導語：如何才能寫好一篇人事管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）指導思想。深入貫徹黨的十、十八屆三中全會精神，全面推進全市機關事業單位人事管理信息化建設，在人力資源和社會保障一體化信息系統框架下，加快整合現有資源，進一步改進管理方式，規范管理程序，提高辦事效率，推行公共服務，提升人事管理科學化、規范化、信息化水平，提高機關事業單位干部人才隊伍素質，更好的服務經濟社會發展。在人事管理信息化建設中，以數據建設為核心，以工資管理為基礎，建設“進、管、出”全程信息化、部門聯動、公共服務的全面人事管理信息系統，實現人力資源和社會保障各項業務的信息共享和協同辦理，努力構建人力資源和社會保障統一業務平臺。

（二）基本原則

堅持頂層設計原則。全市統一建設，實行市級集中，統一軟件、統一網絡、統一流程、統一標準，反對各自為戰、重復建設；

堅持一體化原則。整合人事管理資源，實施人力資源和社會保障一體化信息系統建設，反對獨立系統、信息孤島；

堅持共享協同原則。實行信息共享和業務協同，建設人力資源和社會保障統一業務平臺，健全業務流程，反對條塊分割、業務獨立；

堅持流程優化原則。以信息化引領管理方式創新、業務流程再造，不斷提高服務水平，反對僵化固化、一成不變；

堅持公共服務。加強基層服務網絡建設，推行網上服務，搞好人力資源和社會保障公共服務體系建設。

（三）總體目標。2014年10月底前完成數據建設并實現與省聯網，同時完成基層網絡建設，全面上線工資管理信息系統；年底前完成人事管理信息系統開發和測試，在2015年上半年逐步上線，基本實現人事管理業務的網上審批和辦理。下半年實施信息系統改造升級，搞好業務流程調整和優化。人事管理信息系統先獨立運行，運行平穩后在2015年下半年并入人力資源社會保障一體化信息系統，完善共享協同機制，構建人力資源社會保障統一業務平臺。

二、工作任務和實施步驟

在人力資源和社會保障一體化信息系統框架下，緊密結合人事管理實際，以計劃管理為導向，突出“職位”和“崗位”在人事管理中的基礎作用，以人員基本信息為載體，以公務員管理和事業單位人員管理為雙核中控，以公務員考錄、事業單位人員公開招聘、人員調配、安置為四輪驅動，以工資管理為核心動力，以業務管理為能量循環傳導，強化協調配合和業務聯動，實現人事管理與社保、就業、仲裁、監察等業務的共享協同，充分發揮人力資源和社會保障職能的整體優勢。按照機關事業單位申報、主管部門審核、人社部門審批三層架構開發網絡版人事管理信息系統，單位和主管部門使用系統單位端辦理業務報送和審核，人社部門使用系統中心端辦理業務審批、確認，實現人事業務網絡化管理。

（一）數據庫建設（2014年10月底前）。

按照統一的數據指標體系，以工資管理系統為基礎建設市級集中的機關事業單位基礎數據庫。

各縣（區）按統一標準提取原工資管理系統數據（含歷史業務數據），上報市人社局信息中心進行統一比對分析，將不規范數據列出清單，發給各縣（區）進行整理。數據通過校驗后，遷入一體化工資管理信息系統，完成數據庫建設。各縣（區）負責原工資管理系統數據的提取、上報和整理，市人社局負責數據校驗、遷移和入庫。對于數據質量差和無數據資源的縣（區），要盡早搞好網絡建設，組織機關事業單位開展數據采集，確保按期完成數據建設。全省數據指標后，根據需要對數據進行補充采集，10月底前全面完成機關事業單位人員基礎數據庫建設，并與省人社廳聯網。

（二）工資管理系統開發和應用（10月底前）。8月底前完成系統開發和本地化改造，市直和各縣（區）分別于9月底前、10月底前上線應用。完成數據建設后及時啟動一體化工資管理信息系統應用，單位、主管部門、人社部門均從網上辦理人事業務。原系統需同步運行，并及時對原、新系統運行數據進行比對分析，待新系統運行平穩、通過驗收后原系統即可停止運行。

工資管理系統上線后，與工資待遇有關的人事業務，經人社部門職能科室審批、單位網上申報、主管部門網上審核后，工資科負責網上審批確認。以后隨著其他人事管理系統模塊的上線，逐步將網上審批權限分配到相應職能科室，實現信息共享和業務聯動。

（三）網絡建設（9月底前）。市人社局信息中心對VPN網絡及安全系統進行優化升級，支持機關事業單位通過互聯網VPN方式與市數據中心聯網。各縣（區）、市直各單位在9月底前向市人社局信息中心申請機關事業單位用戶注冊，完成機關事業單位聯網和授權應用。年底前對機關事業單位實施電子證書注冊，簽發“人社系統UK”，從明年1月1日起將系統調整為UK登錄模式，以提高安全保障水平。

（四）其他系統開發、應用（年底前完成開發，明年上半年應用）。

以工資管理信息系統為基礎，開發人事計劃管理、公務員管理、事業單位人事管理、人員調配管理、安置管理、專業技術人員管理、教育培訓管理等業務系統模塊。年底前完成開發和本地化改造，2015年上半年逐步上線應用。各牽頭科室制定工作方案，搞好業務數據采集，建立業務流程，組織全市統一應用。

（五）運行機制和統一業務平臺建設（2015年下半年）。

1、系統改造升級和業務流程優化。各職能科室牽頭搞好業務調研，對信息系統提出本地化需求，經統一論證后實施本地化改造升級。通過各項業務信息共享和一體化機制，統籌推進信息系統的網上業務管理，實現流程再造，改進管理方式，規范業務程序，提高辦事效率。加強內部各人事管理業務機構之間的協作聯動，確定業務流程和數據流向，充分利用信息化手段，在進人計劃管理、公務員管理、事業單位人事管理、人員調配、安置、工資審核等各項人事管理業務中，形成相互協調配合的一體化工作機制。

