導語：如何才能寫好一篇企業檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.前端控制不到位

企業不重視科技檔案資料的收集，從而導致資料不全，且很多科技人員并沒有檔案意識，從而導致很多科技工作者在科研過程中，未對過程資料進行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價值，認為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術資料需要保密為理由，在科研過程、科技獎勵之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時也做不到每個項目都能做到前端控制。

2.企業科技檔案制度不健全，全程控制不到位

科技檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒有真正實行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務下達應該同步、文件材料形成與檢查進度應該同步、驗收鑒定技術與驗收鑒定成果應該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報科技成果評獎應該同步。由于“四同步”沒有真正的實現，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導致了科技檔案管理工作中的主動性不足。

3.未對科技檔案實施信息化管理

計算機信息化管理的主要內容是將科技檔案信息用數字的方式保留，并以網絡為紐帶進行集中管理，因此，其具有多種優勢，比如收藏數字化、傳遞網絡化以及資源共享化等。隨著計算機技術的不斷發展。我國對科技檔案進行計算機管理的模式已經逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術的應用直接說明對科技檔案管理的數字化趨勢已經無法改變。不過，在現實中，部分企業對科技檔案進行管理的過程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計算機管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問題，比如建設數據庫或者網絡環境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標準等。

4.科技檔案的利用率較低

對于企業檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過記錄企業的建設及生產情況，如實反映了單位的具體活動。因此，科學合理的利用科技檔案，可以為企業創造出無形生產力。對此，科技檔案需要進一步強化其資源的利用與開發力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務于企業的改革和發展。而現階段，對科技檔案的可發與利用中，還存在比較多的問題，如思想落后、服務過于被動、未對靜態檔案進行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業各個部門之間的需求。

二、加強企業科技檔案管理工作

1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序

科技檔案是科研課題研究的全過程的反映，因此要實現科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結合科技檔案管理工作與計劃管理、成果管理、課題管理之間的關系，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規律進行掌握，實現對科技檔案的全程管理原則。

2.提高企業科技人員的科技檔案歸檔意識

科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進行科技檔案工作培訓，通過培訓強調科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過程中遇到的問題，宣傳科技檔案管理最新規章制度，將科技檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道。

3.徹底落實科技檔案的數字化管理

要想使科技檔案的管理模式由最為傳統的方式逐漸轉化為現代管理，最為有效的方法則是實施數字化管理，而且數字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統的庫房式管理方式。數字化管理通過采用高科技的數字化存儲及時，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計算機管理實現高水平，就需要進一步增強科技檔案管理的硬件及軟件設備，結合現有的多媒體技術，對科技檔案進行綜合管理，從而提高工作效率。要實現檔案格式標準化，就要保證其標準程度和國家標準相一致，備份數據庫、采用正版軟件以及限制用戶權限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計算機知識，可以準確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業只有多引進適合形式發展的檔案專業人才，才能確保科技檔案數字化管理工作更加完善。

4.完善企業檔案編研工作

對科技檔案進行管理，就要適應市場經濟對其的實際要求，檔案管理人員需要結合工作內容編制相應的檢索工具。近年來，社會經濟的快速發展，使檔案種類及內容等變得逐漸多樣化、豐富化。對于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統化，能夠全面反映相關情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過程中實現其作用，并將各種意見及要求如實反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。

5.提高科技檔案的利用率

對科技檔案進行管理的過程中，務必要考慮其開發利用問題。對于企業而言，檔案如何開發利用，具有一定的意義及價值。當前情況下，我國的檔案管理工作大多處于傳統手工階段，并沒有充分結合日益先進的信息技術，因此在管理、查閱的過程中耗時耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進了計算機管理設備，但適用范圍狹窄，檔案數字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實際工作中，只有將檔案網站的作用真正的發揮出來，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因為企業科技檔案管理中，包含諸多學術成果，信息含量較大，存在眾多的知識產權，由此說明，企業科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業科技檔案進行利用的過程中，要注意保護他人的知識產權與勞動成果，防止侵權現象發生，這樣才能做到正確利用科技檔案。

三、結論

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1.集中管理模式形態民營企業檔案集中管理模式，則是民營企業在企業內部設立專門的檔案管理機構，對企業自身所產生的檔案進行統一化的管理。集中化的民營企業檔案管理，能夠對企業自身的檔案進行妥善、科學地整理、儲存、調用。因此集中化的民營企業檔案管理具有以下優勢：首先，民營企業內部的檔案管理機構擁有較為集中化的檔案管理權力，使得檔案管理得以統一化的指導，對于保證企業檔案的真實性、安全性有著重要的意義。其次，在集中化的檔案管理模式之下，民營企業檔案管理工作行成了一條流暢的程序，使得檔案管理中的各個環節都能夠順利進行。最后，集中化的檔案管理使得企業可以制定一系列規范化的檔案管理制度，企業檔案能夠在規章制度的約束之下更為順利地進行。

