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[關鍵詞] 高校檔案；教學檔案；三級管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03

教學檔案是指各類教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料。教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是改進教學工作，強化教學管理，規范教學活動、深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環節，同時也是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。隨著高校學科建設、教學科研評估等重大活動的需要，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強教學檔案管理工作研究，對于進一步規范教學管理和教學活動，深化教學研究以及提高教育教學質量等方面具有重要意義。

1 高校教學檔案管理概況

1.1 高校教學檔案的內容

高校教學檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機關下達的指導性文件；綜合性教學管理材料（制度、規定、統計表等）；招生工作材料、教學計劃、大綱、總結；學籍管理材料；學生獎懲材料；課堂教學材料；教學實習材料；教學實驗材料；師資培訓、業績材料；教學質量材料；優秀教案；學位授予材料；畢業論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學歷教育、繼續教育、遠程教育及各類研討班、培訓班）；涉外教育材料等。

1.2 高校教學檔案的特點

（1）內容廣泛、綜合性強

教學檔案涉及的內容龐雜，僅與教學緊密相關的就包括專業設置、教學計劃、教學大綱、教學總結、教材、課程信息、師生信息等。

（2）材料來源分散性較大

有來自上級主管部門的材料，有來自本校教學行政管理部門的材料，如學工處的招生、分配名冊，教務處的學籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導資料聽課評課記錄、科研成果等；有來自學生的優秀畢業論文、畢業設計、實驗報告等。

（3）多樣性、多學科性明顯

高校教學檔案的載體多種多樣，以紙質材料為主，同時還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗、獎杯、獲獎證書、獎狀等實物材料。

（4）周期性、層次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓班等多層次的教育模式并存，還有聯合辦學、跨校辦學、國際合作辦學等教學形式，使得教學檔案的層次日趨多樣化。由于教學周期的長短，教學活動的周期性、規律性，決定了教學檔案的成套性。

1.3 高校教學檔案傳統管理模式

從管理方法上，現有的高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理。分級管理的教學檔案管理模式，是指對教學檔案實行兩級管理：校級管理和院級管理，即在校級主要對各教學檔案部門做統一管理，各院系則設立具體的教學檔案管理部門。具體分工：校級管理的重點是對教學檔案的總體管理上，主要任務是制定教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規定；院系管理的重點是對教學檔案的細節管理上，主要任務是保管各院系所產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等。

分類管理的校級教學檔案管理，主要負責教學文件及規章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務考務檔案、學籍檔案、學位檔案等。分類管理的院級教學檔案管理，主要負責教學建設檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學檔案和實習檔案；教學管理檔案，包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案；教學成果檔案包括科技制作、畢業生論文等三大類的教學檔案。

1.4 高校教學檔案三級管理模式

《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。高校教學檔案分級管理符合這一原則。模式是指某種事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復出現的同一問題時所固定使用的解決方案。建立教學檔案管理模式目的就是實現教學管理的統一和規范。

2 高校教學檔案傳統管理模式的優缺點

2.1 高校教學檔案傳統管理模式的優點

（1）組織體系

目前，大多數高校教學檔案采用校、院兩級管理，各職能部門在教學管理和教學實踐活動中形成的具有一定保存價值的教學檔案，由相關職能部門集中統一保管和利用；二級學院或教學部在教學管理活動中形成的具有一定保存價值的教學資料由二級學院或教學部集中統一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉交給檔案館保存。

（2）規章制度

健全了相應的管理規章制度。組織體系是管理工作的基礎，有效的管理工作還要以規章制度為保障。規章制度由校檔案館統一制訂。通過相關規章制度的貫徹執行，規范教學檔案管理工作行為，使之形成良好的運行機制。

（3）人員素質

重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學檔案管理人員自身素質與水平，都加強了對檔案管理人員的業務培訓，通過各種形式的培訓，拓展檔案工作人員的思維、知識面，提高其業務素質，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。

2.2 高校教學檔案傳統管理模式的缺點

（1）教學檔案管理部門權責不明

由于教學業務部門與檔案部門是兩個獨立的部門，而教學檔案主要來源于業務部門。現實狀況是，關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級學院或教學部領導對教學檔案管理工作的忽視，沒有把教學檔案管理工作當成一項常規性的工作來做？，造成了教學檔案建檔困難，不能做到統一管理，資源共享，統一利用的良好運行模式。

（2）教學檔案管理制度不夠完善

在日常的教學管理工作中，各二級學院或教學部缺乏有效的管理規定和監督措施。各二級學院或教學部教學辦公室和教師缺乏建立及保存教學檔案的意識，不能保證按時完成建檔工作，相關的管理制度中對參與教學活動的全體人員責任和任務不明，規定時限要求未得到充分執行，未輔以相應的考核和獎懲措施。并且各個二級學院或教學部之間教學檔案管理缺乏相互借鑒和交流。

（3）教學檔案管理人員素質欠佳

一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學部門、二級學院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余時間和精力學習檔案專業知識；也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理，致使移交到檔案館教學檔案材料不規范，不完整。

3 開展教學檔案三級管理模式的對策和建議

筆者就高校教學工作的實際情況，認為解決辦法是建立第一級：檔案館，第二級：教務部門，學務部門、招生就業等部門，第三級：各二級學院或教學部的三級管理模式，從而優化教學檔案的建檔質量。

根據文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；根據文件的價值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個不同的運動階段；在每一個運動階段里，文件特定的價值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內在關系。因此，高校檔案館根據高校全部教學檔案的價值形態、服務對象來劃分保存范圍、場所，采取三級管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。

3.1 實行教學檔案三極目標管理責任制

高校應成立 “教學檔案管理領導小組”，領導小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規和上級文件，統一制定本校的檔案館工作職責、檔案館館長工作職責、各二級學院（部門）分管檔案工作領導工作職責、各二級學院（部門）兼職檔案員工作職責、以及本校檔案管理辦法實施細則、教學檔案工作基本原則，教學檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學檔案的部門立卷和歸檔流程，教學檔案的文件整理等各項規章制度，并且明確各級檔案管理職權的分配，實行三級目標責任制，以便各教學管理部門、各二級學院、各教學部的檔案材料能夠按期保質向學校檔案館移交。

3.2 建立教學檔案三級管理的體制

教學檔案三級管理是由檔案館、教務處、學生處、以及各二級學院、教學部等組成的服務網絡。借助這個網絡體系建立一個良好的合作平臺，在教務處、學生處、各二級學院和教學部設立專門的教學檔案資料室和教學檔案管理崗位，使得學校、教學管理部門、教學人員、各二級學院、教學部的檔案工作能夠遵守統一的規范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實施細則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時間―類別等分類標準收集、保管有關教學和學生管理方面的檔案材料。定期由各二級學院、教學部將歸檔材料上交到學校教學管理部門進行信息匯總審核，審核后由學校教學管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質版和電子版）統一上交到學校檔案館，最后由學校檔案館進行合理規劃、統一編目，入庫上架，從而保證了教學檔案的準確、完整、系統，使得高校教學檔案管理工作走上有序化、科學化、規范化的軌道。

3.3 健全各層級檔案管理人員約束機制。

要加強監督指導，對存在的問題和困難給予指導和幫助，對教學檔案材料的積累進行督促。采取行政干預手段，把教學人員、學院和教學管理部門教學檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學檔案管理業務考評制度和實施辦法，定期或不定期地對本校教學檔案的管理進行業務考核和評估，適時進行必要獎罰。

3.4 提高教學檔案管理人員的工作能力

加強對高校專兼職檔案人員進行檔案意識的培養和檔案管理專業化培訓，不斷提高其業務素質，提高專業管理水平。在教學檔案管理的實際工作中摸索出一種教學檔案管理人才培養的新模式，建立管理員的培訓上崗制度、健全管理員的考核與激勵機制，有計劃定期對檔案管理人員進行愛崗敬業教育、業務培訓和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業發展需求之間的差距，不斷提高終身學習的意識和能力，使其成為具有較高的業務素質，較強的技術技能、管理能力和創新能力的新一代檔案管理者。

主要參考文獻

[1]何玉艷，鄭慧. 高校科研檔案三級管理模式研究[J].蘭臺世界，2013（6）.

[2]王琪. 高校教學檔案分層管理措施的研究[J].蘭臺世界，2013（7）.

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【關鍵詞】高職院校；新校區；建筑檔案；規范管理

近幾年來，不少高職院校隨著高職教育的發展和招生規模的不斷擴大，都先后開展了新校區建設。有的已全部建成投入使用，有的分期建設竣工部分已投入使用，還有的處于在建或待建設中。新校區建筑檔案是整個新校區建筑工程建設中的原始資料，也是工程建設及竣工驗收、交付使用的必要材料，還是日后對建筑工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證。但在新校區建筑檔案管理上暴露出的問題逾來逾多，有的不僅給新校區建筑及其附屬設施的使用、維護與修繕帶來較大困難，而且還形成一些安全隱患，甚至給學校造成較大經濟損失。現以四川職業技術學院（以下簡稱：四川職院）新校區建筑檔案管理為例，分析研究存在的問題及原因，思考其對策，對進一步規范高職院校新校區建筑檔案管理，具有重要的現實意義。

一、高職院校新校區建筑檔案管理中的主要問題

（一）給排水系統檔案嚴重缺失

四川職院新校區規劃面積1100畝，建設工程從2004年開始逐步立項，分三期完成。第一期建設工程于2005年8月啟動，至2007年上年主要完成教學大樓三座、圖書信息大樓、學生宿舍八棟和第一學生食堂、（汽車、機械和建筑）三個實訓中心及其基本道路網管工程。第二期建設工程相繼于2008、2009年完成了教學樓兩座、學生宿舍三棟和第二學生食堂、行政大樓、培訓大樓、校醫院大樓、風雨操場、田徑運動場地及其附屬設施等建筑工程。部分建筑項目投入使用后，不到三年時間，給排水系統出現多處泄漏。有關管理部門對其實施維修需要的新校區建筑工程給排水系統圖紙資料學校檔案管理機構未搜集存檔，從工程指揮部及相關管理者手里也沒找到，從而使尋找泄漏源（管道）十分困難，不能分管道施工及時堵漏，只好待暑假師生離校后統一停供水檢修。有的地方由于長時間泄漏，以致道路積水、路面濕滑，發生多起師生通行過路跌倒受傷的安全事故。在暑假學校基本沒有用水的情況下，每天泄漏自來水數千噸，粗略估計供水系統泄漏給學校造成近百萬元的經濟損失。可見，加強高職院校新校區給排水系統建筑檔案管理是非常必要的。