2、構建人力資源社會保障統一業務平臺。人事管理信息系統運行基本平穩后，通過實施數據和系統整合，并入人力資源社會保障一體化信息系統，建立機關事業單位人事管理與社會保險、公共就業、調解仲裁、勞動監察等業務的信息共享協同機制，減少重復勞動，提高辦事效率，初步形成人力資源社會保障統一業務平臺。

3、建立部門共享機制。根據上級部署和部門聯動的需要，及時完成工資系統與財政部門統發系統對接，為組織部門分配工資系統用戶權限。隨著人事管理信息化的推進，逐步與組織、機構編制系統對接，建立部門之間的數據共享機制，努力推進與組織、機構編制、財政等部門的信息網絡互聯互通、資源共享、協作聯動。

4、建立信息系統管理、維護制度，保障系統運行高效、安全和可持續。

三、保障措施

（一）加強組織領導，明確責任分工。市人社局成立專門領導小組和辦公室，辦公室設在信息中心。信息中心主要負責協調服務、軟件開發、網絡建設和技術培訓。各職能科室要從大局出發，積極建設信息化、應用信息化、納入一體化，切實明確信息化建設的主體責任，全面負責相應信息系統建設的業務調研、開發需求、數據采集、流程建設、組織實施和推廣應用工作。對涉及面廣、政策性強的關鍵問題和重要事項進行會商，報領導小組審定后組織實施。建立定期通報和會商機制，將人事管理信息化建設納入全市人社事業發展年度綜合考核范圍，加強對人事管理信息化建設的督導指導。

（二）整合資源，加大投入。各級人力資源社會保障部門要積極整合利用現有資源，按照數據集中與系統集中、縱向集中與橫向互動、系統集中與業務協同有機結合的原則，積極推進“市級集中”和“省級集中”。將機關事業單位人事管理信息化納入“金保工程二期”和人力資源社會保障一體化信息系統建設總體規劃，搞好統一建設。要積極爭取財政支持，將軟件開發、設備購置、運行維護等經費納入部門預算。各縣（區）要按標準配置信息化終端設備，保障人事管理信息平臺有效運行。

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關鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰

伴隨著社會經濟、科學技術不斷發展建設，事業單位所使用的傳統人事檔案管理模式已經與事業單位實際發展之間存在較大差異，人事檔案信息化管理成為人事檔案管理主要趨勢，積極將先進科學技術應用在事業單位人事檔案管理中。目前，事業單位現在已經基本上實現了計算機等現代化設備的普及，這樣為事業單位人事檔案信息化管理奠定了良好的基礎，同時也為事業單位人事檔案管理帶來了一定挑戰，如果解決人事檔案信息化管理所存在的問題，真正發揮人事檔案信息化管理的作用，都是事業單位所需要考慮的問題。

1 人事檔案信息化管理的意義

1.1 提高人事檔案信息的時效性

在事業單位所使用的傳統人事檔案管理模式中，對于人事檔案實體管理十分重視，從人事檔案內信息收集一直到最后的編排、管理等工作都需要人事檔案管理工作人員以人工形式完成，這種管理模式大大增加了人事檔案管理難度及工作量，同時人事檔案內容難以質量也難以保證。人事檔案信息化管理模式的應用，人事檔案從信息收集到最后編排、管理等工作都可以通過計算機完成，大大提高了事業單位人事檔案管理效率，工作人員也能夠從繁重的工作量中脫離出來，同時人事檔案內容質量的能夠得到有效保證。

1.2 有效促進事業單位人事制度的改革及創新

信息已經成為二十一世紀的重要標志，互聯網技術及計算機技術已經在人們的實際生活工作中普及。就事業單位人事工作而言，事業單位可以利用互聯網技術與計算機技術就做到不出門就可以招聘優秀人才，完成人才選拔工作。同時，事業單位新工作人員在培訓考核過程中，事業單位人力資源部門也可以通過互聯網技術與計算機技術客觀精準掌握每一個新工作人員在實習期間的表現，完成對于人事管理系統內信息的及時更新，能夠從根本上提升事業單位工作人員工作積極性，監督工作人員工作行為，規范事業單位發展建設。

1.3 有效提高紙質檔案的保護水平

人事檔案管理工作是事業單位管理工作中的重要組成部門，也是事業單位在監管工作中經常使用的一種檔案模式，例如對于員工工作表現的審核、事業單位內部人事上的變動等等，這些工作都需要使用到工作人員的人事檔案，人事檔案如果要是紙質的情況下，長時間的使用及裝訂，對于紙質人事檔案就會造成嚴重損壞。人事檔案要是信息化管理之后，紙質的人事檔案使用效率將大幅度降低，工作人員可以使用互聯網技術與計算機技術就能夠掌握到有關的人事檔案信息，還能夠提高事業單位對于人事檔案信息內容利用率。

2 人事檔案信息化管理中所面臨的挑戰

2.1 基礎設施不完善

事業單位想要在人事檔案管理上實現信息化建設，就僅僅需要擁有高水準的網絡技術及人才上面的保證，還需要擁有完善的人事檔案信息化管理基礎設施，例如計算機、掃描儀等等。我國事業單位現在雖然已經基本上普及計算機等設備，但是就事業單位人事檔案管理工作所擁有的計算機等基礎設備數量，根本就物能夠滿足人事檔案信息化管理工作的實際需求，各種基礎設施功能及種類嚴重缺乏的情況十分常見。基礎設施不完善為事業單位人事檔案信息化管理工作的順利開展造成了較大的影響。

2.2 監督力度低下

現在，部分事業單位并沒有充分認識到認識檔案管理工作所具有的價值，在認知上存在一定偏差，造成事業單位人事檔案管理工作在開展工作中后勁嚴重不足，限制著人事檔案信息化管理工作的落實。同時，部分事業單位人事檔案管理工作人員也并沒有認識到自身所具有的責任，事業單位管理人員沒有劃分出人事檔案管理與檔案所有之間的關系，造成人事檔案管理工作存在較多的限制因素。