2.分布管理模式形態我國的民營企業中，許多企業都沒有足夠的能力實現集中化的檔案管理，這些企業，可以選擇分布管理模式，企業檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業檔案分級管理，而另一種則是企業檔案分散式管理。企業檔案的分級管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規模民營企業，也能夠適用于單一的小型民營企業。而企業檔案分散式管理，則是民營企業內部不再設立集中的專門的檔案管理機構，而是讓企業內部各個部門之間對自身所產生的檔案進行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節省了檔案管理中的諸多環節，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責明顯的特點，填補了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內容劃分為兩種管理模式形態

1.單一管理模式形態民營企業檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營企業對檔案進行自主管理、集中管理。而民營企業單一管理模式的本質只是對企業檔案進行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營企業，這時候的企業能力有限，還不足以對檔案信息進行開發和大規模的運用。民營企業在創業初期選擇這一種檔案管理模式，能夠將企業對檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業檔案完整性的前提之下，為企業節約更多的人力物力，使企業能夠有更多的機會致力于自身的發展。另外，除了創業初期的企業可以選擇這種管理模式之外，一些對于檔案信息的整合要求較低的民營企業也可以選擇這種管理模式，通過檔案管理的合理進行，促進企業自身的快速發展。

2.綜合管理模式形態企業檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎上，將檔案管理中的整理、保存以及情報整合、信息利用等功能全部發揮出來，實現民營企業檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個環節，并且融入了大量的現代化管理技術、先進的信息科學等，使得企業能夠通過檔案管理，及時掌握經濟發展、信息傳播中的先進資源，不僅提高了企業檔案管理的積極性和實際效率，同時還為企業發展帶來了潛在的動力。企業檔案綜合管理模式所針對的不僅僅是紙質文件，企業所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對信息化的檔案資源，建立起一個包含豐富檔案信息的企業檔案管理中心，聘用專業化的管理者，運用先進的科學技術和管理經驗對其進行管理，實現企業檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態

1.檔案實體管理模式形態企業檔案管理中，最為基礎的就是檔案實體管理。這種管理模式中所包含的內容必須最為全面，企業發展中所產生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實體管理過程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個環節中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調用檔案信息時，能夠得到真實、完整的檔案。在過去的企業檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業檔案的實體，這時由于受到科學技術、管理理念等各方面的限制，企業檔案的內容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業檔案一旦出現錯誤、遺失、疏漏，將會嚴重影響檔案的真實性、可靠性與安全性。因此，企業投入大量的人力物力去建設專門的機構來對企業檔案進行妥善的管理。

2.檔案信息資源管理模式形態隨著社會文化與科學技術的發展，社會進入了信息時代，信息的觀念逐漸地進入了人們的思想，而信息資源的管理理念也在不斷地影響著企業檔案管理者，再加之我國政府加大了對企業檔案信息資源的重視程度，企業對于檔案管理的重點由原本的檔案實體管理逐漸地向檔案信息資源管理進行轉移。在檔案信息資源管理模式之下，企業檔案的內容不再完全依賴于檔案實體，而是通過檔案管理者對檔案實體進行加工，得到檔案信息資源，并對其進行整理、保管和利用。這種檔案管理模式不再依賴于紙質的檔案信息載體，而是需要先進的信息技術和專業化的操作手段。隨著大量的企業加快了檔案信息資源管理的腳步，在企業檔案信息庫中，企業的檔案信息越來越豐富，這不僅更有利于企業自身的檔案管理工作，節約檔案管理空間，更有利于實現企業之間的檔案信息資源共享，加快了企業之間的信息交流，形成更為透明化的企業發展環境。在這種檔案管理模式之下，民營企業獲得了更大的發展機遇，得到了更多的參與市場競爭的機會。

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關鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理

一、會計檔案管理的內容

根據最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。

二、會計檔案管理現狀及原因分析

目前，全國各城市軌道交通企業，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經疲于應付。受建設工期影響，一線業務部門工作重點在現場，確保工程質量安全與進度。據筆者調查研究，目前各城市軌道交通企業連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規章規定，但實際執行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調節表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發票底聯等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態，半年后裝訂憑證也非少數。至于辦法里規定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內部因素影響。(一)內部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據、票據量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據財務部門內部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規范，財務人員平花費大量時間與業務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協調工作。這種工作現狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數企業對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發票、收據、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環就是項目竣工驗收。目前，根據國家驗收標準有十三項專業驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。

三、會計檔案管理不完善造成的影響

會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。

四、關于完善會計檔案管理的建議

針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環節，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環節定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環節設置時間節點，且這個時間節點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調節表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規劃、事中執行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環節較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監督實際執行情況，把監督工作制度化、流程化、規范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現。目前，全球發展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發展，引入了影像系統、報賬系統、ERP系統、銀企直聯系統等一系列業務財務系統，利用大數據、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。

