導語：如何才能寫好一篇教職工個人檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1、高校民生檔案利用需求

（1）高校學生的檔案利用需求

在校學生：學生信息核查需查閱學生入學錄取新生名冊；學生代表學校參加一些比賽、競賽、以及參加更高一級升學考試（如：專升本、考研等），亦需到之前就讀高校檔案部門，復印其錄取新生名冊、學習成績等學籍檔案材料。

畢業生：學生畢業后，畢業證、學位證、個人檔案丟失后要補辦，需回母校查閱在校期間的學籍檔案材料；部分企業改制過程中，部分職工人事檔案中報到證丟失，無法辦理養老保險；畢業生出國留學或落戶，需查閱在校期間學籍檔案材料；部分老校友畢與查閱同學家庭住址，或參加畢業周年紀念活動，查閱畢業生合影等；部分畢業生，其戶籍、身份證件及人事檔案中部分身份信息不一致，影響就業、社會福利等，希望能從檔案機構查到其有利檔案信息。

（2）教職工的檔案利用需求

在職教職工：主要利用的是職稱聘任文件、各類獎勵、教科研成果、課程建設、主編參編教材、著作、財務檔案等。

離退休教職工：查閱養老、補貼、醫療等黨和政府制定的有關離退休工作政策性文件；養老金發放情況、各類補貼等財務類檔案。

（3）其他與學校有關聯的用戶需求

近年來，我國各級政府出臺很多惠民政策。如，對歷史形成的“五七工”、“家屬工”、企事業單位聘任的臨時工、五六十年代精簡下放人員等，未參加養老保險的人員辦理參保服務，發放臨時性補貼等。但認定這些人員身份時必須找到證據材料。近年來，來陜西工院檔案部門查閱復印工資憑證、文書檔案等材料，辦理養老、補貼的“五七工”、“家屬工”及臨時工共計54人，精簡下放人員近20人。

由于信息技術在我國起步較晚，2001年之前畢業生學歷信息并未錄入國家學歷信息網，一些企業、各級學歷認證中心來電、來函檔案部門核實學生學歷信息。

2、做好高校民生檔案工作的幾點經驗

（1）高校檔案工作者要樹立正確的檔案工作理念

檔案工作者要轉變“重保管、輕利用”的理念。檔案機構是高校的輔助部門，而檔案利用服務和利用效果的滯后性，致使高校檔案工作一直在高校受重視的程度不及教學、管理等工作，投入也有限，檔案工作開展主要靠檔案部門領導重視和檔案工作人員自覺。由于檔案工作的“不被重視“，檔案工作者在開展工作時態度較為消極，哪些有價值的檔案沒有歸，歸檔材料會不會有人利用、利用率高低，部分檔案工作者并關注。案工作的最終目的是提供利用，沒有利用的檔案工作是沒有任何意義的。只有轉變觀念，從從檔案工作的目的為出發點，更好的服務社會、高校和個人，才能使公眾認可高校檔案工作、支持檔案工作。

檔案工作者要轉變“重工作、輕個人”的理念。高校檔案不但為高校教學、管理、科研等工作提供服務，也是學生、教職工等維護自身合法權益的重要原始憑證。近年來高校民生檔案利用率非常高，這就需要檔案工作者在為學校提供服務的同時，針對學生、教職工等服務對象的需求主動熱情提供服務，以滿足利用者對民生檔案的需求。

（2）不斷豐富檔案資源，優化民生檔案結構

沒有豐富的檔案資源，就如“無米之炊”，無法滿足利用者的需求。

加強對兼職檔案人員培訓與指導。利用每年的檔案工作會議、兼職檔案員會議，以及歸檔時間，普及《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律法規，同時對業務工作中的具體問題進行指導。

制定詳細的部門歸檔范圍。根據各部門職責制定詳細的歸檔范圍，兼職檔案員才能有據可依，做好預立卷工作――在平時工作中隨時將本部門處理完畢的、歸檔范圍內的文件材料分類、整理、保管，確保民生檔案收集齊全、完整。

征集由于歷史問題遺留在各部門或個人手中有價值的民生檔案材料。以陜西工業職業技術學院為例：檔案工作人員通過與各部門溝通和聯系，征集了歷年畢業學生未帶走的個人檔案、學歷證書、職大學部分學籍檔案等。

（3）以需求為導向，創新高校民生檔案服務工作

對利用率較高的民生檔案目錄摘錄出來，制作各類檔案專題目錄。以陜西工業職業技術學院為例：編制了《歷年錄取新生名冊匯編》、《歷年學籍卡、成績單匯編》、《歷年畢業生驗印名名冊匯編》；職稱文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面檔案匯編成冊；將離退休教職切身利益相關的政策性文件進行整理匯編。

大力宣傳館藏民生檔案內容和利用方式。酒香也怕巷子深。通過各種渠道對館藏民生檔案內容、利用方式進行宣傳和介紹。如，在新生入學教育時，讓新生參觀高校檔案庫房，并對其講解館藏內容和查閱方式，在畢業生就業指導課程中增加個人檔案、畢業證丟失補辦手續等；通過學校門戶網、檔案網、展覽、廣播等方式，公開檔案查詢目錄或全文等。

