導(dǎo)語：如何才能寫好一篇廣交會邀請函，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1. 給只有名片的客人：

XXXXXXXXXXXLTD

INVITATION

Dear friend,

We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at 117th Canton Fair Center in Guangzhou.

We’re specialized in XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Our products are both in high quality and reasonable price.

Exhibition Center: Pazhou A area, Hall 1, 2nd floor

Booth Number:

Date: 23rd-27th, April.,2015

In addition, we enjoy lowest anti-dumping tax in Europe market, our No. is B688.

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition. We expect to establish long-term business relations with your company in future.

Thanks with best regards

2. 給打樣過但未曾下單的客戶：

XXXXXXXXXXXLTD

INVITATION

Dear,

This is XXXX from XXXXXXXXXXXX, We met at last Canton Fair and we also sent you sample.

We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at The Canton Fair Center from April 23rd to April 27th 2015.

We will display our latest XXXXXXXXXXXXXXXXXX at the Fair, and I am sure there must be some kinds attracting your attention.

Enclosed our booth information as below:

Exhibition Center: Pazhou A area, Hall 1, 2nd floor

Booth Number: XXXXXX

Date: 23rd-27th, April.,2015

We are looking forward to your coming!

Thanks with Best Regards,

XXXXXXXXXXXLTD

INVITATION

3. 寫給往屆廣交會認(rèn)識的客戶

Dear,

This is Mary from Ehome Enterprise Ltd, Nice to meet you at last Canton Fair.

We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at The Canton Fair Center from April 23rd to April 27th 2015.

We will display our latest XXXXXXXXXX at the Fair, and I am sure there

must be some kinds attracting your attention.

Enclosed our booth information as below:

Exhibition Center: Pazhou A area, Hall 1, 2nd floor

Booth Number: XXXXXX

Date: 23rd-27th, April.,2015

We are looking forward to your coming!

Thanks with Best Regards,

4. 寫給老客戶

XXXXXXXXXXXLTD

INVITATION

Dear,

We treasure every opportunity to meet with you, our valued customer.

We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at 117th Canton Fair Center in Guangzhou.

We will display our latest XXXXXXXXXXXX at the Fair ,and I am sure there must be some kinds attracting your attention.

Enclosed our booth information as below:

Exhibition Center: Pazhou A area, Hall 1, 2nd floor

Booth Number: XXXXX

Date: 23rd-27th, April.,2015

篇2

第義博會共吸引了2374家企業(yè)，設(shè)國際標(biāo)準(zhǔn)展位4500個。為做大做強(qiáng)傳統(tǒng)優(yōu)勢行業(yè)，引導(dǎo)培育新興行業(yè)，在組委會的指導(dǎo)下，我們將上屆的10大行業(yè)整合為7大行業(yè)，分別為五金、電子電器、飾品及飾品配件、工藝品、日用品、文體用品、內(nèi)衣襪子。

結(jié)合義烏經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略，本屆義博會新設(shè)電子商務(wù)、貿(mào)易服務(wù)兩大新興行業(yè)專區(qū)，突破了傳統(tǒng)小商品的行業(yè)限制，豐富了商業(yè)交易業(yè)態(tài)。電子商務(wù)涵蓋網(wǎng)貨類、物流配送類、第三方平臺三大區(qū)域，尤其注重第三方平臺的引進(jìn)與開發(fā)，占比25.3%，包括線上銷售平臺、網(wǎng)店運(yùn)營系統(tǒng)開發(fā)商、搜索引擎、在線交易平臺、綜合性電子商務(wù)網(wǎng)站等。

本屆展會吸引了眾多品牌企業(yè)、行業(yè)龍頭企業(yè)參展，三星、惠普等國際知名品牌，GOOGLE、百度等搜索引擎，香港貿(mào)發(fā)局、發(fā)現(xiàn)資源、敦煌網(wǎng)、慧聰網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺，浙江康柔服飾、上海北極絨、安徽富光、浙江華水管道、寧波金源電氣、中山真實(shí)電器等國內(nèi)知名企業(yè)將亮相本屆義博會，義烏本土的浪莎、夢娜、芬莉、棒杰、新光、三鼎、雙童、巨龍等龍頭企業(yè)也悉數(shù)參展。

