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摘要：教育部、國家檔案局第27號令施行的《高等學校檔案管理辦法》中規定將學生檔案納入歸檔范圍，并單獨設類。新形勢下，以學生為本，建立學生檔案資源體系和科學規范的管理模式，成為高職院校檔案部門的一項重要任務。

關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理模式

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分,肩負著為國家培養、生產、管理一線高技能人才的重任。近年來隨著高職教育的快速發展，特別是2008年教育部、國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》中規定將學生檔案納入歸檔范圍，并單獨設類，愈發彰顯了學生檔案在高職院校檔案管理工作中的重要性、必要性和迫切性。高職院校的學生檔案管理是一項十分繁雜的工作，而這項工作又關系到每個學生的切身利益，隨著招生、就業制度的改革和人才市場的完善，高校學生檔案管理方式的不足也日益突出。重視和加強學生檔案的管理和利用，是新形勢下高職院校檔案建設工作的一項重要內容。

一高職院校學生檔案管理現狀與不足

1.檔案管理意識淡薄

如學生檔案中存在要求一定要鋼筆填寫的卻用圓珠筆填寫，要求蓋學校公章的而只蓋院系公章，學生成績單上沒有蒸烤還是第幾次不靠的記載，以及不蓋公章等現象。另外，隨著人們就業觀念和就業方式的改變，許多中職學生直接進入社會工作，出現了許多不要檔案的現象，造成人擋分離，無人問津的局面。

2.學生檔案的內容不夠全面，形式比較單一

由于高職院校學生檔案管理沒有明確學生檔案材料的歸檔范圍和要求，使得能夠充分反映學生綜合素質的各種材料得不到及時的歸檔，歸檔材料只有大學生高考錄取、畢業成績材料，至于中學基本材料、評語以及誠信度，是否受過行政處分等則沒有進檔案，不僅不利用人單位全面了解學生的誠信情況，也不利于學生的教育和管理。

3.檔案管理標準不統一

隨著招生規模的不斷擴大，專業和學生數量不斷增加，檔案整理和在校期間學籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經使用單純流水號的方法，已經不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續不完備，如畢業生登記表沒有本人簽名、沒有學校公章；學生成績單沒有教務部門的公章或用復印件替代。二是書寫用筆不標準，填寫檔案材料時存在采用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆書寫的現象。三是紙質材料頁面設置不標準。規格不一的紙張開本和頁邊距設置在學生檔案里隨處可見，增大了檔案標準化管理的難度[1]。

4.入學檔案轉遞途徑不規范，新生檔案內容缺失嚴重

實行網上招生后，紙質檔案寄發轉遞不規范。檔案都由考生自行帶入學校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發生。高職院校中，中職升高職學生的檔案還經常分地點存放。因中職生畢業后可直接就業，故部分中職院校將學生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學生帶入學校，造成檔案內容不完整。

隨著高職院校畢業生就業制度改革，國家不再對高職院校畢業生進行統包統分。應該說，生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案通常經過多個環節，從學生本人轉到學校各院系，再到就業指導辦、地市級教育局（人事局），最終到就業單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視對高職院校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節多、人員雜，導致一些學生檔案錯投、誤投，甚至丟失。且每年招生錄取完成時，一些省市中學并沒有及時將考生檔案寄往錄取學校，而是讓學生自帶檔案，嚴重違反了中組部關于本人不能自帶檔案的規定，極易導致檔案丟失或交接的嚴重脫節。

5.管理方式墨守成規，管理體制不暢

目前現行中職院校學生檔案管理部門歸口不一，各行其是。檔案館、組織或人事部門、學生工作處、招生就業處或者各個院系都有可能是學生檔案的管理部門。可以說除校檔案館之外，無論哪個部門管理，學生檔案工作都是附屬品，都無人負責。且目前多數中職院校檔案管理部門的管理手段仍限于手工操作，即使輔助計算機管理，也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事務，未充分發揮計算機管理效能，未能形成無紙化電子歸檔，落后的管理方式越來越不適應現代高等教育的快速發展。

二新形勢下高職院校學生檔案的創新管理模式

1.加大宣傳，提高全社會檔案意識

提高全社會的檔案意識并不單純是學生或學校的事情，想要提高全社會的檔案意識必須由社會、用人單位、高職院校和學生共同做出努力。第一，各級人事檔案管理部門應通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案的背后是人事管理關系，涉及每個人的合法權益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔保單位、職稱評定的申報單位、社會管理的依托單位。第二，現在全國大部分地區都實行高中畢業生自帶高中學籍檔案到錄取院校報到的做法，各院校可利用新生入學繳交檔案之機讓學生了解這一做法的作用和意義，讓學生樹立初步的檔案意識。通過加強宣傳教育，讓學生知曉在校期間哪些材料將進入畢業生檔案；在學生畢業前，學校則應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托校園網、就業網、校報、就業宣傳欄等平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識[2]。第三，加強對學生檔案的宣傳教育，把中職院校全面推行素質教育和檔案管理結合起來，與學生教育管理工作者密切配合，提高學生對自身檔案的正確認識，使他們做到準確、完整、規范填寫個人檔案。