（二）工程建筑檔案管理不規范

第一，新校區工程建筑檔案無人專門管理。1988年國家檔案局和計委聯合頒發了《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔聯發[1988]4號）第七條規定“建設單位、工程總承包單位、工程現場指揮機構、施工單位、勘察設計單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理建設項目的檔案資料。”四川職院自2005年成立新校區建設工程指揮部以來，至今既未明確相關領導分管新校區建筑檔案工作，也沒有配備專人負責建筑檔案管理，更沒有委托學校檔案管理機構委派人員兼職管理新校區建筑檔案。盡管近兩年要求新校區建設工程資料管理員兼管建筑檔案，但僅有的一個資料員，經辦與管理新項目報批資料、在建項目使用資料、工程竣工驗收資料等都深感力不從心，更無暇顧及建筑檔案的搜集整理立卷歸檔工作。可見，新校區工程建筑檔案始終處于無專人管理狀態。

第二，新校區已竣工項目文件資料歸檔不及時，檔案欠完整。根據國家《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（國家建設部令第136號）《建設工程文件歸檔整理規范》（建標[2002]8號）的要求，凡是與新校區建筑工程有關的重要活動、記載新校區建筑工程主要過程和現狀、具有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲象材料等形式與載體的文件材料，均應搜集齊全，整理立卷后歸檔。主要包括以下內容：一是綜合類文件。包括立項文件；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；招投標文件；開工審批文件；財務文件；監理文件；施工文件；相關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件、審計報告及有關聲像資料。二是土建工程及水、電、防雷、設備安裝工程施工文件。包括圖紙會審、設計變更、技術交底等記錄；原材料、零部件、混凝土、砂漿等配合比例的測試報告及出廠質量合格證明；隱蔽工程質量檢驗及評定文件、工程質量事故記錄及處理文件、施工技術總結等。三是竣工驗收文件。包括供水、排水、燃氣、熱力、電力、電訊等地下管線工程項目準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖，地下管線竣工測量成果及其他應當歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）；工程項目竣工驗收報告、工程全部竣工圖紙；消防安全、衛生防疫及環境保護方面符合要求的驗收文件等。

四川職院新校區建設一期工程全部投入使用近六年；二期工程除藝術大樓在建外，竣工建筑項目已投入使用近兩年了，新校區已竣工建筑項目既沒有按照《城市建設檔案管理規定》（建設部令第90號）的要求，在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案；也沒有及時移送學校檔案管理機構統一管理。據走訪調查新校區建設指揮部相關管理人員，從已投入使用的建筑項目的文件資料上看，檔案資料缺失情況也相當嚴重。主要表現在以下幾個方面：其一，地下管線的施工文件、竣工驗收文件和竣工圖，地下管線竣工測量圖，基本上沒有搜集歸檔。其二，在建筑工程立項審批文件資料中，相當部分工程項目沒有原件，多數都是復印件，有的項目甚至連立項審批文件的復印件都沒有。其三，建筑工程項目的竣工驗收文件不完整，有的建筑項目盡管已投入使用，但至今也沒有竣工驗收文件。其四，從已搜集起來的建筑施工文件來看，破損、殘缺、污染、字跡模糊等情況也比較突出，有的已失去檔案保存價值。

二、高職院校新校區建筑檔案管理不規范的原因分析

（一）建筑檔案管理法規意識淡薄

為了規范建筑工程項目檔案管理，國務院相關部委先后頒布了《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《城市建設檔案管理規定》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規。但在高職院校的新校區建設過程中，一些主管領導及相關負責人、管理者，片面強調建設工程的工期、進度，忽視建設工程檔案管理法律法規的嚴肅性，“重工程建設、輕檔案管理”現象不是少數，以致建筑工程檔案管理成了新校區建設中的一個十分薄弱的環節，帶來許多遺留問題。

（二）建筑檔案管理制度不健全

高職院校新校區建筑檔案管理不規范的重要原因，就是管理制度不健全。四川職院在執行國家及相關部委頒發的“基本建設項目檔案資料管理”法規方面，沒有形成系統的符合學校實際的實施細則。新校區工程建設開始后，僅僅以“新校區建設指揮部辦公室”的名義制訂了《新校區建設檔案管理辦法細則》在內部試行，且內容尚不全面，如，既未明確規定新校區建設工程檔案資料管理機構及管理人員的配備、新校區建設項目（工程）檔案驗收辦法，也沒有就學校檔案管理機構如何協同新校區建設指揮部做好建筑檔案管理作出相應規定，以致新校區建筑檔案管理長期處于“各自為陣”、“單打一”的局面。

（三）建筑工程竣工驗收不規范

按照國家計委《建設項目（工程）竣工驗收辦法》（計建設[1990]1215號）的要求，凡新建的基本建設項目（工程），按批準的設計文件所規定的內容建成，符合驗收標準的，必須及時組織竣工驗收，辦理固定資產移交手續。且以批準的設計任務書、初步設計或擴大初步設計、施工圖和設備技術說明書以及現行施工技術驗收規范以及主管部門（公司）有關審批、修改、調整文件等為驗收依據。國家檔案局關于《建設項目（工程）檔案驗收辦法》也指出，凡新建的基本建設項目（工程）竣工驗收工作均應包括對檔案的驗收。然而，四川職院新校區建筑工程有相當部分建筑項目未進行竣工驗收就投入使用了，有的建筑項目雖然進行了竣工驗收，但驗收程序不規范、過程很簡單，未將建筑工程“檔案驗收”列入竣工驗收議程，從而導致新校區建設檔案資料不能及時完整歸檔。

三、規范高職院校新校區建筑檔案管理的對策思考

（一）加強法律法規學習，做到依法辦事

目前，在高職院校新校區建設蓬勃開展的背景下，學校黨政領導班子應高度重視相關法律法規的學習，深入開展法紀教育，增強法制意識。在新校區建設工程的主管領導及管理人員、高職院校檔案工作主管領導與檔案管理隊伍中，切實加強建筑工程檔案資料管理法律法規的學習教育，引導大家明確認識，增強依法管理的自覺性，嚴格按照國家頒布的建筑工程檔案資料管理法律法規管理檔案資料，是規范高職院校建筑工程檔案管理的一項基礎性工作。

（二）建立健全規章制度，堅持獎懲逗硬

依法管好高職院校新校區建筑工程檔案資料，就應建立健全相關的管理規章制度，做到獎懲逗硬。一要根據國家相關部委頒布的法律法規要求，結合高職院校新校區建設實際，制訂科學系統的建筑工程檔案資料管理細則。從而，明確檔案管理機構的設置、人員的配備及相互協作要求；明確建筑檔案管理相關負責人、管理人的職責職權；明確建筑檔案管理工作目標、操作規程及具體要求；建立健全檔案管理獎懲辦法。二要嚴格執行規章制度，獎懲逗硬。高職院校新校區建筑檔案管理的相關負責人與管理者，應遵紀守法，嚴格按規程操作，各司其職、各盡其責，做好檔案管理工作。若有法不依、違法不究，先進不獎勵、落后沒懲罰，檔案管理工作就很難規范，更無法上水平。

（三）加強檔案管理隊伍建設，提高管理水平

近幾年來，高職教育事業的快速發展，現有的檔案管理機構和人員，已經遠遠不能適應高職院校發展的要求。如四川職院現有的檔案信息科設置在學校辦公室，目前有科長一人，管理員二人（其中一人將在本學期結束前退休）。他們要協調管理好涉及全校13000多學生，近800名教職工的基本建設、黨政管理、教學科研、人事財務等10多種類型的檔案資料是十分困難的。因而，進一步加強檔案管理隊伍建設，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面應按照《高等學校檔案管理辦法》關于“全日制在校生規模在1萬人以上”的高校，要設置“檔案館和綜合檔案室”的要求，建立和完善學校檔案管理機構，結合基本建設、黨政管理、學生管理、教學科研、人事財務等主要檔案類型的實際需要，配齊配足檔案管理人員。二要切實抓好檔案管理人員的業務培訓，提高業務技能。應通過業余函授、網絡教育等方式開展檔案專業的學歷教育，提高學歷層次。采取“短期培訓”、“集中學習”或“以老帶新”的形式，開展建筑檔案管理等方面的分類專項培訓，使高職院校檔案管理者的綜合素質主動適應新的要求和新的需要。

（四）規范建筑工程竣工驗收，重視檔案驗收

建筑工程的竣工驗收，是全面考核建設工作，檢查是否符合設計要求和工程質量的重要環節，也是及時搜集、驗收建筑項目（工程）立項文件、監理資料、設計施工圖紙等檔案資料的必要環節。如前所述，有的高職院校在新校區建筑工程竣工后，僅僅“急于交付使用，不急竣工驗收”甚至“未經竣工驗收，就投入使用”，有的“講工程質量驗收，不講建筑檔案驗收”。針對這些違反國家《建設項目（工程）竣工驗收辦法》和《建設項目（工程）檔案驗收辦法》的情況，高職院校規范新校區建筑檔案管理，首先應依法規范工程項目的竣工驗收，按法規要求、操作規程，嚴格進行建筑工程竣工驗收。其次應高度重視建筑工程檔案驗收，并將其作為建設項目竣工驗收的一個重要內容，納入竣工驗收程序或議程，做細做好。應嚴格要求建設工程的有關方面及時備齊備好文件數據檔案資料，缺少的檔案資料，應限期補齊，不合規范的，要限定時間修改完善達到要求，否則不得通過竣工驗收。

參考文獻：

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[2] 秦書凰.做好新校區基建檔案管理的四項措施[J].四川檔案，2007，（2）.

[3] 江佩珊.新校區項目工程檔案管理探討[J]. 廣東水利電力職業技術學院學報，2012，（2）.