作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司

參考文獻：

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1人力資源檔案管理存在的問題

1.1對人力資源檔案管理的認識不足

隨著信息技術和網絡技術的快速發展，人力資源檔案管理已經漸漸地擺脫傳統的模式，慢慢地呈現新型管理模式。但在新型管理模式的形成過程中，人力資源檔案管理出現了很多方面的問題。其中對人力資源檔案管理的認識不足是重要的一個方面。人力資源檔案管理的認識是關系到企業生存和發展的關鍵因素。所以對它有正確的認識具有重要的作用。但是很多人對人力資源檔案管理的認識不正確，導致對人力資源檔案管理的誤解。他們認為企業人力資源檔案管理與企業和自身的利益無關，就完全忽視人力資源檔案管理的作用。他們還誤認為人力資源的檔案管理無非是將員工的工作經歷的機械的記載和傳承，毫無意義。其實這些看法完全錯誤。企業人力資源的檔案管理對于生產力的發展有重要的作用，它能夠實現人才的流動的人才的充分利用。所以企業的管理者和其他的員工應該正確的認識人力資源檔案管理并且重視它的作用。

1.2人力資源檔案管理的水平不足

目前很多企業不重視人力資源檔案管理，主要表現在，人力資源檔案管理人員沒有專業的技術水平，也沒有專業的知識，甚至有的人員沒有經過專業的培訓。所以他們對于人力資源管理工作沒有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎樣展開工作就怎樣展開工作，沒有考慮工作任務，更沒有認真完成工作的態度，甚至有的人力資源檔案管理人員是兼職，這樣低水平的人力資源檔案管理師目前存在的普遍現象。這嚴重的影響了人力資源檔案管理的工作效率和工作質量。

1.3人力資源檔案管理的硬件設備缺乏

人力資源的檔案管理的硬件設施的匱乏也是導致人力資源檔案管理質量的重要因素之一。有些企業的檔案館名存實亡，名義上有著檔案館的存在，實際上沒有起到它相應的只能。嚴重制約著人力資源檔案管理質量的提高，還有的企業人力資源檔案管理的設備落后或者不齊全，這也是明顯的問題。

1.4社會環境影響嚴重

十的召開，提出了加快經濟發展應該堅持社會主義市場經濟的體制，很多企業只是也企業的經濟效益放在首位，完全忽略人力資源檔案的重要性。因此在這種大的社會環境的嚴重影響之下，一些小的企業更是不重視人力資源檔案管理的價值的重要的意義，一味地進行投資和開發研究適合企業獲得經濟效益的項目。這樣使得員工也同樣忽視它的重要性，導致整個社會出現這種不良的氛圍。這樣造成了只是重視追求利益而忽視了對人力資源檔案管理重要性的培養。

1.5缺乏健全的人力資源檔案管理制度體系

企業人力資源檔案管理制度體系的不完善主要表現在難以收集企業人力資源。人力資源檔案歸檔范圍沒有明確的標準。比如不同行業的企業都有涉及內容復雜的項目，并沒有明確的標準規定明確需要加入歸檔范圍的項目。如果只是根據不同行業的企業需要來確定，這具有相當困難的操作性而且很難實現。其次，企業的人力資源檔案形成需要許多的部門，這導致了形成途徑多而繁雜帶來的困擾。有時候每個部門不能明確自身的工作內容，當真正出現問題的時候，各個部門互相推卸責任，不能及時找到負責的相關部門，嚴重降低了解決的效率。也會對檔案的收集產生不能忽視的影響。

2解決人力資源檔案管理問題的措施

2.1健全人力資源檔案的管理制度

健全的人力資源檔案管理制度的建立是保證人力資源檔案管理工作順利進行的必要環節。首先企業應該建立正確的合理的人力資源管理制度，這樣才能實現檔案的有效管理，明顯避免不稱職的工作人員出現的工作態度不認真的問題。其次要求管理制度能夠簡明扼要，因為過于繁瑣的管理制度會導致人力資源檔案管理質量的下降。再次是要保證管理制度的全面，由于企業的領導或者是員工都要遵守企業的人力資源檔案管理的制度，所以應該體現制度的公平性，這樣才能夠實現管理工作保質保量的完成。要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源管理制度。最后，要體現管理制度的威信和威嚴，必須明確獎懲制度。

2.2提高人力資源檔案管理功能

人力資源檔案管理的功能應該進一步的得到提高和改善。這樣才能加強人力資源檔案管理記錄真實而且更加全面的內容。這樣使人力資源的檔案管理能夠更好的實現其功能，保證企業在激烈的市場競爭中能夠長期穩定的發展。

2.3提高人力資源檔案管理人員的素質

人力資源檔案管理的核心是人力資源的管理人員。由于很多企業的人力資源檔案管理人員的工作態度不認真或者缺乏專業技術知識，導致整體的人力資檔案管理人員的綜合素質不高，這直接影響人力資源檔案管理工作的順利進行。所以提高人力資源檔案管理人員的綜合素質具有十分重要的意義。隨著信息技術和網絡技術的快速發展，傳統的人力資源檔案管理方式已經漸漸地會被淘汰，所以人力資源管理人員應該掌握相應的計算機技術，不斷提高檔案管理能力，在企業定期的專業知識培訓中學到有利于人力資源檔案管理發展的知識的技能。