2.3 信息數據庫建設過于滯后

人事檔案信息化管理過程中，需要建設人事檔案信息數據庫，主要作用就是對于人事檔案內的信息收集處理等等。但是現階段事業單位所建設的人事檔案信息數據庫并沒有真正發揮出應有的作用，因此人事檔案信息數據庫在實際應用中還存在較大的問題。信息數據庫在實際應用中還面臨較多的安全風險，對信息數據庫內人事檔案信息造成了嚴重影響。

3 人事檔案信息化管理應對方法

3.1 加大對基礎設施建設力度

根據本文對于事業單位人事檔案信息化管理的研究可以發現，基礎設施欠缺已經成為限制我國事業單位人事檔案信息化管理工作落實的主要因素。正是由于基礎設施的重要性，各各事業單位人事檔案管理熱暖，應該提高對于人事檔案信息化建設的重視，從根本上人事到人事檔案對于事業單位發展建設的作用，充分發揮人事檔案的價值。在事業單位實際的人事檔案管理過程中，基礎設施能夠有效保證檔案內信息數據的快速傳遞等等，事業單位想要真正落實人事檔案信息化管理，首先就應該加大對于基礎設施建設水平，同時對于設備定期維護及保養，這樣才能夠為人事檔案信息化管理工作開展奠定良好的基礎，盡早發揮人事方案對于事業單位發展的作用。

3.2 建立一套完善的數據管理系統

互聯網技術與計算機技術在實際應用中所具有的優勢為快速、高效率及廣泛性，事業單位人事檔案信息化管理就是充分將互聯網技術與計算機技術優勢充分發揮出來，這就需要建立一套完善的數據管理系統，完成對于人事檔案信息數據分享及更新要求，保證人事檔案內信息高效率儲存，防止人事檔案管理中出現的堵塞問題。與此同時，人事檔案信息化管理能夠讓人事檔案管理工作人員針對性的檔案劃分模式，科學合理劃分檔案信息管理模式，這樣事業單位在人事檔案管理工作更加便捷及高效。

3.3 進一步加快數據庫的建設速度

事業單位在開展人事檔案信息化管理中，首先就應該根據事業單位內每一位工作人員的實際情況創建一份人事檔案，進而保證人事檔案信息內容的完整，以人事檔案信息創建事業單位內部的檔案信息平臺。其次，人事檔案數據庫在應用過程中，還應該定期檢測維護信息化設備，保證基礎設施的安全及穩定，充分發揮互聯網技術與計算機技術所具有的優勢，推動人事檔案信息化管理工作建設速度。最后，創建人事檔案網絡服務系統，提高人事檔案服務高效，保證事業單位工作人員能夠充分利用人事檔案服務網絡系統內人事檔案信息內容。

4 結論

綜上所述，人事檔案信息化管理已經成為事業單位現代化建設的必然形式，提升人事檔案管理工作質量及使用效率具有重要作用。面對現如今人事檔案信息化管理所面臨的挑戰，例如基礎設施建設不完善、監督管理力度低下及信息數據庫建設滯后等等，這些需要事業單位人事檔案信息化管理工作增加對于基礎設施、數據管理系統、數據庫建設速度，通過這些方法落實人事檔案信息化管理工作開展。

參考文獻

[1]陳衛華.企業人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策[J].商場現代化，2015，10：107.

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一、指導思想

以科學發展觀為指導，堅持以人為本，貫徹《中華人民共和國人口與計劃生育法》、《流動人口計劃生育工作條例》精神，以提升服務效能為工作主線，以保障企業職工計劃生育和生殖健康的合法權益以及推進外來務工人員均等化服務為重點，創新企業人口計生服務，努力為企業營造良好的人口環境。

二、基本原則

1．以人為本原則。堅持以人為本，體現人文關懷，促進人的全面發展，推動公共服務向企業傾斜，根據企業育齡婦女的需求，開展個性化服務、多樣。

2．服務優先原則。企業人口計生工作重在服務，寓管理于服務之中，轉變服務理念，創新服務載體和服務方式，通過計生服務促進優生優育和穩定低生育水平，通過入企服務讓育齡婦女享受便捷服務，通過優質服務提高活動成效。

3．因企制宜原則。根據企業實際開展服務活動，科學安排服務內容、服務方式和服務時間，不影響企業的生產和經營，不增加企業負擔。

4．均等服務原則。重視外來務工人員計生權利保障，落實好外來務工人員同等享受各項免費服務項目，拓展服務項目同時向外來人口覆蓋，做好關懷關愛，促進外來人口融入。

三、工作重點

（一）創建內容

全區20家列統企業，按照流動人口計劃生育服務管理示范單位的標準進行創建，做到“八個有”，即有管理人員、有管理網絡、有服務公示、有世代服務室、有自動取套機、有宣傳資料、有協會組織、有信息平臺。重點做好以下工作：

1．建好服務陣地。因地制宜打造企業人口計生服務陣地，采取依托企業衛生服務室、社區衛生服務中心設置企業服務點，利用園區公共服務中心、企業生活服務區增設服務點等辦法確保人口計生服務有陣地；信息平臺延伸到企業，明確專人負責，相關信息及時登錄和反饋。

2．落實好服務人員。多渠道落實企業人口計生服務技術人員，采取委托社區、企業醫務人員，委派鎮（區）世代服務中心技術人員定時服務，電話、網絡預約等方式解決企業人口計生技術服務力量不足的問題，同時對服務內容、服務程序進行公示。

3．做好計生服務。按規定為企業職工提供免費孕情環情檢查，并及時向戶籍地或居住地通報檢查情況；免費孕前優生健康檢查向企業目標人群全覆蓋。在企業員工集中居住地、醫務室等地設置藥具發放點，方便員工領取。

4．生殖健康服務。加強避孕節育、生殖健康科普宣傳，提供生殖健康咨詢指導和必要的隨訪服務，做好育齡婦女生殖健康檔案管理。

5．行政事務辦理服務。將一孩生育服務證辦理、婚育證明辦理和查驗、流動人口避孕節育情況報告單出具等計劃生育行政事務辦理進企業，簡化服務流程，提高服務效率，能當場辦理的當即辦理，不能當場辦理的為當事人進行服務。

