導(dǎo)語：我國檔案管理信息化建設(shè)論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理信息化指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案管理信息化建沒的基本內(nèi)涵包括：檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。在信息時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)對推動我國經(jīng)濟(jì)社會繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。

1、檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的必然要求

在當(dāng)代，各行各業(yè)信息化已經(jīng)成為世界各國搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展最高點(diǎn)，加速經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經(jīng)濟(jì)和社會全球一體化新形勢下加快發(fā)展的迫切要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的現(xiàn)實(shí)需要。檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，消除了各個(gè)信息使用者互相共享資源的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的高度共享。

2、檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

檔案事業(yè)是為全局服務(wù)的基礎(chǔ)性部分，在改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位的必然趨勢。面對檔案工作的新形勢，檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生新的變化，在新時(shí)期，要適應(yīng)檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，調(diào)整檔案工作的結(jié)構(gòu)，使其與社會整體發(fā)展相協(xié)調(diào)、相一致。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

3、檔案管理信息化是提高工作效率，節(jié)約資源的必然要求

傳統(tǒng)檔案工作，主要是利用人工對檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費(fèi)了大量的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)在信息技術(shù)和通訊技術(shù)高速發(fā)展的今天突顯弊端。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進(jìn)了節(jié)約型社會的建設(shè)。

二、制約我國檔案管理信息化建設(shè)的主要因素分析

1、檔案管理信息化建設(shè)驅(qū)動力不足

在信息化建設(shè)過程中，各檔案管理部門應(yīng)該是主體、是基礎(chǔ)，政府的政策支持和相關(guān)制度安排，只能是起誘導(dǎo)和激勵(lì)機(jī)制作用。如果各部門缺乏內(nèi)在的動力和壓力，這就直接削弱了檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，并且勢必導(dǎo)致相關(guān)政策和機(jī)制作用失靈。

2、傳統(tǒng)文化慣性的制約

傳統(tǒng)文化慣性制約檔案管理信息化進(jìn)程?？傮w上看，我們尚處于工業(yè)社會時(shí)代，因而社會文化的主旋律也打上了這個(gè)時(shí)代深深的烙印。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是檔案管理信息化建設(shè)的障礙。

3、檔案的本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

4、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，法律法規(guī)不完善

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。同時(shí)，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。

5、缺乏信息化建設(shè)的人才基礎(chǔ)

人是最核心的資源,沒有相應(yīng)的人才,任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而目前各級檔案館的信息化人才中，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才都十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

6、信息技術(shù)發(fā)展程度的影響

檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復(fù)制、修改的特點(diǎn)，因此其保密和安全措施應(yīng)該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機(jī)密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構(gòu)成了極大的威脅，同時(shí)由于檔案保存的長期性，對載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術(shù)、權(quán)限控制、防寫措施必須達(dá)到相應(yīng)的水平，檔案管理信息化才能順利進(jìn)行。因此，信息技術(shù)發(fā)展程度也直接影響檔案管理信息化的建設(shè)。

三、我國檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對策

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國家信息網(wǎng)。具體講，檔案管理信息化建設(shè)的主要對策有以下幾點(diǎn)：

1、盡快制訂我國檔案信息化發(fā)展規(guī)劃

目前，我國檔案信息化發(fā)展規(guī)劃尚未確立。為了必須克服目前標(biāo)準(zhǔn)不一、各自為政的分散局面，我們必須研究制訂全國統(tǒng)一的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。要通過制訂相關(guān)措施，保證我國檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沿著健康、穩(wěn)定、有序的方向發(fā)展。當(dāng)務(wù)之急應(yīng)該是組織全國核心力量研究檔案信息化建設(shè)，包括發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)內(nèi)容，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。

2、確保檔案保存“社會記憶”功能的實(shí)現(xiàn)，建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)，保證檔案的真實(shí)性可靠性

對于檔案部門來說，保存和延續(xù)“社會記憶”是立業(yè)之本，提供信息、服務(wù)社會是強(qiáng)業(yè)之路。檔案信息化建設(shè)必須要在實(shí)現(xiàn)“社會記憶”功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行，它不僅要利用先進(jìn)的信息技術(shù)來拓展和實(shí)現(xiàn)檔案部門提供信息服務(wù)功能，更要確保檔案部門保存“社會記憶”功能的實(shí)現(xiàn)。由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化手稿進(jìn)行管理，以磁盤、光盤存貯量，已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題，“安全性”問題，以及“借閱難”問題，確保了檔案保存“社會記憶”功能的實(shí)現(xiàn)。國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》中指出，應(yīng)對電子文件的“元數(shù)據(jù)”和“背景信息”進(jìn)行記錄和保存。電子文件記錄系統(tǒng)是一種自動記錄系統(tǒng)，這種“跟蹤記錄”具有原始性，可以記載電子文件的形成、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫時(shí)間等相關(guān)“背景信息”，相當(dāng)于該電子文件的“出生證”和“身份證”，延續(xù)了檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。公務(wù)員之家

3、拓寬檔案館管理、服務(wù)職能，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案學(xué)理論研究學(xué)者提供豐富的信息資源

由于信息化后的檔案管理是與傳統(tǒng)檔案管理有所區(qū)別的管理，近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，在妥善處理檔案管理信息化的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾之余，應(yīng)盡快利用已有和現(xiàn)有的檔案資源加快檔案學(xué)理論研究的腳步。所以檔案館既要有歷史信息，又要有政府的現(xiàn)行公文信息，不斷擴(kuò)充、拓展和延伸館藏信息種類，并且積極推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數(shù)據(jù)儲備，為檔案信息化做好后臺數(shù)據(jù)庫支持，逐步實(shí)現(xiàn)館藏信息轉(zhuǎn)輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化，建立檔案館局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，為研究學(xué)者們提供大量的有價(jià)值的信息資源，促進(jìn)新一代檔案學(xué)的形成。

4、統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個(gè)部門，而是作為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個(gè)組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)、《CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試》(GB/T17679-1999)、《CAD電子文件管理》(GB/T17825.1～10-1999)、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31-2005)、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA/T32-2005)等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關(guān)法律，進(jìn)一步為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。