2.4人力資源管理的信息化建設

過去長期以來，人力資源檔案管理模式都維持著全封閉或者是半封閉的狀態。所以對于對于開發和利用檔案信息資源的想法，就只是想想而已，如果真正想要實現這個目標，還是個挑戰而且還很有難度。這種落后的檔案管理模式制約著檔案信息共享的步伐。而且隨著信息時代的到來，這樣傳統的管理模式已經不能夠滿足信息社會的各種需求。所以解決人力資源檔案管理信息化的問題迫在眉睫。企業越來越凸顯出需要人力資源檔案管理的信息化建設，這樣可以大大提高人力資源檔案管理的效率和質量，同時還能夠極大程度的提高人力資源檔案信息資源開發利用的能力，最終實現實現人力資源檔案的信息資源共享。快速發展的科學技術對社會的每個行業的發展都帶來了十分巨大的挑戰，所以人力資源檔案管理應該擺脫傳統的管理模式，更加充分的利用現代信息技術實現人力資源檔案管理的新形式。所以應該利用信息化建設實現人力資源檔案管理模式的轉變，信息化的應用能夠降低人力資源檔案管理的投入成本，而且能夠極大程度的規范業務流程，提高人力資源檔案管理的基礎管理。人力資源管理信息化建設，將先進的科學技術應用到企業的人力資源管理部門，實現更好的管理模式。

3結語

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檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

2規范管理

建筑施工企業在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。

3信息化建設

企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。

5結束語

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檔案管理工作的開展與施工企業的日常運營管理有著密切的管理，企業管理者要重視當昂管理工作的開展，并且將檔案管理工作納入到企業發展戰略層面上予以重視。在生產經營中，工程管理部門要組建專門對工程檔案管理的隊伍，對于工程檔案進行統一的協調和管理，并且指派專人負責專項檔案管理工作。建筑企業管理者要對于相關的管理制度進行不斷的完善，并且構建一套科學的檔案管理組織，通過落實不同崗位的職責和權限，層層把關的保證檔案管理工作質量。在日常檔案管理工作開展的過程中，管理者也要通過定期舉辦會議，并且制定和落實工作任務計劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。

2加強宣傳

檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

3規范管理

在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。

4信息化建設

企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。

5做好檔案服務

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。

6結束語

篇7

1.1檔案是企業文化建設的基礎和依據，并服務于企業文化建設

檔案記錄著企業的成長，是企業發展的歷史長卷，記述和反映了企業文化建設的歷史，包含著企業發展過程中做形成的價值觀念、經營哲學和拼搏奮進的精神取向，而這些都是企業的文化建設的前提和依據。企業檔案的有效管理為企業文化建設提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業良好的形象。而企業文化也是以檔案為依托，企業文化以檔案形式為表現，檔案多年的文化沉淀形成了企業文化，可以說，企業文化的建設離開企業檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進。

1.2企業文化的發展也影響著企業檔案收集整理和鑒定工作

企業文化作為整個企業的精神和靈魂所在，體現了企業的個性特征和獨特魅力，是企業管理活動的重要組成部分，指導著企業發展的方向。企業檔案是企業文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業的發展需要。隨著企業的不斷發展，企業文化也會隨之不斷地完善，企業文化所體現出的價值取向的改變和發展也影響著檔案管理工作，也就是說企業文化若發生變化，企業員工受到企業文化的影響，在收集和整理企業檔案過程中，對企業檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發生相應變化。

1.3二者對企業的發展有著相同之處

企業檔案管理和企業的文化建設都共同服務于企業管理工作，是企業管理工作的組成部分，他們共同致力于引導企業員工形成積極的價值取向，共同影響著企業的決策方向，對企業的發展有著推動作用。

2檔案管理對企業文化的作用和功能

2.1檔案管理工作促進了企業文化發展

企業檔案在企業的文化建設中體現了重要的價值和作用。首先，企業檔案記錄了企業發展的成長史，是企業發展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現著企業成長的點滴，是企業可持續發展的重要資源和精神財富。其次，企業檔案突出了企業文化與眾不同的特色，使企業文化個性的塑造更具針對性。每個企業的發展，都有著自身與眾不同的發展過程，檔案沉淀著不同企業的不同的文化精髓，繼承者本企業的優良傳統，因此，各企業文化形成也各具特色，可以說企業的個性設計和形象塑造都離不開企業的檔案工作。最后，企業檔案為企業員工的文化教育培訓工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業寶貴的精神財富，企業檔案最真實的記錄了企業在發展過程中的相關資料，如企業財務、材料工藝、經營狀況、文化建設等等重要內容，為企業對員工培訓和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質，調動了員工的積極性，增加員工對企業的熱愛。