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一、評價內容：

1、忠誠黨和人民的教育事業，依法執教。自覺遵守有關法律法規，宣傳先進文化，不發表不傳播有害學生身心健康和違背國家法律法規的言論。

2、愛崗敬業，把教育作為神圣的事業。甘為人梯，樂于奉獻，“靜下心來教書，潛下心來育人”。工作期間不做與教育工作無關之事。

3、熱愛學生，尊重學生人格。平等、公正對待每位學生，對學生教育做到嚴而有格、嚴而有度、嚴而有恒、嚴而有方。

4、嚴謹治學，鉆研業務。以優質教育為已任，主動學習，主動發展，求真務實，勇于創新，全面提高教育教學質量。

5、廉潔從教。不亂收費、亂辦班，不擅自向學生推銷教輔資料及其它商品，不向家長索取錢物，自覺維護教師形象。

6、尊重家長。認真聽取和采納家長的合理意見和建議，妥善處理學校教師和學生家長之間各種關系。

7、自尊自愛，嚴于律己。做到言不失師風，儀不失師表，行不失師態，樹立良好的教師形象。

8、教師間團結合作，互相尊重，與人為善，積極營造和諧氛圍。

9、心系學校，顧全大局，發揚主人翁精神，為學校可持續發展做出應有的貢獻。

二、組織領導與評價方法：

1、考評組由校領導、各部門負責人組成，校長任組長。

2、學年末每位教職工根據自己的崗位職責認真總結一年來在各方面取得的成績和進步，找出差距和今后努力的方向。

3、設立師德師風舉報箱，進行家長、學生評議活動。

4、考評組考核做到公開、公平、公正，對每位教職工客觀地給出評語。經認真考核后，按優秀、合格、不合給出每位教職工的師德師風考核等次，歸入個人檔案。

三、教職工師德師風評價成績的作用

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關鍵詞：人事制度 改革背景 檔案管理

一、人事制度改革背景下高校人事檔案管理面臨新問題

1.“人檔”分離現象比較嚴重。21世紀是人才競爭是激烈的年代，高校的人才也出現較大的變動。以往的人與檔案相互對應的規定已經被打破，許多高校出現了“人檔分離”的現象。一方面，是高校在引進人才的時候，急于求成，為爭取高素質人才制定一些“不調入個人檔案”的特殊政策，造成了在高校出現“有人無檔案”的現象。另一方面，激烈的人才競爭也導致了高校人才流出現象比較嚴重，出現一些教師離職了，但是檔案仍然掛在學校，出現“有檔案無人”的問題。這些現象長期下去會影響高校人事檔案的正常管理。

2.檔案資料不完整。在現在高校人事檔案管理中，還存在一個重要問題，就是教師的檔案資料不完整。高校在引進人才的時候，忽視了檔案的檢查，直接接收后歸檔，出現一些人才檔案材料漏缺，例如職稱資料等。也有部分教師后面進修了碩士、博士等學歷，畢業后未將最高學歷或學位的檔案交到人事部進行合檔。檔案資料的不完整，將對高校檔案管理帶來較大的困擾，也給教師帶來新的問題。

3.高校人事檔案管理不規范。人事檔案的管理，具有嚴格的規定，尤其是在檔案調入或者調出等環節，需要嚴格把控。但是存在部分檔案管理人員缺乏經驗，不夠重視檔案管理的規范性。例如調檔函不規范、隨意接受各種快遞檔案等。在調出檔案方面，未按照機要方式或者郵政方式進行寄出。制度不完善以及移送不到位等，都容易引起材料的收集不完整。

4.檔案信息化管理程度較低。隨著科學技術的發展，現在各行各業都開始實行信息化辦公。高校在信息化社會，借用信息技術手段進行教學管理，但是在人事管理方面暫未實現。例如很多教師查詢自身檔案的時候，需要親自跑到人事檔案管理部門進行查閱，效率非常慢。新教師在調檔期間，需要時刻打電話跟蹤檔案的進程。

二、人事制度改革背景下高校人事檔案管理的思考

1.進一步完善高校人事檔案管理制度。要規范高校的檔案管理，提升工作效率，作為高校首先要完善人事檔案管理制度。進一步規范檔案調入與調出的流程，做好檔案查詢的登記工作。完善檔案室辦事的日常規定，改進檔案室工作人員值班制度。

2.整理人事檔案，完善收集分類。作為高校人事處，要重視人事檔案管理工作，首先要改進工作方法，完善收集分類。人事檔案資料，是記錄員工的學習與工作經歷的重要證明，學校要本著以人為本理念，對員工的人事進行負責任，認真審查員工的檔案資料，對于漏缺的資料要督促員工及時完善。對高校人事檔案，實行動態化管理，教師在工作期間的職稱、學歷、學位等發生變化，檔案也有進行相應的收集歸檔。例如某教師評上了高級經濟師職稱，檔案室工作人員應該主動聯系教師，提醒其將相應資料歸檔。

3.轉變工作理念，增強服務意識。在過去的理念中，高校人事部在教師心中是一個“管理部門”，人事部的工作人員就是大家的“領導”，作為檔案管理部門工作人員，在處理事情的時候，仍然按照傳統理念，整天擺著“冷酷”表情面對員工。這種工作理念已經不能適應人事制度的改革。作為人事檔案部門要轉變理念，實現從“管理者”到“服務者”的轉變。在平時的工作中，要增強自身的服務意識，對于教師關于檔案咨詢問題，要耐心解答。同時在學校網上開通人事檔案管理意見咨詢，歡迎教職員工積極提意見。人事檔案部門，始終要堅持全心全意為教職工服務，以強烈的責任感與職業道德強化自身的工作。

4.明確分工，強化崗位意識。在人事制度改革的推行下，高校人事部門要強化崗位意識，做好工作分工，提升工作效率。例如，在檔案管理方面，盡量避免同一個人負責所有檔案。可以將本校的檔案工作分成四塊：首先，是檔案的調出、調入工作，工作人員要開好調檔函，對于新進的檔案做好登記的工作。其次，檔案的整理、合檔工作，對于高校教職工的檔案出現新材料，要做好歸檔和登記。最后，檔案的咨詢與查詢工作等。

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2018年，全縣教育系統把學生誠信教育、教師師德師風和誠信機關建設作為誠信教育的重點，不斷規范辦學行為，優化教育發展環境，全縣廣大教職工和中小學生的誠信意識明顯增強、道德素質明顯提升。現將有關情況總結如下：

一、加強組織領導

 教育系統肩負著全縣3萬多名師生的教育任務，教育的成敗，教師的示范，師生的誠信將直接影響全縣社會信用體系建設，為此，我局高度重視教育系統信用體系建設，成立了以局長為組長，分管局長任副組長，局機關股室負責人和中小學、幼兒園校（園）長為組長的的教育系統誠信建設領導小組，明確工作任務，靠實工作責任，全力加強全系統誠信建設工作。

二、積極宣傳引導

我局根據教育點多面廣的特點，因地制宜，積極開展誠信教育的宜傳工作。一是從機關做起，結合“干部作風改進年”以及創先爭優活動，以建設規范、高效服務的“誠信機關”為目標，進一步改進和完善機關工作作風，減少辦事環節，實行首問負責制、服務承諾制和限時辦結制，提高現場辦結率；以方便師生群眾、服務社會為原則，采取設立政務公開欄等靈活多樣的形式，真實完整地公布政務公開的內容，進一步提高辦事和決策的透明度。二是通過召開校長會、教職工會，積極向教職工傳達社會信用體系建設的相關文件和會議精神，各學校利用校會、班會、板報等形式向學生開展宣傳工作，并將社會信用體系建設與養成教育、法制教育和心理健康教育有機的結合，做到了誠信教育進校園、進課堂。

三、加強誠信教育

一是加強學校管理。各學校以“服務學生、服務教師、服務家長”為宗旨，堅持科學的辦學理念，保證了教育公平；堅持民主治校，關心師生生活，誠懇聽取師生員工及社會各界對學校工作的意見和建議；規范招生考試，認真貫徹落實義務教育階段學生陽光招生政策和均衡編班政策，新生入學，堅持做到招生政策、招生計劃、劃片范圍、報名條件、招生程序、錄取結果、教師配備、編班情況“八公開”，接受社會的監督；規范收費行為，堅決治理教育亂收費、亂辦班補課、亂征訂教輔資料等熱點問題；