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On College Archives Information Management

REN Ye

（School of Economics， Qingdao University， Qingdao， Shandong 266071）

Abstract At present， the archives management work is still in the traditional paper-based archives as the medium， the primary stage of the daily file as the main content， can't meet the requirements of archives work in information era. File work of colleges and universities should keep pace with the times； do digital model based the traditional paper media， the daily management of change to the network， use and access to the remote service.

Key words archives information； digital media； teleservice

2008年教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，明確提出為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。但由于原有基礎條件不足等原因，目前國內高校檔案信息化工作參差不齊，仍有許多待提高的工作。

1 高校檔案信息化的要求

1.1 檔案介質的數字化

傳統檔案主要是檔案單位或個人多年紙質文件的存檔管理，而檔案信息數字化是要求采用先進的掃描、轉化等信息手段把紙質的文件、照片、視頻錄像等諸多的原始檔案資料全部轉化成電子資源，初步構建目錄、全文和多媒體數據庫。由于數字化資源貯存在電腦硬盤、光盤庫等數字貯存介質上。由此構建成傳統紙質基礎上的檔案數字化介質，改變了傳統紙質檔案保存困難和搜索尋找復雜的不足。

1.2 檔案管理和利用的網絡化

雖然前期錄入耗費了人力、物力和財力，但檔案信息化處理后，將改變傳統的保存和取閱方式。如異地用戶需調閱檔案，可通過遠程網絡提出申請，取得同意后可在網絡上進行調閱和檔案的傳送。

2 高校檔案信息化管理滯后的原因分析

2.1 檔案信息化意識相對滯后

在高校當中普遍認為，高校只需要做好教學科研工作，而不重視檔案管理工作，更不用說檔案的信息化提高的工作。在多數高校，檔案均處于學校的附屬地位，是各項工作的末端，檔案意識不夠強。造成許多活動沒有形成有效的歸檔處理，這樣就影響到了檔案的完整和安全性。并且對于檔案的立卷工作沒有得到重視，導致很多檔案出現流失的情況，給高校管理工作和相關檔案人帶來不可估計的風險。

2.2 管理手段相對滯后

目前高校辦學條件已逐步改善，尤其是在硬件設施方面計算機技術在學校各項工作中的廣泛推廣和應用。在高校檔案部門雖然配置了現代化管理設施，變購置了檔案管理軟件，初步實現了微機化管理。但在硬件利用程度上還處于初級階段，停留在初步目錄管理層次上。高校檔案管理在利用計算機技術進行深度處理，管理對象、功能實現程序等方面，還遠未達到應有的高效水平。

2.3 檔案管理隊伍素質較低

由于目前高校普遍重視教學科研工作，在用人編制和待遇方面向教學科研工作傾斜。檔案部門只是停留在按上級要求不得不設置的層次上，相關人員普遍不受重視，造成很多人員普遍不愿鉆研業務，缺乏專業責任感和事業心。直接導致真正檔案管理專業畢業人比較少，繼續接受全面檔案管理專業培訓的工作人員不多，業務能力和專業知識技能較差，熟悉計算機、網絡技術和檔案等現代管理手段的復合型人才更是奇缺。

3 提高高校檔案管理信息化建設層次和水平

高校檔案信息化管理，就是在堅持原有紙質檔案保存和管理的基礎上，應用檔案信息的數字化和網絡化技術與手段，實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化和快捷化程度，從而提高高校檔案信息的高效的分享，方便廣大師生和社會對于檔案資源的利用。

3.1 堅持檔案紙質與數字化并重

傳統紙質檔案是檔案信息化的基礎和前提，要通過建立檔案的規范化和日常化管理，加強檔案日常的歸檔管理。如有必要，應要求基層部門在歸檔時按照規范提交紙質和數字檔案兩種介質。其次要規范檔案信息化建設的技術標準和規范。通過檔案數字化處理檔案文件，應該堅持一定的技術標準，制定相應的部門規范和實施細則，規范相應紙質和電子文件的歸檔等流程，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現標準化、和規范化。然后是依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計，所有檔案信息化和數字化都要依賴于檔案信息化系統軟件的設計，軟件的設計要充分考慮到檔案工作的特點，做得到系統的人性化。

3.2 加強檔案信息化網絡管理和使用水平

在高等院校檔案的信息化進行當中，需要相關高校或其主管部門加大投入力度。首先要投入大量人力和財力將高校已有的紙質檔案在運用計算機電子技術進行數字化處理，同時加快檔案目錄數據庫建設這是檔案信息化管理的基礎工作。其次要對電子檔案進行網絡管理升級，積極建設和完善相關的全文數字庫和多媒體數據庫，實現檔案全文信息查詢，從而提高檔案利用效率和服務質量。在檔案的利用方面，需要進行相應的網絡平臺建設，能夠為遠程客戶提供相應的調閱服務。

篇4

關鍵詞：二級學院；教學檔案；對策和建議

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

文章編號：1009-0118（2012）04-0192-02

一、教學檔案的重要作用

（一）為提高教學質量，加強教學管理提供參考價值

高等院校的中心任務是教學，而其真實記錄的教學檔案，詳細、真實地展現了教學工作的全貌。院系領導借助已分類的教學檔案，研究教學內容，總結教學經驗，改革教學方法，為日后的教學活動提供借鑒和分析，從而才可能提高教學質量。此外，教學規劃的制訂和完善、專業和課程的設置、教材的選擇和使用也需要從教學檔案中去尋找依據，這些依據直接影響到教學活動的成敗和教學質量的優劣。因此，教學檔案在教學管理中有著非常重要的作用和意義。

（二）能為開展教學評估、規范辦學提供重要材料

高等院校評估是一項促進高等教育質量提高的長效機制,是國家對高等教育進行宏觀管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教學工作水平評估，無論是評估的程序，還是各級指標體系的數據結論，其支撐材料都離不開二級學院原始的教學檔案信息。如果沒有這些真實可靠的檔案和數據作為依據,再好的自評報告也會顯得空洞乏力，就難以在評估專家面前準確地闡清歷史事實，分析學校的過去和現狀，難以科學地總結歷史發展規律，評估工作就難以進行。因此齊全、完整的教學檔案是學校順利通過教學評估的必要條件,它將直接影響到學校教學評估的結果，是高等院校教學評估的基礎和依據。

（三）能為考核教師工作成績提供重要依據

作為督查教學活動、規范教學行為主載體的教學檔案，客觀地記錄了教師教學活動的歷史情況，反映了教師的執教態度、行為和水平，如授課計劃、教案講搞，試卷批閱，及學生評教等等，這些都是真實的原始材料，是檢驗教師是否在按照教學基本要求嚴謹治學、是否在自己的專業領域中不斷拓展與提高等重要作用。因此教學檔案為考核教師知識水平和業務能力提供重要依據，建立了教學檔案可使考核消除“口與無憑”的障礙，使之有憑有據。

（四）為領導制訂科學決策，開展各項工作提供參考和咨詢

教學檔案以知識載體的形式凝結著廣大教師從事教學活動成功的經驗和失敗的教訓，記載了教師和教學管理人員在教學過程中不斷探索形成的最新教學研究成果。它收集了歷年的教學計劃、教學大綱、教學文件、合作辦學、各種類型的教學會議、教材建設一體化方案等等，這些檔案可以為領導進行科學決策，開展各項工作提供比較詳盡的參考依據和咨詢材料。二級學院的教學檔案是一個學院教學活動的一部歷史，借助它，幫助人們了解過去的歷史，認清現狀，開拓視野，預見未來，從中尋求學校發展的基本過程和規律，作出切實可行的科學決策，促進學校工作的發展。

二、二級學院教學檔案管理的現狀

（一）院系領導對教學檔案的重視不夠，教職工檔案意識淡薄

有的院系領導只重視教學工作和其他管理工作，而對發展基礎之一的教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、現代化檔案管理條件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓方面，都較少列入領導的議事日程。

（二）院系教學檔案管理規章制度不健全

教學檔案管理是一項技術性、專業性很強的工作，應當有相應的技術規程來規范它。高校二級學院的檔案管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統的規劃、管理制度和工作細則，導致教學檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的院系有一些檔案管理制度，但歸檔范圍中的內容過于抽象：只大致規定了一些需要歸檔的材料內容，而沒有關于歸檔的時間要求和獎罰措施，檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執行者的高度重視，從而造成檔案的收集不全，檔案材料質量不高的現象。

（三）教學檔案管理人員不穩定，缺乏專業隊伍

要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前多數二級學院的教學檔案管理由教學秘書兼任，他們大多數未接受過專業知識的培訓，主要精力集中于教學管理和日常事務，檔案意識和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識和專業技能，在實踐中必然會使歸檔文件材料的質量難以保證。

（四）教學檔案材料管理手段落后，數字信息化水平偏低

21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰。可是目前多數二級學院的教學檔案管理現代化手段還處于起步階段，計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。同時由于現代化水平不高，檔案的文件級目錄及文件的重要內容未能錄入計算機，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時長、查準率與查全率較低，難以適應現代教學和教育事業發展的需求。隨著高校規模的擴大、層次的提高，生成的教學檔案數量成倍增加，如果不利用現代化手段，就很難適應形勢發展的新要求。

三、措施與對策

（一）引起領導重視，加強全院教職工的教學檔案管理意識

高校二級學院教學檔案的質量取決于領導對它的重視程度。作為院系領導，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學院教學工作計劃，列入主管領導議事日程，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內容來抓，并列入相關人員的職責范圍。重視檔案人員的配備，保持管理隊伍的相對穩定性。增加投入，改善檔案保管的條件，及時研究和解決教學檔案管理工作中存在的問題。檔案管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識。積極主動地想辦法，創造性地開展工作，主動尋求教學和科研工作者的理解和支持，充分發揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高教學檔案的服務水平。學院其他人員應對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系，要在全院范圍內全面深入反復地進行教學檔案工作意識的教育，增強領導和廣大教職工的檔案意識和檔案法制觀念。

（二）建立和完善教學檔案管理制度，提高管理質量

二級學院應依照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》等法律法規，制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定；對教學檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，制定相應的教學檔案管理責任制，不僅相關領導要承擔相關責任，還要讓院系所有的教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地交教學檔案員統一匯總后存檔；學校檔案部門要加強對院系檔案工作的指導與業務的培訓，定期開展對基礎檔案工作的督查，建立一套科學、合理、嚴密、規范的管理制度，促進院系教學檔案工作的規范化建設。

