導語：如何才能寫好一篇電子檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：電子檔案；優越性；缺點；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）23-0289-02

隨著電子計算機技術的飛速發展，計算機越來越廣泛地應用于人類社會活動的各個領域，各行各業都在利用計算機和網絡技術的優勢來加快自身信息化建設的步伐，人類社會活動中產生的電子文件越來越多。電子文件保管系統作為信息管理系統的一種，為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段，有效的電子檔案管理是實現人類社會性原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。我們應當立足于檔案學、信息學以及管理學的交叉融合，順應并做好紙質檔案向電子檔案管理的轉變，適應網絡信息時代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。

一、電子檔案形成的優越性

存儲空間小，電子檔案的形成可以有效地節約檔案占用空間。所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質檔案管理方式是相通的。無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據極少量空間的優點能夠很好地解決這一矛盾。例如，一張光盤容量可達600―4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息；而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。相比之下，紙質文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統的檔案利用開辟了一條新路。

以XX發動機廠為例，每年歸檔的紙質會計類檔案就可高達五百余本，足以占用兩個標準文件柜。且需時刻做到防塵、防霉、防蟲，要求檔案庫必須有嚴格的空氣溫度、濕度，溫濕度過高或過低都會對紙質檔案造成損壞。相比較電子檔案來說，占用空間少、不會生霉等優點是紙質檔案無法企及的。

另外，電子檔案還具備操作方便，復制時不容易丟失信息的特點。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理幾乎不存在這些問題，所以，完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。

1.具有多種表現形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。

2.傳遞快捷、實現資源共享。一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產品。

3.電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產生，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會推動檔案事業的發展，使檔案管理再上一個新臺階。

二、電子檔案存在的缺點

傳統的紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式就不再發生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實性。與紙質文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎上，其內容和形式是相對獨立的，不僅內容易于刪改變化，并且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整等。

1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3.完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

另外，收集過時的電子計算機軟硬件，提供利用，讀取那些過時的、技術記錄在載體上的信息內容，這就要廣泛收集、保管過時技術全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術的某些技能，還有老化和維護問題，代價十分昂貴。

綜上所述，電子檔案管理是檔案工作的一個新領域，針對現代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計算機的邏輯判斷功能和運算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網上立卷，根據不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。

三、電子檔案的維護

維護電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對電子文件實施全程監控，實行層層負責制，所有經辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應履行簽字手續，并建立電子文件備份系統以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復制以及定期對計算機病毒進行檢查、防治，對重要文件的存儲和傳輸實行加密技術處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實現文檔一體化的管理。

四、對檔案人員的要求

高技術的應用需要高技術的人才來管理。檔案教育應及時調整專業格局，從課程內容、教學方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質的管理型和復合型人才隊伍來管理，因此在加強檔案管理人員隊伍建設中，除提高其政治素質、文化素質和檔案業務素質外，還應著重提高其計算機使用操作技能。在電子文件日益發展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應技術和設備，以及相應的電子計算機硬件技術。對在職人員進行各種形式的再教育，以適應技術發展的需要。應注意引進多方面的人才，將懂檔案業務，具有計算機專業知識的人員充實到檔案隊伍當中來，建立復合型多層次的專業技術隊伍。

以XX發動機廠為例，1994年，該廠共有專兼職檔案員20人，其中，本科畢業以上的1人，大專畢業以上3人，中專及以下的16人。隨著檔案的增加和專業對口的要求，到2013年，該廠共有專兼職檔案員50人，其中，本科及研究生畢業以上的40人，大專畢業的10人。排除近20年中檔案員正常退休，從這一數據中可以看出，現代化的檔案管理對人才的知識能力及水平也相應提高了要求。

五、電子檔案信息化建設應注意的問題

第一，注重檔案管理的安全性。在建設初期一定要注意電子檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證歸信息的安全、完整。

第二，加快電子檔案信息化建設進程，對現有的信息化管理平臺進行有效集成。信息化是檔案管理信息化的基礎，有效集成的信息化管理系統是檔案管理信息化的平臺，在進行檔案信息化時，要充分考慮信息化水平，循序漸進，逐步推進。

