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編者按：本文主要從檔案需求動機實用性的緣起；檔案需要動機實用性的表現；檔案需求動機實用性的影響進行論述。其中，主要包括：檔案利用者一般是指為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的而實際參與檔案利用活動、檔案利用者參與檔案利用活動,主要是為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的、需求是在一定條件下個人對客觀事物的“欲望”與“要求”的具體反映、檔案利用者吸收與獲取檔案信息的根本目的、檔案利用需求與作為檔案利用者對檔案信息的一種“獲得滿足的要求與欲望”、檔案利用需求的“滿足”、檔案利用動機的“產生”、檔案利用者作為檔案信息的“吸收者”與“獲取者”等，具體請詳見。

在社會實踐活動中,檔案利用者一般是指為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的而實際參與檔案利用活動,并與檔案管理者形成特定對應關系的社會群體或個人。檔案利用者是構成檔案利用活動的“雙主體”之一,也是整個檔案管理工作賴以存在和發展的根本因素所在。探討研究檔案利用者需求動機的實用性,有助于使檔案利用服務工作更具針對性和實效性,是完善檔案管理工作不可回避的實質內容。

一、檔案需求動機實用性的緣起

檔案利用者參與檔案利用活動,主要是為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的。因此,其必然要求通過實際參與檔案利用活動,達到吸收與獲取具有一定數量、質量及“專指度”的檔案信息,解決其在社會活動中所遇到的各種難題。

心理學理論認為:需求是在一定條件下個人對客觀事物的“欲望”與“要求”的具體反映。在一個人的內心深處,需求表現為一種因缺乏某種“東西”而具有的不足之感或者因期望得到某種“東西”而產生的有求之感。也正是不足之感、有求之感兩種狀態的有機統一,共同形成了一個人主、客觀有機統一的心理現象——人的需求。

人的需求通常是以人的意向、愿望、動機等形式表現出來的。而檔案利用需求則是檔案利用者在社會實踐活動中產生的、出自內心渴求的、對檔案信息的不足之感與有求之感兩種狀態的有機統一,并聚合成為檔案利用者的意向、愿望與實際動機。正是檔案利用需求成為檔案利用者實際參與檔案利用活動的“動因”與行為支撐。每當檔案利用需求降低或消失之后,其實際參與檔案利用的行為就會變得“似有還無,甚至不被”檔案利用者自身所認可;反之,檔案利用需求一旦受到某方面刺激而高漲之時,其實際參與檔案利用活動的行為則會表現得“難以遏制”,成為其產生吸收與獲取檔案信息行為的重要推動力量。

檔案利用者吸收與獲取檔案信息的根本目的,是為了運用檔案信息中所蘊涵的特定價值作用,達到解決自身在社會實踐活動中遇到各種疑難問題的需要。而所謂吸收與獲取檔案信息的行為,盡管包括其所采取的不同吸收與獲取檔案信息方式等內容,但更為重要的則是檔案利用者對檔案信息中蘊涵的特定價值的理解與運用結果。

二、檔案需要動機實用性的表現

通常情況下,檔案利用需求與作為檔案利用者對檔案信息的一種“獲得滿足的要求與欲望”,主要分為現實的檔案利用需求與潛在的檔案利用需求兩種類型。現實的檔案利用需求是指檔案利用者已表現出來、具有相應實現能力的檔案利用需要;潛在的檔案利用需求則是指檔案利用者群體尚未表現出來、尚未具備相應實現能力的檔案利用需要。在社會實踐活動中,上述兩種檔案利用需求方式是相互聯系、相互依存、相互轉化的。尤其是潛在的檔案利用需求,一旦條件成熟時,即可轉化為現實的檔案利用需求;而在條件具備時,現實的檔案利用需求也完全可以異化為潛在的檔案利用需求。由此可知,檔案利用需求實用性主要體現在檔案利用需求的“滿足”與檔案利用動機的“產生”兩個方面。

1.檔案利用需求的“滿足”。檔案利用需求能否得到滿足,決定了檔案利用者必然成為檔案利用系統功能實現的必備條件甚至最終條件。正是由于檔案利用者產生了強烈的檔案利用需求,要求通過參與實際檔案利用活動而獲得“滿足”,檔案利用服務系統才有存在的可能,系統功能才有實現的必要。同時,為了達到這種“滿足”的要求,就必然促使檔案管理者進一步建立與完善檔案利用服務系統的功能,使檔案管理工作從中獲得不斷深化、發展的內部驅動力。

2.檔案利用動機的“產生”。既然檔案利用者的利用動機是為了要求獲取一定數量的檔案信息內容,有效地解決其在社會實踐活動中所遇到的各種疑難問題,那么,社會上的每一個人都有可能因某種實際需要,而產生“求教”或“求助”于檔案利用工作系統的檔案利用動機,從而使其由潛在的檔案利用者轉變成為實際的檔案利用者。即社會實踐活動中的每一個人,都有可能因自身的某種需要,而試圖獲取過去已發生社會事件或社會狀況的信息記錄而成為檔案利用者中的一員。必須強調指出的是,這種吸收與獲取檔案信息的社會渠道也必然是開放的、顯現的、多領域的。

三、檔案需求動機實用性的影響

檔案利用者作為檔案信息的“吸收者”與“獲取者”,吸收與獲取檔案信息、解決實際問題是其實際參與檔案利用活動的實用性表現,無疑對檔案信息服務部門提出了更高的要求。因而,要使檔案利用活動切合社會需要,實現檔案管理工作的職能,就必須充分了解不同檔案利用需求的趨向、動機與目的,并在此基礎上構建科學合理的檔案利用工作體系。唯有如此,才有可能達到有的放矢地開展檔案利用活動的基本目標,才有可能喚起每一個潛在檔案信息“吸收者”與“獲取者”的檔案利用需求,才有可能對每一個現實的檔案利用者提供符合其特定需要、具有實用價值的檔案信息。

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