（三）穩定教學檔案管理人員隊伍，提高業務素質

學院領導要將教學檔案員的工作成績與待遇結合起來，調動他們的工作積極性。在繼續教育、職稱評定、提高學歷層次等涉及兼教學檔案員的切身利益的問題上給他們提供條件，激發他們對檔案工作的熱情，也能使教學檔案員安心從事檔案工作，維護檔案員隊伍的穩定。檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量，檔案部門要做好對兼職檔案員的業務知識和業務技能等方面的培訓，使其具備一定的檔案專業知識，在實際工作中能夠較好地完成檔案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼職檔案員要加強自身的業務學習，不斷拓展自己的業務知識，努力學習和掌握辦公自動化和檔案管理現代化的相關知識和技術。只有這樣才能更好地完成學院各類檔案的收集、整理等相關的工作任務，更好地為高校的發展建設服務。

.（四）加強教學檔案的數字化和網絡化建設，不斷提高服務質量

目前計算機的廣泛應用和互聯網的高速發展，促使檔案管理也要跟上時代的步伐，必須積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統天下的局面，逐步形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業發展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項重大措施。

綜上所述，二級學院的教學檔案是高校檔案工作的中心工作，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。只有做好了教學檔案的管理，才能真正地服務于教學工作，體現出教學檔案的價值，所以不管是院系領導，檔案工作者，還是一線教師都應重視教學檔案的管理工作，讓其在高校教學改革和教學發展中發揮信息資源的作用，使得教學檔案管理能夠更好地為高校教學管理服務。

參考文獻：

\[1\]張海慶.高校二級學院教學檔案管理現狀與對策\[J\].中小企業科技與管理,2009,(05).

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財務處被確定為精細化管理試點單位。按照學校的總體工作安排，今年是學校確定的精細化管理年。財務處結合自身工作實際，通過開會討論、理論學習、校外走訪調研等形式，逐步推行財務精細化管理工作。現將我處的精細化實踐情況向大家作匯報：

一、全處動員、加強學習、提高認識

學校深化教育體制改革，實施精細化管理。提高辦學綜合實力的迫切需要和必然要求，學校實踐科學發展觀，走內涵式發展道路的重要舉措，校發展階段的必然選擇。從確定財務處為精細化管理試點單位以后，組織了多次全處動員和學習活動，要求全體工作人員提高認識，不能走形式，將精細化管理作為財務處的常態工作來抓，通過項目試點，分段實施的方式，用幾年的時間，將財務工作全面精細化，最終能為全校師生提供優質、高效、全方面的良好服務。同時，通過精細化管理，全面提升財務管理水平、節約經費支出，為建設節約型校園服務。

二、專家講座、出臺方案、制定細則

抓好財務精細化管理的重點、難點，為做好財務處的精細化管理推進工作。先后請校黨委書記周元武、副院長吳少新、總會計師高臘生等校內專家，主要利用休息時間，為我講解有關財務精細化管理的知識。

財務處做好精細化管理工作，周書記在講座中指出。要從三個方面入手。首先，做好各類定額、標準。要在現有公務及業務經費定額的基礎上，通過分析實際運行效果，不斷進行調整、完善，最終形成科學、合理的定額標準。第二，要建立好項目庫，尤其是設備及維修的項目庫。項目庫是一種建設規劃，指導學校今后資金投向的基礎。財務部門要善于把工作做得更主動些，積極聯系相關部門，以項目建設單位為主體，做好各類基礎庫的建設。第三，要充分利用貨幣的時間價值，提高資金的利用效率。學校負債建設新校區的現實情況下，財務處要把學校各類資金的調度權集中起來，合理利用資金，節約學校的每一分錢；

凝煉財務處精細化管理項目，吳院長要求財務處建立各類財務數據的基礎數據庫。同時要正確處理精細化管理與提高服務質量之間的關系；

財務精細化管理要注重財務規章制度的整理、崗位職責的細化、操作規程的規范等。總會計師高臘生強調。

迅速出臺了財務處精細化管理實施方案》從指導思想、工作目標、工作內容、時間安排、組織領導等幾個方面作了布署。同時選定了今年我處的精細化試點項目，根據專家們指導意見。制定了總額控制專項項目精細管理實施方案》主要為實驗室建設和專項維修等兩個項目。同時為將各項工作落實到每個人，處內還根據方案要求，制定了財務處精細化管理實施細則》將今年的各項工作作了具體分工。

三、溝通協調、分工協作、制定定額

學校實施精細化管理的必要步驟，制定各類定額標準。也是學校實施經費預算管理，充分發揮預算調控功能的基礎。科學、合理的定額標準，實現學校編制科學、完整、有效的經費預算的前提。通過和學校相關部門的溝通協作，擬建立學校完整的各類實物定額標準庫。主要有各類維持類經費定額標準、學科、專業定額標準、設備定額標準、維修定額標準、圖書定額標準、基建定額標準。

目前實行的此類經費的定額標準已基本能滿足各部門的需求，1維持類經費定額標準庫：通過合校幾年來預算執行情況分析。將在各部門調研的基礎上，進一步完善定額標準，作為今后此類經費預算的依據。

依據各學科、專業、課程建設的大綱要求，2學科、專業定額標準庫：擬聯合教務處、研究生教育處、各院系教學單位。建立學科建設、專業建設、課程建設的定額標準，作為今后學校投入此類經費建設的依據，凡超標準和沒有標準的將不再安排經費支持。

建立設備配置定額標準，3設備定額標準庫：擬聯合資產與后勤管理處。各部門今后申請設備采購，資產處審核超過配置標準的將不再安排預算經費，以避免資產的閑置和浪費。

建立維修定額標準庫。作為今后維修經費預算的依據。4維修定額標準庫：擬聯合資產與后勤管理處、教育技術部、后勤集團等部門。

根據學校專業、課程設置、復本率等情況，5圖書定額標準庫：擬聯合圖書館。建立圖書采購定額標準，作為今后圖書采購預算經費的編制依據。

建立基建定額標準庫，6基建定額標準庫：擬聯合基建處、發展規劃處等部門。作為今后基建項目投資經費預算的依據。

非財務處一家所能完成，上述各類定額標準庫。需依賴全校各部門的大力協助，以使我校的經費預算編制更科學、更合理、更能滿足各部門的經費需求。

四、專人負責、強化督促、逐項落實

成立了精細化工作專班，為穩步推進財務處的精細化管理工作。負責督促落實各項具體工作。下面按我處精細化實施細則的內容，逐項匯報一下實施進展情況：

一）關于財務精細化建設項目凝煉情況

財務處各科室根據自身工作內容，按照精細化管理工作常態化的原則要求。分別擬定了分年實施精細化管理的建設項目。目前精選的項目包括支出管理、國庫集中支付、預算申報、預算編制、專項經費、收費管理、卡務系統核算、財務信息平臺、基建審計等17個項目，每個項目均擬定了建設的初步內容、建設目標等。

二）關于財務基礎工作規范、制度建設

分科室擬定了各自的崗位職責、各類工作流程、服務指南等，調查學習其它高校做法的基礎上。并盡量以圖、表的形式簡潔、明了展示。完善這類工作的目標是任何一個新人來到財務處，看到這些材料后，知道在哪一個崗位該負責什么事，該完成什么任務；任何一位教職員工和學生到財務處來辦事，知道自已要辦的事該走什么程序，該到哪一個科室辦理。

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(一)管理人員思想上重視不夠

學籍管理貫穿一個學生從入學到畢業的整個過程，涉及學生的入學復查、注冊、成績登記、獎勵懲處、畢業等多個環節，學生在校期間產生大量的學籍檔案，需要每學期及時歸入學生檔案袋，我校目前沒有專門的學籍檔案室或者場地足夠大的地方來容納、整理學生個人檔案，直到學生畢業時才來整理學生個人檔案，學生的部分檔案可能由于時間太長造成遺失或者遺忘沒有歸檔，如學籍異動、獎懲等材料。

(二)學籍管理制度不健全

近年來，國家根據社會的發展，出臺了有關高等學校的學生管理規定等規章制度，我校根據有關法律法規相應的制訂了《臨滄師范高等專科學校學生學籍管理實施細則》等有關學生學籍管理一些規章制度，對學生的學籍管理起到很大的作用，但在學生學籍的實際管理中仍然有許多學籍管理工作需要規范，學生學籍檔案的材料涉及到組織部、學生處、招生就業處、各教學系，各部門產生的學生個人材料如何歸檔，畢業生如何將畢業生檔案移交學校檔案部門,都需要一個統一的、規范的、方便操作的制度來執行、協調。沒有相應的學籍檔案管理制度，導致學生個人檔案不完善，學校檔案中缺少部分學生的學籍、畢業生檔案。

(三)各系學生學籍管理人員不穩定，學習、培訓不足

各系、各部門做學生學籍材料大多是新來的老師，做秘書一至二年后就轉行搞教學，人員變化快，剛熟悉工作又要更換工作崗位，新來的人員熟悉工作需要一個過程，雖然每年新生入學時教務處都對各系的秘書如何做好新生注冊等有關學籍工作做了培訓，但在涉及到具體學籍工作時仍然有許多問題存在，給學籍管理工作帶來了隱患。學校非常重視教師的培訓，但管理人員幾乎很少得到學習、交流、培訓的機會。

(四)部分管理人員缺少業務知識和現代信息條件下的計算機操作知識

學籍電子注冊制度及教務管理系統要求學籍管理人員在整理學生數據時要快速、準確,數據格式要正確,掌握計算機網絡操作知識。但是,目前仍有不少學籍管理人員缺乏精通業務知識與現代信息技術,一些學籍管理人員缺乏自我學習、自我反思、自我提高和善于分析問題的能力,因而很難培養科學的管理能力,進行學籍管理工作比較吃力。有的學籍管理人員是兼職的,他們很少甚至沒有經過任何專業培訓,更沒有學過計算機網絡管理知識,這在一定程度上影響了學籍管理水平的提高。[2]學籍材料涉及全校學生,數據量多、更新速度快、工作量大,部分學籍管理人員由于工作責任心不強,工作的主動性、積極性不夠,沒有認真學習學籍管理的相關知識,只滿足于完成現有的工作任務,滿足于現有的工作模式、管理模式和使用現有的軟件,沒有認真去思考如何提高學籍管理工作效率和水平,學籍管理工作沒能更好地為全校師生服務。