2.2企業檔案與企業文化具有相同的功能

他們工作服務于企業管理工作，是文化與經濟結合的產物，共同組成企業的精神文明建設，企業檔案對企業文化具有以下功能：a.導向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導到企業的發展目標上來，因此企業檔案對企業文化具有導向功能。b.約束功能，企業檔案是企業文化的一部分，是企業的一種無形的文化力量，企業檔案的收集影響著企業文化的建設，并影響著企業的價值觀、行為準則、道德規范等，企業檔案和企業文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現企業文化，同時融合職工的思想、行為，使之達成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進企業文化，得到員工認同并凝聚人心，團結員工，使員工有歸屬感，從而使員工團結一心，共同為企業發展而奮斗。e.輻射功能，企業檔案使企業形成不同的企業文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設產生了極大的影響。

3如何有效發揮企業檔案管理在文化建設中的作用

首先，做好檔案的收集工作，企業檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎工作，也是企業檔案發揮作用的前提條件。檔案的本質屬性是它的原始記錄性，內容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規范檔案管理，改變傳統的檔案管理觀念和工作方式，增強管理人員的管理意識，重視企業各種檔案管理技術的開發利用，加強檔案的信息化管理，要充分利用當達的電子信息技術，提高管理效果和工作效率。積極引進專業的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理工作人員的素質，使檔案管理工作更專業化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋，而企業是由每一個員工的辛勤勞動構成的，因此員工有權利了解企業檔案的內容。要加強企業檔案工作的透明度，是企業的每一個員工都能定期的了解到企業檔案和企業的發展狀況。員工在了解的相關信息后對企業的信任度加強，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應當與時俱進，開拓創新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現檔案管理工作對企業經濟發展和員工利益最大化服務。

4總結

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企業檔案信息化的戰略實施是繼制定企業檔案信息化戰略之后的延伸，是企業檔案信息化戰略的實現步驟。要順利推進企業檔案信息化的戰略實施，必須明確以下三個問題[1]。

1.1戰略實施與戰略制定的區別

戰略實施與戰略制定不同，具有自身的特性。企業檔案信息化的戰略實施最根本的特性就是以行動為導向，以實現目的為最終價值。

1.2企業檔案信息化戰略實施的任務構成

企業檔案信息化的戰略實施是其戰略管理過程中的行動階段，它要求將選定的企業檔案信息化戰略加以細化，并制定出實施所需的各項措施并付諸實施。企業檔案信息化戰略實施的任務構成應包括以下具體內容：制定企業檔案信息化的戰略實施計劃；建立相應的組織結構；按企業檔案信息化的戰略要求配置各項資源；實現對企業檔案信息化戰略的政策與程序支撐；根據企業檔案信息化的戰略要求，完成對業務流程的再造；建立相應的協調機制；營造工作環境與氛圍等。企業檔案信息化戰略實施的任務可以歸納為一點，就是如何確保企業檔案信息化的運作方式與企業檔案信息化戰略成功的必要條件達到協調一致。

1.3企業檔案信息化的模式選擇

企業檔案信息化可有多種模式選擇，不同的模式會對企業檔案信息化產生不同的影響。每一種模式都有其特定的適用范圍，正確選擇企業檔案信息化的戰略實施模式，對于企業檔案信息化的順利完成至關重要。參照企業戰略實施的可選模式，企業檔案信息化可以參考以下五種實施模式：

（1）指揮型模式。

指揮型模式強調自上而下的強力推行，該模式可以有效確保戰略的實現，但是會造成具體實施人員主動性與創造性缺失。

（2）變革型模式。

即強調組織體系與業務流程的再造，但再造的組織體系與業務流程容易造成既定戰略邊緣化。

（3）合作型模式。

強調相關部門與人員的集體醞釀與配合，對于多數情況而言，該模式相對可行性高。

（4）文化型模式。

即運用企業文化等柔性力量來保證戰略的順利實施，有利于統一思想和行動，但容易造成管理制度等硬性規范力量的作用弱化。

（5）增長型模式。

強調自下而上的建設方式，以底層的力量來推動戰略的順利實施。所以，根據企業檔案信息化實際情況與特點來綜合考慮各種模式的利弊，做到各種可選模式的靈活、綜合運用，盡最大力量趨利避害。

2企業檔案信息化戰略實施的組織保障與物質基礎

企業檔案信息化是一項系統工程，需要組織體系與物質基礎的有力支持。組織保障與物質基礎缺一不可，組織保障用以理順企業檔案信息化過程中各相關部門的職能關系，確保企業檔案信息化順利進行：物質基礎則為企業檔案信息化提供資源保障，包括資金的投入與各種戰略資源的配置等。

2.1企業檔案信息化的組織保障

企業檔案信息化的組織保障就要以企業檔案信息化的實施為最終指向，聚攏相關部門的職能，建立起多頭協調的組織機制，用以確保企業檔案信息化的組織體系科學高效。優化的組織體系的建立，對于推進企業檔案信息化的順利進行具有重要意義。

