導語：如何才能寫好一篇人事檔案轉遞辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度

 

一、人事檔案管理存在的問題

自謀職業，造成畢業生就業單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領導以權謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。

（一）整理不規范。

整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。

盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼備，即從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材

料的收集，能反映個人業務能力的活的材料相對較少，即使有數量也有限或者補充不及時。

(二)人檔分離現象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。

隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現象也日趨增多，其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產生于下述情況:

第一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。產生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發現時，人員已不知去向;二是工作機構或人員大規模急劇變化，造成一些人員的去向不明。

第二、轉遞工作不準確。在人事檔案轉遞過程中經常出現的問題有:

1、在工作調動時，由于社會上不正之風的影響，少數人以不正當的渠道進入接收單位，手續不規范。不是先調檔案后調人，或調檔與調人同步進行，而是先調人后調檔，人調入后，轉檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉出單位也未能及時將檔案轉出;或是先調檔后調人，但檔案轉出后，調人的事要么遇到人事凍結，要么本人又不愿調出仍留原單位工作，而轉出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節。

2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉遞時，不按規定的渠道和方式轉檔，而將檔案直接轉至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現象時有發生。

3、在大中專畢業生畢業時，有部分學生在就業方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉。

4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。

三、解決對策

“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質量，因此積極預防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。

（一）防止“無頭檔案”產生的措施

為了防止“無頭檔案”的產生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關人事管理部門建立聯系制度，及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調出的時間、調入單位的名稱、主管機關的名稱、調動的原因、是否為正式調動等，然后及時將檔案轉入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。

第一，機關人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉遞檔案通知單和收文機關名稱，杜絕誤轉現象的發生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據。檢查核對制度，是驗證收進轉出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產生。具體而言，要做到以下幾點:

(1)在人事調動或職務變動時，有關單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯系，及時催問或索要檔案。轉遞檔案時，必須按照“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執上簽名蓋章。回執在一個月內未退回者，轉出單位應主動催問，以防檔案丟失。

(2)大中專畢業生就業方案確定后，畢業生所在學校應及時將檔案隨同就業名冊同時轉遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應與就業名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉的檔案要認真核查，及時改轉。

(3)轉出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出。檔案接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。

(4)檔案轉遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉遞過程中的絕對安全。

（二）對“無頭檔案”的處理

處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據有關規定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續保存，或查清下落，轉給有關部門。

第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關提供被查人的基本情況，讓有關單位查復。博士論文，人事制度。

第三，經過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據規定可轉當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。

參考文獻

[1]黃霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我國建立新型人事檔案管理模式的思考之一[J]北京檔案,2002,(07).

[2]紀紅衛.對人才引進中“重新建檔”的冷思考[J]北京檔案,2002,(07).

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【關鍵詞】規范；員工；檔案管理；提升員工素質

隨著人力資源的學歷教育與社會培訓的進一步推廣與加強，社會經濟的日益多樣化與不斷的發展，企業對人力資源的需求也在不斷的增加，企業員工進一步的增加，為了規范管理本企業的員工，促進企業員工合理分配，建立和規范企業員工檔案管理，以提高人力資源的使用效益與合理流動。

一、新員工的檔案管理

（一）學歷教育畢業后初次參加工作的員工的檔案管理

1、填寫新員工的入職申請表

新聘用員工報到應到人事部門辦理以下手續：（1）如實填寫《員工登記表》等相關表格；（2）核對并遞交學歷證書和專業資格證書的原件及復印件；（3）核對并遞交身份證原件及復印件，當地政府規定的各類就業證件原件及復印件，各項社會保障的轉移手續；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續。

2、簽署勞動合同及確定試用時間

新聘用員工報到手續辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權利和義務。

（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續約的，應續簽勞動合同書。

3、接收從學歷教育學校轉來的員工檔案并進行登記管理

（二）從本企業以外的單位調入的員工的檔案管理

1、填寫新員工的入職申請表

（1）如實填寫《員工登記表》等相關表格；（2）核對并遞交學歷證書和專業資格證書的原件及復印件；（3）核對并遞交身份證原件及復印件，當地政府規定的各類就業證件原件及復印件，各項社會保障的轉移手續；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續；（6）與原單位解除勞動關系的證明文件。

2、簽署勞動合同及確定試用時間

新聘用員工報到手續辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權利和義務。

（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續約的，應續簽勞動合同書。

3、接收從其他單位轉來的員工檔案并進行整理歸類

凡新入公司員工，在辦理進入公司手續后，由人力資源部對應歸檔的材料做好累積工作，并及時整理裝訂進入員工檔案袋。

二、轉正后的員工檔案管理

為規范公司員工的轉正程序，做到既有章可循又保證轉正考核流程的良好實施，特規定：轉正員工的人事檔案初級建立必須具備：員工登記表、身份證復印件、學歷證復印件、員工轉正申請表、員工轉正考核鑒定表、員工轉正通知書、勞動合同書。員工必須具備以上檔案內容、人事部方可為其建立企業員工人事檔案，缺以上任何一項者將影響轉正。

人事處負責公司人員的轉正手續的辦理、審核并通知財務對轉正人員做出薪資待遇標準的調整。相關部門負責新入職人員試用期間對其進行在崗培訓及轉正人員的初步審核。符合轉正條件的員工需提前一周到人事處領取《員工轉正申請表》并認真填寫，報于部門負責人審核，部門負責人全面了解試用期內員工工作情況及需求，如實評價員工的個人鑒定，指出員工的缺點與不足，并提出改善建議并簽署是否同意轉正的意見。轉正材料簽批后轉人事處，由人事處審核并提交符合規定的轉正人員信息給財務部以調整員工薪資用。

各種任免、出國、離退休等材料辦理完畢后，各種獎勵、處分材料報批后，入黨、入團材料在批準轉正后，由各主管部門及時向檔案管理員移交歸檔。

（一）分類別、分部門進行對檔案進行管理

檔案管理員應對管理檔案及時進行更新、存檔、維護，以確保人事檔案的可追溯性。員工人事檔案由人事部專人負責保管、整理。任何人不得以任何名義私自查閱人事檔案資料。因特殊原因需查閱檔案時，必須經人事處及分管領導批準，并登記查閱原因說明，方可查閱。檔案保管員只給其提供與查閱原因相關部分的檔案內容。查閱檔案人對被查閱檔案資料負保密責任。

（二）轉遞人事檔案注意做好保密工作

轉遞人事檔案時，必須按照規定格式嚴密包裝，貼牢封條并加蓋密封章，按人事檔案轉遞通知單項目認真進行發文登記，通過機要交通轉遞，并要求經辦人簽字。轉遞出本公司的檔案，若一個月沒有收到回執，經辦人要及時查詢，以防丟失。轉遞人事檔案材料通知單分為通知單及通知單存根，寄出時用復寫紙填寫，收到回執后，將回執貼于存根回執處，并做相應登記。人事檔案正式轉出時，必須在檔案目錄上及時注明寄出時間、地點、單位及經辦人。