學校評先選優、職稱評聘、績效考核、工資發放、校務公開等工作中堅持民主、公平、公正、公開。二是加強師德教育。堅持以“四有”好老師為目標，選聘師德師風監督員6名，對學校規范辦學行為、教職工職業道德進行監督，并通過電話、郵箱、微信、網站留言等方式拓寬監督管理渠道。同時，嚴格落實師德年度考核制度，為在校每一位教師建立了師德個人檔案，把日常監督考核結果記入教師個人師德檔案，作為教師個人評優評優、晉級等依據，形成了學校、教師、家長、學生、社會“五位一體”的師德師風日常監管體系。積極開展師德師風主題教育，組織全縣教育系統全員教師積極學習教育法律法規、師德標準。今年教師節期間，縣上對15名師德標兵進行了表彰獎勵。三是加強學生教育。堅持以社會主義核心價值觀為引領，通過班會、晨會、國旗下演講等途徑，組織學生開展以《中小學生日常行為規范》為標準的承諾活動，要求學生做到：誠實守信，言行一致，知錯就改，有責任心，孝敬父母，尊敬師長，禮貌待人；勤儉樸素，不吃零食，不亂花錢，不穿奇裝異服，不進網吧等。積極開展了征文、演講、誦讀、表演、書畫大賽等形式多樣的誠信教育活動。部分學校在期中期末考試時，采取無人監考、流動監考等不同方式，對學生誠信應考進行了實踐檢驗，以考風考紀的好壞來檢驗誠信教育的成效。

“人無信不可，民無信不立，國無信不威”。雖然我們在社會信用體系建設方面取得了一定成績，但在教育環境改善、師德師風建設、學生綜合素質評價等方面還存在一定問題，今后，我們將按照省、市、縣要求，同心協力，扎實工作，進一步加快全系統社會信用體系建設，為全縣經濟社會持續健康發展提供堅強保障。

 

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【關鍵詞】普通高校；學生檔案；管理

在市場經濟及人才市場的影響下，高校畢業生由最初的統一分配轉變為“雙向選擇”，學生在畢業之時自主進行選擇，或升學或創業或就業。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數學生無檔案意識，在離校前不關心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時告知檔案管理人員造成檔案無法寄出。普通高等學校學生檔案如何高效、有序管理是現在高校面臨的普遍問題。

一、高校學生檔案管理存在的問題

（一）歸檔內容不全。學生管理工作中，教職工普遍沒有檔案管理知識，學生檔案中多數只裝入學生基本的檔案內容。學生檔案記載了一個人成長發展的過程，它包括了在校期間的生活學習情況，如高考記錄、學員鑒定、成績總表、畢業生登記表、入團入黨材料等等，但是學生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多沒有裝入學生檔案。學生個人在簡歷中填寫的獎懲情況缺少支撐材料，其他關于學生創新能力、實踐能力、技術能力等材料也沒有裝入其中。

（二）管理手段落后。高校在校學生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導員為直接管理者，每個學生的檔案為手工操作管理，在增加內容或信息變動時不能及時反映。管理手段落后，缺乏專業性、技術性。現有的檔案管理方式與現代化的高等教育快速發展相比已越來越不適應。

（三）畢業生檔案滯留現象嚴重。學生在校期間沒有受到關于檔案知識的教育，對檔案的內容、功能、管理、寄存等認識模糊，學校在學生畢業時也不告知檔案去向。就業時到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現象，檔案滯留現象嚴重。

（四）檔案意識不強。1.教職工檔案意識不強。大多從事學生管理工作的教職工沒有檔案管理方面的專業學習，學校統一通知要給學生裝檔案的材料就統一給每一位學生裝入檔案袋中。屬于“批量生產、批量管理”，沒有注意個別學生其他需裝入檔案袋的材料，造成學生檔案不完整、不齊全。2.學生檔案意識不強。由于現在就業方式的改變，很多用人單位只和學生簽訂勞動合同，注重的是畢業證、學位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務中心；一些畢業生沒有固定在一個單位工作，流動性大，畢業后沒有完整的工作記錄，檔案長期放置學校或人才交流服務中心而無法建檔。有的學生畢業前的實習單位和正式畢業后的單位有變動，不及時告知學校，造成檔案投遞無法寄出，或原單位收了檔案沒有轉遞到新單位，造成檔案丟失。

二、普通高校學生檔案管理問題的成因分析

（一）學生檔案管理崗位職責不清。檔案管理人員時常變動，人員變動過程交接不清楚，崗位職責落實不到位。輔導員或班主任檔案管理知識欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學生流動性強，信息更新、處理不及時。

（二）學生就業方式多樣化。畢業生擇業方式多樣化，檔案的投遞需要機要局進行轉遞，但是機要局規定接收機要件的單位必須是縣團級以上的黨政機關和企事業單位的教育、人事部門，這就對檔案投遞產生了不小的限制。

（三）檔案管理不受重視。檔案管理規定要確保庫房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫房要安全、堅固。保持庫房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學生檔案堆放的庫房通常較潮濕、清潔工作不到位、無防火防潮等設備。無專門的學生檔案管理經費，使檔案工作處于無發展狀態，與日趨高速發展的教學管理不相適應。

（四）學生個人不重視。根據《高等學校學生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規定：學生個人不能查閱自己的檔案材料。學生從建檔之初就從來沒有看見過自己的“神秘”檔案，不能引起學生足夠的重視。還有的學生認為自己畢業后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉走，使其成為“無頭檔案”。

三、學生檔案管理探究

（一）將學生檔案管理知識納入學生入學教育中。在學生進入高校時，組織學生學習個人檔案中涉及的檔案內容和分類；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學生檔案的轉遞等相關學生檔案管理制度、章程。一是讓學生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準備，主動將材料交到學生檔案管理老師處，信息變動時及時進行報告，畢業時將檔案轉到單位或人才服務交流中心，保證檔案的安全、不丟失。

（二）明確檔案管理人員的工作職責。學生檔案管理實行統一管理，由至少2名專人負責，在其中1人變動時保證檔案工作的連續性。每年進行一次登記和統計，并認真核實，發現問題及時解決。

（三）保障檔案管理建設經費。檔案管理要求嚴格的庫房管理條件，要保證檔案庫房達到要求，就必須保障經費。除檔案工作所需硬件設備外，檔案庫房還必須配備加濕機、除濕機、空調、滅火器等設施設備，有條件的學校還應該配備密集架進行檔案存放。