2.2企業檔案信息化的物質基礎

企業檔案信息化的物質基礎主要包括優化的投入結構與各類資源的最佳配置，二者決定了企業檔案信息化物質基礎的優劣。企業檔案信息化需要合理結構的投入。軟件與硬件是企業檔案信息化的兩根柱石，共同支撐起企業檔案信息化的基礎平臺。。在這種情況下，及時使用先進的網絡技術和產品，在適當維持對硬件系統投入的基礎上，加強軟件系統的投入是值得考慮的問題。

人力資源、信息資源、技術資源等各類相關資源的配置同樣構成了企業檔案信息化的物質基礎。在企業檔案信息化過程中，要做好各類相關資源的整合工作，加大開發力度，使信息資源建設轉化為企業檔案信息化的推動力。這就要求企業檔案信息化要充分認識自身與資源配置之間的關系，要認真做好相關資源的積累、配置、使用工作，保證各類資源與企業檔案信息化的匹配度，為企業檔案信息化提供良好的資源保障。

3企業檔案信息化戰略實施的軟環境營造

軟環境是企業檔案信息化必需的配套環境之一。“軟環境”是相對“硬環境”而言的。“硬環境”，是指自然條件、地理位置、基礎設施等。而“軟環境”是指與企業檔案信息化相關的政策、政務、法制、文化和教育等人文環境。企業檔案信息化的開展意味著企業檔案工作原有的管理模式和行為模式的改變，為了確保企業檔案信息化順利實施，必須要有良好的軟環境支撐。對于企業檔案信息化而言，企業文化的培育與企業社會責任意識的強化是較易被忽視的兩個方面。因此，我們要充分認識二者對于企業檔案信息化重要意義。這里，可以從培育良好的企業文化和強化企業的社會責任意識兩方面入手，努力營造良好的軟環境。

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所謂企業科技檔案信息化建設，就是指借助計算機、網絡和信息技術手段，運用信息化管理理念，對企業科技信息資源進行數字化處理、信息化管理和網絡化開發利用。可見，企業科技檔案信息化建設的內容主要包括：一是傳統檔案的數字化處理，即通過掃描、數字化轉換等，將以紙質、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統檔案，轉換成以計算機存儲設備保存的數字化檔案復制件；二是將在計算機等電子設備（包括數碼照像機、攝像機、錄音機等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經過歸檔形成可以數字化形態保管利用的電子檔案；三是數據庫建設，即根據企業科技檔案的專業性、多樣性和成套性等特點，建立不同專業、不同種類、不同用途的科技檔案信息數據庫；四是計算機網絡管理平臺建設，包括網絡化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網絡檢索、傳輸、利用；五是標準化建設，即制定和實施統一的技術標準、業務標準和管理規范，實現檔案管理的計算機網絡系統的有機銜接和科技檔案信息資源的交互共享。

二、企業科技檔案信息化建設面臨的主要問題

隨著我國檔案信息化建設的全面開展，企業、尤其是大型集團企業的檔案信息化建設相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設的逐步推進，一些制約企業科技檔案信息化建設順利發展的問題也逐漸顯現。

1．檔案分類整理基礎薄弱

由于大型企業或企業集團的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業性強、保管分散，加之現有的企業檔案分類規則定性不當、部分二級類目設置欠科學等，給企業科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導致企業普遍存在科技檔案分類整理基礎薄弱等問題。例如，目前企業檔案的分類整理多執行的是1991年7月4日的《工業企業檔案分類試行規則》[1]和2008年制定的國標《科學技術檔案案卷構成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設的發展，現行的分類和整理規則已不適應檔案信息化管理的需要，亟待進行修訂和完善。

2．缺乏統一的標準和規范

企業科技檔案專業性強、形式多樣、規格不一，且具有成套性等特點，其管理和數字化處理的業務標準和規范要求應與企業文書檔案有所區別。由于我國的科技檔案信息化建設總體上還處于起步探索階段，缺乏統一的技術標準和業務規范[3]，不同企業、不同專業、甚至同一行業內各企業的科技檔案信息管理系統異構，數據接口的通用性、兼容性差，不僅導致“信息孤島”現象的普遍存在，嚴重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業科技檔案管理系統建設和維護的成本。

3．檔案信息資源整合不力

據有關調查顯示，目前的企業檔案信息資源總體上處于分散管理狀態，尤其是企業科技檔案信息資源建設方面，企業與企業之間、行業與行業之間、地區與地區之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業科技檔案信息資源處于分散管理狀態，游離于信息化管理系統之外，嚴重制約著企業科技檔案信息資源的整合和有效開發利用，直接影響到企業科技檔案信息化建設的成效。