6．建好協會組織。建立企業流動人口協會組織，發揮好計生維權作用。

（二）創建標準

1．工作機制好。落實好法人負責制，積極配合所在地鎮（區）或者社區（村）做好流動人口計劃生育工作，與相關責任人簽訂目標管理責任狀。

2．組織網絡好。領導重視流入人口服務管理工作，有專兼職的流動人口服務管理人員，有流動人口計生協會。

3．陣地建設好。流入人口較多的企業應參照村（居）世代服務室標準，設立流動人口之家，有標識、有藥具柜和相關宣傳資料。

4．基礎管理好。規范填寫《流動人口信息采集卡》和《流動人口信息變更表》，及時登記和更新流入人口信息并及時報所在地鎮（區）人口計生部門，信息準確率100%，流入人口查驗率達100%，省內流入人口持證率達90%。

5．服務落實好。流入人口享受宣傳倡導、優生優育、生殖健康、獎勵優待等基本公共服務，配合做好藥具發放進企業工作，落實好法律法規規定的各項計劃生育權益，無侵權事件發生。

6．生育秩序好。流動人口節育措施落實到位，流動人口中無違法生育發生；違法生育后流入人口做到發現及時，積極配合相關部門查處。

（三）服務方式

通過示范單位的引導，推進人口計生服務向其他企業覆蓋，按照屬地服務管理的原則，做到企業不分大小，流動人口在哪里，計生服務就跟到哪里。加強工作責任落實，鎮（區）計生服務機構加強與主動聯系，了解企業流動人口的信息和服務需要，轉換服務理念，創新服務形式，推行預約服務、錯時服務、服務、委托服務等方式，普遍開展計生服務“五進企業”活動，把宣傳教育、開展行政事務辦理、免費藥具發放、免費技術服務、關愛維權服務等送進企業，讓企業員工享受便捷的計生服務，流進育齡婦女隨訪服務率達95%以上。

四、方法步驟

1．制定方案（3月）。各鎮（區）根據目標要求，認真調查摸底，結合工作實際，上報創建企業名單。

2．集中實施（4月至8月）。各鎮（區）按照示范標準，集中精力抓好創建工作，加強工作協調和指導，積累總結經驗，定期督查，研究分析存在的問題，確保創建工作有序推進。

3．評估驗收（9月）。評估驗收工作由區人口計生委負責實施，對照標準，對所創建的示范企業逐一進行認真評估驗收，評估驗收的情況及時上報市人口計生委。

五、工作要求

1．強化組織領導。各鎮（區）要加強對流動人口計劃生育服務管理示范企業創建活動的組織領導，專題部署，協調好相關人力、物力，按照屬地原則，落實相關單位的工作責任，做到不增加企業負擔，不影響企業正常生產。加強工作的督查和指導，確保活動有序推進。

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一、外派對象

1、集團總部及各成員單位優秀管理干部；

2、具有本科以上學歷的可塑性大學生；

3、業務骨干、專業技術人員及其它各類管理人員。

二、外派任務

1、籌建新單位開業與經營；

2、組建培養一支屬地化優秀員工團隊；

3、聚集品牌商品、開發新項目、倡導星級服務和現代管理理念，實現利潤最大化；

4、創建具有友誼特色的優秀企業。

三、外派紀律

1、必須貫徹落實集團的經營理念，創造性地開展工作；

2、必須把集團利益放在首位，廉潔自律，作風正派，體現出友誼人的奉獻精神與優良品質；

3、必須服從領導，執行決定，嚴格執行集團的各項規章制度，顯示出友誼集團的嚴明紀律；

4、必須忠于職守，和諧團結，展現出友誼集團的團隊精神。

四、外派管理

1、集團派出、輪換的人員，需經集團主管副總、總經理批準后實施；各經營單位派出、輪換的人員需經各單位總經理批準，報總部人力資源部備案后實施。

2、外派人員由派往單位負責管理，安排日常工作及生活，并實施有效地監督檢查。并擁有外派人員提職、降職或處分的建議權。集團中層以上外派干部提職、降職或處分由總部政工部負責；其他外派人員的提職、降職或處分由派出單位負責。

3、外派期間，為企業做出突出貢獻者，予以晉升；工作失誤，造成不良影響的，按集團的有關規定處理；

五、外派待遇

1、外派人員按所任職務級別由派出單位支付工資，并享受保險及相關福利。費用由其派往單位負擔。

2、外派人員醫療保險規定：對外派人員因病異地治療采取市內統籌。

（1）、異地日常門診治療由個人現金支付（個人基本醫療費仍按醫保中心規定按月按比例劃入個人ic卡賬戶）。

（2）、異地辦理住院（按出差人員辦理急診入院）：在三個工作日內電話通知醫保中心備案；出院后一個月內由企業持相關資料到醫保中心報銷。

（3）、異地住院起付標準：1500元由個人承擔，住院費（在統籌基金范疇內用藥）由個人承擔：30%，其余由社會統籌基金支付。

3、外派人員生活補助標準：900元/人.月

4、外派人員住房補貼標準：

總助以上：1200元/月

其它人員：800元/月

北京、上海在此基礎上增加500元/月，蘇州在此基礎上增加200元，縣級地區下浮200元/月。

六、駐外休假

1、外派人員每年享受20天駐外假。原則上外省3月一次，每次5天；本省1-2月一次，每次2天。

2、具體休假時間所在單位根據工作需要由本人申請、經單位主管經理、總經理批準；經營單位總經理休假需向總部政工部報批。

七、附則

1、外派人員休假往返交通費按連友字（）第3號關于《工作人員差旅費開支標準的暫行規定》執行；

2、外派人員未回本地休假，其家屬可前往探親的，集團可報銷其往返交通費1人/次；

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[關鍵詞]企業人事檔案；信息化管理；方法研究

中圖分類號：D035.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0203-01

一、 引言

隨著社會水平、科學技術、信息技術等方面的快速發展，企業的管理水平也在發生著非常大的變化，而企業人事檔案信息化管理作為其中的重要一員，當然也不能落后，制約企業的管理建設水平，不能保障企業的權益不被損害。為了實現企業利益的最大化，實現企業管理建設的快速提高，我們需要逐步地實現人事檔案管理的信息化、數字化、網絡化、自動化等，讓檔案管理向一體化發展，同時實現人事檔案信息材料的歸檔、存放、保存、備份等，如果不能把人事檔案信息化管理進行分類來管理，將不利于檔案管理的合理化處理，也不利于企業對于人力資源信息的信手拈來，相對應地，就會在這個環節中，浪費企業的信息查詢時間。為此，我們需要構建完善的人事檔案信息化管理機構，對檔案進行合理歸檔安全存放。