（四）學生信息數字化。在學生畢業前夕應將學生在校的德、智、體主要表現和學生歷年成績輸入計算機，在紙質檔案投遞出去以后保證學校留存學生的個人信息，若學生檔案因各種原因丟失學校可以提供補辦檔案業務。 （下轉第133頁）（上接第148頁）

（五）遺留檔案的處理及時處理。大多數學生在畢業之后能順利地將檔案轉遞到學生工作的單位或人才服務中心，除此之外還有退學、因故死亡、休學等其他學生在尚未畢業就終止學業的，其檔案應分類管理，不能直接投送到人才服務中心。

【參考文獻】

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1.對員工管理實現了分工合作

高校與員工通過簽訂相應的合同實現了學校與員工之間的合同關系。高校和其員工也必須依照合同履行相應的責任和義務。人事制度使高校對員工的管理實現了社會化，那么高校員工的人事檔案也就相應地歸人事機構管理。一般情況下，高校人事檔案的機構是人才服務中心。在合同期內，學校可以依據相關內容對員工檔案進行相應的管理，一旦合同關系解除，員工的個人檔案就會轉到人才中心。這樣的人事檔案管理機制能夠減輕高校在人事管理上的壓力，實現自主用人。

2.部門和高校共同協作

高校人事檔案管理主要包括教職工檔案和進行人事的人員檔案。教職工檔案是學校聘用教職工的傳統基本信息，由學校檔案室或相關的人事部門進行管理。而實行人事的人員檔案則是與學校簽訂相應合同以后的員工的一系列檔案信息，由相應的人事機構代為管理。與此同時，人事機構應該對人員的人事檔案進行良好的保管、傳遞，為高校人事部門提供方便快捷的相關服務。高校人事部門也應及時將聘用人員的檔案資料進行收集、整理，及時轉交給人事機構，以方便其進行統一管理。

二、高校人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理不規范

一些機構在對相關的人事檔案進行管理時，往往只是簡單地進行一些檔案接收和檔案存放等流程性工作，而對檔案的審查、歸類、裝訂、錄入等方面的工作則十分欠缺。這就導致所的人事檔案存放比較散亂，不能通過一些現代化的手段進行有效的查找，甚至存在導致檔案丟失等現象的隱患。一些高校檔案管理部門對員工的人事檔案管理也不是很重視，沒有嚴格按照流程對員工檔案進行審核、歸檔等。

2.人事檔案的日常利用不方便

由于檔案管理規定比較嚴格，使得高校或個人在查閱或應用相關檔案時需要經過一系列的流程，這就給人事檔案的利用帶來了諸多不便。高校各部門由于各種需要而對其代管人員的檔案信息進行查閱時，往往需要由高校人事管理部門的相關人員到機構進行借閱，高校員工需要使用相關檔案信息時，必須要通過用人單位開具相關證明之后自己才能前去查閱。

3.人事檔案完整性缺失

人事檔案需要進行不斷的補充和完善，才能更好地體現出相關人員的信息和人事檔案的價值。然而一些機構的管理工作在這方面則顯得比較被動，往往不能及時對被人員的相關信息進行收集和補充。在檔案內容上，由于一些管理人員的管理素質和管理水平有限，導致被人員的檔案內容往往存在呆板、單一的情況，使一些能夠反映出被人員能力的檔案不能全面地呈現出來。此外，一些高校員工的進修、學歷學位變化、職位調動等情況在人事檔案中存在缺失的情況。

4.人事檔案存在重新建檔和遺棄檔案的現象

重新建檔本來是針對那些人事檔案丟失或者查找不出相關信息的情況而采取的一種人事檔案補救的辦法。但隨著聘用制的實施，高校為了防止人員流失情況的發生而采取扣留人事檔案的措施，有些高校為了引進人才就對那些被扣留人事檔案的應聘者采取重新建檔的辦法。雖然重新建檔能夠吸引一些人才，但也直接導致了“一人多檔”、“有檔無人”等情況的產生，違背了人事檔案管理原則。而有些高校的員工為了職業發展，尋找更適合自己的崗位，往往會主動放棄自己的檔案。高校不但不能將這些檔案處理掉，還得花費很多的時間和人力、財力對這些檔案進行相應的清理和管理，這就給高校造成一定的經濟損失。

三、完善高校人事檔案管理制度的對策

1.提高對人事檔案管理工作的重視程度

良好的檔案管理意識有助于推動高校人事檔案管理的發展。因此，人事機構人員和高校人事管理部門人員都應該樹立正確的檔案管理意識，充分認識到人事檔案管理工作在高校人事檔案管理中的重要性。人事機構人員應轉變觀念，重視被人檔案的收集、整理、分類等工作，并及時對這些檔案信息進行電子錄入，以方便查閱利用。同時，高校人事管理部門人員應重視人事檔案，并及時將相關員工的人事檔案材料送交人事機構補充留存。

2.提高相關人員的業務素質

一些人事機構和高校人事檔案管理人員由于自身素質不高，不能夠完全掌握人事檔案管理的相關業務環節和技能，從而導致不能高效合理地管理人事檔案。因此，應加強對人事機構和高校人事管理部門相關人員的培訓與考核，使他們能夠充分掌握人事工作的相關流程和操作技能。此外，高校或人事機構在對人事檔案管理人員的聘用上也應加強對人員綜合素質的考察，聘用合格的高素質人才從事人事檔案管理工作。

3.推進人事檔案標準化管理

標準化操作就是指在人事檔案管理的過程中實現各個步驟的標準化操作，使人事檔案管理更加規范化。人事機構在對被人員檔案進行收集、審核、整理、裝訂、錄入等流程時，應嚴格按照標準化操作模式進行，使每份人事檔案的整理都達到規范化、標準化。同時，高校在對員工人事檔案材料進行收集、整理時也要進行相應的核實和規范化整理，保證人事檔案真實可用。

4.建立健全人事檔案管理制度

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【關鍵詞】學校；檔案工作；知識管理

學校檔案是學校直接記錄和反映學校活動、保存備查各種學校文件材料的總稱。它是研究改進、提高教育事業的不可多得的寶貴史料和學校管理工作不可缺少的重要環節，也是衡量一所學校管理和教育教學工作水平的標尺之一。只有建立健全高效、快捷的學校檔案管理體系，才能更好地為教育科研和學校各項工作提供優質服務。下面就如何加強學校檔案管理工作，談談個人的認識。