二、多渠道開展招商工作，切實(shí)提升展會貿(mào)易機(jī)會

1、客商預(yù)登記、電話邀約及海外推廣成果明顯。

今年，在對歷屆義博會采購商地域、采購類別等因素的分析基礎(chǔ)上，特別制定了本屆義博會的海外推廣計劃，從8月初開始至現(xiàn)在，在海外網(wǎng)站上進(jìn)行系列廣告投放、軟文推送、搜索引擎優(yōu)化等，并突出做好海外買家的邀請和預(yù)登記引導(dǎo)。目前，不論是義博會外文網(wǎng)站流量還是境外買家預(yù)登記數(shù)都達(dá)到了預(yù)期的效果。海外推廣：截止到9月底，義博會網(wǎng)站與外網(wǎng)鏈接5700個，F(xiàn)acebook、Twitter、Linkedin三大社交網(wǎng)站創(chuàng)建賬號消息413條；谷歌的收錄量50300次；義博會網(wǎng)站訪問頁流量393949次；通過美通社在美國、亞洲六國、中東、海灣各國、俄羅斯、港澳臺軟文450篇。客商預(yù)登記：截止10月9號網(wǎng)上預(yù)登記總數(shù)6095人，其中境外3088人（同比增漲了300%以上），境內(nèi)3007人。電話呼叫：從7月22日10月8日，呼叫總數(shù)132192意向數(shù)29758意向比例22.51%。

2、與商業(yè)機(jī)構(gòu)合作，組團(tuán)式引進(jìn)采購商。

本屆義博會通過與商業(yè)機(jī)構(gòu)合作，積極邀請國內(nèi)外大型商超及電商、網(wǎng)商，發(fā)動在義的異地商協(xié)會等，目前共有預(yù)約采購商組團(tuán)27個，人數(shù)1905人。其中，已確定境外團(tuán)隊有15個，935名外商將攜采購清單到會，境內(nèi)12個團(tuán)隊，970人。境外團(tuán)隊有：玻利維亞商務(wù)團(tuán)40人，智利商務(wù)團(tuán)30人，馬來西亞巴生團(tuán)80人，廣交會外商團(tuán)組180人，日本商務(wù)團(tuán)40人，尼日爾商務(wù)團(tuán)40人等。

3、加大引商投入，以商招商，嘗試推出“潛在買家激活計劃”。

為發(fā)動參展商和市場經(jīng)營戶共同邀請采購商，第義博會首次嘗試推出“參展商邀請采購商”評獎活動，給予獲獎企業(yè)獎勵免費(fèi)義博會展位及合作酒店房券等措施，全面開展以商招商工作。

同時，為激活市場經(jīng)營戶手中長期未發(fā)生業(yè)務(wù)的“休眠”采購商，作為繁榮市場一大創(chuàng)新，公司針對本屆義博會還嘗試推出了“潛在買家激活計劃”，初次試驗提供1000個名額，給予每人1200元的來義機(jī)票補(bǔ)貼，發(fā)動社會化力量，共同組織專業(yè)境外采購商參會。

4、深化采購洽談會組織方式，切實(shí)提高展會貿(mào)易機(jī)會。

第二屆世界采購商大會將在本屆義博會設(shè)立采購專場展區(qū)，通過買家、賣家的“角色反串”，提前提供一對一精準(zhǔn)的供應(yīng)商匹配，通過一站式服務(wù)、撮合采購商和供應(yīng)商達(dá)成交易。

本屆義博會設(shè)計了三種形式的采購專場——行業(yè)采購對接會、地區(qū)采購對接會和大型采購企業(yè)對接會。我們將網(wǎng)上報名、現(xiàn)場報名等多鐘渠道發(fā)動組織供應(yīng)商，并提前發(fā)放《采購清單》與參展企業(yè)和市場經(jīng)營戶做好預(yù)匹配，通過電話再確認(rèn)邀請到會，力求達(dá)到1：10的貿(mào)易對接匹配率。接下去，將重點(diǎn)做好海外市場合作對接、異地批發(fā)市場采購商組織、央企集中采購信息、市場供應(yīng)商對口組織、市場分組導(dǎo)購等工作。