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電子政務無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當代文件管理所依據的一個重要理論就是文件連續體理論。它起源于20世紀80年代，是繼傳統的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認為：文件演化為檔案的過程是一個連續的過程，即從文件創建（包括創建之前的文件管理系統的設計）到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續的管理過程。文件連續體模型見下圖。

根據文件連續體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續運動的任何階段對文件進行管理，以達到他們各自的、但又是協調一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續體的前端，即文件創建的起始端，對文件進行管理，如檔案工作者在文件管理系統設計時就介入工作，在文件創建時就對文件進行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當的管理。這種管理其本質就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質的管理。

電子檔案是需要前端控制管理的。這是因為電子檔案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進行了半程管理。因為在后端控制管理情況下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進行管理，這實際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據傳統的文件生命周期理論來設計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因為電子檔案特點之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統的文件生命周期理論要讓位于當代文件連續體理論的原因之一。

而依據當代文件連續體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設計與創建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴大到全程管理，即文檔一體化管理。實現這一管理模式后，電子文件從其產生的第一步起至以后文件運行的每一階段都可根據檔案管理的要求去對其進行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。

從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務與電子檔案管理的關系

20世紀90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》（1997）中提出了四項電子文件管理的基本策略，應該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設計階段、創建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略：

1．電子文件設計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。

這里所說的檔案部門“應該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關電子文件的所有行為負責，而是指要在整個文件生命周期中推進電子文件的標準化管理和實踐，也就是說，檔案部門的職能要擴展到整個文件生命周期。

2．電子文件創建階段的管理策略：檔案部門應該確保電子文件的創建者所創建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。

這條策略并不是要檔案部門包辦文件創建人員的責職，也不是指文件創建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應該就如何創建符合檔案部門需求的電子文件對文件創建人員進行指導、傳授方法。

3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對電子文件實施智力控制，即對電子文件實施有效的著錄。

4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。

從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進行電子政務建設時，所產生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。

從國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》看電子政務與電子檔案管理的關系

雖然20世紀80年代有了文件連續體理論，20世紀90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實際電子政務建設中，政府部門如何將文件管理系統設計成符合檔案管理要求的文件管理系統，這便是一個關鍵問題。

2001年9月，由國際標準化組織頒布實施的國際上第一個關于文件管理的標準――國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標準的頒布實施在國際上引起極大的反響。目前該國際標準已被采用為國家標準的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。

國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》共分為兩個部分，第一部分提出了如何系統而有效地對文件進行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統的設計等一般的規定；第二部分提出了如何將第一部分內容加以實施的詳細的指南，例如如何建立文件管理的政策和進行職責分工，如何進行文件管理系統的設計，如何對文件進行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實際指導。

在該標準的第一部分，首先提出了作為文件應具有的如下特征：

1． 文件應該正確地反映所要傳達的內容、所決定的事項和所采取的行動，文件應該能夠滿足相關事務處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據。

2． 文件的內容應始終與記錄下來的事務處理的元數據相鏈接，如文件結構元數據、背景信息元數據及相關文件元數據。

3． 文件應具有真實性，其能夠證明文件中所記錄的事務處理，能夠證明文件形成的責任者，以及文件形成的時間。

4． 文件應具有可靠性，其內容應是可信的，能夠完整準確地表達其所證明的事務處理、事務活動和情況。

5． 文件應具有完整性，其構成部分應是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。

6． 文件應具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務活動和機構職能背景下能夠被確認。

很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認為這份文件具有了檔案的憑證價值。也正是由于該國際標準的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機構和檔案部門的高度重視。

在2002年10月，聯合國教科文組織提出了一份報告《電子文件的真實性》，這份報告從保存人類遺產角度專門強調：根據國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產生之前參與電子文件管理系統的設計，以保證電子文件應具有的檔案的憑證性。

美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰略發展指南》中也強調了在政府文件管理中實施《ISO 15489 信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設計方案》。

澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設計、開發文件管理系統時要充分考慮《ISO 15489 信息與文件 文件管理》標準，并按該標準進行實施。

英國檔案館則正在進行一項為期二年的研究項目：《ISO 15489 對文件管理的影響》。

可見，在電子政務的建設中，實施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認識，其實這不僅是文件部門與檔案部門工作職責的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產的需要，是人類社會自身發展的需要，而國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》則為實現這一點在國際層面上提供了實施的規范與技術。