二、 企業人事檔案信息化管理的簡單敘述

企業人事管理是企業員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人履歷、家庭社會關系、綜合能力和德才綜合表現，是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。隨著社會各方面的快速發展，企業人事檔案管理不斷地向信息化、數字化、網絡化、自動化發展。

三、 企業的管理與人事檔案信息化管理之間是相輔相成的，二者息息相關

1、 企業人事檔案管理的影響

隨著社會水平、科學技術、信息技術、管理建設、人才資源等方面的快速發展，企業的管理水平也在發生著非常大的變化。為適應逐步發展的社會的腳步，為企業的發展注入信息化的資源，為企業的人力資源保存提供最原始的記錄，企業檔案管理在企業管理建設中占據著非常重要的地位。為了加快企業管理的發展腳步，我們需要不斷地加強對企業的人力資源檔案管理，促進其不斷地壯大，從而共同為企業的發展壯大而保駕護航。

2、 企業人事檔案信息化管理的重要作用

企業人事檔案信息化管理為企業的發展提供完整的、準確的、原始的第一手人力材料資源，為企業的發展提供高素質的人才信息，對人才進行合理的安排，為企業建設和培養一批有能力、有文化、有技術的專業型人才而做出自己的貢獻。并且運用統一、安全、合理的方式把人事檔案資源進行統一規劃，保存企業的寶貴財富，為以后企業的發展提供前提條件，促進管理建設的正常、快速、穩步前行。人事檔案管理的一體化發展為最大化的信息資源儲存、接收資源、備份、管理作出努力，從而為企業的發展壯大盡一份力。

四、 研究與分析企業人事檔案信息化管理的優化方法

1、 把企業的人事檔案進行收集和歸檔，便于統一管理

企業檔案管理人員對檔案進行保存的時候，需要把企業的人事檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，也就便于統一管理，進而保障企業的權益。

2、 對于企業的人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需

對于企業的人事檔案需要采取備份管理，針對紙質檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質等特點，以及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時的使用，以這樣的方式進行檔案的管理，可以有效地減少資源的損耗、防止丟失。也可以在資料丟失的情況下，以備不時之需，為后面對檔案管理的修復工作作出基本的前提條件。

3、 對企業的人事檔案需要進行不定時地檢查，對人力資源的循環了解

對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對企業的人事檔案進行不定時地檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，從而做到對人力資源的循環了解、調查，保證檔案管理的安全，盡量地保護企業的人事檔案信息化資源的完整而沒有外泄，避免引發一些損害企業利益的事情。

4、 對企業的人事檔案進行定期地修復完善，以期構建一個完善的人力資源體系

對企業的人事檔案需要進行定期地修復完善，為其正常的工作進行做準備，特別需要注意的是：對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，紙質檔案容易破壞、發潮發霉，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進行檢查、查看；對電子信息技術的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構建一個完善的人力資源檔案管理體系。

5、 對于不同類別的企業人事檔案，需要分門別類進行安全存放

企業在發展的過程中，需要分門別類，把不同載體的、不同類別的、不同材質的檔案材料進行不同的歸檔、安全存放。特別是對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，從而導致資料內容的缺失問題以及對于信息檔案管理的信息保存等問題，一定要嚴格地保存完整，并且保證時間的持續性，否則一旦資料丟失的話，處理起來會相當的麻煩。逐步地建立相對應的較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進行分別存放，以期對各行各業的信息資源進行分類管理，便于工作需要資源的時候能夠順手拿出來，這樣既方便而且便于管理，使得企業的資料管理方面更加健全、完善、穩定。

6、 對于一些特別珍貴的企業人事檔案，需要進行特別的保護

企業在對檔案進行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對企業有重大價值的檔案，例如：企業的核心人事資料、對企業做出重大貢獻的人力材料等進行嚴格保管，使用加密寶箱，并且對這些特別的檔案材料，需要進行特別的保護，專門設置一個特別的檔案管理中心，對他們實行重點保護，以防在需要資料的時候，翻遍所有的資料庫都找不到需要的資料，那樣的話，既浪費了不必要的時間，又浪費人力資源，還不能達到預期的效果，豈不是得不償失了。

五、 結束語

在企業的發展過程中，人力資源的發展對其起著非常重要的作用，為了保護人力資源的安全、不外泄，我們需要對企業人事檔案進行信息化管理，對檔案實行歸檔、存根、備份等，運用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進行保護，為企業的發展提供完整的、準確的第一手人力材料資源，從而更好地確保公司的正常進行而不被影響。

參考文獻

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[3] 張勇；數字檔案信息安全保障體系研究[D]；蘇州大學；2007年.

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一、人事檔案的基本定義和特點

（一）人事檔案的定義

人事檔案是人事管理活動中形成的，是記錄個人自然情況及個人與社會各方面活動的真實性記錄檔案。在我國的人事管理制度中，人事檔案是一項最基本且具有非常重要參考價值的文檔文件。在企、事業和公務單位的人事管理制度中，人事檔案不僅涵蓋了每位員工的身份證明、基本學歷、薪資待遇、工作經歷等個人情況，也記錄每個員工的品德作風、工作能力等客觀評價情況，是每位員工轉正定級、職稱申報、辦理保險以及考據相關證明時起著憑證、依據和參考的作用。

（二）人事檔案的具體特點

（1）真實性。人事檔案形成的最基本要求就是真實性。對于企、事業單位來說，擁有可靠的管理人員和工作人員，是保證單位各項工作順利開展的最基本保障。在企事業單位，人事檔案對于每位員工的個人自然情況、工作經歷、思想品德等進行記錄的真實性，是企、事業單位在開展員工錄用、人才選拔、職位晉升等工作時的最基礎的依據。因此，人事檔案必須真實可靠。

