【摘要】企業內部的崗位分工越來越精細化，企業檔案管理工作凸顯出其重要性，提升辦公室檔案管理工作對各個崗位工作效率的提升都具有重要價值。本文對辦公室檔案管理工作中存在的缺陷進行簡要分析，針對具體缺陷提出完善對策，望能對辦公室的檔案管理工作起到積極參考意義。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在

經年累月的管理工作中，各個崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯系。從現階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業在現代化發展形式下的需要，導致各方面工作在進展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進企業健康積極發展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

摘要:伴隨著網絡信息科學技術的不斷進步,文書檔案的管理工作正面臨著全方位的變革,不管是從管理的理念、管理的方式、還是管理的手段,都面臨著革新和挑戰.在文書檔案的管理工作中,運用辦公自動化的管理方式和手段,可以進一步的提高文書檔案管理的運行效率和使用效率,并且還可以提高工作人員的辦公效率,促使檔案資源可以在一定程度和空間內得到共享.就對辦公自動化下的文書檔案管理工作展開研究.

關鍵詞:辦公自動化;文書檔案;管理

1辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化技術就是在應用電子計算機的基礎上,將現代的辦公技術、設備與之相結合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現代的辦公自動化技術,可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發展帶來很大的變化.例如,辦公自動化的應用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實踐經驗,從而為后期能夠順利的運用這項技術奠定基礎.但是,電子文件檔案的運用過程中需要結合很多的技術參數,才能保障其有效的功能,因此它在使用時也極具復雜.所以說,辦公自動化在文書檔案管理工作中的實際應用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動化環境下文書檔案管理的優點

2．1提高工作效率

科技飛速發展為各行、各業創造出更高效的管理條件，醫院檔案管理是醫院管理工作重要組成部分，是醫院的歷史文化記載和傳承，在醫院的檔案中有非常重要的工作文件、圖表、錄音、錄像等的資料，這些資料對我國公共衛生事業發展提供有效的材料依據。醫院在不斷完善各方面管理、提升醫院的綜合管理能力，科學利用辦公自動化技術應用到醫院的檔案管理工作中，減低不必要的檔案管理消耗問題，從而提高醫院檔案管理效率；同時也是順應時代創新改革醫院檔案管理思路，為醫院科學管理奠定良好基礎。醫院檔案管理應充分結合辦公自動化技術特點，不斷完善醫院管理現狀，提高醫院檔案管理的質量和效率，為我國醫療衛生的醫療水平、教學、科研提供依據和服務。

1辦公自動化環境下醫院檔案管理的優點

1.1提高醫院辦公效率

辦公自動化是利用互聯網的全新辦公模式，將計算機技術應用到現代化辦公中，能及時解決人為存儲時效方面的問題，快速將醫院中的科研報告、資源管理、信息管理、病歷檔案等進行相應的協調、調取和運用。通過快速的存儲、接收、發送、傳輸、共享方式，能更好分配工作，從而體現出檔案的作用和使命價值，也提高醫院各個部門及員工的辦公效率。將檔案管理得更加科學、快捷和安全，為醫院的后期保障工作提供準確數據和可靠工作理論依據。

1.2提升檔案管理方式

互聯網迅速發展使醫院的檔案管理方式得到很多的應用，有利于負責檔案管理的工作人員能快速將檔案進行分類、保存和管理。互聯網的發展使檔案形式變得多樣化，所屬的檔案將會有文件、圖片、錄音、錄像等多種形式，而這些新形式的檔案都需進行科學的保存。辦公自動化的辦公模式能快速將檔案進行多樣化備份和存檔，提高檔案保管方式和技術手段，實現多樣化的檔案管理方式。

摘要：所謂辦公自動化就是指將計算機網絡技術、通訊技術系統科學及行為科學應用于一些數據龐大、結構復雜的辦公事務處理的一項綜合技術。辦公自動化能使人的各種辦公活動物化于各種設備之外，而又使人與這些設備共同服務于某種目標，以此來達到進一步提高工作效率和工作質量的目的。基于此，筆者將以辦公自動化下的檔案管理為切入點，通過簡要分析應用辦公自動化技術進行檔案管理的優勢，以及當前辦公自動化環境下檔案管理出現的一些問題，以期能為如何更好的運用辦公自動化系統進行檔案管理提出幾點具有建設性的建議。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；信息化

