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一、居民股份檔案的產生、含義和特點

為深化經濟體制改革，逐步建立起與社會主義市場經濟相適應的居民集體資產經營管理模式，提出加快推進社區股份合作制改革目標任務。今后三年是推進居民股份合作制改革的重要階段，隨著這項改革的深入進行，將產生大量的文件資料，如何及時規范這些檔案資料，是擺在各鎮、社區面前亟待解決的問題。

居民股份合作社檔案分為文書檔案、會計檔案、照片聲像檔案和實物檔案等。其中文書檔案主要有：籌備和人口調查匯總材料，清產核資材料，股份量化材料，股份合作社章程和股民股權簽署材料，“三會”召開會議材料、選舉材料，居民股份合作社分紅材料，日常工作材料等。

二、居民股份檔案在構建平安和諧社區中的作用

1.各級政府部門為有效開展工作，必須大量掌握資料信息。而檔案材料作為歷史活動的記載，其中包含著許多經驗教訓，可資借鑒。在今后很長一段時期內，社區經濟股份合作制改革中產生的大量檔案資料，將為各級領導開展居民工作和科學決策提供參考，通過查閱、分析相關原始資料，科學制定有關居民工作的政策意見。

2.為基層工作提供依據和材料。基層工作人員在熟悉情況、制訂計劃、總結經驗、處理問題時，常常需要從檔案中參考先前的記載。規范化的居民股份合作社檔案資料，有利于工作人員快捷地查閱資料，即使檔案人員更換，其他人員也能迅速找到有關文件。相反，如果檔案隨意組卷歸檔，一旦檔案人員發生更換，再要查詢資料必定費時費力，甚至影響工作的正常開展。

3.居民股份合作制改革中形成的人口調查、人口股和勞動貢獻股等資料是享受收益分配的憑證，群眾持區委工辦統一印制的股權證領取分紅。股份量化到人后，原則上不隨人口的增減而變動，實行“生不增、死不減”的靜態管理辦法，以維護現有持股成員的穩定。這些資料一經確認，將在很長時間內保持不變。今后一旦出現涉及收益分配方面的糾紛，只需要查找當時的人口股和勞動貢獻股等檔案資料就能解決問題。

三、居民股份檔案管理的現狀及問題

明確了居民股份合作社檔案的歸檔范圍、分類方法和有關要求。今年以來，區檔案局圍繞區委、區政府的工作部署，多次深入基層調研居民股份合作社檔案管理情況。，區檔案局組織了兩期社區檔案員培訓班，統一印發材料，著重講解居民股份合作社檔案管理業務規范和具體操作辦法。同時區檔案局相關人員多次深入基層現場指導，針對實際情況提出意見建議，主動做好服務。其中東亭鎮柏莊、春星、竹園和春合等社區居民股份合作社檔案管理的規范化建設卓有成效，成為全區檔案建設的典型。但目前，仍有不少社區的居民股份合作社檔案管理亟待規范，主要存在以下問題。這次改革中產生的文件資料，多由各社區的會計收集整理，他們中多數人沒有參加過檔案知識的系統培訓，業務知識匱乏。加之這次改革對全區來說是全新的、開拓性的，同樣檔案管理工作也是在實踐中摸索前進。檔案人員業務水平的高低，直接決定歸檔工作的質量，因此提高檔案人員業務水平和實際操作能力迫在眉睫。保管條件有待進一步改善。目前，各社區都購置了檔案箱存放居民股份合作社檔案，有的還購買了必要的檔案用品，并及時做好歸檔工作。但對照檔案保管的“八防”要求，還有許多方面亟待改善。比如，有的社區檔案室沒有安裝防盜門和配備滅火器，有的檔案室沒有安裝窗簾，有的檔案室沒有去濕機或空調等。在歸檔過程中，檔案人員由于在學歷、能力和經驗等方面存在著差異，因此組卷規范化水平也參差不齊。有的忽視了資料的收集工作，有多少歸多少，造成居民股份合作社檔案收集不齊全；有的只是把資料簡單裝訂，既不編頁，也沒有卷內目錄；有的沒有按照九大類科學分類，給今后的檢索、利用帶來一定困難。據調查，大多數社區居民股份合作社檔案的開發利用水平偏低。少數社區領導和檔案人員認為，收集整理好檔案，并把這些檔案資料妥善保管好就是做好檔案工作了。其實，充分利用檔案資源才是檔案工作的根本目的。要進一步開發利用檔案信息資源，充分發揮檔案作用，努力為當前各項工作提供服務。