5、對接秋季廣交會，繼續(xù)加大招商工作。

10月8日起，公司將從廣州辦、會展、外貿(mào)、市場、酒店等各部門和廣州當(dāng)?shù)赝庹Z學(xué)院組織40名工作人員，配合機(jī)場、展館、酒店接送巴士等立體營銷，對秋季廣交會外商進(jìn)行推廣和邀請。工作時間從廣交會一期10月15日，到11月5日三期結(jié)束，計劃投放廣告宣傳400多萬（春秋兩季共1300多萬），目標(biāo)收集外商信息12000條、義烏市場調(diào)查問卷3000份，邀請更多的外商參加義博會、森博會、裝博會以及11月份的國際生產(chǎn)資料市場開業(yè)。

三、創(chuàng)新展會推廣載體，提升展會服務(wù)水平

1、激活多年積累的外商數(shù)據(jù)庫，多渠道宣傳推廣。

采取多種有效措施，加大專業(yè)化招商力度，通過群發(fā)短信、電話呼叫、寄發(fā)邀請函、網(wǎng)絡(luò)推廣、廣告宣傳等方式，廣泛組織專業(yè)采購商，其中向境外客商郵寄義博會資料達(dá)5萬余份。網(wǎng)絡(luò)推廣：首次針對東南亞、中東、拉美、歐盟、俄羅斯等國家和地區(qū)開展英語、俄語、西語、阿語等多語種推廣，包括知名社區(qū)論壇、新聞媒體、B2B網(wǎng)站，搜索引擎推廣優(yōu)化等。

2、嘗試新媒體技術(shù)，推行義博會品牌微營銷。

在推廣方式上嘗試創(chuàng)新，首次運(yùn)用微博、微信等信息化技術(shù)進(jìn)行展會推廣。策劃開展第義博會微博、微信營銷活動，并結(jié)合現(xiàn)場展臺二維碼服務(wù)，提供展商和客商線上線下相結(jié)合的展會服務(wù)。線上開通微博、微信等觀眾預(yù)登記通道，搭建微信義博會商貿(mào)對接平臺等；線下在義博會現(xiàn)場開設(shè)微博墻轉(zhuǎn)播、參展企業(yè)微訪談、微信預(yù)登記、觀眾導(dǎo)購等。

9月22-26日發(fā)起的“19載春華秋實(shí)，義博會感謝有你同行”首輪微博活動，吸引了超過87萬粉絲參與，曝光數(shù)101.8萬（指點(diǎn)擊查看過義博會該信息的人數(shù)），參與活動轉(zhuǎn)發(fā)的人數(shù)達(dá)94萬，評論數(shù)超過24萬。目前，義博會官方微博已成為國內(nèi)最受關(guān)注的展會微博。

10月8日開始，還將在微博、微信平臺上推出“舞動義博會”活動，以傳播義博會品牌小故事為活動發(fā)起，邀請參與的廣大客商在線聊聊“我和義博會的故事”，回顧義博會的發(fā)展歷程，重振客戶參與義博會的信心。

特別值得一提是今年義博會將為特裝企業(yè)提供增值服務(wù)——展臺二維碼，通過該服務(wù)，采購商手機(jī)掃描即可輕松獲取展商信息，并在微信商貿(mào)平臺上實(shí)現(xiàn)采購商與展商的親密互動。微博和微信活動極大的提升了展會的知名度，對展會品牌再塑起到積極作用。

3、做大做優(yōu)展會服務(wù)平臺，提高客商滿意度。

篇3

隨著展覽公司的增多，展覽市場競爭壓力逐漸增大，尤其是對于一些中小型民營會展企業(yè)來說，展會規(guī)模較小，展覽效果差，展覽題材雷同等因素已成為制約其發(fā)展的致命因素。而對于參展企業(yè)來說，無論其參展的目標(biāo)是企業(yè)形象展示、獲取客戶資料還是推廣新產(chǎn)品，爭取新訂單等等，企業(yè)參展時圍繞這些目標(biāo)所有的參展支出都是為到場的觀眾花的。