（三）臨時人員寄存的檔案管理（代管檔案管理）

員工離職時均不允許帶走個人人事檔案，離職員工檔案在離職滿三年后，在與企業無任何糾紛條件下經本人同意后銷毀或寄還本人。

三、加強檔案管理對企業人才合理管理與流動的好處與作用

（一）有利于企業內部人力資源發揮效益

企業人事檔案管理能夠直接反映出企業人力資源的現狀，企業的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況；企業的人事檔案管理還能夠為企業的人力資源配備提供重要依據，通過對企業人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業的發展水平。企業管理者還可以通過將人事檔案的動態變化與企業的發展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業的發展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業的人事檔案管理還可為企業的人力資源開發提供依據，企業在發展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業可以通過現有的人力資源進行深入的開發，以滿足企業的發展需要，而充分利用企業的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。

（二）企業人事檔案管理對企業的重要性

企業的人事檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。人事檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。

（三）企業人事檔案管理對個人的重要性

對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當今企業管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據。所以說，加強人事檔案管理在現代的企業人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。

（四）改進檔案管理的傳統模式，為企業生產建設服務。人力資源檔案管理，必須適應現代企業管理的要求，積極擴展管理職能，利用現代計算機技術與現代信息技術，使人力資源檔案管理工作真正適應企業地發展需要，為企業的生產建設提供有力的堅強保障。現階段在經濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業往往將創造經濟效益放在了企業工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設不到位等問題。企業要想實現人力資源的良性發展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。

1.利用現代化的管理技術和管理方法

充分利用現代化的管理手段為了提高企業人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現代化的管理技術和管理方法，進而實現人事檔案管理系統化、程序化和規范化。利用現代的管理設備，實現信息化管理，使人事檔案管理數據能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設備的管理軟件，以保證人事檔案數據的準確性、完整性和規范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業發展相適應。使現代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。

2.健全管理體制，保證人事檔案的真實性

企業應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴格的材料鑒別和調查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉遞工作，嚴格執行工作任務，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。

3.加強人事檔案管理隊伍建設

管理隊伍是企業發展的核心力量，檔案管理隊伍的建設也同樣具有重要的作用。高素質的檔案管理隊伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業人事制度改革的重要任務。企業的人事管理隊伍應該具有過硬的業務技能和合理的知識結構體系。從大的方面來講，企業人事檔案管理人員應該不斷學習和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策；從小的方面來講，人事檔案管理人員應該熟悉相關的人事管理工作業務，熟練掌握工作流程和現代化的管理技術，進而保證人事檔案隊伍的整體素質。

新時期加強企業的人事檔案管理，不但是企業內部人事管理的需要，也是企業謀求長期發展，提高核心競爭力的需要。加強企業的人事檔案管理不但要意識到管理中的缺陷，還要正視這種缺陷，并采取積極的措施來克制這種缺陷，進而使人事檔案管理完善化和科學化。

參考文獻：

[1]四川路橋通錦房地產開發有限公司人力資源管理制度匯編.

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一、以企業發展為核心，夯實人事檔案基礎

人事檔案是一個不斷更新的過程，對大中型企業來說，人事檔案錯綜復雜，只有打好基礎，才能扎實推進檔案管理的各項工作，提高人事檔案工作水平。

1.轉變檔案管理思想，以服務公司為基本宗旨

公司內的每一個員工都應該完善或建立屬于自己的人事檔案，只有把歷史資料和現有資料相結合才能真實完整的反應一個人的資歷，發揮人事檔案對人力資源的重要作用。人事檔案管理人員每天面對大量的信息、數據和表格，必須認真仔細核對、收集、整理，最后完善每一個員工的人事檔案。因此，人事檔案管理人員應以為公司服務為基本宗旨，重視人事檔案的收集、整理過程，加強對人事檔案的管理，嚴格要求自己，才能更好的完成本職工作。

（二）完善人事檔案管理制度，充實人事檔案管理依據

俗話說：“無規矩不成方圓”，一個企業如果沒有系統的人事檔案管理制度，人事檔案管理就缺失了準則，工作將無法順利進行。人事檔案管理制度是完成人事檔案管理工作的重要依據，也是人事檔案管理人員的工作標準。在人事檔案管理工作中，大量基礎性工作都是零碎的，如何使這些工作變成有序的、讓分散的東西統一起來，這就需要制定符合公司實際情況的人事檔案管理制度，明確檔案歸檔方法、檔案歸檔要求、檔案查借閱手續、檔案檢查管理辦法等，讓日常人事檔案管理工作提升到制度層面中來。人事檔案制度的完善使檔案管理人員有章可循，做到及時、整理規范、轉遞清楚、查借閱手續齊全，還可以避免人事檔案材料丟失、泄密、涂改、造假等一系列現象的出現，確保每一個公司員工的人事檔案內容齊全、規范。

（三）以收集鑒別、歸納總結等方法建立人事檔案管理基礎

人事檔案的收集整理。人事檔案材料眾多，如個人履歷、自傳、鑒定材料、考核材料、學歷技術職務材料、整理審查材料等，檔案管理人員應熟知人事檔案材料的主要內容，并根據資料屬性分類整理，將同一類型材料裝訂在一起，并做好目錄，方便查找和使用。

人事檔案的審核。主要的審核應由人事檔案管理人員的直接領導參與負責，首先應審核新收檔案的完整性，與交接單相對應，嚴審是否有內容的缺失，若有，應及時登記并與交接人對接缺失原因。其次應審核已接收資料整理是否規范，是否做到賬目與實物相符，是否及時更新檔案內容，組卷方式是否合理，內容是否真實，確保檔案的真實性和完整性。

人事檔案日常管理。企業應建立人事檔案查借閱登記簿，列明查借閱日期、查借閱原由、查借閱人、歸還日期，嚴格辦理查借閱手續，確保檔案的安全。在檔案轉遞上，要明確做到按規定辦理，做到各人帶檔不轉，沒有調檔函不轉，接收單位不明不轉，避免人事檔案流失現象的出現。

二、以現代化為媒介，促進人事檔案的管理

現今社會，隨著科技的進步，人事檔案管理軟件也如雨后春筍般出現，大中型企業的發展速度日益加快，尤其是勞動密集型企業，人員眾多，人事檔案管理軟件不僅可以滿足企業發展現狀，更能滿足大量人員調動需求。管理軟件具有手工表格無法比擬的優勢，大量人員信息可以建成人才數據庫，使用者只需將人事檔案資料的更新到軟件上，查找方便，各部門之間設置好權限還可以實現資源共享。在程序上設定好類別、權限、檔案調入調出的管理，方便快捷。