一、檔案管理的組織保障和制度建設

檔案管理工作是提高學校工作效率和進行教育教學工作的重要基礎和必要條件，抓好學校檔案工作，首先要提升檔案管理水平。

1.檔案管理的組織保障

建立健全管理機構，加強對檔案工作的領導。學校要成立以校領導為組長、各處室負責人參與的檔案工作領導小組，健全檔案機構管理網絡，建立綜合檔案室，配備專職檔案員。學校黨委、校長辦公室、教務處、學生處、招生就業處、培訓處、后勤處、工會、團委以及各系等都要設有兼職檔案員，從組織上、人員配備上保證檔案工作的順利開展。檔案工作領導小組要認真研究解決檔案管理工作中所涉及的經費、設備、檔案用房等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環境，建立指揮靈活的檔案管理信息網絡，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發展。學校要組織好《檔案法》的學習與宣傳活動。校領導要結合本校實際，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺維護學校檔案工作的氛圍。

2.檔案工作的規范化管理

學校要建立完善的檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實現規范化管理。學校還應把檔案工作納入處室和各系工作目標管理責任制的檢查考核中，各部門按工作目標責任制和學校制定的檔案、臺帳資料考評表的要求，認真研究落實本部門的檔案工作任務，做到各部門、各科室，職責明確，建立規范化的制度，基本做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。同時結合年終考核與個人獎勵掛鉤作為年終評優選的依據，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。

二、檔案資料的收集整理和規范保存

檔案資料是學校正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好各類文件材料的收集整理是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。而檔案資料的規范保存也直接反映了本單位的工作實績。

1.檔案資料的收集和整理工作

學校檔案形成不同于一般的文書檔案，它形成的時間具有特殊性，如學生的學籍表(卡)、學生登記表、各科成績表等，是按學制年度形成的，在最后一個學年內才立卷歸檔；學校檔案還具有很強的周期性，即每一屆學生從入學到畢業為一個教‘學周期，檔案材料是每屆學生從入學到畢業這段時間延續的產生。這就要求檔案管理人員要勤收集、勤整理、勤檢查核實立卷，把好收集整理關。檔案的收集要不分巨細，悉數保存，原始的東西往往是最寶貴的東西，在大量的收集留存的基礎上“去粗取精”。對于教師資料，學校要抽出專人搞好收集整理，幫助教師建立個人檔案，并幫助他們整理保存，教職工個人資料每年要由教職工本人填寫一份，這樣將對教師產生凝聚和促進作用；圖片資料，學校舉行的各類活動，比如重要會議、學術交流、培訓、觀摩、接待來訪、采訪錄相、師生獎懲等等，這些都要按年度登記保存；學術資料，也應整理好編印成冊，全部歸檔保存；新聞資料，國內外各類報紙刊物及電臺互聯網上發表的圖片和文字材料，平時要注意收集；榮譽檔案，即獲獎的資料，除登記外，還要將獎品的照片、證書原件（復印件）作為資料存檔。

2.規范檔案簿、冊管理，健全登記檢索系統

檔案資料收集整理齊全后，接下來的重要工作就是把好質量關和利用關。要特別抓好《教職工登記簿》、《學生學籍表》、《學生成績登記表》、《畢業生登記表》、《校產校具登記薄》等重要帳簿的管理。《教師登記簿》是很重要的登記簿，它是教師情況總的登記簿，它的檢索要素為總順序號。要按照時間順序進行流水登記，并進行逐個編號。編號可由三個成份組成，即教師的編號、登記簿的順序號和資料室總順序號；《學生學籍表》、《畢業生登記表》是以班級為單位建立戶頭的登記簿，要按系別、班級逐個登記，這樣，利用者可以很方便地找出其中的相關資料。

3.改善檔案的保存條件

學校檔案大多是紙質資料，保存檔案是至關重要的工作，要注意調節檔案室溫度濕度，保持通風良好，并要做好藥物防蠹等工作。除了改善保存條件之外，解決這個難題的途徑要在材料和制作技術上進行改善。在高科技飛速發展的現代，媒介手段日趨電子化、信息化，檔案資料不能只滿足于有幾本登記簿和圖冊，而應注意于將這些資料融匯到信息媒介的大海中去，打破時空界限，通過電腦上網流通。

三、檔案工作者知識和能力的培養

面對不斷發展的檔案工作的需要，要不斷加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。在加強檔案管理員政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案員真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念；要選配工作責任心、事業心強的檔案工作人員來充實學校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案人員自身業務建設。一方面要學習檔案專業知識，另一方面要學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐。使他們能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。

四、進一步加強檔案工作的建議

1.加強檔案館建設，提高學校檔案服務功能。進一步加強檔案基礎建設，擴大館藏能力，切實改善檔案保管條件。要把檔案資源建設作為重點任務，進一步豐富和優化館藏，加強基礎業務建設，特別是要做好重點教學檔案工作，為檔案館充分發揮服務功能、更好地為滿足學校各方面需求提供基礎性保障。

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關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理

1對高職院校學生檔案的正確認識

第一，學生檔案是學院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應用價值。第二，隨著高職院校建校規模的擴大，招生人數增加，在教育體制改革的大背景下，學生應征入伍、出國留學、考公務員及就業渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學校管理好學生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學改革，提高教學質量和教學管理水平，以及對高職教育質量和學生素質的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學生檔案是高職院校評估的一項重要內容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學校教學歷史，反映學校教學工作全貌，記錄學校人才培養的全過程，在人才培養水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學生檔案中記載著學生在各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業生的轉正定級、工齡計算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設、管理、使用好學生檔案是高職院校應盡的義務。

2高職院校學生檔案管理存在的問題

當前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學管理以及招生就業上。在學生檔案管理方面還存在管理不夠嚴格、程序不夠規范、制度不夠完善等問題。

2.1檔案管理意識不強。高職院校的人才培養方式與高校有著一定的區別，往往注重學生技能的培養和實踐能力的提高，對學生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料，出現問題存在互相推諉的現象。大多數畢業生對畢業離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風，很多學生為提升自己的就業競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。

2.2檔案材料內容不齊全。學生檔案歸檔材料應包含：學生登記表、學籍登記表、獎勵處分材料、軍訓成績、入黨和入團相關材料、學年評語表、計劃內學生高考成績單、家庭情況調查表、體檢表及相關材料。多數高職院校在學生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達不到真實、完整、規范的要求，全面反映學生素質的客觀材料不完善，多主觀評價的內容，反映學生成長軌跡的客觀材料不足，對學生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質、組織能力、團隊協作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關注的信息。

2.3檔案管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學的檔案管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂或缺失。

3加強高職院校檔案管理的措施

3.1建立健全規章制度。為加強和規范檔案管理工作，各院校應根據自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證檔案工作規范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度，創造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學生檔案管理工作規范化、制度化，學院應當設立專門的學生檔案管理部門，制定相應的管理規章制度和崗位職責制度，且要把這種規章制度和崗位責任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學生檔案的管理工作。各系（部）都應至少有一個專門負責學生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學生檔案的完整性。