關于電子政務與電子檔案管理關系的思考

從以上的分析中，我們可以看出電子政務與電子檔案關系至少可以歸納為以下幾點：

1． 電子政務是電子檔案管理的源頭；

2． 電子檔案管理是電子政務的效率所在。

由于有了以上兩點，因此：

3． 電子檔案管理是電子政務建設不可缺少的重要內容；

4． 電子政務建設在本質上涵蓋了電子檔案的管理。

所以，任何在理論或實踐上將電子政務與電子檔案隔裂開來都是不科學的。

由此，為了實現在電子政務中的電子檔案管理，從電子政務角度講應該：

1． 在電子政務的系統設計時，應有電子檔案管理的設計；

2． 在電子政務的建設時，應有檔案部門人員的參與；

3． 在電子政務的實施時，應有檔案部門人員的指導。

而從電子檔案管理角度講：

1． 檔案部門應轉變觀念、擴大職能，參與電子政務的建設；

2． 檔案人員應更新知識，從而有能力參與電子政務的建設；

3． 檔案標準的制定應能適應電子政務的需要。

但是，從目前我國電子政務建設與電子檔案管理關系上看：

1． 在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務迅速發展的實際，差距還很大；

2． 在實踐上，制定的標準還很不適應電子政務發展的需要，如2002年最新頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》還只是一個電子文件后端控制管理模式的標準，不能適應我國電子政務建設電子檔案前端控制管理模式的需要。

3． 對國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務建設還沒有引起重視，而該國際標準的頒布在國際上卻掀起了一股風暴，引起極大的反響。

由于以上原因，造成了在我國電子政務建設中，檔案部門還只是形式上參與，而在實踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務上的投資卻高達幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務建設其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實際要求的呢？！

結論

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［關鍵詞］檔案管理；檔案安全；實體檔案；電子檔案

檔案指國家機構、企業社會組織和個人從事各項經濟社會活動直接形成的具有保存價值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學研究和工作的可靠依據，是規范管理的基礎，是建立信用的工具，是維護團體和個人權益的重要保障，更是推動科學文化發展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實體及電子檔案是發揮檔案作用的關鍵。只有完整、真實、準確地收集有價值的檔案，規范、合理地保管和保存原始檔案，科學地分類并做好登記工作，才能最大限度地發掘利用檔案的價值。

一、實體檔案的特點及安全管理

（一）實體檔案的特點

實體檔案相對電子檔案而言，實體檔案專業性強。實體檔案記錄著具有不同專業性質的內容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業務知識，科學管理檔案。實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等，這是實體檔案最顯著特點。

（二）實體檔案的安全管理

要堅持常規安全管理。根據檔案的性質，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據材質不同，有針對性地分類進行溫度、濕度的監控，減少環境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損的實體檔案，需要利用科學手段及時進行搶救，并對檔案數字化信息進行異地、多地、多材質備份。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案進行復制，并用復制件代替原件提供利用。要執行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質和檔案內容的損毀、丟失、泄密事件的發生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個環節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現代化的信息技術使檔案在安全的前提下發揮最大的社會價值。要加強檔案安全體系等建設。要全面開展檔案安全體系的建設。加強檔案管理體系的理論研究；執行相關國家政策和法律法規；做好人員、技術、經濟保障等。檔案安全工作，實行總監負責制，領導重視全員參與，專人負責；并與上級檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機構做好協調和配合，避免出現銜接松散、管理縫隙和漏洞。

二、電子檔案的特點及安全管理

（一）電子檔案的特點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產生，使檔案工作方式、安全管理的對象、安全設施及技術設備都在發生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時形成的電子文件，按照檔案管理規范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁面的整潔。與其文件處理系統融合可使檔案目錄信息自動生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實現資源共享。電子檔案的處理環境是計算機和網絡終端，為此不受時間和空間的限制。存儲空間小，容量無限大。電子檔案占據極少量空間，幾乎無重量和體積可言。表現形式多樣、全面、形象、生動、安全。[1]

（二）電子檔案的安全管理

自然災害、電磁干擾、電源故障、設備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴重后果。在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方法，加快構建應急檔案的長效機制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。并嚴格規定存儲介質的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲介質泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實性，電子檔案的內容須預先進行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房內，只允許指定負責人員進入。檔案工作，是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是為社會、企業提供現代化建設史料研究，開展各項工作的根據和條件。隨著科技的發展，檔案的形式和管理方法都在不斷發生著變化。

電子檔案只是在檔案的發展變化中出現的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理地將實體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發揮各自的優勢，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構建三維檔案安全管理系統，主動適應新形勢，提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。[3]

作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區服務事業部

〔參考文獻〕

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2008，（9）：19-20.