一、應用辦公自動化系統進行檔案管理的優勢

1.有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例，按照傳統的檔案管理模式，當檔案管理者根據查閱者需求提供檔案時，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復雜、耗時耗力而且很難保證其正確性。而運用辦公自動化系統進行檔案管理，能使系統在運行過程中發揮其查找功能，通過人對設備的操作控制實現人與設備的一體化操作，不僅程序簡便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。2.實現文檔、文字等信息的共享。在傳統的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實現，這就導致檔案內容難以被充分利用。長此以往，檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而應用辦公自動化系統進行檔案管理，能使文檔通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能不受時間空間的限制而自由的進行文檔查閱，從而實現文檔、文字等信息的最大化共享。3.實現最大限度的保護檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質的案卷經常翻閱會不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質檔案，其紙張經老化、脆變，已無法反復的翻閱。利用信息技術將相關檔案數字化后，就可以直接通過計算機終端進行相關的查找瀏覽操作，使紙質檔案的翻閱和復印次數大大降低。除此之外，在數字化過程中還可以對檔案進行字跡顏色加深處理，最大限度的使其恢復原有的樣貌，達到保護檔案實體的目的。4.提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對檔案進行人工的收集、整理、運輸等，這樣一來檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運輸過程中，很多突發因素很容易就會造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案資料不必再通過人工運輸的方式進行傳遞，而是通過網絡共享就能快速實現兩地之間的檔案傳遞，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計算機內通過檔案備份也能輕松解決這一問題。

二、當前辦公自動化環境中出現的問題

1.電子文件安全性得不到保證。由于計算機網絡在運行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進行傳遞時，其安全性就很難得到保證。特別是一些網絡黑客運用計算機技術根據自身需要對文件進行內容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網絡竊密技術的進一步發展，更是對文檔的安全性構成了威脅。2.檔案管理人員專業素質不足。伴隨著計算機技術的進一步發展，辦公自動化技術對檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多的檔案管理人員所從事的工作與其專業并不對口，加之部分工作人員對信息技術及與檔案管理相關的軟件應用并不熟練，這樣就很容易使檔案管理工作出現安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。

摘要:目前，檔案在各企事業單位管理工作中扮演著重要的角色，是一種記錄著重要信息的資源，記錄包括文字、圖像、聲音等信息。隨著信息時代的不斷發展，檔案管理工作也暴露了一些漏洞，在這個日益更新的時代里，檔案管理工作應及時把握住機遇，將其與自動化、網絡化緊密聯系起來，最大生產力并且做到為更多的人提供豐富有用的信息資源。

關鍵詞:信息時代;檔案管理;信息資源

信息時代升級于檔案管理而言有利有弊。首先，信息化為檔案管理提供了許多便利。此外，它還加大對檔案管理的要求程度，充分激發了人們在檔案管理工作中的熱情度。所以應該在日常檔案管理中充分利用信息技術和自動化平臺，改進工作流程，更好地適應信息時代的趨勢。創新檔案管理不僅可以顯著提高工作效率，還可以優化資源配置，節省人力、物力和財力等。