2.豐富檔案內容，提高檔案利用價值

高職院校培養學生的目標是高等技術應用型人才與高技能人才，其檔案內容也應注重收集體現其實際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術等級證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現較好撤銷處分的材料都應歸入檔案。這樣一方面能真實、全面、動態地反映學生的成長經歷，同時也可對學生的不良行為起到一定的遏制作用。學生參加社會有益組織的活動情況，如青年志愿者等，以及反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況、在校期間通過自學同時獲得本科學歷的證書等等，都歸入學生檔案，從而豐富了學生檔案的內容，立體地、全面地反映出學生的發展情況，使學生檔案能真正成為學校或用人單位培養人才、使用人才的可靠依據。

3.建立真實性和完整性相統一的學生檔案管理體系

目前，考生檔案存在日益簡單的趨勢，這與網上招生方式有著密切關系。但是，這種簡單化的方式絕不能理解為在檔案內容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進檔案填寫內容的真實性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統一，填寫內容要真實、完整，相關指標項目的含義要清晰、準確、有效。第二，考生紙質檔案歸案項目要統一規范。

學生檔案信息的開發利用是提高學生檔案管理整體水平的重要任務。學生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點，轉變“無所作為”的思想認識，把學生檔案信息開發利用作為學生檔案管理工作的重要內容之一來看待，如：可充分利用學生檔案管理軟件，編制學生信息庫，通過跟蹤畢業生的就業信息，對畢業生的就業質量進行分析，為學校進一步改進人才培養模式，加快課程改革，提高教學質量，促進畢業生充分就業提供參考。

4.“雙套制”管理方式

筆者結合自身工作經驗和高職院校學生檔案管理現狀，認為高職院校學生檔案管理必須實行“雙套制”管理方式，即實行紙質檔案和電子檔案共同歸檔保存并進行管理和利用的方式，實現高職院校學生檔案數據庫管理與紙質檔案互補、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護紙質檔案的同時，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學生檔案與計算機網絡結合起來,更顯學生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數據統計；便于查閱；可同時滿足不同檔案使用者的需求。

5.完善學生檔案管理各項規章制度，做到有章可循

以《高等學校檔案管理辦法》為基礎，結合實際情況，制定相應的《學生檔案管理制度》及《畢業生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統一的入學登記表格和《檔案材料標準填寫方法》，確保歸檔內容的真實性、準確性和一致性。在嚴格遵守《畢業生檔案管理制度》的同時，建立全面的檔案郵寄登記及回執手續，保證畢業生檔案不錯發、不漏遞。根據高職院校某些專業需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領導批準，并嚴格辦理登記手續后，方能將檔案密封借出[3]，確實實現檔案管理的準確、有效，保證檔案材料按時、完整的歸還。建立標準化、規范化的工作程序，在保證檔案管理高質量、高效率的同時，提高檔案管理的基礎工作水平。

6.嚴格檔案專遞途徑，確保檔案材料運轉安全

學生檔案工作的傳遞時相對集中緊迫，流量大，涉及面廣，參與人員較多，設置合理的轉遞方式，履行嚴格的轉遞手續勢在必行。畢業生就業方案確定后，學校要及時將檔案隨同檔案轉遞名冊轉到學生簽約單位或生源所所在地人事或教育部門。專遞之前，仔細核對畢業生的畢業去向，逐一對照后在轉到用人單位或當地組織人事部門，并辦理嚴格的交接手續。

綜上所述，做好高職院校學生檔案管理工作，創新學生檔案的管理模式，是學校人才培養工作的需要，也是社會經濟發展的需要，在當前經濟危機的情況下，不僅有利于畢業生就業，還有利于促進高職院校的自身建設，提高社會信譽。檔案工作者在實際工作中仍需加強研究，不斷提高學生檔案管理工作水平，促進學生就業，為畢業生、用人單位選拔人才提供優良的檔案憑證，進而提高高職院校的整體管理水平，為社會培養高素質人才。

參考文獻：

[]陳凱俠.高職院校學生檔案管理工作的問題及措施[J].黑龍江檔案.2009年3月：85

[2]李淑娥.就業視角下高職院校學生檔案管理改革[J].哈爾濱職業技術學院學報.2009年第2期：22

[3]王曉麗.高職院校學生檔案管理中存在的問題及對策研究[J].南通航運職業技術學院學報.2008年9月第7卷第3期：94