三、加強人事檔案對企業發展的作用

（一）為企業選人用人提供依據

企業在錄用、選拔、調動員工時，首先要對員工的基本信息進行考察、比較，如果不能熟知員工的各項信息，就不能確定這些人員是否滿足公司所提供的崗位要求。現在有些企業的個別崗位都對從業人員是否有類似的工作經驗有明確要求，而真實、準確的人事檔案則為企業提供了重要的決策依據和參考。

（二）為企業的績效、考核提供依據

員工的績效、考核很大程度上都是和獎金、薪資掛鉤的，企業應給予員工怎樣的薪資待遇，員工為企業產生多少效益，這些都要以員工個人的工作成績為依據，也就是說，在人事檔案中員工的日常考核結果、員工在一年中所獲得的各種獎懲經歷等都是人力資源管理部門對員工的業績、素質、能力等綜合分析的依據，也是職務晉升和聘用、職稱評聘、資格考察、選派人才掛職鍛煉、任期考核等等的依據。

（三）為員工的職業發展提供依據

人事檔案伴隨著員工個人的職業生涯，對員工個人具有同樣重要的意義。一個人從學校走進工作崗位，不僅是他人生的重要轉變，也是未來將會有何發展的開端。隨著工作年限的增長，員工個人的職位晉升、職稱評定、工作調動等都離不開人事檔案。人事檔案還是員工辭退、退休、離職之后，劃定工作年限的重要依據。

（四）是一種企業文化的體現

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據有關方面統計，從1978年到2003年間，我國的各類留學人員達到70余萬人。在他們當中，自費留學生人數增長迅速，1998年僅為1.1萬，到2003年達到11.7萬人，增加了10倍多，2002、2003兩年，自費留學人員的比例均占到出國留學人員的93%，成為中國留學生的主流。他們中的很多人對留學期間自己的檔案應當如何存放以及由此會給將來回國就業所帶來的麻煩不甚清楚。也有不少出國留學生對檔案管理意識淡薄，出現了許多自己保管檔案、檔案遺失甚至檔案記錄失實等情況，對于留學人員在國內就業發展造成很多影響。

我國的人事制度規定，自費出國留學人員是流動人員中的特殊群體。國家對于留學人員回國就業有著特殊待遇，只要他們獲得國家認可的國外大學本科以上學位或者出國前具有本科以上學歷并在國外留學一年以上，不論是否是應屆畢業生，只要經雙向選擇落實國內接受單位，既可被派遣他們落戶當地，落戶地點不受限制。

據了解，自費留學生出國前的情況不盡相同，他們或為各類學校的在校生，或為尚未就業的高中以上畢業生，或雖曾參加工作但已和原單位脫離關系，大都失去了公職和干部身份，人才交流中心和國家機關、企事業單位均不能接管他們的檔案，檔案存到街道即納入無業人員范疇，又會為出國留學和日后回國工作帶來很多麻煩和困難，國家對留學人員的優惠政策難以落實。

為此，經國家主管部門批準，中國（教育部）留學服務中心于1997年成立了留學人員檔案管理辦公室，專門從事出國留學人員和赴香港、澳門地區就讀人員人事檔案的管理工作，并可為他們提供各種相關服務。

下列人員（不受地域限制）是留學服務中心人事檔案管理服務的對象：公派本科生和在學研究生以及已和原單位脫離關系的其他原公派出國留學人員；自費出國留學人員和自費赴香港、澳門地區的就讀人員；公派赴港澳就讀、研修已和原單位脫離關系的人員；出國探親、訪友、陪讀、移民等改為留學身份的人員；尚未在國內落實工作單位的留學回國人員和雖已落實工作單位，但因無就業手續和當地戶口，或檔案需跨地區調動，工作單位或人才交流中心尚不能接收其檔案的留學回國人員。

中國留學服務中心留學人員檔案室可以為出國留學人員提供的服務包括：

第一，可以使服務對象免受社會無業人員辦理出國留學手續的諸多不便，回國后不必作為無業人員去街道辦事處辦理求職證和招工就業登記手續，而是根據“雙向選擇”的原則在全國范圍內擇業，最終由留學服務中心為他們辦理工作派遣和落戶手續。

第二，能使服務對象充分享受教育部留學服務中心的“一站式”服務。如辦理出國留學手續（教育部留學服務中心所屬北京嘉華世達國際教育交流有限公司可提供出國留學中介服務），辦理檔案存入、轉遞，開具各種人事證明，辦理國外學歷學位認證，辦理回國工作派遣和落戶手續等等。

第三，中國（教育部）留學服務中心是政府所屬的面向全國的人才服務機構，具有對留學人員的人事派遣、調配職能，可為存檔人員辦理跨地區的檔案轉遞。留學人員回國后無論在哪兒就業，檔案轉遞均無障礙。

上述職能和特色，是其它人才服務機構、街道辦事處、職介中心、用人單位和學校都不具備的。這種“一站式”、全方位服務，方便了留學人員，也得到了學校、用人單位和社會的普遍歡迎。

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關鍵詞：大學畢業生；棄檔；原因及對策

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）27-0256-02

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。個人人事檔案是個人真實的履歷材料，它是個人工作、學習、生活經歷的重要證明材料。同志曾經指出：借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。同志也說過：人事檔案有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要時，如果平時工作沒做好，臨渴掘井，就悔之晚矣。近年來隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展和傳統社會的急劇轉型及社會流動性加大，越來越多的人變成了“社會人”，人事檔案被一些人看作是“可有可無”的身外之物。對其隨意處置甚至遺棄。特別是很多大學畢業生走向社會后，自己的學生檔案并沒有隨著自己的流動而流動，要么放在學校保管，要么被轉遞到本人的戶籍所在地或人才交流中心，而自己卻不管不問，最終成了無人認領的死檔或棄檔。2002年人事部全國人才流動中心以及各省市人才交流服務中心。根據有關方面的統計，全國范圍內高校畢業生大約有60萬人棄檔。例如武漢市人才服務中心所的5萬余檔案中就有1.5萬份無人過問和領取。四川省人才管理部門初步估計，全省范圍內沒有理會的廢棄檔案超過20萬份，成都市人才中心代管的人才檔案中就有■成為沒有人要的死檔案。《新華網》2009年12月3日報道：記者從貴州省人才交流中心與貴陽市人才交流中心了解到，人事托管的10余萬份人事檔案中，多年無人問津的占到■，有近7萬份。據了解，這些檔案90%以上的“主人”大部分都是這兩年畢業后暫時找不到接收單位，而把檔案留在學校，隨后一直都置之不顧的大學生。其余只有少部分為企業普通職工或其他辭職、辭退人員的檔案。貴州省人才交流中心畢業生就業服務中心相關負責人更是無奈地告訴記者，他們這里無人問津的檔案最長達到了13年之久，許多檔案從放進之日起，就成了“死檔”，但人才中心又不得不對這些檔案進行保存。