（2）全面性。一份合格的人事檔案必須要具有全面性。人事檔案不僅僅要對每個人的基本個人信息、家庭成員組成信息、成長學習經歷等個人自然情況的進行記錄，還要涵蓋以往所在學校、單位對于個人的學歷工作能力、思想作風等做出的客觀評價記錄。在人事檔案中，要面面俱到，既要直面地記錄著個人的基本情況也要包羅與社會活動時的重要情況，只有全面性的記錄，才能讓每個用人單位對于每位員工進行全面了解，才能體現每個人的社會價值，才能順利的開展工作。因此，人事檔案必須要具有全面性。

（3）可變性。人事檔案的最大特點就是可變性。社會是隨著時間的變化而變化，作為社會的組成部分，每個人也是隨著時間的變化而變化。人事檔案作為每個人社會活動的最基本記錄文件，必須隨著時間的不斷推進和每個人發展的不斷變化而進行不斷地更新。所以，作為人事檔案管理人員，我們必須要求及時收集和補充最新的員工個人信息，這樣才能保證每份人事檔案的真實和全面。因此，人事檔案要時刻保持可變性。

（4）保密性。人事檔案的真實性、全面性決定了它必須進行保密管理。人事檔案是每個人的個人信息和社會活動的記錄文件，其中既儲存著個人的私密信息也反映了個人的在社會活動中功過得失，對于每個人來說，人事檔案可以全面的體現整個人各方面的情況。因此，它屬于個人的機密甚至黨和國家的機密。在《中華人民共和國檔案法》中，已有明文規定，不得私自泄露和保存人事檔案，檔案管理人員必須進行保密性培訓。

二、人事檔案管理的研究述評及不足

進入21世紀，在我國的人事研究過程中，主要包括四個方面的內容，分別是：

（一）對于人事檔案管理問題的探究和對策

在當今人事檔案管理的研究中，最主要的課題是針對現有人事檔案管理中出現的問題做出研究，再提出解決人事檔案中出現問題的模式。這些問題中最主要體現在檔案的全面性、檔案的真實度以及檔案的更新程度這三個方面。因此，要做好一份合格的人事檔案，檔案管理人員應該針對人事檔案的真實可靠程度進行調查并不斷進行更新和完善，避免人事檔案出現假檔、死檔。

（二）對于人事檔案進行信息化管理的研究

隨著社會經濟的不斷發展，科學技術也得到了長足的進步，各行各業進行信息化管理的步伐也越來越快。作為社會發展的必然趨勢，人事檔案管理信息化也逐步實行開來。但是，在實行人事管理信息化的過程中，相關部門沒有開展針對檔案管理人才的信息化培訓和進行統一的人事檔案信息化規范指導，直接導致了人事檔案不能很好地進行錄入，實現人事檔案的區域聯網和網絡共享。

（三）對于高校人事檔案的研究

在我國，隨著九年制義務教育的全面實行，全國各地已廣泛分布著數量龐大的各類高校。因此，高校的人事檔案管理工作問題更顯得尤為重要。作為高校中最基本的工作內容之一，高校必須在日常的人事檔案管理中加強人事檔案的安全管理和信息化錄入等工作，加大人事檔案管理人才的培養，為建立一份合格的人事檔案開個好頭。

（四）對于流動人才的人事檔案的研究

在市場經濟飛速發展的時代背景下，我國的工、商、服務等行業得到了長足的發展，國內許多大中型城市出現了勞動力短缺的問題，因而吸引了大批農村人員到各大城市務工，而這些人員的流動性很強，這增加了管理他們的人事檔案難度。針對這個問題，國家政府機關應該建立對應的流動人口檔案管理部門，并對于流動人口的人事檔案進行信息化管理，實現網絡共享，讓每個用人單位能夠聘用到放心的員工，也能讓每個外出務工人員安心的工作。

三、人事檔案管理發展方向展望

（一）人事檔案管理信息化發展

社會在發展、科技在進步，人事檔案管理信息化已成為歷史發展的必然趨勢，我們應放棄過去落后的傳統管理模式，緊隨時代的發展步伐，全面實現人事檔案管理的電子化和信息化。目前，我國的人事檔案管理信息化，仍然存在著許多的弊端。因此，我們要在日常的工作中，積極的發現問題，解決問題，統一人事檔案信息化管理的規范，加大對于檔案的搜集和歸類存檔力度，為建立全面性的人事檔案信息化，打下堅實的基礎。讓建立先進的人事檔案信息化管理成為我們所有人不斷追求的偉大目標。

（二）人事檔案管理“三化”發展

人事檔案管理的“三化”主要指的是標準化、規范化和現代化。其中標準化是人事檔案管理發展的必經之路，主要體現在載體、管理工作等的標準化，它是檔案管理中做到數字化等的核心問題；規范化是實現人事檔案管理現代化的基礎，主要是改變檔案書寫管理不規范、裝訂不整齊等問題，這主要應該制定嚴格的規章制度來約束；現代化是人事檔案管理的主要發展目標。

四、結語

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1.1領導重視不夠，思想觀念跟不上時展的需要

西部地方院校領導對人事檔案管理工作的重要性認識不足，觀念守舊，認為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務性工作，與科研教學沒有直接聯系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎設施建設不完善，對學校人事檔案人員能力素質也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。

1.2人事檔案管理人員素質低、不專業

高校人事檔案管理工作是一門專業性比較強的工作，對管理人員的專業素養、思想政治、工作作風等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔任，有許多為領導或教職工家屬。這些人員素質低，沒有經受過專門的人事檔案管理培訓，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業能力、從業態度、思想品德、工作作風等方面已經不能適應新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質需要，急需更換或提升專業素質。

1.3經費投入不足，場地不標準不健全

由于受辦學經費限制，目前西部地方高校辦學經費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標準不規范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學習進修的機會。