專業(yè)觀眾是指從事展會上所展出的商品或服務(wù)的設(shè)計，開發(fā)，生產(chǎn)，銷售或者提供相關(guān)服務(wù)的專業(yè)人士或者用戶。專業(yè)觀眾的數(shù)量、參展企業(yè)的產(chǎn)品的觀眾及公司形象關(guān)注程度等，既決定了參展商參展收益的高低，又影響了主辦方招展的收益，同時也是場館經(jīng)營者從中受益的對象。由此，在由場館經(jīng)營者、主辦方、參展企業(yè)、觀眾形成的這一利益鏈條中，專業(yè)觀眾成為一個展覽會各方利益主體收益高低的最終決定因素，同時也決定一個展會是否成功的重要因素。

我國的中小型會展企業(yè)多以民營企業(yè)為主，他們在發(fā)展展會項目時，面臨的市場壓力和競爭壓力巨大。首先，他們的展會項目即便是能持續(xù)辦展多年，具備了一定的品牌知名度，但與外來具有較強(qiáng)國際知名度的知名展會企業(yè)和展覽項目相比較，還有很大一段的差距。與國內(nèi)由政府主導(dǎo)的知名展會相比較，中小型會展企業(yè)在資源配置、政策等方面不具備什么優(yōu)勢。在會展行業(yè)日趨規(guī)范，競爭愈發(fā)激烈的現(xiàn)實(shí)情況下，中小型會展企業(yè)如果不能打開思路，依舊把工作的重心全部放在參展企業(yè)的邀請上，盡管參展企業(yè)是主辦方的主要利益來源，而忽略了對專業(yè)觀眾的組織工作時，可以預(yù)見，這樣的辦展之路必將越走越窄。反之，主辦方能組織到一定數(shù)量和較高質(zhì)量的專業(yè)觀眾，那勢必能在激烈的市場競爭中處于領(lǐng)先的優(yōu)勢。

因此，在談?wù)搶I(yè)觀眾對中小型會展企業(yè)發(fā)展的意義這一問題，可從以下三個方面闡述。

1 了解企業(yè)的參展動機(jī)

既然參展企業(yè)是會展企業(yè)的主要利益來源，那么要進(jìn)行成功的招展，企業(yè)首先要明確了解參展方的參展動機(jī)，才能有針對性開展招展工作。

德國著名研究機(jī)構(gòu)IFO曾經(jīng)對世界跨國展覽集團(tuán)之一――德國慕尼黑展覽公司舉辦的世界最大規(guī)模的機(jī)械工程設(shè)備類展覽會BAUMA進(jìn)行過“企業(yè)參展目標(biāo)”專門調(diào)查，其結(jié)果表明，在參展目標(biāo)中：

①提高企業(yè)知名度為85%；②密切老客戶和結(jié)識新客戶均為70%；③通過展覽會宣傳產(chǎn)品市場占有率63%；④推介新產(chǎn)品60%；⑤提升產(chǎn)品知名度58%；⑥交流信息占50%，發(fā)現(xiàn)客戶需求50%；⑦影響客戶決策33%；⑧簽署銷售合同僅占29%。

根據(jù)此調(diào)研可以看出，參展企業(yè)真正希望在展會現(xiàn)場達(dá)成成交的還不到三分之一。絕大多數(shù)參展企業(yè)還是為了提升企業(yè)知名度、宣傳產(chǎn)品和聯(lián)系新老客戶的目的決定參展的。在這幾個企業(yè)較為看重的參展動機(jī)中，無一例外和專業(yè)觀眾密切相關(guān)。作為中小型會展企業(yè)，在創(chuàng)辦新展會項目，或是持續(xù)發(fā)展原有的展會項目中，招展工作中首先要根據(jù)企業(yè)的參展需求，有針對性的通過專業(yè)觀眾的組織工作，達(dá)成企業(yè)的參展目標(biāo)。

