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國土資源檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分。土地資源、礦產資源作為生產資料和勞動對象,是人類生產活動不可或缺的重要因素,特別是在我國全面建設小康社會的今天,土地和礦產等資源更是支撐經濟社會又好又快發展的重要物質基礎。隨著市場經濟的發展，國土管理部門面臨著新的形勢和要求。如何科學、有效地保護好土地資源，提高管理的效率和水平，充分、合理和科學地利用好有限的土地資源，已成為急待解決的重大問題。作為國土管理基礎之一的土地檔案管理工作，更需要加以進一步規范和提高。認真做好國土檔案管理收集、整理、收藏、管理和利用，使國土資源檔案管理工作具有針對性和有效性,以不斷適應新時期國土資源檔案管理工作的要求。

一、建立集中統一的檔案管理網絡

加強對國土檔案工作的集中統一管理、是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證。要遵照統—領導、統一制度，統一管理的原則。各級國土管理機構應該成立國土檔案工作領導小組，確定專人負責，統一協調檔案管理工作。由基層工作人員，兼職國土檔案員，在上級專職檔案員的幫助下，形成全系統的檔案管理統一模式。同時，完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在上級國土局發的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

二、轉變觀念，超前管理

長期以來，我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和上級檔案員聯系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。由于以前檔案整理歸檔不全，造成現行檔案利用中的一系列問題，造成了許多不必要的矛盾糾紛。新時期的檔案工作，應充分認識到到檔案工作不是臨時性工作，要逐步轉變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。

三、國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道

從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員首先了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。建立文件檔案檔案收件簿。并對各相關部門制訂檔案收集上交制度，拓寬檔案收集渠道，確保檔案齊全完整。

四、制定規范，及時立卷

根據國土資源檔案的實際情況，應建立健全檔案管理規章制度，制定《檔案人員崗位責任制》、《檔案管理規定實施細則》、《檔案整理歸檔制度》、《電子文件歸檔及管理制度》等。要向管理要質量、要效益，進一步規范檔案管理工作，加大依法管理檔案的力度，以此帶動其他工作的規范化、制度化。要將檔案工作納入目標責任制考核，嚴格考核獎懲，調動從事檔案工作的積極性。對需歸檔的文件資料，及時立卷歸檔，并建立起檔案管理分類大綱。根據歸檔范圍、保管期限、業務內容、檔號分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計劃財務類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規劃類；(5)建設用地類：(6)土地監察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理。可以裝訂成正規卷的、及時把它們裝訂成正規卷、使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化。

五、強化檔案人員的業務素質、提高檔案管理水平

檔案的收集管理，是為了更好的利用。為達到國土檔案整理規范化的要求，客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求。在強化檔案人員的業務水平上：一要進一步加大招考力度，通過向社會公開招考的方式，把那些出身于檔案專業，把那些懂法律、精管理，會外語、計算機等專業的復合型年輕人才，優先充實到國土資源管理檔案隊伍中來，迅速改變目前知識結構不合理、年齡結構老化的狀況。二要繼續加大在職培訓教育力度，通過培訓讓檔案員不僅精通國土資源管理法律法規，還要熟悉掌握檔案業務管理知識、計算機應用等基礎知識，適應國土資源管理新形勢、新任務的需要。三要對兼職檔案管理人員要進行一次正規的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解，在工作中有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化，有效利用檔案有切實的保障。

在提高檔案利用效率方面，要快速轉變職能，加強開發利用。要迅速扭轉檔案開發利用跟不上國土資源管理新的形勢發展的需要，加大從收集保管向開發利用服務轉變；從為本單位服務為重點向為社會服務為主轉變；從被動、單一、封閉型服務向主動、多領域、開放型服務轉變；要加大從靠行政手段微觀管理向依法管理轉變。平時，尤其要注重珍貴資料的收集、開發、利用，特別要潛心開發那些對經濟發展有帶來效益的，或能反映單位特色和職工精神風貌的檔案資源。

六、通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。在近幾年來實施電腦化管理、將國土檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業務提供依據，每當業務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺階。

七、檔案利用過程中的保密工作

一要加強制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續,使提供利用工作有單可循,并在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明,便于執行,并在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。

二要做好監督工作。在利用中,要根據不同利用對象的不同目的,加強重點監護。還要做到三勤:一是嘴勤；二是眼勤；三是手勤、腦勤。要在利用者離去之前,仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發現問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明。