1信息時代的檔案管理概況

1．1檔案管理信息化的簡介。檔案管理信息化是指接收、收集和存儲信息技術應用文件以提供存檔信息資源供使用服務的過程。簡而言之，它是從傳統的物質記錄存檔到現代化和數字化管理。因此，如果沒有統一的組織和規劃檔案的組織機構，則無法執行檔案管理。1．2檔案管理信息化的特點。檔案管理信息化的特點包括:第一，在檔案管理過程中，必須遵循檔案管理部門制定的法律法規和相關政策文件。第二，檔案管理信息化的表現已經從傳統的紙質檔案演變為電子檔案，這就是檔案載體從實物向電子轉變的具體象征。第三，檔案信息管理不同于傳統方式，其具有獨一無二的優勢。能夠在檔案信息管理的過程中，實現其系統化、數字化和網絡化，大大提高了檔案管理的工作效率。1．3檔案信息化管理建設的任務。要做好檔案管理信息化建設工作，我們必須合理地利用現代信息技術，提高檔案管理辦公工作水平，豐富檔案管理信息資源。在檔案管理機構的統一組織規劃的基礎上，結合現代信息技術，最終達到提高員工信息管理水平，合理管理檔案，存儲檔案，進而提高檔案管理效率等等。1．4檔案信息化管理建設的內容。(1)基礎設施建設。要完成檔案管理信息化建設的這個目標，完整的硬件設施是不可或缺的。硬件設施作為開展檔案管理的基本保障，如果存在缺乏硬件基礎設施，那么將嚴重影響到檔案管理的質量。因此，在檔案管理信息化的構建中，必須快速，及時地配備好軟件，計算機和局域網等硬件設施，以加速檔案信息的數字處理環節。(2)標準規范建設。建立出一套標準規范文件是檔案管理工作順利開展的前提，檔案管理規范是否標準化，是衡量工作效率的標準。建立規范化的檔案管理標準文件，要求各單位的檔案管理部門要立足崗位，制定出適合本部門的標準，實現檔案信息網絡資源共享。(3)檔案管理意識建設。檔案管理工作充分發揮出其有效性，與檔案管理意識的構建是密不可分的。如果單位的員工缺乏檔案管理意識，它將改變檔案管理工作的進度，耽誤時間。因此，在實現檔案管理工作的過程中，應不斷豐富員工的檔案管理意識建設，使檔案工作更能滿足于經濟社會發展的需要。(4)應用系統建設。只有在相應技術的支持下，才能確保順利、持續地進行檔案信息化。該技術對應于應用系統，它應與功能設計和標準兼容。應用系統中使用的軟件應盡可能保證高效和通用，以實現更好的一致性。(5)人才隊伍建設。人才隊伍建設是檔案管理工作成功之基本要素，其工作的開展過程離不開人員參與。人才隊伍建設支配著檔案信息前進的快慢和質量，對檔案信息的管理工作具有重要意義。檔案管理所需的專業知識領域與各行業相關，必須組織針對相關行業的業務培訓學習活動。此外，檔案管理員工還應主動參加自己的工作，積極參加信息化學習活動中，不斷增強人才隊伍的信息化水平。

2信息時代檔案管理創新的對策

摘要:大數據時代來臨，大數據思維逐漸滲透到國民經濟的各行各業，同時也給企業辦公室檔案管理帶來新的機遇和挑戰。本文首先介紹大數據思維應對辦公檔案管理的概念和架構，接著闡述大數據技術給辦公室檔案日常管理帶來的機遇和挑戰，最后給出了如何利用大數據技術更好地提升檔案管理信息化水平的思考。

關鍵詞:大數據技術;企業辦公;管理模式;檔案管理

隨著信息化技術的發展，尤其是大數據技術的涌現，企業辦公室檔案管理面臨新的機遇。相比企業檔案管理的傳統工作方法存在效率低下，難以實現快速查詢和輔助決策的問題，大數據技術為辦公室檔案管理模式優化提供了先進的條件和手段。如何利用好大數據技術的優勢，積極創新公室檔案管理的思路和和工作手段，從而提升辦公室檔案管理的工作效率和服務能力，值得每一位檔案管理工作人員深入思考。