一、大學畢業生“棄檔”的影響

廢棄檔案對于大學生本人而言，一方面可能會影響大學畢業生的轉正定級、工齡計算等。大學畢業生在一年見習期滿后轉正定級在我國幾乎是約定俗成的，初次認定技術職稱及確定工資級別，作為干部身份的依據。“轉正定級”的時間是一項確定工資核定及工齡長短的審核標準，影響著退休后的工齡計算。部分大學畢業生到單位上班后，沒有及時將檔案轉移到單位，工作后發現檔案還是學生檔案，人事檔案不完整，影響了自己的轉正定級、工齡工資以及退休金的發放。另一方面耽誤職稱評定、工作調動等。職稱評定是我們國家一直在進行的對專業技術人員的考評定級，不僅涉及自身的榮譽、成就感，關鍵是涉及工資收入。職稱的申報是要根據個人轉正定級的時間，工作年限及以往的工作成果來綜合評定的。有些大學畢業生工作后在評職稱時往往由于棄檔而沒有評上。在單位上班后要求調動時，發現需要辦理上班后的人事手續，接收單位需要在轉正定級后才能正式調動。三是影響大生辦理個人證明、個人公證、社會保險、購房等，有的甚至丟掉了干部身份。由于現行的許多政策，涉及個人利益的證明都離不開人事檔案，如辦理社會保險、領取失業金、退休金等，都需要個人檔案記錄。考研、報考務員、轉正定級、出國、升學、結婚、生育等，都需要人才市場開具相關證明，這些都需要檔案。其四，影響畢業生的戶籍檔案。畢業生走向社會后自然要購買房屋，在銀行辦理房貸手續時必須出具貸款人的戶口證明當，也需要出具檔案。棄檔對于單位而言，有些單位有檔無人，再需要進人的時候受專業、學科構成、學歷層次等限制，導致人事調配不能科學合理進行。而有些單位有人無檔，在績效考核時沒法對工作人員進行有效的考核。對于社會而言，大批的棄檔，一方面造成大量社會管理資源浪費，另一方面也不利于充分發掘社會人才信息資源，達到人盡其才、才盡其用。

二、大學畢業生“棄檔”的原因探析

1.大學生就業多元化、社會流動頻繁的主要體現。隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，參加經濟活動的主體也日趨多元化，勞動用工制度也隨之發生了變化，人才流動已經成為普遍現象，傳統人事檔案管理辦法正在經受市場經濟條件下多元就業方式和自主擇業觀念嚴重影響，檔案的有于無越來越不為大學畢業生所看重，這是社會進步的表現。

2.反映了我國傳統人事檔案管理制度的缺陷。過去我國人事檔案是多頭管理，對人才的管理除了組織人事部門外，還有職能管理部門下屬的職業介紹機構、行業成人才管理機構、外企人才管理服務機構等，在多頭管理體制下導致一些人事檔案流失，造成“棄檔”現象的發生。還有就是人事檔案內容單一，檔案信息可用性、可信性低。現存檔案內存放的還是個人家庭背景、生活經歷、學歷情況、政治面貌、職稱、獎懲等程式化、標準化的內容，很少有個人的特殊才能、個性特點、交往能力、協調能力、創造能力等方面內容。人事檔案的轉遞死板、僵化。有些單位為吸納高層次人才和特殊人才擅自為引進的人才重新建檔，而有的單位為了挽留人才、阻止人員調扣壓檔案，不按相關規定轉交檔案，一些大學生索性就放棄檔案，形成棄檔和死檔。

3.與部分單位、企業和個人不重視檔案有關。隨著計劃經濟向市場經濟的轉軌，就業的多樣化，一些外企、鄉企、區街企業、民營企業、私營企業等自身沒有人事檔案管理權，其人事檔案只能依托有關人事部門代管，這些單位在錄用大學畢業生的時候為了減少工作量、簡化手續，對檔案要求不高，甚至不強調檔案辦理手續。特別是外企、私營企業的人事管理方式不一樣，提職、加薪考核的是個人的能力和績效，對員工的約束和管理主要靠合同，檔案不作依據，漲工資無須歷史記錄，實行普漲。對于個人而言，現在證明自己能力的途徑很多，職稱不再是唯一的標準。檔案對自己的求職所起的作用已經在在弱化，是可以隨便丟棄的“身外之物”。甚至有人說檔案不適應當前社會的發展變化，應該取消了。還有就是檔案存放在人才服務中心或原單位，即使個人不管，任何單位和個人也不敢毀掉，或許正因為這一點，存檔的大學生也懶得去給自己找麻煩。

三、處理大學畢業生“棄檔”的對策

首先是改革現行的檔案管理制度，加強人事檔案的服務功能，豐富檔案內容。我國的人事檔案制度的改革應該加強人事檔案的開發利用，加強其服務功能，淡化其社會控制及憑證功能。豐富檔案的信息和內容，提高靜態信息的準確化和簡潔化，補充動態信息如個人的業績和個人的信用等。建立以國家檔案行政機構統一領導、各級區域人事檔案中心分級負責的人事檔案管理體制，節省人力、物力、財力，方便服務社會。健全人事檔案傳遞機制，保證人事檔案傳遞的頻率和速度及安全，避免“有檔無人、有人無檔”現象的出現。檔案管理要逐步實現社會化，開放化，加強人事檔案管理的服務功能。其次是加強檔案宣傳工作，培養大學生的檔案意識。大學生檔案意識的提高應該從在校就開始抓起。大學可以以辦展覽、辦校史館、甚至作為一門公共選修課納入高校教學計劃等形式加強對大學生的檔案教育使其深刻認識檔案，加強檔案意識。有的學者認為可以“利用新生入學教育的機會對學生進行檔案基礎知識教育和檔案信息運用技能培訓”、“與圖書館聯合開設一門有關信息綜合運用技能的公共課”。從檔案、圖書情報一體化的角度看，開設一門信息綜合運用技能的公開課是可行的。課程可開在大學一年級的第一學期，這時新生剛入學，樂于接受新事物、新知識，因此是對他們進行宣傳教育的最佳時機，或者開設在大學四年級的第四學期，這時大學畢業生馬上就要進入社會，對他們講清楚檔案的作用及重要性，棄檔會對個人的利益產生哪些方面的消極影響，檔案轉交的流程等。這樣可以最大程度上減少大學生的棄檔。在教學過程中可以利用檔案館與圖書館的人力、物力資源，多樣化的課堂教學，提高大學生檔案意識。再者要加大推進人事檔案的信息化和網絡化，建立人才信息服務網絡。傳統、單一的紙質載體已無法滿足現實需要。隨著社會數字化、電子化和網絡化的發展，人事檔案也可采用磁盤、光盤等大容量的載體，建立電子檔案，更快更好地為相關部門和人員提供人事檔案信息。在網絡化的條件下，可以把不的人事檔案信息實現全社會共享，實現人事信息的充分利用。

大學畢業生大量的棄檔，從根本上反映了我們計劃體制下檔案管理模式與我國社會主義市場經濟快速發展的嚴重脫節。大學畢業生個人應該重視自己的學生檔案和人事檔案，國家和社會也應該不斷進行檔案管理制度的改革，以適應社會的快速發展，也可逐步改變大學生的棄檔現象！

參考文獻：

[1]唐晶，劉佳親.高校畢業生“棄檔”現象探究[J].山東檔案，2014，（6）：24-27.

