導(dǎo)語：淺析電子表格的功能一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1.電子表格數(shù)據(jù)的輸入和編輯功能

在電子表格的單元格中可以輸入的對(duì)象，主要是普通文本、數(shù)字、日期時(shí)間以及邏輯值等各種類型的數(shù)據(jù)，通常進(jìn)行的是用戶直接輸入，就是用戶直接將單元格數(shù)據(jù)輸入到電子表格中，在數(shù)據(jù)輸入中，也可以采用記憶式輸入法，記憶式輸入法是指用戶在輸入單元格數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)的根據(jù)用戶已經(jīng)輸入過的數(shù)據(jù)提出建議，在進(jìn)行單元格數(shù)據(jù)輸入時(shí)，如果鍵入的起始字符與該類的其他單元格中的數(shù)據(jù)的起始字符相符，電子表格會(huì)自動(dòng)將符合的數(shù)據(jù)作為建議顯示出來，并將建議部分反白顯示，如果用戶接受建議，可以選擇“enter”鍵，建議的數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)的輸入，如果不接受建議，可以直接輸入，不必理會(huì)提出的建議，這樣在一定程度上減輕了用戶的輸入工作，提高了做事效率。在辦公中，如果需要建立多張結(jié)構(gòu)相同的電子表格，可以通過建立工作組，實(shí)現(xiàn)多張工作表中相同數(shù)據(jù)的快速輸入，電子表格在工作組中數(shù)據(jù)輸入的過程中也有著與眾不同的功能：如果工作組沒有輸入數(shù)據(jù)，而現(xiàn)在多張工作表需要輸入同樣的內(nèi)容，只需要在保持在同一工作組的情況，對(duì)其中某一工作電子表格進(jìn)行數(shù)據(jù)內(nèi)容的輸入，就可以讓工作組中所有的電子表格擁有同樣的數(shù)據(jù)內(nèi)容，如果其中一張電子表格已經(jīng)輸入內(nèi)容，則可以通過復(fù)制直接粘貼到工作組中的其他電子表格里，這就大大提高了辦公的工作效率；在輸入大量帶有零和小數(shù)位的數(shù)據(jù)的時(shí)候，通過電子表格中小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位的功能，讓小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，可以提高數(shù)據(jù)的輸入效率；在輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容后，可以通過電子表格“數(shù)據(jù)有效性”的功能對(duì)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性的審核；在對(duì)電子表格中一些有規(guī)律的序列，可以通過電子表格自動(dòng)填充的功能，將選中工作區(qū)的內(nèi)容數(shù)據(jù)復(fù)制或數(shù)按照序列規(guī)則延伸到同行或是同列的其他單元格中。同時(shí)，電子表格還可以對(duì)單元格添加“批注”，對(duì)其中的數(shù)據(jù)或者其他對(duì)象進(jìn)行解釋。

2.電子表格使用公式和函數(shù)的功能

公式是指使用運(yùn)算符和函數(shù)，對(duì)工作表數(shù)據(jù)以及一些數(shù)據(jù)常量進(jìn)行計(jì)算的方程式，電子表格對(duì)于函數(shù)和公示的利用，才能夠有著強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，對(duì)公式和函數(shù)功能的應(yīng)用是電子表格進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)和核心。電子表格可以通過輸入公式和使用函數(shù)對(duì)電子表格的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算，還可以比較工作表數(shù)據(jù)或者合成文本，在電子表格的公式中，不但可以對(duì)常量進(jìn)行計(jì)算，還可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格或者其他工作簿中的單元格，對(duì)電子表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。同時(shí)，電子表格也有一個(gè)容易被人忽視但卻有非常實(shí)用的小功能，那就是自動(dòng)計(jì)算功能，如果想要了解單元格區(qū)域的和、平均值等計(jì)算結(jié)果，不需要輸入公式，可以使用電子表格中的自動(dòng)計(jì)算功能，得到的數(shù)據(jù)既快速又有較高的正確性。

3.電子表格關(guān)于數(shù)據(jù)的排序的功能

電子表格除了上述介紹的兩種功能外，還提供了自動(dòng)配需的功能，可以對(duì)數(shù)據(jù)按照數(shù)字順序、日期順序、拼音順序、筆畫排序進(jìn)行排列，甚至可以按照用戶自動(dòng)以的序列進(jìn)行排序。電子表格的排序功能可以分為兩大類，一類是簡(jiǎn)單的排序，另一類是復(fù)雜排序。簡(jiǎn)單排序通過電子表格升序降序按鈕就可以對(duì)電子表格單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序；復(fù)雜排序則是使用工具按鈕對(duì)數(shù)字單個(gè)關(guān)鍵字或者說是電子表格中某一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行排序，