一、大數據思維應對異構型檔案的集中統一管理

(一)數據思維與辦公室檔案管理特點。大數據技術的核心概念是數據思維，即數據就是企業的最重要資源。一般而言，企業辦公檔案材料包括人事、行政、財務、黨建、技術和銷售、安全保密等數據信息。其中，人事檔案包括企業職員的個人信息、入職離職、資格證書與培訓管理、工作異動、薪酬調級、勞動合同等。行政檔案包括企業內部管理制度、上機發文、日常內部公文、外部發文公告等。財務檔案包括企業財務報表、會計憑證、會計賬薄、各類票據等。黨建檔案包括主題黨日的會議記錄，對外宣傳報道等。技術銷售檔案包括研發文檔、工程報告、采購合同、銷售合同等。安全保密檔案包括保密標準、保密制度、保密會議記錄等。不難發現，企業辦公室檔案格式呈現種類繁多，格式多樣，分散存儲等特點。(二)辦公室檔案管理的大數據架構。傳統的管理技術，難以高效處理辦公室檔案數據和內容，也無法滿足實時、開放、分級查詢服務的用戶需求。面對日益增長而且種類多樣的辦公室檔案數據，大數據技術提供了統一的數據標準，為辦公檔案的數字化處理提供了有力的技術支撐。通常，大數據技術架構一般分為三層。首先是底層的基礎設施層，包括數據存儲服務器、網絡服務器，防火墻和網關設備，主要提供基礎的數據存儲和硬件管理。中間層是核心服務層，包括安全管理，查詢服務，數據格式轉換與識別服務，數據標準服務。上層是應用接口層，作為網絡門戶為用戶提供注冊，數據增刪查改等綜合服務，分級查詢等功能。辦公室檔案管理人員首先可以利用大數據基礎設施，將檔案信息進行集中式管理;其次，針對異構的檔案數據(例如:Word文檔、Pdf文檔、Excel表格、圖像等)，可以利用大數據核心服務組件實現標準化、網絡化、實時、統一的管理功能;最后，可以利用大數據應用服務接口，實現對個人檔案的簡單信息檢索、復雜條件查詢，并提供分級管理試圖、可視化統計等功能。

二、大數據視角下企業辦公室檔案管理模式的機遇與挑戰

［摘要］信息技術的快速發展給人事檔案管理帶來了新的挑戰，無紙化辦公已經成為趨勢。通過分析人事檔案無紙化辦公的現狀和存在的問題，從安全性管理、法規制度、運行機制、從業人員素質等方面提出了針對性的對策措施。

［關鍵詞］人事擋案；管理；無紙化；辦公自動化

信息技術的高速發展，對人事檔案管理工作提出了更高要求。無紙化辦公是指利用現代化的網絡技術進行辦公，可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理，它對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用，提高對信息的利用率和辦事效率，降低辦公成本，提高執行力。在人事檔案管理工作中探索無紙化辦公模式，是促進檔案管理工作信息化、加強人事檔案管理工作的重要發展方向。

1人事檔案管理無紙化辦公現狀分析

目前，我國對電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來了許多新的挑戰。在人事檔案管理工作中，雖然勞動就業手續已經基本實現了電子信息化管理。通過聯網，可以查閱就業人員的就業信息。極大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了辦事人員，不用往返各地辦理相關手續。辦事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事檔案還沒有實現無紙化管理，勞動從業人員與用人單位還需簽訂書面的勞動合同并辦理備案手續，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實現無紙化辦公。目前的管理模式是電子化和紙制化雙重管理，合同鑒訂手續是通過電子化管理并留存紙制花名冊，鑒訂備案完后書面合同單位自己保存，失業人員檔案存放在人社局檔案室管理。退休和失業金的發放還必須要求提供原始紙質檔案審查，所以目前人事檔案管理與無紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會對檔案管理的要求。

2人事檔案無紙化辦公存在的問題分析

一、基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理要點

（一）規范化、標準化的檔案歸檔

檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。

（二）醫院部門之間的共同協作

在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。

二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施

摘要：隨著我國信息化技術的飛速進步，檔案管理工作已經改變了傳統的管理方式，開始采用檔案與文件分開管理的方式，實現了檔案管理整體績效的提升。辦公自動化系統的應用使檔案管理工作變得更加簡單、便捷，幫助學校檔案管理工作人員實現電子文件管理的新時代辦公自動化全過程應用。本文針對辦公自動化系統與檔案管理系統對接的重要性、現狀、辦公自動化系統與檔案管理系統的對接策略以及具體的應用進行的探討，希望能夠幫助學校更加高效地完成檔案管理工作。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；系統對接

現如今社會的主要發展趨勢就是數字化建設，同時在各行各業也都開始進行數字化建設，就連各院校也不例外。目前已有諸多院校實現了數字化平臺的基礎建設，能完成檔案信息數據的共享。通過自身權限對辦公自動化系統與檔案管理系統進行直接訪問。但諸多院校實現的辦公自動化系統與檔案管理系統的對接只是表面上的，系統之間的融合并不完善，為了加強院校的檔案信息化管理建設，必須要積極進行辦公自動化系統與檔案管理系統的對接研究。