[2]張盼.關于“棄檔”現象的分析及思考[J].蘭臺世界，2013，（23）：63-64.

[3]林妙影.淺析高校畢業生“棄檔”現象的成因[J].蘭臺世界，2013，（S1）：66.

[4]王洪濤.對流動人員“棄檔”現象的調查[J].人力資源管理，2012，（10）：114-115.

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民辦高職院校畢業生在離校之前沒有落實就業單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業生擇業期一年內可以進行免費存放。

二、民辦院校就業檔案服務程序

1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。

四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。

五、民辦高職院校畢業生工作后檔案提取及補辦辦法

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【關鍵詞】人事檔案 管理 對策

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009―914X（2013）35―437―01

一、我國人事檔案管理中存在的問題

（一）管理方法和管理手段老化

目前，不少部門的人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主。很多地區管理手段落后，檔案管理不規范，沒有配套的硬件設備，完全停留在手工操作，檔案庫房設置不合理，保護技術跟不上，檔案的物質載體不斷受到人為的破壞。伴隨著人員增加和個人檔案材料的增多，人事檔案管理工作日趨繁重，個人檔案越來越厚，每天會有各種不同的資料送達，等待處理。如果仍采用落后的管理手段，顯然已不能適應社會需求。

（二）流動人員人事檔案管理混亂

在社會主義市場經濟條件下，人才的流動越來越頻繁，隨著我國勞動人事制度改革的不斷深化，單位和個人雙向選擇的余地在逐步擴大，這在客觀上加大了流動人員檔案管理的難度。流動人員人事檔案管理混亂主要體現在以下方面：一是流動人員人事檔案轉遞混亂，移交不及時或不移交時有發生。二是流動人員人事檔案管理機構混亂。三是人事檔案管理人員思想的混亂。四是流動人員人事檔案管理辦法的混亂。

（三）規章制度不完善

隨著人事制度改革的不斷深化，人事檔案的規章制度也越來越不適應社會主義市場經濟和人才流動的需要，暴露出來的問題越來越多。諸如收集、歸檔、變動登記、鑒別、銷毀、統計、劃分保管期限、提供利用等，這些都需要根據新形勢制定相應的制度和標準，補充和完善原有的規章制度。

（四）人事檔案的保密工作中存在的問題

人事檔案具有機密性強的特點。近些年來在職稱評定、提拔干部、晉升工資等過程中，一些人盜竊人事檔案的機密信息，打擊報復、壓制他人，甚至篡改檔案內容，以謀私利的現象日益增多。這主要是一些領導，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全，保密措施不得力等原因造成的。

（五）人事檔案“分散多頭”的管理現象

隨著我國改革開放和社會主義市場經濟體制的建立，各企事業單位紛紛涌入市場，流動人口增多，再加上一些單位和個人對人事檔案的作用認識不足，我國人事檔案出現了“分散多頭”管理現象，主要表現在兩個方面：一是人事檔案隸屬混亂。參加主管人事檔案的有組織、人事、勞動等部門，甚至一些無權保存或管理人事檔案的單位也來保存和管理人事檔案，人事檔案出現“多頭”管理狀態；二是人事檔案極其分散。人事檔案有的保存在用人單位，有的保存在人才交流中心，有的甚至保存在私人手中，處于一種“分散”管理狀態。

（六）擅自棄檔、建檔現象嚴重

在由傳統社會向現代社會、由計劃經濟向市場經濟轉變時期，人事檔案的神秘性逐步被打破，有一些人對人事檔案的作用產生懷疑，社會上出現了一些擅自“棄檔”、擅自“建檔”等不正常現象，出現了越來越多的“棄檔族”。擅自“棄檔”、擅自“建檔”已成為當前人事檔案管理過程中值得引起關注的重要問題。

二、人事檔案管理中相關問題的對策分析

關于當前我國人事檔案管理中存在的問題，以上已經進行了相關的分析，那么如何解決好這些問題呢？以下將提出相關的建議。

（一）樹立正確的思想意識

要進一步解放思想、更新觀念，提高全民檔案意識，探索新形勢下人事檔案工作的新模式，管好、用好檔案；要重視人事檔案工作，提高管理水平。要樹立正確的人事檔案理念。我們既要重視人事檔案的歷史鑒定作用，又要重視個人的現實表現和能力。我們要改變在計劃經濟時代凡個人的一切事物都“唯檔是舉”的弊端。同時也不能片面認為，在市場經濟主導的今天，人事檔案就“一無是處”，要不要無所謂。畢竟按國家現行政策規定，當前的人事檔案仍在發揮著重要的作用我們要正確認識人事檔案的歷史作用和現實作用，“善待”人事檔案。

（二）做好人事檔案的收集歸檔

必須加強人事檔案的基礎業務建設工作，從檔案材料的收集上下工夫。必須建立健全歸檔制度，積極宣傳人事檔案的重要性，宣傳什么樣的檔案材料應歸檔，讓每個職工本著對自己負責的態度，積極將個人手中的材料及各部門形成的對個人有價值的材料歸檔保存。另外，收集檔案時必須注意形式和內容的規范化和標準化，以及內容的真實性與可靠性。做好收集歸檔工作，提高案卷質量，才能更好地為開發、利用人力資源打下基礎，為人事制度改革服務。

（三）加強規范化和標準化建設

長期以來，我國人事檔案在管理思想，管理方法，管理手段和條件等方面尋在著許多無序現象，制約著我國人事檔案管理工作的發展。因此，在新的歷史條件下，加強人事檔案的規范化管理，對于全面地了解干部，更好地開展組織人事工作，開發人事檔案信息資源，為社會現代化建設服務，具有十分重要的意義。人事檔案的規范化管理是指根據組織、人事、勞動等部門的現實要求，科學地，系統地，動態地管理人事檔案，使人事檔案發揮更大的效能。在人事檔案管理中，要實行規范化管理，目標化管理，完善法律法規體系及制度建設，制定規范化標準，并嚴格執行，以保證人事檔案收集完整，鑒別準確，整理有序，保管安全，利用方便。

（四）改革人事檔案內容

要對人事檔案內容進行創新，在人事檔案管理中，要克服公式化，突出個性化，實現檔案內容的立體化、動態化。人事檔案是以人為單位整理而成的專卷。每一份人事檔案都應具有各自的特點。