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一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題

（一）相關電子檔案管理人員的素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關電子檔案的管理工作。

雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現在技術資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。

雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發展產生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：

一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現代化設備的購置資金投入。比如利用計算機?M行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現代化的管理模式。

總而言之，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。

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中圖分類號：G271文獻標識碼： A

隨著科學技術的迅猛發展和計算機網絡應用的日益普及，信息化、數字化、網絡化在醫院各領域得到廣泛應用與發展，檔案信息的利用方式網絡化、便捷化大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。尤其是電子檔案的大量產生，無疑對傳統的紙質檔案管理提出了新的巨大挑戰。如何保護、管理和利用好這些電子檔案也成為醫院管理者和檔案工作人員的新課題、新要求。只有懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序,了解電子文檔的整理與保護，才能為醫院發展提供完善的信息保障。

一、樹立電子檔案獨有的信息和知識觀念 在當今信息萬變的知識浪潮中,醫院各部門的檔案是獨有的原始記錄,記錄著醫院的科研發展、醫療技術以及廣大患者的個人信息,如果醫院的檔案資料收集、整理、保管不好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給醫院和個人造成無法挽回的損失。每個崗位上的工作人員都要從思想上高度重視每一份電子文件和資料，隨時做好保存和歸檔處理。目前,我國已出臺了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等,學習好法律法規，

二、醫院電子檔案的整理 目前,醫院電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類分別組盤整理。 1.文書電子檔案整理 (1)內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。一是按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤。二是將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤的統一規范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于機對盤內文件查找。

(2)外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。如要查詢,則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。 2.科技電子文件歸檔 醫院作為高科技專業知識和技術密集單位，科技電子文件檔案種類較多,可以按照醫療、科研、基建、設備、財務、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的,所以,數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設備檔案。醫院引進技術和購置各種設備時,商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展,國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計,而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應該附上電子文件內容說明和注意事項。 3.電子文件整理 (1)工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等,同時還應附移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。 (2)賬簿。會計賬簿內容已進入計算機管理系統,現在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統一,其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。

三、電子檔案的保護 由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉儲到光盤上。1.軟磁盤的保護 (1)統一軟盤的規格,使用3.5寸高密盤保存。 (2)把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。 (3)規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里,環境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。 (4)加強病毒防范。要求各業務部門加強機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經常置于保護狀態。 (5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。 (6)在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。 2.光盤的保護 (1)規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉儲一次,轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。四、規范電子檔案管理的幾項措施

1、加強電子檔案歸檔制度建設。醫院應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。

2、從電子文件的源頭抓電子檔案的質量。為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

3、檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。

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關鍵詞：電子檔案；電子文件；管理

中圖分類號：G271.4文獻標識碼：B文章編號：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、檔案管理電子化

隨著電子信息化社會的不斷發展，現有的檔案管理模式已不能適應當今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化的優勢已日益凸顯，成為了社會發展的必然趨勢。

（一）檔案管理電子化是社會進步、科技發展的必然趨勢

辦公自動化、無紙化的進步，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要綜合系統地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。

（二）檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處主要體現在以下幾個方面：第一，可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。

（三）檔案管理要適應新時期工作的需求

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進程。現有的機讀目錄檔案系統不利于資源的共享。

在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。標準化、規范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案管理電子化。

現有的檔案管理模式不能適應電子化發展。檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

二、對電子文件的認識

信息技術領域的電子文件是指通過計算機進行操作，傳輸、存儲等處理的數碼序列，從社會生活的角度來認識，電子文件是人們在各種活動中使用電子計算機作為工具，產生的一類數字化形式的記錄。按電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產生的電子文件，例如，OA（辦公自動化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性電子文件，例如CAD（計算機輔助設計）、CAM（計算機輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。