1辦公自動化系統與檔案管理系統對接的重要性

學校電子文件主要來源于辦公自動化系統，但是電子文件所具有的特點導致檔案屬性并不規范，電子文件的的多樣性、系統依賴性與易更改性都導致電子檔案的管理難上加難。因此，大多數院校的檔案管理系統與院校辦公自動化系統的管理歸屬于兩個部門。檔案管理要求中規定，檔案的管理必須要具有完整性、真實性與原始性，但電子文件的管理并沒有滿足上述基礎要求，無法實現院校檔案數據的全面融合。檔案管理系統的基礎就是信息的網絡化應用，對各種信息數據進行網絡化的集中管理，使整個電子文件的產生過程得以科學且規范的保存，進而實現電子文件檔案的實時歸檔與線上查閱。電子文件到電子檔案是一個連續統一與銜接的過程，如何將兩個相互獨立的系統在工作程序與架構上進行高效的對接有重要的研究意義。

2辦公自動化系統與檔案管理系統的對接策略

摘要：通常對于廣大基層醫院來說，需要尤其注重加強檔案管理方面工作。然而就目前實際情況來看，在檔案管理方面始終存在諸多實際問題，因此，非常不利于醫院對檔案信息良好的管理。基于此，該文通過分析基層醫院實際問題，針對如何充分落實檔案管理闡述一下意見。

關鍵詞：基層醫院;辦公室;檔案管理

對于廣大基層醫院來說，實施預防保健、培訓、科研、治療過程中，普遍需要用到醫院檔案，醫院在其有效引導之下，也才能利于各方面工作順利實施。加強醫院檔案管理比較重要，能夠利于醫院順利發展，在醫療技術水平方面，也能夠實現較為明顯的提升。然而在具體開展的各項管理中，現如今普遍面臨一系列問題。

1醫院檔案的定義以及分類情況

目前情況下，不少基層醫院的檔案管理工作存在著混亂的情況，造成這種局面的一個極為重要的因素便是醫院檔案的定義含糊不清，分類界定不明。所以，要改變當前我國醫院檔案管理中存在的一些問題就必須從定義入手，對醫院的檔案進行嚴格的劃分以及界定，從而提升醫院檔案的管理水平以及能力。醫院的檔案主要是在醫療、科研、教學、保健、醫藥管理、行政管理等過程中形成的具備保存價值的以文字、圖像、聲象等作為載體的記錄。根據相應的要求，醫院的檔案具體的劃分標準各不相同，一般可以分成病歷檔案、人事檔案、設備檔案、財務檔案、實物檔案等，在所有的這些中，病歷檔案是非常重要的檔案，其不僅僅是醫院醫療水平以及管理水平的具體體現，而且也是醫院避免醫療糾紛的重要憑證。人事檔案是醫院選撥以及任用人才的記錄，是醫院考核、培養、職務晉級的重要保證。科技檔案則是醫院的醫療成果鑒定以及推廣實施的重要的有效保障。基建檔案主要是指醫院在建設、管理、維修、擴建等方面的真實的記錄形式，它不僅僅服務于醫院的經濟建設，而且有助于醫院的醫療水平以及醫療事業的發展。所以，做好醫院的檔案管理工作對于醫院的發展等尤為重要。醫院的財務檔案包括一些具體的會計憑證、會計賬簿、個人保險的資料、獎金、津貼等，主要是以書面的形式來進行核算的資料，以及上級部門所發出的文件、法規制度的操作流程。其不僅僅反映了會計工作的有效控制，而且也為醫院建立完備有效地檔案管理提供了原始的、真實的數據。除了書面的表現形式，聲像資料也是醫院檔案非常重要的部分，其主要是指醫院在醫療活動、社會活動中依靠電子設備攝錄的形式來完成的具有重要價值的照片、磁盤、錄音帶、錄像帶等，其是醫院醫療活動、科研活動、教學活動的真實反映，是醫院眾多檔案的重要組成部分。

2目前基層醫院檔案管理存在的問題