二高校學籍管理的對策

(一)提高對學籍管理的認識,重視學籍管理工作

學籍管理的重要地位不是人為強加的,而是由人才成長的內在規律以及學籍管理在學校管理和校風建設中的功能作用決定的。[3]它影響著教學秩序的穩定,也關系到學生的切身利益。科學規范的管理能促進教學水平和人才培養質量的提高;反之,管理上不去,教學和人才培養必然出現混亂,甚至影響辦學效益和辦學信譽。因此,高校必須提高對學籍管理的認識,把學籍管理作為一門學問來看待,加強學籍管理的研究,注重學籍管理的創新。重視學籍管理工作,保持教學管理的整體性和連續性,不只是在教學檢查或評估時重視,在日常工作中也應給予足夠的重視,加強學籍管理隊伍建設,并保持相對穩定。配備足夠的人力、物力、空間夠用的檔案室，保證學籍管理工作的正常進行。

(二)制定適合本校的、切實可行的學籍管理制度

高校要根據《高等學校檔案管理辦法》及教育主管部門制定的學籍管理制度,結合本校實際,制訂出具體實施細則、工作程序和運行模塊,提高學籍管理工作的針對性、實效性。要注重從制度上規范學籍管理的行為,從程序上嚴把學籍管理的質量,從運行中提高學籍管理的水平。在新生入學、畢業等方面要體現制度的嚴肅性，在休學、復學、轉專業等方面要有一定的靈活性，制度要以人為本。要制定學籍檔案的整理、歸檔、移交的制度，便于各系部按照規范的要求來做好學生學籍檔案。要正確認識新時期學生間學習能力差異加大、學習目的多樣化的事實，實施更富有彈性和超前性的學籍管理制度。通過加強和實施科學的學籍管理,使學生個性與潛力得到充分發揮,激發學生學習的主動性、積極性,推動學生的全面發展,從而為社會輸送更多優秀人才。

(三)規范管理，提高管理人員自身素質

隨著高等教育改革的逐步深入以及學分制在高校教學工作中的全面推行，學籍管理工作也更為復雜，這對學籍管理隊伍提出了更高的要求。因此，高校必須加強對學籍管理隊伍的培訓和建設，要最大限度地挖掘學籍管理人員的潛能，調動起其積極性和創造性。一是建立有效地評價機制。學校在注重思想教育的同時，應對表現優秀的學籍管理人員給予一定的肯定和鼓勵，以體現學籍管理人員的自身價值，也可激發他們的創新熱情，提高管理水平。二是培養事業心和責任感，這是做好學籍管理工作的重要前提。學籍管理工作既是學校工作中最基礎的工作，又是一項服務性的工作，每天要面對繁雜的教務常規管理和日常行政工作。從事這項工作，要有敬業精神和吃苦精神，要有強烈的工作責任心，要愛崗敬業，只有具備這種素質的管理人員才能認真而踏實地做好本職工作。三是熟悉各項規章制度。要抓緊業務學習，熟記各項規章制度的要點。四是牢固樹立“服務育人”的意識，只有樹立起了高度的服務意識，才能真正把工作做好，讓師生滿意。為師生服務就是為教學服務，是教學管理手段之一。五是加強業務培訓。要不斷提高教學管理人員的文化水平、計算機水平和檔案管理水平，尤其增強計算機實際運用和操作能力，逐步提高隊伍的整體水平，使管理干部掌握工作規律，避免工作的盲目性，使紛繁龐雜的日常事務變得井井有條，提高管理效率。要有計劃地培養學籍管理人員，通過專門和系統地學習，提高知識層次，改善知識結構。若不重視學籍管理人員的素質提高，一味使其沉浸在事務性的工作中，不僅機構缺乏活力，而且也制約了學籍管理質量和效率的提高。六是開展學籍管理研究活動。要經常組織學籍管理工作者進行專題學習研討，充實與搞好本職工作密切相關的新知識，使他們逐步認識和理解自己的工作性質與工作特點，自覺地鉆研業務，提高工作能力。[4]總之，學籍管理是學校教學管理的重要內容，是保證人才培養質量的前提。加強學籍管理工作，能夠在一定程度上實現高校學籍管理對教育教學活動的規范、控制、激勵和調節作用，達到穩定教學秩序、優化育人環境、實現教育目標、確保人才培養質量的目的。

(四)積極推進學籍管理的二級管理

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一、評估工作對教學檔案的要求

評估工作是教育部對高職高專院校的辦學思想,辦學情況和辦學特色等進行全面評價的一項評估活動，它需要各個方面的材料、數據、指標，這些信息可以從兩個方面的途徑進行收集，一是由學校檔案部門特別是教學檔案部門提供準確,詳細的佐證材料及信息，二是評估專家組可以通過在校內進行視察、抽查、民意調查、考試、考核以及聽取匯報等形式，系統地、直接地收集有關信息，做出價值判斷。從《高職高專院校人才培養工作水平評估指標體系》看，該方案共有六項一級指標，可分解成15項二級指標。其中涉及到有關教學檔案內容指標占了二級指標中的10項，占總評價指標數的2/3，充分體現了教學檔案在高等學校辦學中的重要地位。在“專業剖析”需要提供的相關支撐材料中，也有絕大多數的項目涉及到有關教學檔案內容。

二、教學檔案的作用

為什么在評估指標體系和專家組實際評估工作過程中對教學檔案如此重視呢？教學檔案的功能和作用主要體現在哪幾方面呢？筆者認為建立教學檔案，其目的不僅是為了留存和管理教學過程中形成的有價值的文件材料，更主要的是為宏觀的教學決策、微觀的教學管理及教學科研服務。

1．教學檔案為改革教學方法提供素材。

通過對教學檔案，分析研究可以革除以往教學方法的弊病，發揚以往教學方法的優點。

2．教學檔案為提高教學質量提供依據。

學校的主要任務是教書育人。一所學校的教學質量如何，怎樣提高教學質量，這些都與教學檔案息息相關。只有吸取已有的經驗和成果，并在原有的基礎上加以完善和提高，才能有效地提高教學質量。

3．教學檔案為加強教學管理提供參考。

教學檔案是高校教學工作的真實而全面的原始記錄,它是檢驗高校教學工作優劣的一個原始依據。教學檔案通過學校會議決定、領導批示，在教學管理理念和制度的實施中起著決定性作用。通過教學檔案可以反映學校教學工作的優劣。如何提高教學管理水平是學校管理的主要工作，這在很大程度上得依靠教學檔案。通過對教學檔案中有關內容的分析、總結、預測，從宏觀上可以明確學校的發展方向，制定教學計劃，更好地安排師資，并可根據實際需要制定短期規劃和長遠規劃，特別是根據師生的獎懲材料、思想匯報材料等，可以適時調整對師生的思想工作，解除他們的思想包袱，使他們以全部身心投入教與學。

三、目前的教學檔案管理工作存在的問題

1．有些教學檔案記錄缺項。如各科試卷的試卷分析報告,部分實驗報告未作存檔。2．有些日常教學檔案缺少歸類統計。3．各有關職能部門檔案記錄不相一致。4．一些教學檔案記錄缺乏完整性。5．有些教學檔案因為范圍不清而存在明顯的記錄混亂現象.6．系教學檔案缺乏系統性、完整性、可靠性和科學性把教學檔案工作當作可有可無的一般性的工作，沒有充分認識到教學檔案工作在整個教學管理和教學研究中的重要作用，沒有制定相應的管理規章制度和具體的實施細則。出現了什么都入檔的繁雜現象和入檔不完整的斷章現象。導致工作和活動都開展了，唯獨沒有形成記錄，或者記錄不全，或者記錄散失了，致使教學檔案雜亂而無體系性，殘缺而無完整性。7．教學檔案管理現代化差，服務水平低，開發利用不足。教學檔案都還停留在紙質檔案，檔案柜保存的狀態，大部分檔案管理還依靠手工處理，工作效率低，與信息技術的迅速發展不相適應，增加了師生檢索和資料查詢的工作量和工作難度。四、造成問題的主要原因①檔案意識薄弱,②缺乏足夠的業務指導根據《普通高等學校檔案管理辦法》規定，高校的檔案機構一般由專職檔案人員負責檔案工作,而各系、部、處、所等部門必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至兩名專(兼)職人員,負責本部門檔案的收集,整理和移交工作,而各院系兼職檔案員的角色通常由教學秘書來擔任。有些教學秘書忽視教學檔案工作，錯誤地認為教學檔案工作就是簡單整理,裝訂,應付了事.另外，部分教師的檔案意識也比較淡薄,收集資料困難。

五、加強教學檔案管理的建議

1．轉變思想觀念，提高教職工的檔案意識和對教學檔案管理工作重要性的認識。

學校要加強宣傳，不斷增強全體員工的檔案意識。可以通過各種途徑，采用會議、櫥窗展覽、參觀學習、檔案利用事例宣傳教育等形式，向全體員工宣傳《檔案法》、教學檔案管理規章制度，宣傳教學檔案的重要性及作用，使全體員工充分認識和了解教學檔案，熟知教學檔案的歸檔范圍、歸檔原則、要求及時間，重視并進而支持教學檔案工作，主動配合檔案管理人員做好教學檔案材料的收集歸檔工作，確保教學檔案管理工作高質高效完成。

2．加強業務學習和職業道德修養，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質。

應首先考慮適當減少兼職檔案管理員的其他工作，保證其有較充足的時間和精力完成教學檔案收集、整理工作。其次應創造條件，有計劃、有目的地加強對兼職檔案管理人員的業務培訓，促使他們學習檔案專業知識、專業理論，掌握檔案工作的原則、方法，提高檔案工作水平；學習教學管理規范，了解教學活動過程，熟悉教學檔案的范圍及具體內容，熟悉教學文件材料形成的規律及特點，確保教學檔案的完整、準確、系統、規范；學習計算機知識、網絡知識，掌握信息化管理手段，實現教學檔案管理工作的標準化、現代化。