2 了解專業(yè)觀眾參展的影響因素

廣東是中小型會展企業(yè)較為集中的區(qū)域之一，據(jù)筆者走訪過的企業(yè)來說，有不少企業(yè)也是相當(dāng)注重專業(yè)觀眾的組織工作，但似乎并沒有達(dá)成理想中的效果，這也讓不少企業(yè)重新又把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)到參展企業(yè)的營銷上，因此也導(dǎo)致有些企業(yè)已經(jīng)成功做到幾屆的展會項目不得不面臨轉(zhuǎn)型，甚至被迫中止。

面對市場上林林總總的展會項目，無論是從時間還是物質(zhì)成本考慮，專業(yè)觀眾都不可能不加選擇的參展。假如同類展會眾多，那么專業(yè)觀眾的選擇余地就更大，基于這種情況，對于主辦企業(yè)來說，要真正了解影響專業(yè)觀眾參展決策的基本因素了。對于專業(yè)觀眾的參展因素，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 參展商因素 專業(yè)觀眾是為了參展企業(yè)才來展會的。展會中是否有大量的優(yōu)質(zhì)參展企業(yè)，是專業(yè)觀眾考慮是否參展的重要因素。一個展會項目中，參展商數(shù)量越多，展覽會整體的展覽規(guī)模以及每一個參展商的展位規(guī)模越大，說明展會的質(zhì)量越高，影響力越大，國外參展商所占的比例越大，說明展會的國際化程度越高。因此，參展商數(shù)量和質(zhì)量是決定展會影響力和觀眾觀展效益和觀眾觀展動機(jī)的重要因素。除此以外，主辦方能邀請到行業(yè)內(nèi)的龍頭企業(yè)、開設(shè)專業(yè)論壇或者研討會，提供新技術(shù)新產(chǎn)品會，周到完善的專業(yè)觀眾服務(wù)等工作，也能激發(fā)專業(yè)觀眾參加展會動機(jī)。

2.2 區(qū)域優(yōu)勢 區(qū)域優(yōu)勢對專業(yè)觀眾是否參展也有一定的影響。如北京、上海、廣州等國際大都市，無論從交通、地理位置、還是參觀、旅游、購物等方面來說，都具有較強(qiáng)區(qū)域優(yōu)勢，尤其是對于外國專業(yè)觀眾來說，多半會習(xí)慣性選擇地處經(jīng)濟(jì)更發(fā)達(dá)省市的展會參展。對于廣東省的中小型會展企業(yè)來說，一般在辦展的時候會傾向于選擇在琶洲館，這對于專業(yè)觀眾，尤其是國外的專業(yè)觀眾來說，是具備了較強(qiáng)的區(qū)域優(yōu)勢，由于廣交會的品牌效應(yīng)，使國內(nèi)外的專業(yè)觀眾對于琶洲展館相對熟悉，在他們熟悉的展館內(nèi)辦展，對于他們的觀展來說，無疑具有極大的便利性。因此，主辦方在舉辦展會項目時，為了專業(yè)觀眾的參展便利，一定要考慮到區(qū)域優(yōu)勢和展館的優(yōu)勢。

2.3 展會品牌形象 在外部因素中，展會品牌形象被認(rèn)為是影響觀眾參展情況的決定性因素之一。會展企業(yè)在進(jìn)行展會品牌推廣中，針對展會項目所樹立的形象與觀眾感知的形象越接近，越能提高觀眾的忠誠度與參展熱情。無論觀眾是否參展以及帶著怎么樣的目的去參展，這都與展會的品牌形象密切相關(guān)。良好的展會形象不僅能吸引專業(yè)觀眾的參展，使其在會展上如愿獲得所需要的產(chǎn)品和信息，更能帶動潛在的專業(yè)觀眾，影響他們的參展決策。

2.4 組織因素 中小型會展企業(yè)在針對專業(yè)觀眾的招展中，通過哪些方式進(jìn)行宣傳推廣、專業(yè)觀眾在展會現(xiàn)場中，主辦方能為其提供哪些服務(wù)項目等，都影響到專業(yè)觀眾的參展決策。