應根據時代變化，根據人們職業的多元化，對其進行重新分類，重新確定收集范圍和收集標準，有選擇地不斷補充新產生的人事信息內容。

（五）強化以人為本

人事檔案工作要強化以人為本，樹立人才資源的思想觀念。必須真正實現四個方面的轉移。首先，在思想觀念上，必須實現從只注重政治材料、思想品德評價向注重綜合素質、發展潛能和創新能力方面轉移。從“突出政治”的圈子里跳出來，樹立人才意識，及時補充新材料，努力實現人事檔案立體化，以利于選拔人才。第二，在其檔案內容的收集上，必須實現由一般性收集、被動性整理向人才開發及經濟建設的一線轉移。第三，在其管理形式上，必須實現由過去傳統的封閉式管理向開放式動態管理、科學管理轉移。第四，在其服務職能上，必須實現由保管型向利用型的根本轉移。

（六）使用現代化手段

要推廣運用現代化管理手段和方法，使人事檔案工作更好地為現代化服務。人事檔案以其材料越積越多為特點，大大加重了檔案管理工作量。因此，類似手工作坊式的工作方法已不適應現代化發展。隨著計算機技術的推廣運用，縮微技術已運用于不少檔案中，國外一些先進國家甚至運用激光技術存儲檔案信息。隨著時代的發展，先進的技術以其方便、快捷、省時、省力、省空間、易管理等優點，為人事檔案管理引出了微機化、網絡化管理的道路。

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關鍵詞：高校干部人事檔案 管理 利用 創新

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）04（a）-0206-01

所謂高校干部人事檔案，通俗的說就是干部個人思想政治、履歷、專業技術水平等基本情況的真實記載。它為干部的評價、考察、任免、調動、晉升提供了可靠的第一手材料。社會在發展，會出現許多新的情況，這些新情況也對高校干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，當下的一些管理和利用的漏洞和缺陷逐漸凸現出來。所以，我們在平時的工作當中必須切切實實的做好人事檔案的管理和創新，努力提高我們的工作效率。

1 當下高校干部人事檔案的管理與利用的問題

1.1 思想觀念滯后，與當下社會需求脫節

（1）對人事檔案管理工作重視程度不夠。不少單位的領導錯誤的認為高校干部人事檔案管理可有可無，在資料管理的工作崗位上甚至不安排專門的人，只是讓其它崗位的工作人員兼職；（2）高校干部人事檔案管理與利用的責任意識落后，與我國目前的新環境需求脫節。隨著我國社會的不斷發展和進步，一些新情況和新問題不斷出現，這也就要求從事高校干部人事檔案管理工作的相關工作人員要及時的更新其工作理念和意識，在面對新問題時能夠拿出行之有效的辦法。

1.2 檔案資料歸檔工作不規范，缺乏創新

一是檔案收集歸檔工作具有被動性。通常情況下是等待領導安排，或是上級下達了通知，人事檔案的工作人員才會去收集資料。這樣做往往由于時間緊迫，收集到的材料來的可信度就沒那么高，使得檔案材料的真實性大打折扣；二是檔案材料的來源渠道需要多樣化和經常疏通，人事檔案材料的來源過于單一；三是檔案歸檔制度不健全，這也就導致了平時工作的不規范，特別是在不符合歸檔要求材料的出來方法上。

1.3 建立完善的保管制度是人事檔案進行有效管理的重要組成部分

人事檔案管理：材料歸檔管理制度；檢查核對制度；轉遞交制度；保衛保密制度；統計制度。

（1）材料歸檔制度。對于新形成的檔案材料應盡快及時處理歸檔，歸檔的大致流程程序是：首先，對材料進行鑒別確認，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案[1]。

（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

1.4 檔案利用功能發揮不充分

檔案功能的發揮不充分。首先，是檔案內容單調、呆板，很難從各個方面反映干部的真實情況。在統計和記錄相關干部人員的材料中，內容過于簡單和呆板，角度也不全面是其重要的問題；其次，是高校干部人事檔案在高校干部人事的任免、調動、晉升中執行不夠徹底，這也就使得檔案應有的考察依據的功能的不到充分的發揮；最后，是過于注重高校干部人事檔案的保存和存檔，往往忽略了其開發利用功能。

高校干部人事檔案管理和利用的方式方法不夠科學。首先是現行的高校干部人事檔案管理部門的工作方式方法過于滯后，一些單位只有紙質檔案而忽略了電子檔案的記錄和保存；其次是在計算機和現代網絡信息技術的應用方面還單單是利用其保存，這并沒有把現代科技的優勢很好地發揮出來，工作效率沒有提高到應有的程度；再次是從事相關人事檔案管理的工作人員專業素養不強。很多檔案管理者都是一些年紀較大的工作人員，受習慣思維的舒服較大，在面對當代社會的新環境時拿不出行之有效的管理策略和方法。

2 加強高校干部人事檔案管理與利用的相關策略

2.1 從內心重視檔案管理

一是對于領導來說必須更新其工作理念，從內心重視檔案管理工作。相關單位領導必須從傳統的管理理念中走出來，打好人事檔案管理這一管理工作的基礎；二是建立健全高校干部人事檔案工作的責任與獎勵機制，提高工作人員的工作積極性。對于在實際工作中成績突出的工作人員要適當的鼓勵和獎勵，而對于工作相對較差的人員予以相應的警告和出發，甚至可以形成競爭機制，以此增強檔案工作的責任心，提高積極性。

2.2 檔案資料保存規范化，加強創新

（1）在人事檔案管理的搜集過程中，要把相關人員的各個方面的材料通過不同渠道采集到一起，通過分析和驗證做出正確的記錄并保存；（2）檔案資料來源多樣化。在資料采集時，資料來源是重中之重。資料來源決定了其真實性程度和可信度，工作當中必須做到相關資料的全面性和可靠性。

2.3 充分發揮人事檔案功能，加強創新

（1）充分發揮高校干部人事檔案的相關功能，最大限度體現其存在價值。在干部的任免、調度、考核過程中，高校干部人事檔案應當發揮其應有的作用，為其提供可靠的事實依據，使得相關工作能夠迅速有效的得到進行，這也就能夠體現出高校干部人事檔案存在的價值。

（2）加強管理方式方法的創新。一充分利用現代科技，運用信息化平臺。高校電子教學檔案雖已實施，但因為實施時間不長和檔案管理人員信息處理經驗不足等原因，使得很多高校還只是將很多檔案以紙質打印的方式存檔，而沒有將其存儲于計算機中或是其它磁性介質上歸檔保存，從而影響到檔案的完整性。更新高校干部人事檔案的管理方式方法，提高檔案的管理與利用的效率，實現全面、動態化地管理；二提高相關工作人員的素質。[3]吸收一些具有高校干部人事檔案管理專業素養的工作人員，并通過獎懲機制充分發揮其工作的積極性、主動性。組織相關工作人員參與人事檔案管理工作的培訓和交流，提高其專業素質。

總之，高校干部人事檔案管理工作是管理工作的基礎，做好這項工作才能使得其他的管理工作順利有序的進行。隨著我國社會的不斷發展和進步，高校干部人事檔案管理的工作理念應該得到及時的更新，適應社會的需求；管理的方式方法必須運用現代科學技術，以提高其工作效率；培養和吸收專業的高校干部人事檔案管理工作人員，使得工作能夠規范，有效的進行。

參考文獻

[1] 馬冬梅.加強高校干部人事檔案管理的必要性和措施[J].辦公室業務，2011（8）：47.