計算機應用的迅速普及，電子文件的生成量已經非常可觀。在中國較大的省、部級政府機關辦公自動化網絡中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質文件，如果使用或保管不當也會給人們帶來嚴重問題。

國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領導小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進行研究，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的國家標準已完成報批稿，正在進行試點工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業標準《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。

三、電子文件歸檔管理上遇到的問題

據了解，在很多辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經發現，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機系統如出現問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。

（一）網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。計算機網絡的發展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網上的信息量無疑是天文數字，何況互聯網絡還正在高速發展過程之中。

（二）技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術使電子文件的技術環境及存儲結構更加復雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術環境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復雜的多種信息的混合物。例如，為適應辦公習慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數據庫中。又由于技術更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環境就失去了可讀性。

（三）保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術難題很多

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關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；差異共性

傳統檔案是記錄個人或者組織在社會和國家發展中的各種重要的文字文獻，在歷史的發展過程中發揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會發展的重大事件和發展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質或者實物的方式來進行記錄和登載。而電子檔案是利用當前最先進的科學計算機技術來進行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。

1電子檔案和傳統檔案在管理上的差異

1.1電子檔案和傳統檔案的歸檔時間具有差異性

紙質的檔案和電子檔案的歸檔時間是不同的，紙質檔案一般要在進行細致的登入，進行相關的編號和分類處理，再進行細致的核對和審核整理后才能進行相應的歸檔的工作，完成后還要進行日常的處理和看護，歸檔時間還必須進行嚴格審核。而電子檔案可以進行隨時的登記和確認，利用電子計算機快速的計算和統計分類管理功能可以將繁多的檔案進行統一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發送給檔案保管和管理部門進行管理。

1.2電子檔案和傳統檔案的歸檔方式存在差異

電子檔案文件可以利用先進的計算機技術中的電子編碼技術，將需要記錄的文字進行數字化，再利用文件將這些數字化的數據記錄下來，不僅記錄耗費空間小記錄信息全面，而且可以實時進行檔案錯誤的修改，將原始憑證中的關鍵信息進行特殊記錄，但是卻較難以進行辨別和確認。而傳統的紙質檔案在歸檔時則只能進行傳統的書面記錄，且無法進行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實的問題。

1.3檔案文件分類和編目方式的不同

電子檔案文件在進行分類和編目時主要還是利用了電子計算機的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時，可以利用數字化程序對檔案文件進行唯一文件號的編制，根據文件號的規律進行進一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據分類號的歸檔號進行分類管理。而傳統的紙質檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關鍵詞和主題詞進行錄入和分類，在管理時需要耗費大量時間進行主題詞的分類歸納，分類完在進行歸檔管理。

1.4電子檔案和傳統檔案保管方式存在差異

電子文件主要利用的是高內存的硬盤等載體進行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發展也促進著電子檔案的發展提升，傳統的紙質檔案在保管方式利用紙質的文件載體，這也給改善電子檔案保存環境的提供了一個有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個方式。

1.5電子檔案和傳統檔案的查詢利用方式存在差異

傳統的檔案的查詢方式主要是利用關鍵詞來進行相關的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費人力、物力和精力。而相比傳統的紙質檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關鍵詞進行搜索，電子計算機可以搜索到用戶輸入的所有的相關的內容，以便讀者的選用，同時讀者還可以通過成為檔案數據庫的相關會員進行遠程登錄操作，在線上線下都可以進行相關的檔案文獻操作和查詢。

1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求

不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠對檔案的管理進行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計算機操作和使用素質，要掌握最基本的計算機數據庫管理系統的操作要領和技巧，能夠進行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時還要有創新能力，對電子檔案的管理方式能夠進行高效率的和高水平的提升，利用相關軟件，將操作技能大大提升，優化電子檔案的管理現狀。

2電子檔案與傳統檔案管理的共性方面

2.1傳統檔案是電子檔案的形成基礎

電子檔案并不是能夠憑空進行記錄的，其發展的基礎仍然是紙質檔案，檔案資源的電子化是建立在計算機科學技術發展的基礎上的，而紙質檔案的信息來源都是來自于社會的各項實際活動信息的記錄，也是反應社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進入電子系統和網絡系統的，需要通過電子檔案化的手段進行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進行更好的記錄。