1.4人事檔案內容收集利用率低

高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關系、學歷、履歷、各類鑒定、培訓和評定崗位技術、黨團政審、獎勵、職務任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態。另外，西部地方院校領導認為，個人的檔案材料要嚴格保密，教職工個人信息只容許上級領導和組織部門使用，其他人不能調閱，即使本人也不能隨便閱覽。導致人事檔案的利用率低，沒有真正發揮出檔案的作用和效益。

1.5檔案管理手段落后，信息化建設落伍

目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環節繁雜，效率低下；管理人員計算機應用水平低，檔案管理信息化建設處于初步起步階段，無法實現檔案信息化、數字化管理。無法實現檔案的網絡化接收、傳遞和共享，導致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。

2解決對策

2.1西部高校領導應轉變觀念，高度重視學校人事檔案管理工作

人事檔案具有憑證、參考和服務作用，可為高校快速發展起到保駕護航作用。是高校領導選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學實力。因此，西部地方高校領導首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學校應出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標。劃撥足夠的檔案管理經費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學習進修；為檔案管理人員職稱職務晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標準檔案管理庫房；同時定期調查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現的問題和困難。從而更好地發揮高校人事檔案工作應有的職能。

2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業素質

對于已在崗的人員依據其意愿，要么進修培訓，要么調離崗位；對于新近人員必須嚴格要求，必須是檔案管理專業的畢業生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環節擇優錄用，同時對其思想政治、工作態度、待人接物等方面嚴格要求，以保證進人用人的專業性、高質量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質高、業務能力精湛、信息化技能強的復合型專業人員。

2.3加大經費投入力度，建設標準檔案用房

加大高校人事檔案管理經費投入力度。學校領導應充分意識到人事檔案管理的重要性，應每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經費，配足配全管理設備材料；按照國家人事檔案管理標準建設專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統。

2.4提高人事檔案收集利用率

通過領導負責、下發文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內容尤其是個人業務檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務職稱、年齡、專業、黨政關系等，這些信息公開后，可為有關單位了解當事人基本情況提供便利，更大范圍發揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。

2.5加快人事檔案信息化建設步伐

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論文摘要:企業檔案信息化是適應企業檔案管理發展的必然要求，是一個綜合性很強的系統工程。不僅需要企業領導的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，努力探索檔案收集整理利用的客觀規律。充分運用現代前沿信息技術，發揮人才優勢，整合企業內部各方面的力量，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進。

1.企業要從戰略發展的高度考慮檔案信息化向題

從歷史經驗來看，檔案絕不單單是企業運行情況相關資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應是流水帳式的簡單管理，對于檔案的管理理應成為企業運行管理中很重要的一個環節。大多數企業領導已經充分認識到，開發利用檔案信息資源是進行科學決策和管理的根本需要，但各企業實際情況不同，如何建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統，不同企業應靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業各部門對檔案利用需求，不但需要企業高層領導的高度重視并積極協調，更需要企業領導具備戰略的眼光和務實的作風，將檔案信息化建設納入企業信息化總體規劃之中，將檔案建設納人企業內部各部門的崗位職責范圍之內，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實，項目清晰，并應當投人甲定資金予以支持。

2.企業檔案信息化管理的主要內容

企業檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發展并指導著具體工作。其主要內容包括:

(1)檔案資源技術信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發利用，實現檔案資源的社會共享。其主要內容包括:一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

(2)檔案管理方法科學化。檔案借巡匡作方法科學化，就是根據信息社會的特點和檔案工作的客勸珠見律進行合理的組織計劃和控制。白然科學和社會科學的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統論、控制論等的指導下作出正確的決策。此外，管理方法的科學化還包括正確恰當地運用經濟手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學化是旁彬勢下管理現代化的核心。

(3)管理人員素質酬弋化。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業務知識、科學技術知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質結構等。

(4)檔案月賂的社會化。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現，檔案利用從用戶對象上正在發生著明顯的變化，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經濟活動利用明顯上升。隨著檔案進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現跨地域、跨行業的局面，突破時空界限，真正實現資源共享。

3．抓住機遇，全面推進企業檔案信息化建設

企業檔案信息化建設正面臨著難得的發展機遇，而且現代信息化技術的發展也提供了十分優越的客觀條件，因此，必須統籌謀劃，精心實施，在秉承傳統工作的基礎上，做好以下幾點:

(1)建立健全制度，規范檔案管理。企業檔案部門要把握信息化帶來的企業管理的新思維、新模式，樹立創新意識，運用先進的技術手段，實現企業檔案制度創新。建立健全適應企業信息化環境下的檔案管理制度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下扎實有序發展，完善企業檔案的收集范圍，及時調整和擴展企業檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業可持續發展具有潛在價值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業文件材料的歸檔制度;建立數字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數據儲存及利用的安全。 轉貼于

(2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對企業發展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業檔案的收集要充分利用現代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉向企業自身形成的材料和與企業經營有直接關系的文件。

要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業為了定價，就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產品銷售周期性及市場競爭狀況;為了發掘新產品，就必須全面了解生產廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料(數據、文字、圖表等)，就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。

(3)加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環境。社會的發展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業利學發展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業人員歷經時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。

要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養的制度與機制，加快檔案復合型人才培養，對不合理的崗位設置應及時予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺悟高，業務能力強，熱愛檔案事業，具有一定企業管理業務水平的人員充實到檔案隊伍中來。

(4)加強理論知識學習，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業素質，開拓思路，勇于進取，超前介人企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身有機融人到信息系統中，使檔案工作與五處業設計、生產、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。檔案工作者還要積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現文件、檔案的制度化、規范化管理，主動配合企業計算機人員，建立和完善企業檔案自動化系統。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。

(5)積極推進，盡快實現檔案管理數字化。檔案管理數字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規范的企業中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據企業館藏特點，結合行業通用標準，及時編制出索引工具，以實現檔案的自動化檢索功能。

檔案是歷史的原始記錄，是人類社會的真實記憶。歷史的延續和社會的發展都在檔案中留下最可靠的印記和鄉彭變。時間越久遠，檔案的歷史價值就越發突出，檔案也越顯珍貴。對于酬統檔案數字化過程的加速，也是劉這些傳統的有效保留和傳承。

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論文摘要:加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢。加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度。

檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統文化把人的價值歸結為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協調檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。

當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創造性的人格品質，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業、對利用者服務卻那么熱情，這種忠于檔案事業的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質利益的價值觀的力量，它充分體現了中國文化積極有為、奮發向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征。

人事檔案是機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

那么，如何加強人事檔案管理方式和手段的改變?

