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摘要：闡述電子檔案管理的特點、管理的現狀和應用，包括加強電子檔案的安全性、完善電子檔案規范、專業技能的培訓，優化電子檔案管理服務，實現檔案管理的數字化和信息化。

關鍵詞：信息技術，電子檔案，數字化

為了高校檔案管理能夠實現信息化建設，就要將電子檔案管理應用其中，這樣才能讓高校檔案管理發揮真正的作用。本文就闡述了電子檔案管理的特點和優勢，分析了高校檔案管理的現狀，并提出具體的應用方法，希望在幫助高校紙質檔案管理向電子檔案管理轉變的同時，提高檔案管理效率。

1電子檔案管理的特點

（1）電子檔案是將信息與載體分離，并以數字信息的方式存在，它不像紙質檔案一樣呈實體狀態，但它可以在不同載體間自由切換。（2）電子檔案對計算機有著一定的依賴性，一般情況下，電子文件都是通過計算機來讀取和識別數字代碼，它需要依靠計算機來保證文件的可讀與保管性。（3）電子檔案具有快捷、共享性，它能利用計算機來實現信息的多方位組合，然后通過壓縮技術來增大儲存量，并根據不同需求進行信息分類，讓一份檔案可以在不同的地方被不同的人使用，既而增加它的使用價值。（4）電子檔案的保管條件不高，它的信息內容和形式都較為獨立，這一特點增加了電子檔案的可操作性，使得所有數據可以實時進行修改和更新。同時，對于環境要求也比較低，但將紙質檔案轉為電子檔案時，其真實性無法得到有效保障[1]。

2電子檔案管理的優勢

（1）電子檔案管理可以提高整個檔案管理工作的效率；傳統的紙質檔案管理其工作量非常大，且任務繁重，它需要大量的人力和物力，而電子檔案就能簡化部分流程，管理人員只需在計算機上直接進行操作就能代替傳統紙質檔案的煩瑣，這不僅節約了時間和人力，還提高了檔案管理的準確性，使得高校檔案信息化建設能夠快速完成。（2）電子檔案管理可以實現信息的共享；傳統的紙質檔案管理不僅任務重，且在工作中會受到外界不同因素的影響使得檔案管理工作停滯不前，既而無法實現檔案共享。而電子檔案管理就能利用信息化手段，讓索引更加靈活，并根據不同要求對信息進行分類、排序、過濾等，使得檔案能夠充分交流和共享。

3檔案管理的現狀

檔案管理工作量繁重。高校的檔案整合了校內所有黨、政、教學活動的數據，檔案實體分類：黨政、行政、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會、聲像、實物、學生12個門類；單是每年招生、畢業生的檔案對接、變動這方面的數據都數不勝數，而這些數據來自全國地區或省份，目前采用傳統的紙質檔案進行傳遞，需要花費大量的時間和人力來維護。加上檔案的性質會隨時變動，若不能利用電子檔案，不僅會讓高校檔案管理工作難上加難，還會阻礙高校檔案信息化管理。電子檔案信息化程度滯后。在如今的網絡時代，每天都發生著技術的變化，檔案管理系統是個局域網禁止接入互聯網，與辦公網和業務網實行物理隔離，無法與辦公自動化、業務網進行收發文傳輸對接，很難跟上時展腳步，既而阻礙整個行業的快速發展。對于高校檔案管理工作來說，目前正處于信息化發展高峰期，但高校并沒有合理應用互聯網、辦公網、業務網這是非常不利于高校自身發展的。此外，在高校當前的檔案管理中，仍是以紙質檔案管理為主，電子檔案為輔，這樣的方法是很難發揮電子檔案的真正作用。檔案管理方法不合理。目前，高校檔案管理人員的年齡都比較大，他們的技術水平也不高，一些管理人員甚至不會使用電子檔案管理，這就導致高校檔案管理出現“非法操作”，促使網絡系統崩潰。此外，每個高校都有屬于自己的檔案管理流程和規則，這就給后續檔案管理帶來了一定難度，以上都是影響電子檔案發展的重要因素。電子檔案應用中存在風險。電子檔案也并非十拿九穩的，它在儲存和使用中還是會存在一些風險：（1）一般情況下，設備都是采用統一的標識、字體，并以高速讀寫速度進行儲存的，這就很難辨別它的真假，當文件受到侵害時也不易發現。加上網絡本身就存在一定風險，在遠距離調動這些信息時就會被盜用或修改，這對高校保存的師生、職工的關鍵信息是非常不利的。（2）電子檔案會儲存在不同介質上，若需要對這些信息進行讀取和保存，需要依靠特定的設備，這就使得信息過于依賴計算機的軟硬件。而當前計算機的軟硬件更新速度極快，如果沒有較好的兼容性，不僅會造成信息丟失等情況，還會縮短電子檔案的使用壽命。