2.2電子檔案管理基本原理是傳統檔案的集成和發展

電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統檔案的管理方法和理論，而是在其基礎上進行了極大的創新和提升，具有著傳統檔案管理方法不具備的多個功能，但是其發展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發現傳統檔案管理和電子檔案不相適應的缺點和不足，有針對性地從服務和管理方面改善電子檔案的信息服務能力和保存能力，因此從服務手段、服務品質、管理能力和管理效果進行對比，電子檔案的發展都是對傳統檔案的集成和發展，而其為社會服務的功能也將會比傳統檔案更加突出和優秀，進一步增強檔案的實際管理功能。

2.3電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息來源

電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進的電子科技技術和互聯網技術，開拓性地將檔案信息記錄變為了電子記錄的方式，使得電子版的檔案可以在網絡中進行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統檔案所不具有的一大進步之一，傳統檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統一些較好的優點外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務。

3結論

綜上所述，隨著經濟和社會的快速發展，對于檔案的要求也越來越高，傳統檔案的記錄和保存方式已經越來越難以適應快節奏發展的社會腳步，因此電子檔案順應時代的需求出現并慢慢取代了傳統檔案的存在，但是電子檔案的發展也不是空穴來風，也是從傳統檔案這一土壤發展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運行方式、管理方法和傳播服務中都具有極大的共性特點，這也是電子檔案發展的基礎，從這些共性中取得發展的指導，但是電子檔案和傳統檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強，力求能夠更好地為社會服務和大眾服務。

參考文獻

[1]畢大鵬.電子檔案與傳統檔案的共性與差異[J]電子技術與軟件工程，2016（01）

[2]孟繁友.組織機構代碼電子檔案管理及數據采集工作有效性探討[J].標準科學，2015（12）

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【關鍵詞】檔案信息電子化安全管理

1 檔案信息電子化安全管理的現狀

1.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。

1.2 在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

1.3 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.4 檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化安全管理了。

2 檔案信息電子化安全管理的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發展的必然趨勢。

3 檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館 室藏檔案資料 紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

3.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館 室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

3.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3.3 檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

3.4 檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

3.5 檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

4 檔案信息電子化安全管理的拓展服務領域

4.1 信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

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摘 要 為提高財務管理水平，以細化基礎工作為出發點，對公司財務檔案管理現狀進行分析，探索財務電子檔案管理，實現財務管理的創新。本課題通過研究財務電子檔案管理，結合公司財務制度要求，探索公司財務電子檔案的方式和方法，對于財務管理信息化具有重要意義，創新思路使財務檔案工作實現制度化、規范化和科學化管理，使其在公司建設發展中發揮重要作用。

關鍵詞 財務 電子檔案 管理 研究

傳統的財務檔案大都以紙質為載體，不能適應財務檔案管理的信息化要求，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務電子檔案就是財務數據采集源泉和基地，通過分類整理和網絡共享，最終為各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。

一、財務檔案管理現狀

（一）財務檔案分類

隨著公司電力事業的快速發展和經營管理水平的提高，財務檔案資料也日趨增多，主要分為會計檔案和財務管理文件兩大類。

會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

財務管理文件：指除會計核算專業材料外的財務管理制度、計劃批文、通知等各類財務管理資料，是財務檔案的重要組成部分。財務集約化管理的不斷深入，財務管理文件的積累呈現多元化趨勢。財務管理制度包括預算管理、會計核算、工程管理、資金管理、資產管理、資本運營、財務評價與考核等。

（二）財務檔案管理規定

自1999年以來采用電子計算機進行會計核算，保存會計檔案實行電子存檔和紙質存檔制，2004年的《會計電算化管理辦法》對電算化會計檔案的管理進行的明確的規定，電算化會計檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質上的會計數據和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報表、憑證等核算數據和系統開發中的全部文檔資料。打印輸出的紙質會計資料按照《會計檔案管理制度》進行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計數據建立定期備份制度，實行電子備份，按年度進行刻盤存檔。