除此之外，如人口因素（如參展企業(yè)的素質(zhì)，專業(yè)觀眾的水平等），社會因素等因素都會影響專業(yè)觀眾的參展決策。

在了解企業(yè)的參展需求和影響專業(yè)觀眾參展決策的因素后，作為主辦方來說，就能更有針對性的開展專業(yè)觀眾的組織工作。

3 主辦方對專業(yè)觀眾的組織工作

不同的展覽會需要不同的觀眾，“展銷會”需要的觀眾是以購物為主一般的商品消費(fèi)者；“專業(yè)訂貨會”、“交易會”等需要的是以貿(mào)易訂貨為主的貿(mào)易商或各類需方代表；“洽談會、招商會”需要的觀眾是項目開發(fā)和準(zhǔn)備投資的合作者等等。會展企業(yè)首先要根據(jù)展會的特點(diǎn)來定位展會的專業(yè)觀眾。只有根據(jù)展會特點(diǎn)找準(zhǔn)專業(yè)觀眾的定位，才能有目的的去進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織工作。那么是否展館內(nèi)到處人頭攢動，連通道都被擠得水泄不通，就說明會展企業(yè)對于專業(yè)觀眾的邀請是成功的？不盡然，如果僅僅關(guān)注觀眾數(shù)量的增加，為營造展場內(nèi)熱熱鬧鬧、人潮涌動的氣氛，而不加選擇的拉人湊數(shù)，必然會導(dǎo)致進(jìn)入展場內(nèi)的觀眾良莠不齊，行業(yè)也千差萬別。

因此，會展企業(yè)要做好的不僅是為參展企業(yè)提供一定數(shù)量的專業(yè)觀眾，而且還要保證到這批專業(yè)觀眾的質(zhì)量。專業(yè)觀眾的質(zhì)量和數(shù)量不僅僅是評價展會質(zhì)量和水平的重要因素，它還關(guān)系到展覽會的生命力，決定著展覽會的成敗。

中小型會展企業(yè)若想做好專業(yè)觀眾的組織工作，以下幾點(diǎn)不容忽視。

3.1 采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行客戶邀請，吸引專業(yè)觀眾到會 較常見的客戶邀請方式大致為：印發(fā)參觀券或邀請函并有針對性地向政府有關(guān)部門、商協(xié)會、團(tuán)體、企業(yè)發(fā)送；電話、傳真、寄郵件、明信片、登門拜訪等等。隨著會展企業(yè)對專業(yè)觀眾邀請工作的重視程度加大，如今在客戶邀請方面不斷出現(xiàn)新方式，如定期發(fā)送電子信，利用信息傳媒，用手機(jī)短訊、微信、微博等方式向?qū)I(yè)觀眾發(fā)送展覽信息、推行適合潛在邀請客戶生活地域習(xí)慣的媒體宣傳廣告，對于忠實(shí)的專業(yè)觀眾，建立VIP買家信息庫，直接郵寄VIP專業(yè)買家證，憑證件直接入館采購，避免了需排隊、登記入館的環(huán)節(jié)，既節(jié)省了買家的時間，又體現(xiàn)了買家與會展企業(yè)的親密關(guān)系。各種新方式的運(yùn)用，無非就是達(dá)到吸引專業(yè)觀眾到會的目的。

3.2 建立專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)庫，提高專業(yè)觀眾質(zhì)量 對于展會來說，只有努力辦成品牌展覽，一屆一屆的持續(xù)下去，才有發(fā)展。在每屆的展會，都要有意識地做好專業(yè)觀眾資料的收集工作，才能有效的建立起專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)信息庫。對于專業(yè)觀眾信息的收集有很多方式，常見的如采用問卷調(diào)查方式，收集和了解觀眾的職務(wù)、個性特點(diǎn)、購買力情況、經(jīng)濟(jì)實(shí)力等。只有這樣通過逐步的積累和篩選，建立了龐大的專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)信息，才能確保到會的觀眾質(zhì)量，才能吸引參展企業(yè)到會參展。

