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摘要：一所高校就像一個小社會,部門機構多,形成檔案門類多,數量大。如果只靠檔案室的三五名專職檔案員,是無法完成數量如此眾多而形成環節又十分復雜的檔案收集、整理工作的。這就需要在全校建立一個完善的檔案工作網絡,從最基層開始,每個立卷單位都要配備相應數量的兼職檔案員和分管領導,由綜合檔案室進行業務指導和監督檢查,接受學校檔案工作最高領導“檔案工作領導小組”和分管校長的領導,這樣才能保證檔案收集齊全、整理規范、便于檢索和提供利用,為學校的發展和建設服務。

一、檔案工作網絡中的兼職檔案員

在檔案工作網絡中,“檔案工作領導小組”的重視是一切工作的基礎。檔案工作領導小組制訂方向、目標、計劃,決定工作進程,協調各方面關系。如果領導不重視,不為檔案工作人員提供必要的工作條件,不進行有關協調工作,網絡上的其他具體工作人員就無法進行正常的工作。最重要的是立卷單位的分管領導,負責本單位檔案工作的組織領導,協調指揮。如果立卷單位的分管領導“本位主義”嚴重,不配合全校檔案工作,或只圖自己方便,不向立卷人員提供相關應歸檔材料,甚至利用職權阻止本單位兼職檔案員向綜合檔案室移交檔案,就肯定會妨礙全校檔案的集中統一管理,更談不上材料齊全,保證案卷質量了。在這個網絡中,樞紐單位是綜合檔案室。綜合檔案室負責全校十大門類、各種載體的檔案的集中統一管理;鑒定檔案的保存價值;銷毀過期檔案;編制各種檢索工具;精心保管檔案,盡可能延長檔案壽命,保證每一份檔案的安全;統計檔案情況;編研檔案資料,努力為利用者提供方便、快捷、優質、高效的服務,為領導決策和學校工作提供參考。

在檔案工作網絡中,最為關鍵的是兼職檔案員。檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、利用、編研八大環節中,收集和整理是檔案的形成環節。也就是說,只有經過收集和整理(分類、編頁、填寫卷內目錄和備考表、裝訂、擬寫案卷題名),才能形成檔案,而這最為關鍵、最為基礎的兩項工作是由兼職檔案員來完成的。因此,文件的形成是否規范、各類檔案的收集是否完整、分類是否科學、案卷質量是否達標,都直接影響全校檔案工作的水平。如果沒有一支過硬的兼職檔案員隊伍,檔案工作肯定是搞不好的。

目前來說,兼職檔案員的文化知識、年齡結構層次差別很大,其特點是兼職任務多,日常工作繁雜,處理文件時間少,工作變化頻繁,專業知識少,難以專心搞好歸檔工作。由于檔案工作效果難以立竿見影,不易引起大家的重視,而常被其他工作擠掉。他們默默無聞地做著分類、編頁等繁瑣工作,卻又不被別人理解。而且,兼職檔案員絕大多數沒學過檔案專業,所以業務素質普遍較低,新手尤其如此,這直接影響著檔案工作的質量。但他們的優點是基本素質較好,文化程度高,學習熱情高,因此,有計劃、有針對性地培養、建設一支高素質的能夠適應現代化高校檔案工作需要的兼職檔案干部隊伍,不僅是當務之急,而且也是可以做到的。

二、加強兼職檔案員的素質培養

(一)積極爭取領導重視,加強對兼職檔案干部的專業思想教育

一般來說,兼職檔案員工作主動性較差,究其原因,一是對檔案工作的重要性認識不足,二是日常的文書檔案工作得不到大家的理解和支持。為此,“檔案工作領導小組”和立卷單位分管領導要關心和支持兼職檔案員的工作,進行職業教育,鼓勵他們樹立專業思想,想方設法為兼職檔案員做好文檔工作提供時間、創造條件,調動其工作積極性,喚起工作熱情。

(二)開展各種形式的宣傳工作,增強兼職檔案員的檔案意識

增強檔案意識不但要加大宣傳力度,還要注意形式的多樣化。例如為使《檔案法》、《山東省檔案條例》更加深入人心,我們先后舉辦了兩次《檔案法》知識考試,把《檔案法》、《山東省檔案條例》及有關宣傳材料發到每一個兼職檔案員和立卷單位分管領導的手中,做到人手一份;不定期的在校報上登載檔案知識,并通過校報及時報道檔案工作新動態。通過持久的宣傳工作,全校教職工普遍對檔案和檔案工作有了新的認識。在學校里形成統一領導,分級管理,一級抓一級,上下齊努力的良好大環境。