3．建立教學檔案工作的檢查、考評制度

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校應將其納入教學工作計劃之中，納入教學管理制度當中，納入各級管理人員的崗位職責之中，并作為年度考核內容之一。針對教學特點，實行“三納入”、“四同步”的管理，即將教學檔案工作納入教學計劃、規劃、納入各級管理人員的崗位職責，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、上報評審考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。

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[關鍵詞] 成人高等教育； 學籍管理

[中圖分類號] G72 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）20- 0107- 02

學籍管理是成人教育工作的一個重要組成部分，也是提高成人教育質量的重要環節。如何在新形勢下強化學籍管理，為成人學習創造良好的條件和環境，促進人的全面發展，是成人教育工作研究的一個重要課題。因此，積極探索新形勢下成人教育學籍管理的新思路和新對策，對于在新時期、新階段全面建設全民學習、終生學習的學習型社會，為和諧社會培養德智體美全面發展的社會主義建設者和接班人，具有十分重要的現實意義。

1 成人教育學籍管理的主要特點

① 成人教育對象的年齡、資歷、文化素質差別較大，管理范圍大，牽涉面廣；為適應成人學生的實際，教學活動各個環節的實施，不可能像普通高等教育那樣集中；為適應社會的需求，專業設置較靈活，課程變動大。② 學籍管理過程呈現出間接性，響應速度慢。成人教育的學生分布在社會各行各業的工作崗位上，遠離校本部，雖然每學期都定期集中授課，但時間短，主要精力和時間都放在授課上，管理工作往往插不上手。而在實際操作過程中。很多學籍管理工作都要依靠教學點協助完成，管理過程實際為非直接性的遠距離管理。

2 學籍管理工作中存在的問題

高校學籍管理是高校教學管理和學生管理的重要組成部分，是教育質量保障體系中的重要環節。近年來，隨著高等教育的迅猛發展，我國高等教育進入大眾化階段。作為高等教育活動之一的學籍管理也發生了變化，同時隨著教學改革的不斷深入，學籍管理也暴露出一些問題。

（1） 學籍管理制度落后。很多高校隨著招生規模擴大后，學籍管理還未從以教務處為主的管理體制中擺脫出來，這樣的管理體制沒有發揮二級部門（學院或系部）自主管理的優勢，任務多，容易出差錯，辦事效率低。一般高校都能及時地貫徹上級教育部門頒布的學生管理規定的精神，但結合校情和學生實際情況制定的學籍管理規定的內容較少，其內容不能適應現代化社會對人才素質層次多元化的要求，不能給部分特長生、某方面困難的學生提供更多的發展空間，不能充分體現因材施教的育人理念。

（2） 學籍管理手段陳舊。目前各個高校基本都使用“普通高等學校學籍學歷管理系統”實現了學籍管理的計算機化和規范化，但該系統沒有完全實現網絡化，所有的數據修改、匯總、統計等工作都需要教務處一方去做。

（3） 檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人—學校立卷各院系—就業指導辦（教務處）—機要郵寄部門—地市級教育局（人事局）—縣級教育局（人事局）—就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

（4） 學籍檔案管理缺乏規范高校學籍檔案由學生的錄取信息、注冊信息、學籍變動、成績信息、獎懲信息等原始材料組成，是在學生日常的學習和實踐中逐步形成的。隨著高校規模的擴大，學生數量不斷增加，再加上學籍檔案本身的復雜性、動態性以及周期性，使得規范學籍檔案工作變得更加困難。

3 完善成人教育學籍管理的對策

3.1 加強領導、健全機構、落實人員

成人高校應由一名副校長分管學籍管理工作，普通高校成人教育職能部門要有一名副院（處）長主管學籍管理工作。同時，要建立學籍管理機構。配備一定數量工作負責和具備一定計算機操作技能的管理人員，并建立崗位目標責任制.把學籍管理工作落到實處。

3.2 健全和完善學籍管理實施辦法

各成人院校要根據教育主管部門制定的學籍管理制度。結合本校實際。制訂出實施細則、工作程序和運行模塊。從制度上規范學籍管理的行為。從程序上嚴把學籍管理的質量，從運行模塊中提高學籍管理的水平，通過學籍管理，使學生的個性與潛力在可能的范圍內得到充分而自由的發展，從而激發成人學生學習的主動性、積極性，使其快成才，成好才。

3.3 建立以人為本的學籍管理理念

以人為本的學籍管理理念就是在管理中重視發揮組織、計劃、規章制度等理性管理的作用下，突出學生的主體性，通過學籍管理充分體現出對學生的尊重、關心、激勵，使學籍管理成為發揮學生潛能，促進學生成長的動力棒。

3.4 創設和完善多層次、多規格、全方位的學籍檔案管理機制

以學籍管理條例為準繩，適應成人教育特點，創設和完善多層次、多規格、全方位的學籍檔案，如新生人學檔案、學籍卡檔案、畢業生名冊檔案、學員成績檔案、學員個人檔案等等。分門別類。各盡其用，從而方便學員，方便管理。只有這樣，才能高效地做好學籍管理的各項具體工作。

3.5 加強學籍管理人員的培養

采用校、系（教學點）二級管理體制的學校，每年都要定期開設一些研討班、短訓班，對二級管理單位的管理人員進行培訓，學習有關的管理規定，掌握相關的政策法規；聘請專家。開設計算機應用技術、網絡應用技術、成人教育學籍管理系統的應用等講座，提高管理人員運用現代技術的能力。

3.6 適應新形勢，學籍管理要逐步采用現代化的管理手段

利用計算機進行學籍管理，實現了管理業務標準化，即管理信息的規范化和管理工作的程序化，數據管理做到準確、及時和系統，即從原始數據的收集、處理、傳遞到檢索、分析和存儲，都按計算機使用的需要，制定出一套管理辦法。使用計算機，必然引起管理思想、管理體制、管理方法的變革和管理人員素質的提高，從而推動學籍管理的科學化和現代化。

總之，學籍管理是教學管理的一個重要內容，是一項繁雜的、政策性強的工作。只有改革傳統、滯后的學籍管理制度與辦法，建立科學合理的、適應現代教育發展需要的新的學籍管理制度，才能為培養創新人才發揮更大的作用。要實現這一目標，需要不斷地實踐、思考、發展、完善，把高等學校的學籍管理工作做得更好。

主要參考文獻

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一、明確要求，落實責任。

1、建立健全依法行政工作制度。我局高度重視人事編制依法行政工作，把依法行政工作列入重要議事日程，進一步強化領導，層層落實責任。年初，根據《2009年依法治區工作意見》，制定下發了《*區人事局（編委辦）2009年依法行政工作實施意見》，結合人事編制中心工作明確了2009年我局依法行政工作的任務和要求，對行政執法責任制進行了分解落實，由局領導負總責，相關科室承擔相應執法責任；局建立了行政執法責任制領導小組，負責行政執法責任制的工作部署、宏觀規劃、監督指導；把人事編制執法的任務和責任落實到具體的執法崗位和人員，明確工作質量和進度，確保年度依法行政各項工作圓滿完成。

2、推進普法教育提高執法能力。年初，結合我區人事系統“五五”普法教育實施意見和《*區2006－2010年公務員法律學習工作意見》的部署，我局制定了《杭州市*區2009年公務員法律學習工作計劃》，明確加強組織領導、加強普法陣地建設、保證公務員學法達到規定學時等要求，并將普法學習情況及記錄作為創建“滿意單位”的一項內容進行考核檢查。4月份，根據市委組織部等5部門下發的《關于在杭州市“公務員學法日”開展網上學法用法考試工作的通知》要求，我局會同組織、司法等部門對文件進行了轉發，開展“4?27公務員學法日”，通過“杭州市干部學習新干線”平合開展了公務員普法教育工作，組織762名公務員參加了法律考試，通過率達到100%，進一步提升了公務員依法行政的能力和水平。

3、及時做好規范清理工作。按照區委、區政府進一步構建權力陽光運行機制的要求，依法對行政權力進行清理，編制職權目錄、權力運行流程圖、監督機制明示圖，公開供社會監督。經梳理，區人事局（編辦）現有行政執法職權共5類12項，非行政許可43項。按照《浙江省人事廳關于印發部分已廢止失效行政規范性文件目錄的通知》（浙人發〔2009〕45號）要求，結合陽光權力梳理工作，對近年來我局制定和實施的規范性文件進行了清理規范，并按照信息公開的要求，利用區政府門戶網和政務網向社會公布，建立實時監督機制。在此基礎上，嚴肅追究執法過錯責任，要求各執法科室和執法人員嚴格在法律法規范圍內履行職責，有效保證行政執法責任制工作的落實。

二、規范程序，嚴格執法。

按照打造“陽光人事、法治人事、滿意人事、和諧人事”的要求，我局在人事編制依法行政工作中進一步規范程序，明確要求，在各項工作中嚴格做到依法、規范、到位，確保人才人事和機構編制各項法律規范的真正落實。具體情況如下：

1、在落實《浙江省人才市場管理條例》方面：一是抓好《條例》的學習宣傳。我們堅持利用會議，人事工作培訓、*人才網站等形式和陣地宣傳《條例》；利用學習實踐科學發展觀活動服務企業的機會，上門走訪服務和單位積極宣傳《條例》；組織工作人員參加人才中介組織從業人員培訓學習；對區工業基地、科創中心和重點骨干企業，我們組織人員上門宣傳黨和國家的人才工作政策和人事政策法規，提供人才供求信息等系列服務，傾聽用人單位的意見和需求。二是進一步規范各類人才人事檔案管理。按照有關規定為人才人事關系，目前區人才交流中心在冊檔案數3500余份。上半年，嚴格按《流動人員人事檔案管理暫行規定》為1000人（次）提供關系轉接、政策咨詢等各類服務。三是積極提供人才服務。組織10家用人單位參加春季和畢業生就業招聘大會等大型人才招聘會；組織南星、湖濱等街道參加全市高校畢業生進社區招聘工作；協助9名新入我區留學生辦理在杭留學人員工作證，協助3家企業引進國外智力6人（次）；通過牽線搭橋，為下屬人事企業直接辦理人才引進280多名；通過市區兩級審批，引進特殊人才9人；積極開展畢業生就業創業服務，協助400余名畢業生實現就業，扶持50余名大學生創業；針對大學生就業創業、公開招考等難點、熱點問題，編印相關的實用問答，及時對進度流程進行公示，為其提供辦事指南。

