，即去指導什么，要精于什么；

——城建檔案業(yè)務指導的連續(xù)性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統(tǒng)指導；

——城建檔案業(yè)務指導與法規(guī)相并使用的必要性，即指導效果是柔性的，執(zhí)行法律法規(guī)是強制性的。

一、城建檔案業(yè)務指導的最佳時間千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質(zhì)量也是這樣，檔案工作的環(huán)節(jié)，收集擺在首位，沒有收集，就沒有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質(zhì)量，要規(guī)范、高效的展開收集工作，必須認真地對待收集的前端工作，即指導要準確、及時、到位。

建設單位與城建檔案部門簽訂承諾書后，即指導工作就開始了，首先告之建設單位下面實施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開工時及時與城建檔案館業(yè)務指導人員聯(lián)系。開工時進行業(yè)務交底時應向建設單位了解，施工單位、監(jiān)理單位相關管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯(lián)系，這樣可知道工程的進度，指導抽查產(chǎn)生與工程同步形成準確的資料。指導人員只有精通業(yè)務，工作踏實，才能主動去做，做到指導在先、管理在先、服務在先。事實證明，把好指導關的各個環(huán)節(jié)，提交的三方資料的質(zhì)量就要好得多，只參加工程竣工驗收，未能及時指導的資料就易殘缺不全，指導環(huán)節(jié)把關十分重要。

二、城建檔案業(yè)務指導的內(nèi)容

精確的指導方法，是建設工程檔案正確形成的關鍵。建設工程檔案涉及單位很多，一個工程會產(chǎn)生多家的建設工程檔案，只有準確地指導，才會形成正確的檔案。

以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設單位、施工單位、監(jiān)理單位。向這三個部門提供歸檔資料的內(nèi)容與要求，指導他們正確地形成檔案。

（一）工程開工時業(yè)務交底內(nèi)容

1、宣傳《建設工程質(zhì)量條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等有關法律、規(guī)章，落實各單位應承擔的責任和要求。要明確三方職責，提示建設、施工、監(jiān)理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍。

2、建設單位應交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設單位應交資料目錄，講解具體內(nèi)容與要求，了解已經(jīng)辦了哪些手續(xù)，產(chǎn)生了哪些資料，告之保存方法等等。

3、告之施工單位及監(jiān)理單位收集資料中應注意的事

項，首先要符合“三性”要求，其次要注意收集的連慣性。施工資料、監(jiān)理資料在不斷地完善與更新，新材料、新工藝的開發(fā)應用，會產(chǎn)生新的資料。告訴他們除完善質(zhì)監(jiān)要求外，城建檔案部門也有特定的要求，只有把質(zhì)監(jiān)要求與城建檔案要求融為一體，才是合格的城建檔案。

（二）工程施工過程中的業(yè)務指導

由于業(yè)務指導人員人手和業(yè)務量的問題，我們一般根據(jù)工程量的大小來決定是否有必要在施工過程中進行業(yè)務指導，是否與施工單位、監(jiān)理單位資料員保持聯(lián)系，一般市重點工程、住宅小區(qū)或單體工程在5000平方米以上的。業(yè)務指導主要是督促檢查為主，內(nèi)容如下：①檢查質(zhì)評資料中施工管理人員名單是否與施工資料中簽章一致。②原材料合格證及復試報告是否齊全。③施工驗評資料監(jiān)理簽章手續(xù)是否完備。④設計變更要注意收集及時標注。⑤監(jiān)理月報的內(nèi)容填寫要真實齊全，是否與形成資料一致,監(jiān)理指令通知單有無及時回復到位。⑥工程資料是否與工程實體同步進行等等。

（三）工程完工后的專項驗收時的業(yè)務指導

我市實行建設工程檔案專項驗收制度，由業(yè)務人員進行竣工驗收前的業(yè)務指導，檔案驗收申請通過后方可組織竣工驗收，這其實是為了避免在建設工程竣工驗收時工程檔案驗收走過場的現(xiàn)象。