(三)努力提高兼職檔案干部的專業知識和實際操作能力

1、舉辦培訓班,對兼職檔案員進行集中培訓

針對兼職檔案員日常工作繁多、工作變動頻繁、新手多、專業水平低等特點,要有目的地進行業務培訓。首先要循序漸進,加強專業基礎知識教育和基本應用技能的教育,適當減少純理論知識的介紹,急需什么講什么,切實提高專業知識水平。針對不斷更換的新上崗兼職檔案員要進行檔案管理的基本知識和基本技能、實際操作方法、文件價值鑒定的原則和方法等內容的培訓;針對不同門類檔案的實體管理要進行教學檔案、黨政管理檔案、實物檔案、多媒體檔案等的培訓。

但是如果培訓方法不當,要求不嚴,學習后不復習又不實踐,不久便會忘記,到用時又不會,肯定影響工作。因此,對于一年一次的立卷工作來講,檔案室指導人員應當不怕麻煩,每年都在立卷前組織一次專門培訓,以保證立卷工作順利進行。在培訓方法上,我們可以采取“模擬啟發式教學法”,就是先舉例教學,再模擬實踐,后啟發引導。改變過去那種在培訓班上滿堂灌,照本宣科和平鋪直敘的講課方法,二是通過大量的實例,講述立卷知識,在文檔人員對立卷工作具有感性認識的基礎上,擬制大量文件標題,讓文檔人員根據實例進行模擬立卷,指導人員根據實例進行綜合,結合不同單位的特點進行啟發性引導,使兼職檔案員能夠根據本單位情況掌握文件材料的收集、分類、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。

2、設立指導熱線,深入基層,解決立卷中的實際問題

設立指導熱線電話和電子郵箱,可以更方便快捷地解決廣大兼職檔案員工作中的問題,有效的緩解歸檔工作壓力,提高工作效率。在加強檔案專業基礎理論培訓及業務指導工作的同時,檔案室指導人員要經常深入各立卷部門,從文件的分類、組卷到擬寫案卷標題等業務環節都主動進行幫助,解決疑難問題,面對面、手把手地指導。經常進行業務指導,不但使原有的兼職檔案員能按要求獨立完成每年的立卷歸檔工作,而且能使新兼任的同志較快地掌握文書處理、分類、立卷等基本技能。公務員之家

3、做好重點項目、重大活動和突發事件檔案的業務指導工作

及時指定專人跟蹤指導學校重點項目、重大活動和突發事件檔案的歸檔工作,積極主動聯系歸檔文件的相關事宜。特別是對于學校多個部門共同組成的臨時工作小組和專項活動形成的文件,檔案室及時進行歸檔范圍制定和歸檔文件整理的指導和培訓工作。做到特殊事件特殊對待,最大限度地做好各項重點項目、重大活動和突發事件檔案的業務指導工作。

4、強化競爭機制,獎優罰劣

為了調動兼職檔案員的積極性,提高業務素質,應當在工作中引進競爭機制。比如我校檔案室在每年一次布置立卷工作的同時,也把《文書立卷檢查評比標準》下發到每個兼職檔案員手中,將立卷工作細化,一邊兼職檔案員自覺對照評比標準中的年度立卷工作內容、質量要求、完成時間、評比標準、得分、扣分等具體項目按表操作,自我評分。在此基礎上,組織有關人員對各部門立卷歸檔工作進行總結評比,在全校檔案工作會上進行表彰獎勵。多年來,我校文書立卷歸檔及總結評比工作已經程序化、制度化。它有力地促進了部門立卷工作的開展,增強了各部門兼職檔案員之間的競爭意識。每年1~3月份,各部門兼職檔案員就積極主動地與綜合檔案室取得聯系,自覺做好立卷工作。他們有的為了保證質量,不怕麻煩,不怕辛苦,主動加班加點,甚至帶病堅持工作,絕不影響全校立卷工作進度。

建立健全并強化檔案工作網絡是一項細致的工作,需要領導重視,各立卷部門積極配合,各兼職檔案員大力支持,以及綜合檔案室的努力。應當把學習、宣傳、貫徹、落實《檔案法》和《山東省檔案條例》,增強兼職檔案員的檔案意識,全面提高兼職檔案員的政治素質和業務素質作為檔案工作的重點來抓。只有這樣,才能培養一支熱愛檔案工作、業務過硬的專兼職檔案員隊伍,使整個檔案工作網絡有序、高效地運行,提高案卷質量,為建設開放型、智能型、研究型的現代化大學檔案館奠定良好的基礎。