3.2增強檔案意識，宣傳引導畢業生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進其檔案意識的提高。另一方面，增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與檔案的管理和維護。讓學生認識到個人檔案的重要性，因此，自覺重視檔案材料的填寫，能如實填寫檔案內容，且書寫清楚、格式規范，檔案制成材料符合要求。引導畢業生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生。另外，對于高職畢業生的檔案，高職院校要做好檔案轉遞工作，人力資源市場和公共就業服務機構需要加大對高職畢業生的服務力度，為畢業生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續、職稱評定等服務，其中對未就業高校畢業生，可以適當減、免收檔案托管等費用。

參考文獻：

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關鍵詞：高職院校；師資業務；檔案管理

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）39-0023-02

師資業務檔案體現了教師在教學實踐、學術研究、專業進修等一系列活動中的綜合業績，對于教師的考核、職務聘任、工資晉升、工作調動、獎懲等具有重要的參考價值，它產生于教師的業務活動，反過來又對教師的業務活動起到了反饋和促進的作用。

一、加強高職院校師資業務檔案管理勢在必行

高職院校是實施高等職業教育的普通高校，其定位是培養出一批具有大學知識，而又有一定專業技術和技能的人才，其知識的講授是以能用為度，實用為本。在高職院校中，教師是教學的主體，教學質量的高低取決于教師的能力。在高職院校中加強師資業務檔案管理，能夠有效地反映教師能力，記錄教師的特點，展示教師的專業技術水平，促進教師專業技能的提升，為高職院校教師隊伍的建設發展、為教學水平評估提供翔實的資料。

二、高職院校師資業務檔案的對象

1.校內專任教師、兼課教師。他們是高職院校教師的主體，他們的學習、工作和生活情況要通過師資業務檔案進行記錄，他們是師資業務檔案收集的主要對象。

2.校外兼職教師、兼課教師。他們受聘給學生上課，指導、參與學校的專業建設、課程建設和實訓基地建設等工作，他們在人才培養、專業建設等方面起到了不可替代的重要作用，為他們建立師資業務檔案，有利于對他們的工作進行系統評價，有利于學校師資結構的提升與評價。

3.學校的客座教授、教學顧問、指導專家。他們是校外專家學者或政府部門人員，他們為學校的人才培養、科學研究和社會服務起到重要作用。

三、高職院校師資業務檔案的主要內容

在2008年教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》中指出，師資業務檔案要包括“教學過程的記錄”、“科研過程的記錄”、“進修培訓過程的記錄”。高職學校師資業務檔案如果要全面反映教師的業務水平，為學院工作提供服務，應該包括以下幾個方面內容。

1.教師的基本信息。教師的信息諸如姓名、性別、年齡、籍貫、出生年月、政治面貌、畢業院校、所學專業、職務職稱、任職年限、學歷學位、工齡、特長、成績獎項等，這些內容構成了師資業務檔案的基本信息。

2.教師的專業技術職務。學院職稱管理的相關制度、專業技術職務評審的要求、聘任的相關條例；學院每年通過專業技術職稱評審人員的信息、聘任的相關文件、職稱評審推薦的原始記錄；學院教師系列職稱結構分布圖、各學科專業技術崗位情況的統計。

3.教學與科研檔案。教學檔案：教師每學期的講授課程，講授的學時數，專業課、公開課、實驗課、講座等課程的授課數量，優秀教案、教學質量評價結果。科研檔案：教師的科研成果、著述，在核心期刊、國家期刊、省級期刊以及各類學術會議上交流的學術研究、論文見解，與他人共同著述的作品和科研、教研成果鑒定書。

4.教師評價與進修考察檔案。教學評價：教師本人的教學計劃書、計劃表，教學記錄，教學心得，學校觀摩記錄，同行專家的聽課評價與學生的教學評價。進修考察：參加繼續教育情況、國內外專業進修情況；參加企業、社會實踐情況；擔任班主任工作情況；指導新教師情況。

5.獎懲考核檔案。教師的榮譽與獎懲的記錄，教師參加專業技能比賽獲獎，指導學生參加專業技能大賽的成績；教師的年度考核、業務培訓考核等相關資料。

四、高職院校師資業務檔案管理現狀及對策

高等職業院校在師資業務檔案管理方面，普遍存在重視度不夠、制度不健全、管理手段落后、管理人員不專業等問題，師資業務檔案給學校的工作難以提供有效的服務。

1.檔案管理重視度不夠。師資業務檔案是學校加強師資隊伍建設，考評教師教學能力和學術水平的重要內容，也是教師晉升職稱、年度考核、評優選先的重要依據，同時也是衡量一所高校教學質量和學術水平的重要標尺。但目前對師資業務檔案管理普遍重視度不夠，學校領導在考核一個教師的時候，只憑主觀判斷，不能很好地利用檔案資料全面地評價教師的才德；教職工缺乏師資業務檔案管理的意識，不能主動做好自己檔案的收集、總結和上交工作，片面地認為做好檔案工作是管理人員的事情，與自身無關，甚至不愿意把自己的檔案交給管理部門，造成了師資業務檔案管理工作的被動性。加強師資業務檔案管理，學校領導要廣泛重視，充分發揮師資業務檔案在教職工的考評、考核中的作用，增強教職工的檔案意識。人人關心、重視這項工作，高職院校師資業務檔案的管理才能提高。

2.檔案管理體制不健全。目前多數高職院校檔案管理職責不明，未建立專門的檔案部門統一管理。比如：個人檔案有組織部門管理，教學檔案由教務部門管理，科研檔案由科研部門管理，培養進修檔案由師資部門管理。這就造成了教師業務檔案管理零散，如果要查找、提取檔案需要到不同的部門，影響工作效率，給使用造成麻煩。加強師資業務檔案管理，要形成科學的管理制度，建立專門的檔案管理部門統一管理，做到及時收錄，積極整理，嚴格管理。

3.檔案管理手段落后。師資業務檔案信息內容全面，覆蓋范圍廣，科研和學術水平高，而目前大部分高職院校，因人力、物力、財力受限，師資業務檔案的管理手段仍然采用手工或半手工方式管理，使師資業務檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術嚴重滯后，從而影響到師資業務檔案的歸檔和利用。加強師資業務檔案管理，要更新管理理念，利用現代化管理手段科學統籌，構建師資業務檔案信息數據庫，建立系統、高效、快速的現代化管理模式來實現師資業務檔案管理的系統化、信息化，充分發揮師資業務檔案管理在高校管理中的積極作用。