2、在執行《浙江省專業技術人員繼續教育規定》方面：半年來，我局嚴格執行《浙江省專業技術人員繼續教育規定》，依托專門培訓機構和各主管部門，分系統協調引導做好各類專業技術人員開展好繼續教育工作。一是專業技術人員繼續教育內容落實。今年我區根據工作的需要在專業技術人員繼續教育內容上，開展了財務、衛生、教育等領域的繼續教育。認真做好職稱考試工作，審核申報了953名參加8大類職稱任職考試或職業資格考試，為他們發放準考證、考試用書，為合格人員及時辦理資格證書，做好各項服務工作。二是繼續做好高層次人才培養工程選拔推薦工作。有1人入選2008年度省“151人才工程”第二層次，3人入選市“131人才工程”第一、二層次，對高層次人才落實好培養經費，有計劃、有重點的培養。三是繼續教育的各項制度得到了較好地貫徹。經調查了解，我區各單位普遍能夠根據工作需要，安排或支持專業技術人員參加繼續教育，被單位安排參加學習培訓期間能夠按《規定》要求，享受在崗人員的同等工資待遇，受訓后的最低服務年限，在簽訂事業單位聘用合同時協商明確。

3、在執行《公務員法》和相關配套法規方面：半年來，我局針對《公務員法》相關配套政策的相繼出臺和新制度入軌運行的需要，積極做好各項基礎性工作。一是以考核獎懲為導向，促進公務員勤政廉政。做好了全區政府機關1100名科及以下公務員和4479名事業單位工作人員2008年度考核工作，注重把考核結果同獎懲制度緊密結合起來，為符合條件的人員晉升了工資檔次；根據公務員法，開展首次*區“十佳公務員”評選表彰活動，對28名近三年來連續考核優秀的公務員記“三等功”，對全區152名當年優秀等次的公務員授予嘉獎；推薦入選全國先進工作者1名。二是以教育培訓為途徑，提高公務員能力素質。根據《杭州市*區公務員培訓學分制管理辦法（試行）》，依托“干部學習新干線”實行學分制管理，組織1570名公務員參加《組織行為學》、《法治浙江與和諧社會建設》兩門課程的網上培訓考試。開展“4?27公務員學法日”，進一步提升了公務員依法行政的能力和水平。三是以日常管理為依托，優化公務員隊伍結構。組織好全區公務員公開招考錄用報名、資格審查、面試、體檢、資格審查等相關工作，招錄公務員8名。認真做好我區行政執法大隊210名參照公務員法管理事業單位工作人員登記工作及科以下非領導職務任職工作，確保參公程序公平和透明。嚴格按規定職數審核科以下非領導職務200人次，把好職務升降任免審核關；認真辦理好21名公務員的調任、轉任和調動手續。

4、在執行《事業單位登記管理暫行條例》方面：在事業單位登記管理上，我局嚴格遵守《行政許可法》的規定，依據《事業單位登記管理暫行條例》和《事業單位登記管理暫行條例實施細則》的要求，落實好各項登記管理工作。一是變更、登記嚴格細致。事業單位的變更登記及初始登記，我們嚴格按照《事業單位登記管理暫行條例實施細則》的規定，仔細審核，對符合要求的，及時進行辦理，上半年共辦理初始登記2家，辦理變更登記19家。二是年度檢驗嚴格審核。依據《條例》和《細則》，在市編辦的統一部署下，年初，事業單位登記管理局對全區174家按規定需年檢的事業單位開展了2008年度的年檢工作。為做好年檢工作，我們專門組織各單位負責人召開年檢工作會議進行布置，對財務報表，年度報告書的填寫上報提出了具體標準和要求。年檢中嚴格的審查，對存在問題的單位提出了限期整改的意見，對符合條件的事業單位當場辦理。截止3月底，年檢工作全部結束，合格率為100%。三是登記檔案社會化服務開展正常。對已登記的事業單位的有關材料，按統一的格式和標準對資料進行整理，裝訂成冊，入柜妥善保管；對需要查閱事業單位登記檔案的單位和個人我們按《杭州市事業單位登記檔案資料查詢暫行規定》提供服務。

5、在執行《杭州市人民政府行政機構設置和編制管理辦法》方面：在機構設置和編制管理上，我局認真貫徹執行《地方各級人民政府機構設置和編制管理條例》（國務院第486號令）、廳字[20*]2號文件、《杭州市行政機構設置和編制管理辦法》（市政府令第213號）和市委辦[2008]49號文件精神，嚴肅認真做好機構編制的各項工作。一是依法推進機構編制管理規范化進程。在省市部門的指導下，我區相繼出臺了《*區機構編制委員會工作規則（試行）》、《關于*區機關事業單位編制管理和增補人員的若干規定》、《關于進一步加強和完善機構編制管理嚴格控制機構編制的實施意見》和《進一步規范機關事業單位編外用工管理實施意見》等政策文件，進一步理順關系，規范流程，從嚴把好機構設置和編制關口，進一步提升機構編制部門的依法管理水平和依法行政能力。由于歷年來的從嚴把關，我區預計在2009年底，能消化行政編制超編人員，提前完成機構編制和實有人員一一對應的實名制目標。二是初步建立事業單位全程管理新機制。根據杭州市《關于杭州市機關事業單位實行機構編制實名制管理的通知》的要求，我區實行了機關事業單位編制實名制管理，初步建立了機構編制實名制管理體系。三是嚴格落實人事部《事業單位公開招聘人員暫行規定》。半年來我局遵照人事部《規定》和杭州市《實施辦法》的要求，積極幫助指導教育、衛生等系統的事業單位落實好公開招聘人員工作，并實行全程監督；根據《進一步規范機關事業單位編外用工管理實施意見》（上政辦[2009]4號）的要求，按照“依法規范、分類管理、總量控制、精簡效能”的原則，將機關事業單位編外人員切實納入管理，落實計劃申報、聯合審批、分類管理等制度。

三、下階段工作。

1、繼續認真落實好《公務員法》及相關政策。《公務員法》相配套政策陸續出臺，我們在學深學透的基礎上，要嚴格按照相關政策抓好各項工作的落實，用規范化的管理全面加強公務員制度和隊伍的建設；進一步對公務員的年度考核進行細化、量化，要通過年度考核充分反映公務員的德、能、勤、績；要切實搞好公務員的培訓工作，改進培訓方式，通過培訓加強公務員的公共管理水平和綜合素質，增強依法行政的能力；要認真細致的做好陽光工資改革工作，耐心做好政策的解釋工作，確保平穩實施。；要積極推動公務員的交流和鍛煉，推動跨部門、跨街道、面向全區的競爭上崗；要繼續加強對新錄用公務員的試用期管理和期滿考核，開展新錄用公務員下基層鍛煉工作；要進一步加強與有關部門的密切配合，大力推進機關效能建設，促進公務員依法辦事、公正辦事、高效辦事。

2、穩步推進我區新一輪政府機構改革。下半年，區縣政府機構改革即將啟動，區編辦需認真開展對各部門職能配置、機構設置和人員編制情況的調研，及時了解和掌握省市及兄弟城區政府改革信息及動態，結合我區實際加以吸收利用。對可能涉及到機構改革的部門，嚴格凍結編制和人員，防止突擊調動、提拔干部現象發生。下階段，將根據省市要求，按照分階段、分步驟，重點明確，任務到人的原則，研究制訂我區機構改革方案和計劃，做到早介入、早研究、早準備。

3、規范完善事業單位管理的各項制度。嚴格貫徹落實人事部《事業單位公開招聘人員暫行規定》，進一步健全完善事業單位人員招考聘用制度，提高工作的透明度；積極鼓勵事業單位開展適應事業單位特點和各類人才成長規律、體現崗位與績效為主要內容、靈活多樣的內部分配激勵機制；加強對事業單位改革調研工作，及時掌握分類管理中出現的新情況、新問題，為領導決策提供良好的建議和對策；要按照《事業單位登記管理暫行條例》和《實施細則》的要求，進一步規范事業單位單位登記管理程序，完善管理制度。

4、不斷提高人才人事服務質量。堅持以人為本，依法處理好各類問題，及時回復人大、政協的議提案，積極接受人大政協和人民群眾的監督；從維護改革發展穩定的大局出發，切實做好高校應屆畢業生就業、軍隊轉業干部安置、機關事業單位退休干部管理、工資福利、企業干部維穩和解困等工作，認真規范做好事業單位的登記和年檢；在日常人事服務中做到能辦的事及時辦，不推諉扯皮、不拖延刁難，對不能辦的事耐心做好解釋工作，對超權限的事及時向上級有關部門反映，及時給予反饋；進一步健全、完善公務員申訴制度和人事爭議制度，規范仲裁行為，嚴格仲裁紀律，依法公正、及時的涉及案件；要加強對人事政策法規的宣傳教育力度，提高廣大干部群眾依法維權意識。

5、加強人事部門自身建設。以學習實踐科學發展觀活動為契機，以提高素質能力和培訓優良作風為重點，抓好人事干部的政治教育、黨性教育、法制教育和知識更新、業務培訓，提高依法行政水平和能力；積極轉變工作方式、方法，大力推行信息公開、電子政務等制度，及時通過網絡、信息欄等載體向社會公開政策和相關信息，充分利用“*網”、“一站式審批服務平臺”等網絡平臺，及時解答和處理各類政策咨詢、業務申報。深化學習型機關創建活動，完善局機關“學法日”制度，通過法律知識宣講、案例分析、選送參加培訓等形式，組織局機關干部學習人事政策和各項法律法規，進一步提升機關干部法律素養。

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【論文摘要】學分制是相對于學年制的一種教學管理制度,它以學分代替學年、以指導性代替指令性、以選課制代替排課制;成人高等教育學分制存在著教學計劃彈性不夠、選課制度不夠完善、管理過程仍保留著學年制做法等問題;充分認識推行學分制管理的重要性、建立院系二級管理機制、完善教學管理制度、創設網絡管理系統以逐步完善學分制管理。