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當前職工檔案管理存在的主要問題

1　檔案丟失、損毀。由于企業改組、改制、兼并、破產或是由于單位歸屬變化、單位搬家、檔案管理人員變動等原因，職工檔案沒有及時妥善處置，造成職工檔案的丟失、損毀。

2　檔案信息失真。由于部分單位具體工作人員或本人沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，檔案年齡前后不一致、出現多個參加工作時間、個人經歷前后記錄不完整等，造成個人檔案信息失真、可信度差。

3　自動“棄檔”。在市場經濟環境下，有些職工頻繁“跳槽”，幾經調動后，個人檔案已不知去向-還有些職工在單位不同意調動的情況下，不辭而別，自動“棄檔”，對個人檔案棄置不顧。

4　強行“扣檔”。一些單位為了留住人才，在留人不成的情況下，強行扣留職工檔案，還有一些單位以員工離開單位時不交培訓費、不退住房、不交納違約金為理由扣留職工檔案不放；更有個別單位為達到控制職工的目的，強行扣押檔案不給，使職工辦不成調轉手續、養老保險或醫療保險等。

5　自行“建檔”。針對“扣檔”現象，一些單位提出可以不要檔案，而在用人單位重建檔案以達到人才引進的目的。重新建檔的內容主要有恢復原有身份、連續計算工齡等。

6　職工檔案轉遞問題。有些單位由于經濟不景氣，管理松懈，對職工檔案的轉遞制度執行不嚴，放任職工自帶檔案直接去就業；還有個別職工圖方便，干脆把檔案放在自己手里。

7　不建立職工檔案。有些勞動密集型企業、為數不少的私營企業和一些計劃經濟時代的集體企業，用工不規范，與企業職工不簽用工合同，不建立職工檔案。

職工檔案管理存在問題的原因

1　收集鑒定工作不到位，內容缺乏實用性和真實性。一些基層單位檔案意識薄弱，檔案材料收集不全，不能做到及時補充新材料，導致部分檔案材料不完整，不能跟上個人經歷的變化。另外，是鑒定工作問題。近幾年來，年齡、工齡、學歷等造假現象嚴重影響了職工檔案的真實性和嚴肅性，給有關部門工作帶來了很多麻煩。在這些問題中，無論是個人為了自己的利益而故意篡改檔案，還是填寫過程中的失誤和管理的差錯，歸根到底還是職工檔案管理標準不統一、管理制度不健全及鑒定工作沒有真正發揮作用。收集和鑒定工作的不到位，直接導致職工檔案的作用被削弱，嚴肅性降低。

2　職工檔案管理“分散多頭”。主要表現在兩個方面：一是保管分散。職工檔案有的保存在當前用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心、職業介紹中心，甚至保存在私人手中，使得一個單位的職工檔案處于一種“分散”的管理狀態。二是隸屬混亂。現行的職工檔案管理體制是在計劃經濟時代建立起來的，參與管理職工檔案的有組織、人事、勞動、企業主管等部門，甚至一些無權保存和管理人事檔案的部門、單位、中介機構也保存和管理職工檔案。職工檔案出現“多頭”管理狀態，常常導致在出現問題的時候各個部門之間權責不明、相互推諉。職工檔案的“分散多頭”管理，使得職工檔案成為許多單位控制人才流動的一種重要工具。

3　職工檔案管理費用過高。按照現行的職工檔案管理政策，職工檔案保存在用人單位、人才交流中心或職業介紹中心。保存在用人單位的，可以不需要交納檔案保管費用。保存在人才交流中心或職業介紹中心的，需要交納一定的檔案保管費用。目前的收費標準大約在每人每月10～20元之間，但從人才交流中心或職工介紹中心調出職工檔案時，尤其是流動人員的檔案，有些地方需要一次納4000～6000元不等檔案管理費。這樣的標準對于還沒有找到正式工作、還不能掙取生活費用的人來說，是一種嚴重負擔，結果導致不少人員被迫或主動“棄檔”。

4　檔案法律法規不健全，可執行性差。涉及職工檔案和專門針對職工檔案的法律法規有不少，寬泛的有《檔案法》，專門的有《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》、《流動人員檔案管理條例》等等，但這些法律法規管理調節范圍卻難以涵蓋到所有職工檔案工作情況，或有涉及卻難以真正執行，與現實中的問題存在矛盾，在一定程度上缺乏可行性。

加強職工檔案管理的根本措施

加強職工檔案管理的根本措施就是要緊緊圍繞“以人為本”、“構建和諧社會”的原則和要求，抓緊對《檔案法》的修改，將職工檔案的管理規范納入檔案管理體系之中，切實保障人民群眾的合法權益。修改《檔案法》增加職工檔案管理內容要體現以下幾點原則：

1　“救濟”的原則。救濟的思路，是指為保護當事人的原權利，在當事人的原權利受損的情況下，賦予原權利人救濟受損權利的權利。它是不當行為人的行為發生時，法律對社會資源的再分配，屬于“矯正的正義”范疇。從執政為民關注民生的角度來看，建立人事檔案救濟制度不失為當前的一種有效措施，《檔案法》的修改也應從救濟的角度考慮。黑龍江省哈爾濱市和江蘇南通市分別通過地方法規和規范性文件，對此進行了有益的嘗試，值得借鑒。《哈爾濱市檔案管理條例》第二十條：“機關、團體、企業事業單位和其他組織人事檔案發生丟失、損毀的，有關單位應當及時采取補救措施。補救材料由市人民政府指定的市級行政管理部門予以認定或者批準。具體認定辦法由市人民政府另行制定。經認定的補救材料與原檔案具有同等的法律效力。”南通市在實踐上先行了一步，為確保人事檔案的完整與安全，保障檔案合法、有效利用，切實保護公民的有關合法權益不受侵犯，出臺了《南通市人事檔案救濟的暫行規定》，明確指出人事檔案救濟是指公民因人事檔案缺損、丟失等原因影響有關待遇的正常享受，由公民本人或其所在單位提出申請，由行政機關啟動的行政救濟制度，并從啟動、救濟、效力等幾方面作了具體的規定。