4.檔案管理人員受限。高職院校因為人員編制等原因，師資業務檔案工作大部分是兼職完成，并且多數是非檔案專業人員。師資業務檔案管理有很強的專業性，對教師提供的材料，要有很強的辨別能力，要具備過硬的專業知識和責任心。在管理中，還要能夠做到主動發現資料，進行催交，保證師資業務檔案的完整性和可靠性。

教師師資業務檔案客觀地記載著教師的教學活動、科研成果、專業技能的水平，綜合公正地反映教師的業務水平和工作能力。師資業務檔案不僅代表著教師的水平，它反映的是整個學校的教學質量和管理水平，展示的是全校教師的學術水平。因此，加強高職院校師資業務檔案管理是一件有重要意義而又艱苦細致的工作，要嚴謹對待。

參考文獻：

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關鍵詞：高職學院 前身檔案 開發利用

中圖分類號：G64 文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）30-0290-03

地方新建高職學院大都是由幾個中專學校合并升格組建的，例如延安市職業技術學院就是由延安農校、延安師范學校、延安農業機械化學校等中專學校合并的。本文所言“地方新建高職學院前身檔案”就是指這些合并進高職學院的中專學校在合并前長期辦學過程中形成的檔案。這些中專學校在合并前的檔案流向有三種情況：一是按照檔案管理有關規定上交市級檔案館長期保存，二是按照檔案保存期限的規定集中銷毀，三是學校尚存管的檔案卷宗移交高職學院檔案室保管。合并升格組建為高職學院以后，其前身檔案管理基本維持原貌，停留在被動接待查閱的層面上，管理服務功能常常受到質疑，極大的損害了新建高職學院檔案工作的譽名度。按照科學發展觀的要求，從地方合并新建高職學院的實際出發，轉變檔案管理工作觀念，拓寬對其前身檔案管理的工作視野，加強對其前身檔案的整理、搶救、開發、編研和利用，已成為地方合并新建高職學院提升檔案管理服務效能的緊迫課題，必須下大工夫認真落實。

一、地方合并新建高職學院前身檔案利用需求分析

1.學院建設改革發展需要。主要體現在如下五個方面：（1）資產資源的整合與保全。包括土地、校舍、儀器設備、辦公用品等都要依據前身檔案進行清理和核查，防止不當報廢與流失。（2）學科專業建設，要以所合并學校學科專業為基礎，發揮原有學科專業的特色和優勢，總結原中專學校辦學的經驗，特別是與行業的廣泛聯系、實習基地建設、課程開發等方面資源的充分開發和有效利用。（3）高職教育文化的凝練與建構，包括高等職業教育價值文化，人才培養規格，教育教學模式，職業化專業化技能化教育機制建構和師生職業價值心里建構等，均可從中專辦學檔案中受到啟示，找到參照和借鑒。（4）管理改革和隊伍建設，包括管理體制和機制改革、人事分配制度改革、管理隊伍建設、教師隊伍建設，既不能完全脫胎于所合并的中專學校，但也不能離開所合并學校這個基礎和前提，如干部考核任免、學科帶頭人的聘用、雙師型教師的培養和教師的分類管理，都要通過檔案中的可靠的原始記錄知人歷史和特長。（5）宣傳學院，擴大學院社會影響。所合并的中專學校均有較長的辦學歷史，在長期的教育教學、社會服務中做出了較大貢獻，特別是在原所屬行業中的廣泛影響，這些方面在檔案中均可找到實施記錄和重要物證，如我院前身之一的延安農校在農業科研和農業科技推廣中獲得多項省市科學技術成果獎勵，在學校對外宣傳和學生教育中具有很重要的分量。

2.服務民生的需要。主要有以下三種情況：（1）畢業生就業再就業服務。盡管學生個人檔案已于學生畢業時一并隨人轉移出學校，但學校檔案中關于學生學籍管理、教育管理的部分，依然對支持學生就業再就業、職稱評定、職務升遷等具有十分重要的作用。一是畢業生本人所持的畢業證、榮譽證、職業技能鑒定證等材料存在丟失現象，需要查閱學校集體檔案，并索要復印件予以證實。二是用人單位在考察畢業生時往往不局限于本人檔案中的基本信息，如學生素質拓展狀況、社會實踐和參與重要專業活動的狀況等，由于傳統的學生個人檔案管理理念的原因，只能在集體檔案中尋找資料予以佐證。三是學生就業跟蹤服務和權益維護。四是就業基地的建設與拓展。（2）教職工民生服務，如崗位聘任、教師職稱評聘及職級確定、知識產權保護、工人專業技能等級評定與晉升等。（3）職工家屬子女及編制外用工落實政策的需要。一是20世紀80年代以后各單位相繼經勞動部門批準創辦了具有獨立法人資格的“勞動服務公司”，中專學校的勞動服務公司吸納了不少教職工家屬和子女就業，按照國家和省市有關城鎮大集體企業職工養老保險的有關規定，需要為其從業職工出具相關原始材料，以證實身份和從業經歷（工齡）。二是各中專學校不同程度存在編制外用工的現象，長期臨時工承擔著單位緊缺技工（如木工、給水工、電工、炊事工、機車工）的工作任務，20世紀90年代后有相繼被辭退，按照《勞動法》和《勞動合同法》，應給予相應的補償，需要查證其工種、工齡、工資等史實。

3.服務地方經濟社會發展需要。主要有以下三個方面：（1）服務地方政府決策。一是專家咨詢服務，應政府要求選派政府科技顧問，需要檔案部門提供可靠專家資料以供遴選。二是信息咨詢服務，如農業教育、醫衛教育、農業機械教育、科學技術研究與推廣等歷史資料，為政府制定發展規劃、選擇發展策略，提供研究基礎。（2）為科技服務提供路徑和線索。學院專家資源豐富，社會經濟發展需要科技專家的智慧支持，企業、農村（特別是民營企業）聘請專家的愿望強烈，哪個專業有哪些專家，他們各自有哪些優勢和專長，在哪些業務方面有成果和經驗等，檔案機構可提供清晰準確的信息和依據，供需聘單位選擇。（3）服務地方繼續教育體系建設。服務地方繼續教育體系建設，涉及辦學能力、辦學專業、培訓設施設備、教師團隊、課程資源、培訓模式與方法研究等方面內容，作為合并高職學院前身的各中專學校在長期辦學中已形成特色，為高職學院開展繼續教育奠定了堅實的基礎，通過前身檔案資政，有利于地方政府整合與發揮高職學院繼續教育資源，方便當地人民群眾就近接受繼續教育，進而構建區域性終身教育學習機制，特別是讓人民群眾知悉高職學院豐富的實訓資源和地方性特色化課程資源，認同高職學院應用型技能型繼續教育的價值追求和培訓特色，對堅定不移地走職業化的專業成長之路，具有十分重要的現實意義。