4.電子表格篩選數(shù)據(jù)的功能

對(duì)于有些數(shù)據(jù)較大的辦公內(nèi)容，往往需要從大量的數(shù)據(jù)中按照某種天劍對(duì)需要的數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行篩選，電子表格根據(jù)這一特點(diǎn)，還提供了自動(dòng)篩選、自定義篩選和高級(jí)篩選的功能。通過自動(dòng)篩選的功能，電子表格中的某個(gè)字段名的右邊便會(huì)出現(xiàn)篩選箭頭，此時(shí)便可以對(duì)數(shù)據(jù)或者內(nèi)容進(jìn)行各種方式的篩選；通過自定義篩選的功能，可以在自動(dòng)篩選的狀況下自定義與兩個(gè)比較條件來篩選數(shù)據(jù)，得到自己想要的數(shù)據(jù)；如果對(duì)數(shù)據(jù)要進(jìn)行更為詳盡的篩選，則可以用到電子表格高級(jí)篩選的功能，使用高級(jí)篩選的方式，即可以對(duì)單個(gè)列應(yīng)用多個(gè)條件，也可以對(duì)多個(gè)列應(yīng)用多個(gè)條件，從而篩選出特定值的記錄，還可以對(duì)于同一字段或者不同字段進(jìn)行邏輯運(yùn)算。

5.電子表格轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)圖表的功能

電子表格有這一項(xiàng)重要的功能，那就是轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)圖表的功能。通過對(duì)電子表格中數(shù)據(jù)和內(nèi)容的分析，可以將電子表格轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)圖表，數(shù)據(jù)圖表可以分為柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖四大類，通過將電子表格轉(zhuǎn)化為柱形圖表的功能，我們可以很清晰的知道某段時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)的變化，或者比較各數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的差異；通過將電子表格轉(zhuǎn)化為條形圖表的功能，我們也可以得到各數(shù)據(jù)之間的比較；通過將電子表格轉(zhuǎn)化為折線圖表的功能，我們可以很快的了解各數(shù)據(jù)隨著時(shí)間而發(fā)生變化的趨勢(shì)情況；通過將電子表格轉(zhuǎn)化為餅圖的功能，我們可以輕而易舉的得到組成數(shù)據(jù)系列的各數(shù)據(jù)列與數(shù)據(jù)列綜合的比例。

6.電子表格數(shù)據(jù)分類匯總的功能

匯總是指對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的某列數(shù)據(jù)做清河、求平均值等計(jì)算，分類匯總是根據(jù)電子表格中的某一列數(shù)據(jù)將所有的記錄分類，然后對(duì)每一類記錄進(jìn)行分別匯總。電子表格可以通過計(jì)算單元格中數(shù)據(jù)的分類匯總和總計(jì)值來自動(dòng)匯總數(shù)據(jù)，通過分類匯總的功能，可以從大量的數(shù)據(jù)信息中按照某種特殊的需要提出有效的信息，分類匯總主要有三種匯總方式，一種是利用函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，一種是利用數(shù)據(jù)表格進(jìn)行分類匯總，另一個(gè)是通過多工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行合并計(jì)算。

7.電子表格透視分析的功能

數(shù)據(jù)透視表是一種特殊的交互式匯總的電子表格，是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行快速匯總和建立交叉列表的動(dòng)態(tài)工作表，也是一種使用起來非常方便的分析手段，用戶可以通過旋轉(zhuǎn)其行或列以查看對(duì)源數(shù)據(jù)的不同匯總，還可以通過顯示不同的頁(yè)來篩選數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表這一種電子表格可以將雜亂無章的明細(xì)數(shù)據(jù)按各種方式進(jìn)行匯總、篩選，從而使用戶直觀的查看到各種有意義的信息，可以通過數(shù)據(jù)透視表，這個(gè)形象生動(dòng)的圖標(biāo)，制造不同格式的數(shù)據(jù)透視報(bào)告。

本文作者:李潔工作單位:淮陰工學(xué)院