4應對措施

加強電子檔案的安全性：（1）保證所使用的儲存設備足夠安全，做到專機專用，定時對軟硬件進行更新和升級，并做好相應的維護工作，讓儲存設備保持良好的運行狀態。（2）定期對所有的文件進行備份，避免文件出現任何的丟失情況，例如用防火墻、病毒預防、身份驗證等方式來嚴格規定文件的讀寫權限，這不但能提高電子文件的安全性，還能防止文件被用戶非法訪問[2]。完善電子檔案規章制度。高校應當完善檔案管理規章制度和流程，然后讓管理人員按照相應的流程進行電子檔案管理，電子檔案的效用能夠真正得到發揮。（1）要細化電子檔案規章制度和流程，從根本上提高電子檔案的安全性，然后設置相應的使用章程。（2）明確指派電子文檔管理工作的分管領導，讓他們協調面臨的實際問題。（3）對電子文檔所形成的處理、鑒定、歸檔等過程進行全程監控。（4）對接收的電子文檔實施統一管理，并設置維護機構，既而提高電子檔案的安全性。管理人員的專業技能培訓。檔案人員素質有待提高。電子檔案開設檔案編目、全文掃描、在線計算機檢索利用，數據報表打印，權限管理，日志記錄、系統空閑處理，登錄設置、備份數據等功能，就要提高管理人員的專業技能和業務水平，讓他們在滿足電子檔案收集和歸納需要的基礎上，對專職人員進行檔案管理培訓。因此，在掌握電子檔案管理業務知識的同時，掌握計算機應用技能。此外，電子檔案的收集、整理工作有別于紙質檔案，不管是從材料范圍、整體歸類還是建檔、上傳等方面都需要管理人員具備專業的技能，特別是一些圖像、聲音等文件的修復，對管理人員的要求就更高。（1）高校就要加大對各職能部門收集人員的培訓力度，盡可能多給他們提供接受教育的機會，既而從根本上提高高校電子檔案的管理水平。（2）定期對電子檔案管理人員的職業道德和操作規范進行培訓，讓他們在具備較高的職業操守的同時，規范操作行為，嚴禁管理人員在操作中出現任何的漏洞。（3）學校要統一電子檔案儲存格式，防止文件在格式轉換過程中或因為軟件兼容性的問題而損壞到文件。優化電子檔案管理服務：（1）高校檔案管理人員要將多媒體、信息、光盤制作等技術相結合，并堅持快捷、個性的服務宗旨，使得電子資源能夠在安全的基礎上實現共享。（2）高校要建立在線檔案服務平臺，為用戶提供優質的在線咨詢服務，嚴格規范網絡平臺，積極處理管理糾紛，加強對電子檔案的質量檢查工作。（3）檔案管理人員要拓寬自己的知識面，互相交流和學習新技術，既而為用戶提供高品質的服務，有效提升高校檔案管理的社會與經濟效益。

5結語

根據以上相關闡述和分析，高校作為人才培養的重要基地，它肩負著很大的社會責任，而在現目前的檔案管理中，有很多高校仍然采用傳統的紙質檔案管理方法，這種方法很難準確且及時提供檔案信息，既而給日常檔案管理工作帶來諸多不便。電子檔案管理作為信息時代的產物，把它應用在高校檔案管理中已成為社會重要趨勢，它不僅能對高校的所有信息材料進行詳細記錄，還能滿足及時、準確的查詢需求。為此，高校應當加強電子檔案的安全性、完善電子檔案規章制度、強化管理人員專業技能、優化電子檔案管理服務等，只有這樣才能推動高校檔案信息化建設。

參考文獻

[1]陳一文,陳慧.高校檔案管理工作中存在的問題與對策[J].科技信息,2009(15):346+289.

[2]李娟,呂慧.高校檔案管理工作中存在的問題與對策[J].山東檔案,2009(01):31-32.

作者：杜小平 單位：四川大學錦城學院