二、財務檔案管理趨勢

為規范和加強公司財務管理，公司已經建立了涵蓋生產經營全過程的財務管理體系，隨著財務信息多元化的發展，積累了豐富的財務管理文件，必須實現由紙質檔案管理向數字化電子檔案管理轉變，才能充分發揮財務管理文件的指導作用。財務電子檔案將是財務數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地，通過實時更新和共享，及時、準確地為經營決策提供依據，電子檔案將成為財務檔案管理的主要形式。

（一）財務電子檔案能夠提供財務檔案信息方便快捷的服務方式

數字化的財務電子檔案信息可以通過網絡等現代技術實現的遠程利用，提供方便快捷的財務檔案信息服務方式和途徑。

（二）財務電子檔案能夠使不同載體形式的財務檔案信息得到轉化與再現

根據財務檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財務檔案信息經過數字轉換，并再現其它載體檔案信息的真實內容，既加強管理又方便應用。

（三）財務電子檔案為財務管理水平的提高奠定基礎

在當今信息化和數字化技術飛速發展的時代，檔案信息數字化是財務電子檔案管理發展的必然趨勢和方向，財務檔案數字轉化工作有利于財務信息的推廣，為財務管理水平的提高做好基礎準備。

（四）財務電子檔案為財務信息體系的完善創造條件

隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應用，財務電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財務檔案信息庫，為財務信息體系的完善創造條件。

三、財務電子檔案管理面臨的難題

原始性問題。對于紙質檔案來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內容真偽易于判別，可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。電子檔案內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。很難對電子檔案的原始性進行認定。

真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。

四、財務電子檔案管理保障措施

（一）采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的原數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。

（二）建立電子檔案統一接收數據格式

因為財務管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財務電子檔案需要實現統一格式的轉換，同一文件類型統一一種文件格式。

（三）應用的安全性

財務電子檔案基于網絡實現資料上傳、信息共享，可根據設定的檔案密級按部門按專業按用戶級別配置訪問權限，可在權限允許范圍內下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調檔、增加、刪除、修改等操作。

（四）明確紙質檔案與電子檔案要長期并存并保持一致

紙質檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應注意電子檔案與紙質檔案的對應相符。

五、財務電子檔案管理的優勢

財務信息的隨時更新。現代網絡系統為實現電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變為分散的工作量，提高了財務信息管理水平，財務電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。

靈活便利地檢索。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據需要進行自主編輯。

充實的業務平臺。財務電子檔案庫中匯集了反映公司各項財務政策沿革、內控制度體系的完善、經濟業務依據等財務管理資料，為財務人員提供了豐富的業務知識和規范，為專業部室提供了遵循原則、為領導層提供了決策依據。

篇10

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；共存性；集成化管理；措施；

中圖分類號：G275.3

隨著我國計算機信息技術與電子技術的不斷發展與進步，其涉及到的領域越來越廣泛，目前這些先進技術已經廣泛應用于檔案管理中。電子檔案與紙質檔案的集成化管理有賴于計算機信息技術，原因在于要實現電子檔案與紙質檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統、檔案管理系統與業務系統的標準接口、電子檔案與紙質檔案集成服務平臺，而這些都需要先進技術作為支撐，計算機信息與電子技術是推動電子檔案與紙質檔案集成化管理的關鍵因素。

一、電子檔案與紙質檔案的共存性分析

隨著我國電子科技及信息技術的飛速發展，電子與信息技術也逐漸應用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質檔案，因為電子檔案與紙質檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現代化理念，并運用了先進的電子信息技術，但即使這樣依然無法替代紙質檔案。紙質檔案可以說是特定歷史時期的社會記憶，保存了人類歷史發展記錄，具有真實性與歷史性。實際上，電子檔案與紙質檔案的本質屬性是相同的，均為社會經濟發展與人類社會的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關系，所以兩者在應用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質檔案存在共性，但同時也存在個性，那么要使兩者和諧共存，應對其采取集成性管理。

二、電子檔案與紙質檔案的集成化管理措施

電子檔案與紙質檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國國情，電子檔案與紙質檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運用傳統檔案管理模式對兩者進行管理，它無法滿足電子檔案與紙質檔案的不同要求。在這一形勢下創新檔案管理模式勢在必行，集成化管理正是在這一形勢下應運而生的，其根據電子檔案與紙質檔案的特點，制定了一系列集成化管理措施，以下是對電子檔案與紙質檔案的集成化管理措施的具體分析：