4．信息化建設人才極度匱乏

企業科技檔案信息化建設有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機網絡技術、具有信息化管理系統的研發能力，又精通檔案業務、通曉本企業科研生產常識的復合型專業技術人才。而目前的現狀是，企業檔案人員不具備信息化管理系統的研發能力，聘請的計算機網絡技術人員又不熟悉科技檔案動態管理的系統需求，加之通用的技術標準和規范并不完全適用于企業科技檔案信息化建設的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質、復合型人才匱乏已成為制約企業科技檔案信息化建設發展的瓶頸。

三、推進企業科技檔案信息化建設的措施

針對上述面臨的問題，筆者認為應從以下幾個方面采取措施，進一步推動企業科技檔案信息化建設的發展。

1．加快信息化標準體系建設

信息化標準體系建設不僅是社會信息化科學可持續發展的重要支撐，也是檔案信息化建設必不可少的重要保障。為此，國家有關部門應加強信息化標準體系建設。一是在現有的信息化標準規范基礎上，加快制定、修訂和完善有關信息化建設的標準、規范，加強信息化建設的通用標準體系建設。二是國家檔案行政管理部門應會同國家工信、科技、標準管理部門盡快研究制定、修訂有關檔案信息化建設的各種標準、規范，為檔案信息化建設保駕護航；三是各行各業行政管理部門，應根據本行業科技檔案的特點，研究制定各類企事業單位科技檔案信息化建設的專業標準、規范，使各行各業的檔案信息化建設更加有規可依。

2．加強企業科技檔案管理基礎工作

企業應根據本單位科技檔案的構成特點，加強科技檔案的基礎管理工作，使科技檔案管理分類科學、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應遵循企業科技檔案形成的特點和規律，注重科技檔案成套性、動態性保管及企業CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎。

3．整合信息資源進行科技檔案數據庫建設

數據庫建設是實現檔案信息化管理的基礎工作。大型企業或企業集團應根據所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業性強的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統地分類整合企業檔案信息資源，加強各專業、各項目相關的科技檔案數據庫建設，為企業科技檔案信息化建設筑牢基礎。

4．注重研發企業科技檔案信息化管理系統

適用的檔案信息化管理系統是企業科技檔案信息化建設取得實際成效的根本保障。盡管目前各種企業檔案管理系統軟件充斥市場，但一些大型企業卻很難找到完全適用于本企業科技檔案信息化建設特殊需求的軟件產品。為此，大型企業集團應在企業信息化建設過程中，注重研發能突出本企業特殊需求、具有個性化功能的科技檔案信息化管理系統。由于企業檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發的能力，因此，大型企業有必要憑借自己的實力，與一些知名的軟件開發和信息化管理系統研發服務公司合作，借助社會上的專業技術力量，相互合作、自主創新，共同研發、構建能滿足本企業信息化建設特殊需求的科技檔案信息化管理系統。

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關鍵詞:企業;檔案管理;信息技術

檔案管理是企業管理中的重要組成,與其他方面的管理有所不同,它不是只局限于某一領域的管理活動,也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情,而是需要企業中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業。企業沒有創新就失去希望和活力,檔案管理工作也是如此,這就需要企業中全體成員創新思路,全面開拓檔案管理中的各項功能。

1企業檔案的重要性

企業檔案指的是企業在各項經營、生產活動中形成的對社會、國家及本企業具有保存價值的文字、圖標以及聲響等形式不同的歷史記錄。企業在日常的工作當中,注重對各種文件材料的形成和積累,并且按照特定的要求科學的進行分類整理,統一對企業各部門和各種載體檔案進行管理,來使得檔案能夠有效的被利用。

企業檔案的重要性表現為四個方面。第一是,企業的檔案起著企業科技發展過程中催化劑的作用;第二是,企業檔案的科技檔案是企業知識形態的生產力:第三是,企業檔案是社會效益和企業經濟效益的表現形式;第四是,企業的檔案的企業文化中的重要內容,是企業能夠成功的金橋。

2企業檔案管理遵循的原則

2.1分級管理,統一領導企業中的檔案機構要對企業的檔案工作進行統一領導和集中管理,建立起企業內部統一的檔案管理制度,對企業實施全部檔案的綜合管理。

2.2維護企業檔案的安全與完整企業檔案安全的維護,是對企業檔案實施良好的管理和保護,做好檔案的保密工作,嚴格防止企業檔案的丟失、泄密和失密現象的發生,嚴格遵守企業檔案中所包含的事項,來保護企業的知識產群,維護企業的合法權益。

企業檔案完整的維護,從數量上來講,就是要保證企業檔案內容上的齊全配套;從質量上講,就是要保持企業檔案的內在有機聯系和系統性;在范圍上,應涵蓋企業的全部工作活動所產生的各種形式、各種門類的檔案文書,嚴防檔案進行人為地凌亂堆砌和加以割裂。