對工程檔案的要求是多方面的，最明確的要求是，它既要滿足工程質(zhì)量監(jiān)督部門的要求，又要符合城建檔案部門的要求。本著為建設方、施工、監(jiān)理方著想，提高效率，允許施工單位、監(jiān)理單位向城建檔案館提交審核他們自己形成的工程資料，出于不同施工單位、監(jiān)理單位不同資料員之手的資料，由于認識與操作的差異，所產(chǎn)生的資料或多或少存在不足，難免有需要補辦的，需要更改的，這就要及時提出整改意見。建設方的資料涉及很多部門，有些資料往往不能及時移交，不完整的現(xiàn)象也時時發(fā)生，這就需要督促其去補齊。

在檔案專項驗收工作中，建設單位形成的資料主要是看各項手續(xù)的辦理是否齊備，具備竣工驗收條件；施工文件我們采取“三性”的要求，對其進行驗收。主要針對施工文件內(nèi)容的“三性”要求即“完整性、準確性、真實性”來審核。如：進行簽字人員的筆跡核對，抽檢竣工圖上的設計變更標注是否到位、抽檢施工資料土建資料核查表的資料份數(shù)填寫是否與安裝分部資料核查表一致、原材料檢測復試報告是否齊全等等；監(jiān)理文件我們著重抽查監(jiān)理文件形成是否與工程量一致，監(jiān)理通知單是否回復到位，監(jiān)理月報內(nèi)容填寫是否齊全完整與形成資料是否對應等等。

（四）建設工程檔案接收時的審核

由指導產(chǎn)生，收集形成了好的工程資料，不一定是好的工程檔案，就象有好的鋼筋、水泥，沒有好的施工水平一樣造不出好房子。從工程資料轉化為工程檔案的過程中，一是要求建設、施工、監(jiān)理單位負責人員規(guī)范操作，二是要及時指導、檢查與監(jiān)督。只有嚴格地按國標《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》執(zhí)行，對其整理上審核是否達到“兩化”即規(guī)范化、標準化。如：案卷封面內(nèi)容填寫是否規(guī)范，卷內(nèi)目錄的各項內(nèi)容填寫是否與后面的文件頁次一致，卷內(nèi)備考表的內(nèi)容是否完整、齊全等。

三、城建檔案業(yè)務指導的性質(zhì)

執(zhí)法主體合法、適用法律內(nèi)容合法、處理程序合法是構成合法執(zhí)法的三大要件。具體行使城建檔案管理執(zhí)法的單位是事業(yè)性質(zhì)，必須經(jīng)建設行政主管部門委托，由政府法制管理部門辦理執(zhí)法證。這樣城建檔案管理部門及其工作人員才具備了合格的管理執(zhí)法資格。

城建檔案管理部門業(yè)務指導具有這樣的性質(zhì)：城建檔案的業(yè)務指導既是一種檔案行政管理、執(zhí)法監(jiān)督的職能活動，也是一項專業(yè)技術性活動，屬檔案工作的專業(yè)業(yè)務指導的范疇。

四、城建檔案業(yè)務指導的必要性

工程檔案是城建檔案的一個重要組成部分，也是城建檔案館進館最多的檔案，它的質(zhì)量好壞，直接反映了我們城建檔案工作的好壞，從永久保存和利用這個角度出發(fā)，其意義重大且深遠。為此，城建檔案管理人員在業(yè)務指導中一定要按法規(guī)辦事，才具備了條件，把好建設工程檔案的質(zhì)量關。在工程竣工驗收時，在竣工驗收時，凡竣工檔案不符合要求或缺失檔案的，城建檔案管理人員應依據(jù)《建設工程質(zhì)量管理條例》等法規(guī)規(guī)定，實行一票否決，工程不予驗收或不得評優(yōu)。

完整、準確、系統(tǒng)的城建檔案是搞好城市規(guī)劃、加強管理、提高城市抗災能力、保障城市人民正常生活的重要科學依據(jù)。若沒有保存完整、齊全的城建檔案，特別是地下管網(wǎng)資料未與現(xiàn)狀保持一致，就極易發(fā)生事故，甚至釀成重大的經(jīng)濟損失。這就要求城建檔案工作者必須以認真，負責態(tài)度投入其中，使檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用六個環(huán)節(jié)一一到位。城建檔案形成單位廣泛、內(nèi)容繁多，這也決定了城建檔案業(yè)務指導職能的必要性和重要性。