二、地方合并新建高職學院前身檔案開發利用的組織策略

1.克服對合并新建高職學院前身檔案只管存、只接待查閱的錯誤觀念。由于合并前各中專學校分屬不同的行業系統，業務重點不同，檔案管理規范不同，加之學校重視程度和檔案人員素質不同，查不到、查不準、史證力度不足和查閱線索不清晰等問題已經凸顯出來，要充分認識整理完善學院前身檔案資源體系，查找前身檔案及利用中存在的問題，搶救和補充有關歷史資料，全面完整呈現學院前身發展的歷史面貌，提供便利的查閱利用途徑，對于民生改善、學院可持續發展和服務區域經濟社會進步的重要意義，增強責任意識和自覺性。

2.以完善學院前身檔案開發與利用體系為出發點，避免追究歷史責任的誤解。由于合并新建高職學院檔案人員大都來自所合并中專學校檔案室，研究學院前身檔案管理中存在的問題，必然有意無意涉及到具體的人和事。因此，在對學院前身檔案的整理中，要克服糾纏歷史舊賬的錯誤思想，對于存在問題要不問主客觀原因是什么，只研究問題是怎樣的，補救的途徑和方法是什么，對整理、編研前身檔案的人員，作出明確紀律規定，消除檔案管理人員的思想顧慮，從而充分調動他們開展學院前身檔案開發利用研究的積極性和主動性。

3.克服畏難情緒，樹立迎難而上的頑強意志和甘于付出的奉獻精神。作為合并新建高職學院前身的中專學校辦學歷史復雜，時間跨度長，人員變動大，現存檔案卷宗眾多，史料線索頭緒多，而現有檔案管理人員編制十分有限，要正確處理整理開發利用學院前身檔案工作與現實檔案征交歸檔案管理工作之間的矛盾，合理調整人力和時間，教育檔案人員頑強奮戰，勇于啃“硬骨頭”，迎難而上，忘我勞動，彰顯檔案管理人的職業精神。

4.克服單純閉門理“卷”的觀念，廣泛開展調查研究。檔案室和檔案管理人員要以服務為目標，采取問卷調查、召開座談會、個別走訪、電話咨詢、網上交流等多種方式，研究學院前身檔案的利用需求，了解所合并的各中專學校管理、辦學的歷史線索，為整合學院前身檔案資源，搶救補救缺失史料和開發利用檔案開展服務奠定堅實基礎。調查研究做好了，就可以分清重點、難點和輕重緩急，做到忙而不亂。

5.樹立檔案開發利用服務工作人人有責的意識，充分發揮院系知情人的積極作用。地方合并新建高職學院的院系設置基本上是以所合作的中專學校為基礎的，如我院的農學系、教育系、農機系等就是這樣。院系干部教師大都是原中專學校的“老人”，他們對學校發展和區域經濟社會發展目標和方向有較深入研究，也十分熟悉所合并中專學校的歷史發展的方方面面，通過他們即可準確把握學院前身檔案利用需求的項目和內容，又可理清學校發展變遷的線索，甚至辦學活動的時間、步驟、人員構成、實施過程、經驗與成果，對學院前身檔案的開發利用，具有事半功倍的實踐意義。

三、強化地方合并新建高職學院前身檔案開發利用效能的途徑和方法

1.以利用需求為導向，完善地方合并新建高職學院前身檔案資源體系，增強檔案厚重度。檔案利用服務的效能如何，取決于檔案館藏的完整性、系統性的程度如何。所以，地方合并新建高職學院前身檔案的開發利用服務工作，首先，應當圍繞檔案利用需求，對檔案館藏檔案卷宗目錄和卷內目錄進行深入研析，弄清檔案館藏缺少什么材料，什么材料不完備，明確完善學院前身檔案資源體系的工作重點和具體任務。其次，重點研讀各合并中專院校的會議記錄和文件檔案，并通過各種渠道咨詢當事人和知情人，弄清檔案史料形成的源流和線索，明確缺失和不完備檔案資料的搶救補救途徑與措施，然后，“按圖索驥”追尋檔案史料，以滿足對學院前身檔案的利用需要。在具體操作中，根據檔案形成的規律，可分別采取如下四種方式進行：一是對經上級審批辦理的事項，如“勞動服務公司”成立的批復、工商登記、營業許可證、重要社會活動等丟失和毀損現象，可以向上級審批機構索取復印資料，以備用戶利用。二是對學校管理、服務、教學、科研開發缺失的資料，可協商收閱學校當時工作的當事人、知情人個人所保存的工作資料。三是重視幾個合并中專校內設部門、教研室、實驗室等科室保存的工作資料研究，從中整理適應檔案利用需求的重要資料。四是對因當時無事后效用意識而造成的事后未存材料現象，如確屬必要，可通過當事人、知情人“口述錄音”或撰寫書證的方式，用以彌補檔案館藏的不足。

2.扎實推進地方合并新建高職學院前身檔案的編研工作，方便用戶查閱利用。一是加強學院前身檔案的規范化管理，調整全宗檔案，對歸類不當，不符合高等學校檔案管理規定的現象予以糾正，編輯《?菖?菖職業技術學院前身檔案利用索引》。二是對已上交當地檔案館長期保存的檔案，要根據檔案移交目錄，編輯《?菖?菖職業技術學院上交?菖?菖市檔案館館存檔案查閱利用指南》。三是對已銷毀但現實工作和民生服務又確實需要的檔案，也應盡可能采取措施編研出《?菖?菖職業技術學院已銷毀檔案恢復利用指導》。四是根據民生服務，學校發展和區域經濟社會發展需要，分類確定檔案編研課題，進行專題檔案編研工作，如《延安農校農業科研與推廣》等。

3.充分利用計算機網絡資源，加強學院前身檔案利用服務平臺建設。一是將學院前身檔案案卷級目錄和經篩選可公開宜利用的卷內目錄輸入電腦，為用戶提供方便快捷的查閱途徑。二是發揮學院檔案室子網站的作用，開通學院前身檔案利用服務咨詢平臺，開展學院前身檔案利用咨詢服務，逐步形成順暢便利的檔案利用服務機制。

四、結束語

地方合并新建高職學院前身檔案開發利用是一項復雜的艱巨的工作任務，也是一項系統工程，要在《檔案法》和《陜西省檔案管理細則》和高校檔案管理有關規定的指導下，堅持需求優先的原則，統籌兼顧，穩步推進。作為檔案工作人員，要勤于思考，多作調研，善于做扎實細致的工作，方能使強化地方合并新建高職學院前身檔案開發利用效能的理想轉化為現實。

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