四、加強居民股份檔案管理的對策

隨著改革的不斷深入和社區股份合作社在全區逐步推開，檔案管理工作也應在探索中不斷完善和規范，必須落實以下幾個方面的措施。

1.俗話說，工作好不好，關鍵在領導。只有各級領導特別是社區領導重視并支持檔案工作，切實把檔案工作放入重要議事日程，社區股份合作社檔案工作才能做好。各社區要明確檔案工作的分管領導，并經常給予關心支持，為檔案工作的開展提供必要支持，幫助解決人、財、物等實際問題。要以《檔案法》為依據，加大依法治檔的工作力度，進一步規范社區股份合作社檔案管理。

2.人員落實到位。明確一名有強烈的事業心和責任心，并具備一定文字水平和組織協調能力的人員，擔任專兼職檔案保管員，具體負責社區股份合作社檔案的收集整理工作。要適時組織社區檔案人員參加檔案專業技能的學習培訓，不斷提高業務水平。同時根據實際需要召開座談會和現場會，交流社區股份合作社檔案管理的經驗體會，參觀先進單位檔案室，增強檔案保管員做好檔案工作的信心和決心，為檔案事業的發展提供人才保證和智力支持。

3.《檔案法》規定，各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當配置必要的設施，確保檔案的安全。因此社區必須設置綜合檔案室，對檔案實行集中統一管理。要購置檔案箱、去濕機、溫濕度計等基本的檔案器材，并有良好的防盜、防火、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防霉、防光設施，以保證檔案的安全存放。有條件的社區可添置電腦，把文件資料及目錄輸入電腦，采用現代化手段管理檔案資料，高效、便捷地為當地居民提供各種信息和服務。

4.健全制度，加強考核是搞好社區檔案工作的重要保證。要在社區檔案管理制度中明確股份合作社檔案的保管、利用、鑒定、銷毀和保密等內容，并在工作中抓好落實，使檔案工作有章可循、有據可查。要嚴格執行考核制度，把檔案工作的考核結果與個人的年終評比直接掛鉤，做到獎懲分明。通過對檔案員的考核和評比，樹立先進典型，調動大家爭先創優的積極性，促使社區股份合作社檔案管理再上新水平。

5.社區股份合作社文件材料的平時積累和臨時突擊歸檔工作。根據分類方案，隨時將辦理完畢的文件材料歸入有關類內，這樣既便于文件的管理和日常查用，又為年終立卷歸檔積累材料。同時要開展臨時性的突擊收集工作，將一些易于散失的文件材料隨時突擊立卷歸檔。要嚴格按照《社區股份合作社檔案管理的意見》的歸檔范圍、分類和整理要求，做好歸檔工作。歸檔的文件材料應為原件，載體和字跡應符合耐久性要求。聲像、照片、實物等非紙質載體的檔案按載體分專題單獨整理、編目和排序。

6.檔案工作的標準化和規范化，歸根到底就是為了利用好檔案，充分發揮檔案的積極作用。因此要努力做好檔案資源的開發利用工作，積累和豐富檔案資料，編制科學、簡便、實用的檢索工具，主動為社區“三個文明建設”服務。社區干部在實際工作中，要善于利用檔案資料，解決群眾利益分配、拆遷、土地補償等實際問題，化解社會不穩定因素，充分發揮檔案信息資源的經濟和社會效益。

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