1.建立混合文件管理系統，發揮電子檔案與紙質檔案的集成化管理功能

所謂的混合文件管理系統是指既能夠儲存紙質文件，又能夠儲存電子及其他格式文件的檔案管理系統。那么要發揮管理系統對不同格式文件的集成化管理功能，那么應在混合文件管理系統內部設置非電子文件夾與電子文件夾，同時要保證文件內部所有元素的共存性與協調性，在儲存過程中運用統一分類標準，使文件夾內各元素之間保持密切聯系。

對于同一份文件的不同載體應使用相同的檔案號及題名，所選擇的載體形式應在管理系統數據庫載體類型中進行詳細標注，同時還要對電子檔案與紙質檔案的物理儲存地址進行分別著錄。建立混合文件管理系統，既能夠滿足紙質檔案的管理要求，對各種載體的紙質文件進行上傳，同時還能夠實現電子檔案的良好管理，接收其他管理系統中的電子文件、電子信息數據等，并將其實時歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統還具有到期文件自動銷毀、自動解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統中實現，不需要對紙質檔案管理系統與電子檔案管理系統進行分別設置。高校中所建立的檔案管理系統就屬于典型的混合文件管理系統，該系統不僅要對辦公系統公文進行管理，還要對學校各個方面不同載體形式的文件檔案進行管理。

2.建立檔案管理系統與業務系統的標準接口，對兩者進行一體化管理

要使電子檔案與紙質檔案共同儲存于一個管理系統中，就必須建立檔案管理系統與業務系統的標準接口，首先它可以實現電子文件與紙質文件的網絡化歸檔，將海量電子與紙質信息匯集到同一管理系統中，對其進行動態化管理，及時掌握電子檔案與紙質檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統管理中存在不合理因素能夠及時發現并加以解決。其次，它可以實現電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質檔案共同使用一個檔案管理系統，能夠使兩者相關文件動態生成歸檔。在歸檔中對于相同檔案的不同載體形式應共同使用一個檔號，同時還要共同使用相同的分類標準，從而實現紙質檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應將系統首頁上方的動態生成相應的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號、文件頁碼、年代、件號及歸檔單位等信息由管理系統自動填寫，將與電子文件相應的紙質文件打印出來，此時歸檔章將會自動打印在紙質文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質文件歸檔章中填入紙質文件所裝盒號就可以了，不需要再逐項填寫，大大減少了紙質檔案歸檔與管理的工作量，對提高電子檔案與紙質檔案集成化管理效率具有重要意義。

3.創建電子檔案與紙質檔案集成服務平臺，為兩者提供集成化服務

所謂的集成化服務就是融檔案管理過程控制、檔案管理結果控制與用戶服務控制為一體，旨在滿足用戶對檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實現檔案管理結果的最大效應。之所以對電子檔案與紙質檔案的集成化管理進行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務，讓用戶在短時間內可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對電子檔案及紙質檔案等多種不同形式的檔案信息創建檔案集成服務平臺，并建立用戶檔案信息相關網站，全面開展集成化服務，同時還可以設置在線專人咨詢，為用戶提供遠程服務，實現檔案信息資源的遠程查詢預約、專題服務、檔案資源網絡導航服務及電子檔案全文檢索等多種服務。并利用權限管理技術，建立檔案信息與用戶的關聯匹配，這樣一來當用戶利用網絡進行檔案信息資源瀏覽申請時，管理系統就會根據用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權限內容，并做出響應，達到電子檔案與紙質檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務的雙重效果。

三、總結

綜上所述，電子檔案與紙質檔案存在一定的共性與個性，依然沿用傳統檔案管理模式已無法適應現今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時便于管理，應采取集成化管理。集成化管理是實現電子檔案與紙質檔案和諧共存的基礎與保障，對維護電子檔案與紙質檔案的安全性與真實性具有重大意義。不僅如此，對電子檔子與紙質檔案實施集成化管理有利于用戶對不同檔案形式的信息查閱，實現一站式全程服務，提高整體服務質量。

參考文獻：

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