3.3 注重現(xiàn)場活動的組織，體現(xiàn)展會水準(zhǔn) 專業(yè)觀眾除了是需要采購展品或者是達(dá)成項目的開發(fā)合作的購買商外，還有的可以稱之為潛在的購買商，他們雖然不直接采購，但也是帶著一定的目的來進(jìn)行經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和技術(shù)交流活動。對于會展企業(yè)來說，他們都是需重點(diǎn)關(guān)注的專業(yè)觀眾。那么在短短的展期中，如何給這些專業(yè)觀眾留下深刻的印象，讓其感到來得值得，這就需要企業(yè)要展示出展會的水準(zhǔn)。如舉行一系列層次高、題材廣的高峰論壇、研討會，邀請國家和地區(qū)行業(yè)協(xié)會的權(quán)威人士與相關(guān)的龍頭企業(yè)，促進(jìn)行業(yè)供需互動交流。通過高層次的研討會等吸引業(yè)界高端人士到會，顯示出展出水準(zhǔn)。

篇4

第一部分 會展預(yù)備階段的文案

第一節(jié) 會展預(yù)備階段的文案簡介

一、 會展預(yù)備階段的文案的概念：

會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。

二、 會展預(yù)備階段的文案種類：

一般來說，會展預(yù)備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進(jìn)度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費(fèi)用預(yù)算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。

第二節(jié) 會展預(yù)備階段的文案寫作

一、《展會立項策劃書》的寫作

（一）《展會立項策劃書》的概念：

所謂展會立項策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進(jìn)度計劃．現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。

《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對以上各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。

（二） 展會立項策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)：

一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內(nèi)容：

1、 辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、 提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。

3、 展會價格及初步預(yù)算方案。

4、 展會工作人員分工計劃。

5、 展會招展計劃

6、 展會招商計劃。

7、 展會宣傳推廣計劃。

8、 展會籌備進(jìn)度計劃。

9、 展會服務(wù)商安排計劃。

10、 展會開幕和現(xiàn)場管理計劃。

11、 展會期間舉辦的相關(guān)活動計劃。

12、 展會結(jié)算計劃。

（三） 展會立項策劃書的寫作要求：

1． 展會名稱

展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識。如“第93屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標(biāo)識是“出口商品”。

下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明：

· 基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。

· 限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點(diǎn)和展會的性質(zhì)。

展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會等。在這三種表達(dá)辦法里，用“屆”來去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。

展會舉辦的地點(diǎn)在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。

展會名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”表明本展會是一個國際展。

· 行業(yè)標(biāo)識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標(biāo)識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。

2、展會地點(diǎn)

策劃選擇展會的舉辦地點(diǎn)，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。

策劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。

策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。

3、辦展機(jī)構(gòu)

辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。

根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。

主辦單位：擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。

承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，并對展會承擔(dān)主要財務(wù)責(zé)任的辦展單位。

協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

4、辦展時間

辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達(dá)幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。

5、展品范圍

展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。

根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。

6、辦展頻率

辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經(jīng)是越來越少了。

辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。

7、 展會規(guī)模

展會規(guī)模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。

在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。

8、展會定位

通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，具體地說，展會定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)展展會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨(dú)特的印象的過程。

展會定位要明確展會的目標(biāo) 參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會的主題等。

9．展會價格和展會初步預(yù)算

展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場的價格，室內(nèi)展場的價格又分為空地價格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價格。

在制定展會的價格時，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。

在策劃舉辦展會時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標(biāo) 參展商參加展會十分重要。

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃

人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實(shí)施計劃，這四個計劃在具體實(shí)施時會互相影響。

人員分工計劃是對展會工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

招展計劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。

招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。

宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時為展會的招展和招商服務(wù)的。

11、展會進(jìn)度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃

展會進(jìn)度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進(jìn)度計劃安排得好，展會籌備的各項準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行。

現(xiàn)場管理計劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進(jìn)行有效管理的各種計劃安排，它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等。現(xiàn)場管理計劃安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會秩序良好。

展會相關(guān)活動計劃是對準(zhǔn)備在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補(bǔ)充。