1.人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為科研工作服務。

2.加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

3.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。 轉貼于

4.實行人事，促進人事檔案的社會化開放式管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。

自1999年起，逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。

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關鍵詞：高校檔案；人事檔案；統一管理；分析與對策

長期以來，很多高校的人事檔案都單獨存在于組織人事部門，游離于高校綜合檔案管理的門檻之外。2008 年 9 月，教育部和國家檔案局聯合簽署并實施的《高等學校檔案管理辦法》（下稱《辦法》，即第 27 號令），明確把學生檔案納入高校檔案統一管理。由此引發的對于高校人事檔案的管理歸屬問題也一直被討論，支持和反對意見并存。由此，也逐漸形成了中國高校人事檔案的管理模式。

1 當前中國高校人事檔案管理的基本模式

1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統一納入綜合檔案館中進行統一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業務構成了高校檔案館業務的組成部分。高校檔案館的模式有利于現代人事檔案管理工作朝著專業化、標準化方向建設，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務職能，有利于學校各級領導重視與促進高校人事檔案管理工作的整體性發展。采用這種模式的這類高校有清華大學、北京師范大學、四川大學、中山大學、武漢大學、華中師范大學等院校。

1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門機構下面設置了專門的科室來負責高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門，而人事檔案管理業務屬于高校人事部門的業務；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門下面專門設立的科室來負責管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門，不同的人事檔案管理業務也分屬于不同部門。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門對人事檔案材料的運用便捷，但是人事檔案管理業務只是自己部門工作的一部分，對檔案材料管理投入力度較少，專業化建設程度相對落后，整理工作不科學規范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個部門機構，材料難以得到統一管理。采用這種類型的高校包括北京大學、浙江大學、上海交通大學、山東大學、華南理工大學等。

但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對較少，而且形成目前的管理格局是有其內在成因的。

2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析

2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經多次改革，件與卷結合的歸檔方式更是簡化了檔案的整理環節，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對保守。根據《干部檔案管理工作暫行規定》，人事檔案的載體都是 16 開紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補充的非 16 開歸檔紙質材料只能被迫進行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀上不愿接收此類的檔案，同樣限制著兩者的統一管理。

2.2 人事部門對于人事檔案的使用存在依賴性。人事部門所產生的關于人事、師資、勞資、崗位設置等大量的檔案材料均需入個人檔案，這些材料在部門內部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門利用較多，存放在人事部門更便于利用，如辦理人員退休、調出調入手續、人員信息核對等，均需查閱人事檔案實體。另外，對于人事部門的人員信息維護，也可以隨時進行利用。特別是各級各類人事統計報表，所須填報的數據主要源于人事信息系統，但每年數據填報會因其統計類別不同存在差異，特別是系統沒有的信息，只能從檔案實體中進行查詢。如果檔案單獨存放在檔案館室特別是和人事部門不在同一樓內，查檔人員動輒需要到檔案館內查檔，不便于檔案的提供利用。

2.3 人事檔案和高校檔案的評級標準與監管部門各異。高校檔案的評級標準一般分達標升級及其復查和日常檢查三種，對達標升級及其三年一個周期的復評因評級不同其標準也不一樣，人事檔案也有自身一套評級的體系及標準。相對而言，評級的監督力度較小，很多高校人事檔案是沒有參加評級的，也沒有形成檢查監督機制。人事和高校檔案工作的主管機構不同，高校檔案評級是相應的各級檔案行政管理機構，人事檔案評級是相應的各級黨委組織部門負責。兩者統一管理會面臨著不同的領導和評級機構、不同的評級及復查標準等問題。

3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析

雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發展的一種必然趨勢。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學、北京師范大學等一些院校已經走到了統一管理的前列，對其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統一管理的很多積極作用將越來越明顯。

3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統一管理后，可將高校的所有檔案統一進行管理。一是精簡合并機構意味著高效，各類檔案的統一管理使部門分工更清晰、問責更容易，更便于服務基層；二是便于統籌安排檔案辦公及庫房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對高校檔案工作進行規劃和協調。

3.2 相關政策和理論的有力支持。《高等學校檔案工作規范》（下稱 《規范》）中采用了“高等學校檔案”這一綜合概念，以高等學校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領域范疇將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別[1]。《規范》規定高等學校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用。再者，《辦法》將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強調了高校檔案資源建設的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強調的高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢。

3.3 高校檔案事業發展的必然趨勢。將高校各類檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強做大，更有利于檔案工作的開展。各類檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內容和數量的增加、檔案業務范圍的擴大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機遇，更利于檔案工作服務學校發展，也更利于高校檔案事業的發展。

4 人事檔案納入高校綜合檔案統一管理的對策

4.1檔案資源及體制的整合是檔案統一的基礎。檔案資源的有效整合，使得各項資源更加有效利用。人員、庫房、辦公室用地及相應的室內設備都可以統籌安排，更加合理地利用各項資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發展目標和長遠發展規劃的關系、規章制度的構建及完善、檔案信息化建設與學校其他工作同步發展的關系、內部管理機制的發展與各有關部門的協調關系。

4.2 信息系統間的可兼容性是檔案統一的路徑。高校綜合檔案歷經了多年信息化建設后，形成了較為豐富的信息資源，而人事檔案信息化進程相對落后，需要利用現代化的手段使兩者有機結合起來。軟件開發部門可以根據用戶需求，將兩個系統進行兼容，使檔案信息系統功能更加強大。另外，還有高校將人事檔案系統嵌入自主研發的系統中，形成系統的大檔案管理系統。在較為成熟的技術保障下，合并后的檔案管理系統必然形成可持續發展的良性循環，更加有利于提高人事檔案的信息化水平和人才信息利用。