學分制是相對于學年制的一種教學管理制度,它是以選課制為基礎,以學分作為計算學生學習分量的單位,以取得一定數量的學分作為學生升入高年級、畢業和獲得學位標準的一種教學管理制度。[1]成人高等教育推行學分制已成為高校教育教學管理制度改革的一大熱點,它既是我國高等教育發展的迫切需要,又是適應社會主義市場經濟條件下高層次人才培養的需要。成人高等教育推行學分制已成為高校教育得以迅速發展并切實需要解決的一個現實課題。

1 學分制給成人高等教育管理帶來的變化

與傳統意義上的學年制相比,學分制實行的是導師指導下的選課制、彈性學制、免修和重修制、學分值制。它以學分代替學年、以指導性代替指令性、以選課制代替排課制,在很大程度上能激勵學生學習的主動性和積極性,解決學生的工作和學習矛盾,增強學生學習的信心和興趣,符合大眾化教育階段個性化的教育要求。學分制給成人高等教育管理帶來的變化主要表現在:

1.1 更為自由的選課制

選課制是學分制的核心,廣義地說,學生自主選課包括自主選擇專業和課程。根據教學計劃,學生所學課程分為必修課和選修課兩類。必修課分為公共必修課、專業必修課及實踐性環節;選修課一般為擴大知識面的課程,學生可以跨年級選讀。學生可以按照自己的專業和本人條件選擇學習課程和上課時間,自主安排學習內容和進程。[2]

1.2 實行學分值與平均學分值制

學生的學習成績采用學分值來表示,每門課程的學分值為該門課程的考核成績乘以該門課程的學分,如張三《高等數學》的考核成績為85分,學分為3,則張三《高等數學》的學分值為255分;平均學分值則是指學生所學課程的學分值之和除以這些課程的學分之和。學分值是學生學習一門課程的量和質的綜合量化指標,平均學分值則是學生一個學期或某個學習階段或整個學習期間學習量和質的綜合量化指標。

1.3 實行彈性學制

原來的學年制是3年,實行彈性學制后,標準學制是2.5年,彈性學制是2-6年。允許優秀學生在完成培養計劃規定的課程及實踐環節后,提前申請進行畢業設計,在取得規定的學分后提前畢業。畢業不再是同年級齊步走,而是有早有遲。

1.4 實行重修制

實行學分制后,對于培養計劃內規定的課程,考核不及格者可以補考一次,一次補考后仍不及格的課程必須重修;學生對已取得的考核合格成績不滿意時,可以重修;凡擅自缺考或考試作弊者,該課程成績以零分計,不準補考,只能重修。

2 成人高等教育學分制管理工作面臨的問題

2.1 教學計劃彈性不夠,選課制度不夠完善

教學計劃彈性不夠主要表現在選修課的數量不足,質量不高。如果沒有足夠數量和高質量的選修課,學分制將失去賴以存在的基礎。因此,要多開設選修課,增加課程門類,充分照顧學生的興趣和愛好,滿足社會對各種規格人才的需求。在增加選修課數量的同時,一方面要考慮選修課的門類,另一方面要求選修課的內容不斷更新,能夠反映當代科學技術發展的最新成果。

2.2 管理過程仍保留著學年制的做法

由于專業教師、學生及選修課數量不足,完全自由的選課制在實施中也會產生很多弊病,由有指導、有條件的選課制取而代之,未能做到真正意義上的選課制,教學管理過程仍保留著學年制的做法。如何加快選修課課程建設,提高課程質量,加強選修課管理,是一個不容忽視的問題。課程實行重修在目前還無法完全做到,申請重修課程的學生,只能等到下一年級開課時再去旁聽(到時同樣可能因上課時間沖突而無法旁聽),無法真正實行彈性學制,學分制的激勵與制約機制無法充分發揮作用,這樣就會導致提前修滿學分的學生無法做到“提前畢業”。

2.3 學籍檔案及教學管理工作的變化

學籍檔案管理工作包括學生的入學注冊、錄取審批、成績考核、學籍異動、獎勵處分、畢業結業等原始記錄。學年制時的成人高等教育學籍檔案及教學管理模式是成人教育學院統一管理,實行學分制后,學籍檔案及教學管理模式發生了根本的轉變,學生及學生的注冊、選課、教學、成績、學籍表等管理由成人教育學院的集中管理過渡到各系部的分散管理,3年的學年制也變為2-6年的彈性學制,成績也由原來的以班為單位登記變為跨班跨年度的登記。學籍檔案及教學管理工作需要建立新的管理體制,以形成一個良好的運行機制。

2.4 學生素質參差不齊

雖然大學生整體素質在提高,但不能否認其中也存在著一些素質相對較低的學生,他們受社會不良風氣的影響,過分追求物質享受,學習鉆研精神匱乏;重視個人成功,但漠視社會需要,急功近利,缺乏社會責任感和承受挫折的能力,道德水平下降等。這些往往使正常情況下的教育管理在他們身上失去作用,部分學生沒有明確的學習目的,也就沒有了學習動力。

3 逐步完善學分制管理的幾點對策

成人高等教育主要是對已經走上各種生產或工作崗位的從業人員進行的學歷教育或各種職業培訓,能夠直接有效地提高勞動者和工作人員的素質,從而可以直接提高經濟效益和工作效率。學分制管理針對學生邊工作邊學習的特點制訂了相應的管理辦法,但要真正發揮這些辦法的作用,充分激發學生的學習能動性,促使學生成才,還必須加強以下幾方面的工作:

3.1 充分認識實行學分制管理的重要性與必要性

高校實行學分制管理是經濟體制改革和社會發展的要求,社會主義市場經濟對高校培養的人才提出了高素質、多規格、復合型等新的要求,高校也將引入市場機制,對人、財、物等資源進行優化配置,所以實行學分制管理也正是高校主動適應市場的選擇。同時,高校實行學分制是教育體制改革的重要內容,也是適應當前“高等教育大眾化”和高校“寬進嚴出”培養模式的有效管理制度。

3.2 制定相應制度,建立順暢的院系二級管理的運行機制

在深入研究學分制本質和特征的基礎上,完善與之相應的教學管理制度,充分體現學分制管理的特點,改善運行機制,這是學分制能夠順利實行的保證。學校必須堅持宏觀調控、微觀放權、規范管理、暢通高效的原則,使學分制管理工作中心下移,強化各系職能,使各系按照其自身的學科特點,逐步建立起適合自身管理和發展并直接服務師生的管理方式。學校制定二級管理實施細則,制定學分制管理及各項工作流程,加強宏觀監控,注重目標管理。各系按照學院的學分制管理制度,應注重過程管理,加強微觀管理。院系職責明確,從制度上進行改革,建立起順暢的院系二級管理體制。

3.3 優化培養計劃,完善相應的教學管理制度

彈性教學計劃強調教學科目安排的靈活性,改變過去那種刻板單一的教學計劃對學生學習的限制,鼓勵學生根據社會需要和自己的興趣愛好,跨系跨專業選課,靈活整合自己的知識結構。減少必修課的比例,盡量多地設置選修課,建立完善的選課系統,制訂課程簡介、選課指南,逐步完善選課制;完善導師制,指導學生正確地修讀課程,保證學生選課及學習質量,避免選課中的隨意性和盲目性。同時,還要保障圖書館、實驗室、教室以及后勤服務等方面的管理工作,以保證教學活動的順利完成。

3.4 加強教學與管理隊伍的建設

教師及管理人員是保證教學工作順利進行的重要生力軍,沒有一支業務熟練、堅持原則、積極肯干的教師及管理隊伍,是很難做好教學管理工作的。特別在實施學分制管理過程中,要求高校教師及管理人員不僅要具有一定的專業知識,能夠使用現代化管理手段,更要了解學分制教學和管理工作規律,因此,加強教師及管理隊伍的建設就顯得十分重要。學校應采取定期或不定期方式對教師和管理人員進行培訓,使教師及管理人員學習新的教育政策法規和文件,研究學分制管理特點,提高教師及管理隊伍的整體水平。[3]

3.5 創設學分制網絡管理系統

學分制作為高等教育發展的一種必然趨勢,其順利實施迫切需要配套的現代化管理設施。在學分制管理中,單選課一項就十分繁雜,不但有大量的選課表要處理,而且要接受學生的改選、退選等工作,以往陳舊的手工操作已難適應新形勢下的教學管理工作。所以,要全面放開選修限制,便于學生、教師、教學管理人員間的互動和交流,就必須進一步優化程序功能,建立學分制網絡管理系統,借助校園互聯網來實現全校的教學管理信息化。

根據教學管理的內容,學分制網絡管理系統可設計成三個模塊和一個信息交流服務平臺:學生管理模塊、成績管理模塊、畢業生管理模塊、WEB網頁服務平臺。學生管理模塊要按照大眾化教育、素質教育和學分制管理的要求,高效而快捷地進行按大類招生、學分收費注冊管理,在校生基本信息的管理,如各種學籍異動、轉專業和基本信息查詢、統計工作。成績管理模塊要充分適應學分制改革的要求,以學生所在系管理為主,減少成績管理中間環節。畢業生管理模塊要能準確而快捷地進行學生畢業、學位資格審查工作以及畢業生報表的統計、打印,并能將畢業生信息轉入歷史庫,以便長期保存。WEB網頁服務平臺作為一個教師、學生、管理人員間的信息交流平臺,應為教師網上錄入成績、學生網上查成績以及學生個人信息的核查、選課、各種報名工作提供便捷。[4]

學分制作為一種靈活、彈性的教學管理制度,較之學年制,學生有了更多、更大的自,在學習年限、課程設置及對課程、對老師的選擇等方面有了更大的彈性,這些都會給原來的學年制教學管理帶來沖擊。實行完全意義上的學分制,是一場教育教學管理領域的革命,在新的形勢下,需要極大地推動教育教學改革的全面深入發展,以開創成人高等教育新的局面,促進成人高等教育持續健康快速協調發展。

參考文獻

[1] 劉軍紅,趙香棉.在學分制學籍管理中充分發揮過程管理的作用.中國電力教育,2007,(3).

[2] 李麗,顏萍.推動和完善我校學分制改革下學籍管理的思考.高等理科教育,2007,(2).