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【關鍵詞】獨立學院；檔案管理工作

獨立學院是近年來我國高等教育辦學體制模式創新的重要成果，為發展高等教育事業、促進高等教育大眾化做出了貢獻。隨著獨立學院的蓬勃發展，學院內部各項工作也全面、有序地進行，但是學生檔案管理工作一直沒有得到足夠的重視。因此，提高獨立學院學生檔案管理水平，增強其服務畢業生就業的指導功能，對獨立學院來說意義重大。

一、學生檔案管理的意義

高校學生的學籍檔案是國家人事檔案的重要組成部分，它翔實地記錄了每位學生在校期間學習、生活及參加校內、校外社會實踐活動經歷，是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。目前，高校畢業生就業實行“市場導向、政府調控、學校推薦、雙向選擇、自主擇業”的市場化機制，用人單位和畢業生實行雙向選擇，不少用人單位都以檔案為錄用大學畢業生的參考依據，因此，高校學生檔案對大學生今后的人生起著重要的作用。

2008年8月根據檔案法和有關規定，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），《高等學校檔案管理辦法》將高校學生檔案納入高校檔案管理與利用的范圍，表明高校學生檔案管理工作有了國家層面的制度化規范。

二、燕山大學里仁學院學生檔案管理工作現狀

燕山大學里仁學院成立于2001年7月，是經河北省人民政府批準、教育部確認的獨立學院，近年來在“中國獨立學院排行榜”連續多年名列前茅。在這里借鑒—些里仁學院學生檔案管理的模式對獨立學院的學生檔案管理方法進行一下探討，以期對其他同類院校提供一點經驗，進一步提高學生檔案的管理水平，提升學校的辦學質量。

燕山大學里仁學院的學生檔案管理工作主要分為以下三部分：

1.新生建檔工作

綜合檔案室從大一新生入學時開始為其建立學籍檔案，規范歸檔材料格式，統一歸檔材料標準，并逐一核對新生檔案的高中原始檔案，確保檔案材料的真實性。2012年10月，我院綜合檔案室為2012級3500名新生建立了學生檔案。

2.在校生檔案的整理和轉移工作

大學階段形成的各類學生檔案材料，由各系輔導員收集、整理，每學期結束前20天向綜合檔案室移交歸檔。學生在校期間的獎懲材料由學生工作部于每學期末集中向綜合檔案室移交歸檔。綜合檔案室對該學年形成的檔案材料進行及時歸檔，減少時間滯后造成檔案材料遺失的可能性。

3.畢業生檔案轉遞工作

畢業生檔案的轉遞是綜合檔案室的一項重要工作，每年6月份由各系檔案兼職管理人員將畢業生檔案材料在學生畢業之前移交綜合檔案室歸入學生檔案。綜合檔案室對畢業生檔案進行分類：1、簽約就業、升學或申請回生源地的學生檔案，每年七月份綜合檔案室將檔案密封后機要形式轉遞；2、未就業申請留校的學生檔案，綜合檔案室留檔；3、兩年就業期滿或就業期內需轉遞檔案，學生憑報到證、調檔函或研究生錄取通知書到綜合檔案室辦理轉遞手續。

三、獨立學院學生檔案管理工作存在問題

1.學生檔案內容單一、片面，不能客觀反映學生的全貌。當前，里仁學院學生檔案歸檔材料主要有學年考評表、畢業生登記表、畢業生成績單、畢業生體檢表、報到證存根、學位認定書、黨團材料和獎懲材料等。在教育發展的新形勢下，學生的心理素質、能力素質等方面都出現了較大變化，特別是學生在校期間社會實踐活動材料、計算機等級證書、技能競賽、大學生能力、英語等級證書等，這些材料更是能夠反映學生在校期間的學習、生活以及綜合素質的表現，但是卻沒有被納入到檔案管理的范圍。

2.學生檔案知識薄弱，檔案意識差。一方面，學院對于學生的相關教育不多，沒有對學生進行檔案知識的專題教育；另一方面，學生的檔案意識薄弱，對如何處理自己的人事檔案缺乏足夠的認識和重視，自身“棄檔”現象越來越嚴重，造成了人檔分離、無人問津的局面，給畢業生就業及后來的相關利益帶來了不良的影響。

3.科學化水平不高，信息化程度較低。學生檔案管理模式陳舊，技術落后，缺乏創新，仍限于手工操作，還停留在紙質管理層面。數據庫、網絡等現代化檔案管理工作條件不具備，雖輔助以計算機管理，但未能形成紙化電子檔案，這些都與當前檔案工作現狀嚴重不符，嚴重影響了學生檔案工作的發展進步和創新。

四、加強獨立學院學生檔案管理工作設想

1.完善檔案規章制度，規范學生檔案管理。建立健全的規章制度是做好學生檔案管理的關建。學院學生檔案管理由形成、收集、整理、歸檔、登記、移交、轉遞等一系列環節組成，每個環節的缺位都會給工作帶來不便。在學生檔案管理中，做到有章可循，收材料時，層層驗收，發現不符合要求的材料，一律返工，決不遷就，從嚴要求，規范學院學生檔案管理。

2.加強學生檔案信息收集，豐富檔案內容。學生檔案材料的收集歸檔，除了收集學籍管理方面的材料外，還應該收集學生在校表現的道德品質、組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料。學生檔案管理人員，應采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性。規范檔案材料的收集內容，做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監督檢查工作貫穿始終。3.加大對學生檔案管理工作的宣傳，強化學生檔案意識。學生是否具備檔案意識，影響到學院能否恰當利用學生檔案管理來培養和教育學生、提高檔案的就業服務功能。學院應該充分利用廣播、櫥窗、校報、板報、檔案網站等宣傳工具，引導學生重視檔案價值，提高檔案意識。通過加大宣傳力度，讓畢業生知道學生檔案是干部檔案的重要組成部分，檔案并非可有可無，政審、轉正定級、職稱申報、出國、考研等均要以檔案材料為依據，缺少檔案材料會對自己今后的發展不利。同時，還要讓畢業生了解機要郵寄的查詢期限、檔案轉遞后要及時落實接收情況、自帶的檔案不能拆封等檔案常識。

4.實現學生檔案工作的信息化管理。隨著招生規模逐漸擴大，學生檔案數量逐年增加，為了提高檔案管理工作效率，更好地為學生服務，就應該實現學生檔案管理工作現代化和信息化。首先應該制定統一標準，規范紙質檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進一步開發電子檔案奠定基礎。其次應充分利用新技術、新設備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現代技術方式，逐步實現學院學生檔案管理的標準化、規范化。

總之，檔案管理者應該不斷更新觀念，創新理論，樹立現代化的檔案管理意識，對學生檔案管理工作進行重新審視，積極探索適應社會發展的學生檔案管理之路，更好地發揮獨立學院學生檔案的服務功能，提高畢業生的就業率，增強獨立學院的社會信譽，促進獨立學院自身建設。

參考文獻：

[1]肖囡.高校學生檔案管理工作中存在的問題及建議[J].科技信息，2011（27）