2.3便于社會和企業對企業檔案的有效利用對企業檔案的利用不只是企業檔案工作的基本出發點,也是企業進行檔案工作的最終目的所在。企業檔案管理工作能夠不斷延續中得到發展的原因就在于它對社會存在一定的利用價值。對企業檔案利用已經貫穿于企業檔案管理中的始終和各個環節,而且,其也是對檔案管理工作進行檢驗的根本標準。

3檔案管理中信息技術的運用

3.1企業檔案載體發生轉變企業實現計算機進行檔案的全程管理之后,適時地實現了信息數據的遠近傳遞處理和交換。在企業的檔案管理活動中,電子文件以其快捷的傳遞速度和辦文進度逐漸取代了紙質文件,電子圖紙也以其手工繪制所無可比擬的優勢而大量出現。通過計算機進行輔助設計使企業檔案設計、存儲、修改和查詢變得方便又快捷。

3.2企業檔案分類發生轉變傳統的企業關于文書檔案、產品檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案等傳統分類方案已經被逐步打破,取而代之的是,以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息被分散在幾個管理系統中,計算機按照規定發出指令,根據檔案管理目標隨時調整和設立類目。這種檔案分類的方式更能貼近企業的生產、經營及管理等各方面,分類也將更加詳細、更加科學、更加規范。

3.3企業檔案的接收和保管發生轉變傳統的檔案管理工作是檔案工作者通過參加產品鑒定、重要設施開箱、重要項目建設及技術改造的竣工驗收,來作為企業檔案的指導、監督和接收。在當今電子環境下,檔案人員只有積極的介入文件的形成和保管過程,檔案文件才能被鑒定、保存、編目來提供應用。企業的檔案工作者要在專業人員的指導下學習如何運用專門的檔案信息來接收管理平臺,要懂得如何對檔案進行控制和維護檔案信息資源的有效性、實時性和可靠性,來對電子檔案信息的收集和管理進行掌握。

4加強企業檔案管理的措施

4.1統一規范,建立檔案管理現代化技術標準檔案管理工作的規范化和標準化是企業信息化建設的前提和必要條件。當今時代的檔案管理已經不再是屬于一個特定的部門,它是作為一個系統、一個地區、一個國家甚至是國際的信息交流的一個組成部分。所以,企業檔案管理部門必須要遵循檔案標準化的原則,對收集、編目、整理、檢索、防霉防蟲、溫濕度控制以及安全保護等基礎性的工作,應該嚴格按照統一的標準法則進行規范整理。

4.2提高企業檔案管理工作者的素質首先,是較高的政治素質。企業檔案管理工作者較高的政治素質能夠為企業檔案事業的發展奠定堅實的理論基礎。其次,是較高的職業道德素質。企業檔案管理工作者要樹立為檔案利用者提供優質的服務為準則,來提高其服務質量。同時檔案管理工作者還必須有嚴格的保密觀念,來為檔案信息的安全提供保證。再次,是較高的專業素質。企業檔案管理工作者的專業素質包括:專業的理論基礎、對檔案工作的方法和規律的掌握、精通的檔案業務以及基礎的計算機知識,來使得檔案管理工作由傳統人工操作向現代化管理的轉變得以實現。最后,是創新意識。企業檔案管理工作者在日常的工作當中應當具有開放性,用新的思維來對待新問題,用新的對策和思路來解決出現的問題,把檔案的管理工作提高一個層次。

4.3服務進行創新在信息高速發展的今天,企業檔案管理工作的內容和服務方式與傳統的檔案管理發生了很大的變化,為企業檔案管理的發展提供了巨大的創新和發展空間。企業檔案管理工作人員應該樹立信息服務的理念,在信息服務的方式上,要充分考慮檔案利用者對信息的需求,提供面向利用者的信息利用平臺。企業應該在對檔案信息的需求進行充分調查的基礎上,建立專題,收集和篩選,對相關信息進行深層加工,以先進的科學技術為支撐,為業務部門和企業領導和提供信息服務。

4.4正確處理檔案保密與其利用的關系在企業檔案管理的日常工作中,工作人員要十分重視檔案的保密措施,工作中應盡心盡職。但是受傳統的保密觀念的影響,企業的檔案管理工作普遍存在著重視保護輕視利用的現象。大批的檔案得不到有效的利用,甚至有些價值很高的檔案也被長期的束之高閣,造成了檔案價值的嚴重浪費。有些企業領導不能及時的了解到這一情況,使得檔案管理工作者的價值難以在檔案的利用過程中體現出來。所以,企業檔案管理部門,應該改變傳統的檔案管理觀念,在做好檔案保密工作的同時,切實完善自己的本職工作,來為領導的決策服務。

4.5加強企業檔案管理建設的標準化程度加強企業檔案管理建設的標準化程度可以通過明確規章制度、嚴格遵守企業檔案管理流程以及完善企業檔案管理制度來實現。

總之,企業檔案管理工作并不是孤立的,它是與社會環境發生密切聯系的開放系統。檔案的管理工作應該做到與時俱進,隨著經濟建設發展而不斷的延伸。

參考文獻:

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