二、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作

（一）《展會項目立項可行性研究報告》的概念

完成了《展會立項策劃書》，并不意味著該立項的展會就可以舉辦了。項目立項只是對舉辦什么題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見，制定了一套初步的方案，至于該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會項目及方案進(jìn)行可行性分析。可行性分析的結(jié)論及其他必須考慮的因素，才是決定最后是否可以舉辦該展會的最終依據(jù)。

《展會項目立項可行性研究報告》就是在對展會立項進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會項目立項策劃的繼續(xù)。展會項目立項策劃主要是在掌握各種信息的基礎(chǔ)上，初步提出計劃舉辦的展會“是什么樣的”；展會立項可行性分析則是在仔細(xì)研究各種信息的基礎(chǔ)上，深入分析舉辦展會立項策劃提出的“那樣的展會”是否可行，為最后是否舉辦該展會提供科學(xué)的決策依據(jù)。

如果展會立項策劃通過可行性分析，證明計劃舉辦展會的市場條件具備，項目具有生命力，各種執(zhí)行方案策劃合理，項目在經(jīng)濟(jì)上可行，風(fēng)險較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項策劃，決策舉辦該展會了。

（二）《展會項目立項可行性研究報告》的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

《展會項目立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統(tǒng)的評估和說明，并為最終完善該展會項目立項策劃的各具體執(zhí)行方案提供改進(jìn)依據(jù)和建議。因此，《展會項目立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內(nèi)容：

1、 市場環(huán)境分析

（1） 宏觀市場環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。

（2） 微觀市場環(huán)境：包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)客戶、競爭者、營銷中介、服務(wù)商、社會公眾等。

（3） 市場環(huán)境評價：SWOT分析法，即內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部劣勢、外部機(jī)會、外部威脅分析。

2、 展會項目生命力分析

（1） 項目發(fā)展空間：即分析舉辦該展會所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。

（2） 項目競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機(jī)構(gòu)的品牌影響力、 參展商和觀眾的構(gòu)成、展會價格、展會服務(wù)等。

（3） 辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢分析

3、展會執(zhí)行方案分析

1）對計劃舉辦的展會的基本框架進(jìn)行評估，具體包括：

(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。

(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。

(3)展會的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。

(4)在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(5)展會的辦展機(jī)構(gòu)在計劃的辦展時間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(6)辦展機(jī)構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。

(7)展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。

2）招展招商和宣傳推廣計劃評估

（1） 招展計劃評估

（2） 招商計劃評估

（3） 宣傳推廣計劃評估

3、 展會項目財務(wù)分析

（1） 價格定位

（2） 成本預(yù)測

舉辦一個展會的成本費(fèi)用一般包括：

1)展覽場地費(fèi)用。即租用展覽場館以及由此而產(chǎn)生的各種費(fèi)用。這些費(fèi)用包括：展覽場地租金、展館空調(diào)費(fèi)、層位特裝費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)層位搭建費(fèi)、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用、展位搭裝加班費(fèi)等。

2)展會宣傳推廣費(fèi)。包括廣告宣傳費(fèi)、展會資料設(shè)計和印刷費(fèi)、資料郵寄費(fèi)、新聞會的費(fèi)用等。

3)招展和招商的費(fèi)用。

4)相關(guān)括動的費(fèi)用。包括技術(shù)交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現(xiàn)場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費(fèi)用等。

5)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。

6）稅收

7）其他不可預(yù)測的費(fèi)用

（3） 收入預(yù)測

舉辦一個展會的收入一般包括：

1） 展位費(fèi)收入

2） 門票收入

3） 廣告和企業(yè)贊助收入

4） 其他相關(guān)收入

（4） 盈虧平衡分析

（5） 現(xiàn)金流量分析

1） 凈現(xiàn)值分析

2） 凈現(xiàn)值率分析

3） 獲利指數(shù)

4） 內(nèi)部收益率

5、風(fēng)險預(yù)測

（1） 市場風(fēng)險

（2） 經(jīng)營風(fēng)險

（3） 財務(wù)風(fēng)險

（4） 合作風(fēng)險

6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。

7、改進(jìn)建議

針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。

8、努力的方向