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【摘要】隨著科學技術的不斷發展，計算機成為我們生活中必不可少辦公軟件，一些傳統的檔案記錄方式已經逐漸消失，因此辦公軟件在企業的信息管理中慢慢被推廣。電子信息檔案比較傳統的檔案記錄方式，更加方便快捷，然而這種檔案記錄方式也不是十全十美的，它存在一定的弊端，因為當今的網絡時代是一個全球共享的時代，企業的信息可能會被世界各地的人共享，當網絡系統出現問題時，企業將會遭受巨大的損失。針對這個問題，企業在運用電子信息檔案時也要做好一些風險管理措施，將電子信息檔案的風險降到最低。

【關鍵詞】電子信息檔案管理；風險控制；方法

隨著科技的發展，計算機成為人們的必需品，多功能的計算機為人們生活帶來了便利之處，同時也為企業辦公帶來了便捷，最大的改變就是企業電子信息檔案的建立，這為企業節約了成本，提高了企業的經濟效益，但是由于網絡環境的不安全性使得電子信息檔案也存在著風險，與紙質檔案相比，它擁有的風險更大，如果不及時進行風險防范管控，那么數據一旦被盜，企業會遭受巨大的損失，因此企業在建立電子信息檔案時一定要建立風險管理系統，保障電子信息檔案的安全性。

一、避免風險的措施

（一）引進先進技術。電子信息檔案的管理需要企業各個部門的配合，只有每個部門足夠安全，才能保障電子信息檔案的安全，而對于如何規避企業中的風險，最好的方式就是引進先進的技術，通過不斷地更新電子信息檔案管理的技術，增強其安全性，通過多重網絡密碼疊加，通過多人掌管密碼，降低電子信息檔案的風險。（二）制定新的管理制度。為了降低電子信息檔案的風險，保證企業內部資源的安全性，企業需要制定新的制度與新的管理方式相適應，有針對性地進行風險管理，如對電子信息檔案的管理只能通過專業的技術人員或工作人員才能進行相關系統的操作和運用。（三）及時發現并且消除電子信息檔案中存在的風險。及時防范是保證電子信息檔案數據安全的關鍵。尤其是在企業網絡遭受其他外界攻擊時，企業管理人員必須時刻注意電子信息檔案中存在的風險，積極主動地采取風險措施，由于計算機網絡的復雜性，使得企業控制風險是非常困難的，但是只要及時發現風險問題，防患于未然，那么就可以及時制定解決方案并督促落實解決問題。

二、緩解風險的措施

為了將電子信息檔案的風險降到最低，需要企業的管理人員將風險掌控到一定范圍之內，目前許多企業利用風險轉移策略進行風險緩解，電子信息檔案管理的風險需要制定風險應變計劃，以降低風險帶來的損害，企業中常見的風險緩解方法有事前和事后措施兩部分，前者是為了降低風險的發生概率而制定的方案，后者是在損失發生后為降低損失而執行的挽救方法。需要注意的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生風險，無論損失有多大以及造成什么樣的后果，企業都需要積極、主動地及時處理，盡可能將風險損失降低到最低點。

三、分散風險的措施

企業為了轉移風險最常用的方法就是將風險轉移到企業內部或者企業外部的生產經營中。轉移策略是企業分散風險最主要的方法，通過將風險分散到其他地方，以降低電子信息檔案中存在的風險。通常企業會使用多種方式轉移企業中比較大的風險，如將產品外包、購買保險等，通過轉移風險，將大的風險分散開以保證產品的安全，將風險簡單化，企業自己承擔更小的風險。其次是企業對原來的電子信息檔案管理機制進行不斷的創新，完善電子信息檔案管理系統等。此外，企業可以通過與網絡運營商簽訂合作協議，建立企業內部網絡系統，避免與外部系統共享，降低電子信息檔案的管理風險。但是，風險轉移并不意味著能將風險全部轉移出去，外包同樣也存在風險。如果外包人員不執行合同規定的內容，會增加企業運營的風險，因此為了防止人為的風險因素，企業一定要加強電子信息檔案管理人員的風險意識以及責任意識。

四、評估風險的措施

當電子信息檔案發生風險后，企業需要及時采取措施進行處理，將風險帶來的損失降到最低，同時與其他措施相結合，修復其電子信息檔案管理系統。風險評估能夠使得企業風險防范措施更加安全可靠，保障電子信息檔案的安全性，風險評估主要從檔案發生風險的概率、發生風險帶來的影響、控制風險所需要的成本預算等方面出發，進行風險評估。此外企業管理者需要樹立風險意識，制定風險管理體系，降低風險發生的概率。電子信息檔案管理系統通常被管理者認為沒有很多風險，未對其進行專門的風險管理測試，因此電子信息檔案一旦發生風險，造成的損失是企業難以控制的，所以企業需要培養專門的電子信息檔案管理人員，并樹立公司全員的風險管理意識，確保信息檔案的安全性，對于可能發生的潛在的風險，一定要事先做好防范措施和應急處理措施。

總而言之，管理者在對電子信息檔案管理時，一定要有風險管理意識，要及時制定風險防范措施，警惕風險的發生，提高電子信息檔案的管理水平，降低其內部以及外部存在的風險，增強企業防范風險的能力，把不確定的危險因素作為工作要點。

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作者:朱允彤 單位:湖南尚上建設開發有限公司