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建設項目指建筑、安裝等形成固定資產活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經濟上統一核算、行政上有獨立組織形式、實行統一管理的單位。基建施工企業檔案工作會隨著項目的不斷竣工而變得繁瑣，但隨著計算機科學的飛速發展，加之信息化建設在施工企業中的推廣，促使企業檔案管理工作在新形勢下向信息化方向邁進。在國家刺激內需的四萬億基建投資接近尾聲之時，年初國家4萬億水利投資、萬億城軌規劃、保障房建設等投資建設項目規劃又相繼出爐，為基建施工行業新一輪發展加足馬力，也為基建施工行業檔案工作的發展帶來了新的活力。

現在國內檔案學者緊緊圍繞檔案館和事業單位檔案室周圍對傳統檔案工作、檔案數字化和電子文件管理等方面進行研究，卻忽視了國內大中型建筑施工企業的檔案管理和檔案信息化工作。隨著國家在建重大基建項目陸續完工和新項目不斷開標，基建檔案正在成倍的增長，建設單位、施工單位和監理單位在工程施工過程中產生了數量巨大、內容豐富、形式多樣工程檔案在項目竣工驗收后應該做成一套套記錄著項目生命力鮮活檔案。大多數建設、施工單位在施工技術和管理方面是強手，然而在施工后期工程資料竣工鑒定、歸檔、保存、利用和銷毀方面卻暴露出了薄弱的一面。

國內大中型施工企業的集團管理性、業務繁忙性、部門與下屬單位的多樣性決定了企業對檔案工作的關注力度不夠，往往在需要利用檔案去解決實際問題時才想到要綜合治理好檔案工作。由企業專職檔案管理人員根據國家各項檔案法規和標準制定本企業檔案制度，在企業‘一把手’支持與企業全體員工共同努力與協助下，加強檔案工作各項制度的執行與監督，同時將加強檔案人員的考核與提高兼職檔案人員工作技能相結合，做好檔案的利用與保密工作，才能從真正意義上做好本施工企業的檔案管理與利用工作。

一、針對集團型企業下屬分公司及項目比較多，實際生產活動工作量大，產生文件資料與實物檔案多的特點，集團檔案工作者易采取集中領導、分級保存與監督管理相結合的原則來做好檔案工作。

集團內部設置專職檔案主管人員，直接上級為主管檔案工作的副總經理；各分公司設一名專職檔案主管負責所在公司檔案工作，由分公司副總經理主抓；各項目設兼職檔案員，負責監督辦理項目檔案歸檔。集團總部設檔案室，負責集團本部檔案資料保存；各分公司設檔案室和檔案庫房，檔案室和檔案庫房的規模設計時要根據公司發展狀況考慮能存放10-15年數量檔案；各施工項目設臨時檔案室，由兼職檔案管理員負責項目文書檔案與工程檔案歸檔的監督和指導工作，項目竣工后檔案交由分公司檔案庫房集中保存。建立一套集團檔案主管監督指導、分公司檔案管理人員密切配合、項目兼職檔案人員嚴格執行的集團內部檔案工作者網絡，加速企業兼職檔案工作者業務能力培養，同時，企業在發展壯大中也要不斷增加檔案人員數量。

二、制定一套詳細的集團檔案整理、分類、歸檔、保存、鑒定、銷毀、保密制度，明確檔案工作者與各部門負責資料歸檔相關責任人員的具體職責，做到崗有其人、人有其責，確保集團各部門及各基層單位所屬部門資料、文件以及有記錄價值特殊載體檔案的整理歸檔工作能夠得到順利開展。

集團應嚴格參考國家《檔案法》、《企業檔案工作規范》、《國家保密法》以及地方檔案局制定的檔案管理辦法，制定出本企業的《檔案管理辦法》，并將《檔案管理辦法》納入企業管理手冊中去。各分公司參照集團《檔案管理辦法》和國家相關行業檔案工作規定制定出分公司以及所屬項目的檔案管理辦法。各《檔案管理辦法》中應明確歸檔文件類型、歸檔范圍、歸檔時間、文件保管期限、歸檔文件整理方法、銷毀制度、保密制度以及歸檔文件所屬部門責任，制定各種載體類型檔案材料的歸檔方法、保管與定期檢查措施，做好檔案室及檔案庫房管理工作，嚴格按照檔案保護技術要求搞好檔案室以及檔案庫房的防蟲、防腐、防高溫、防光、防蛀、防盜、防塵工作。

集團應當制定《企業檔案人員保密責任制》，確保檔案人員認清自己的職責和工作中保密的重要性。劃分明確的歸檔范圍，提高其在日常檔案工作活動中責任心，確保日常生產活動形成的具備查考價值的檔案文件都能夠得到有效歸檔；定期開展保密工作教育，提高專兼職檔案人員的保密意識，確保公司商業秘密不被競爭對手竊取，機密不泄露。建立明確的保密責任制有利于提高企業內部員工的保密意識，使專兼職檔案工作者有一種做不好自己的工作就有可能被做得好的員工淘汰，使得其不得不提高工作能力，為實現集團最高利益而努力。

三、購置專業信息化系統，制定企業信息化工作發展方向，搞好集團的檔案信息化工作。大中型企業應當配置現代化的機房，高端的服務器和高容量移動存儲設備，建立檔案數字化管理制度，加強檔案信息化錄入人員素質培訓，提高各崗位員工檔案信息化水平。

從國內或者國際上的大型檔案系統服務商處采購一套基于網絡平臺的集團版檔案管理軟件（也可購置具備對接功能的單機版檔案管理軟件），并與其簽訂軟件維護與版權開發服務協議，確保檔案系統能在原有基礎上進行少許調整便能夠更為合理的服務于本集團的檔案信息化工作。每個單位配備一臺專用于檔案信息化的掃描機器，經過掃描的文件可以直接形成pdf加密格式文檔。

在集團服務器機房配置一臺專用于檔案管理的服務器，服務器硬盤至少要達到10TB，將檔案管理系統裝入服務器，設好管理員帳號，做好數據庫自動備份程序。給集團所有人員分配檔案信息系統帳號和對應的權限，組織并做好信息系統使用前調試，用戶操作培訓，確保檔案信息系統可以在最短時間內被所有員工掌握。

在信息系統使用初級階段，努力發現各模塊存在的問題以及系統可以完善的地方，及時聯系軟件服務商，對系統進行二次開發，使系統能夠更為合理運用于本集團檔案管理。信息系統要定期維護與檢查，制定信息系統安全制度，防止黑客入侵。檔案信息系統運行時也要制定明確的系統管理制度，明確信息錄入人員職責以及錄入信息的格式和數據文件類型、大小以及格式。

四、制定紙質檔案與電子文件的利用制度，并監督執行，搞好檔案利用工作。

檔案最原始的形態就是構成記錄性的介質，故在一個企業內部，形成的檔案多為紙質檔案，或者基于磁介質的錄像帶、磁帶、磁盤等。紙質檔案在做好電子數字化之后，按照檔案整理辦法進行整理、組卷、裝訂成冊；數字化的檔案上傳到檔案信息化系統中去。紙質檔案利用時根據利用對象，檔案室專職人員按照檔案利用制度填寫利用者信息，填報利用內容；電子檔案借閱只能通過檔案信息化系統利用，利用者需使用專用軟件狗，只能打印不能下載（如果要下載需要辦理特殊的下載利用手續），不能修改檔案的原始信息，電子檔案利用時，數據庫自動通過軟件狗識別利用者信息，系統自動記錄和統計利用者操作記錄。

電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求的防范對策。

五、制定檔案專職人員與兼職人員的繼續教育培訓與考核工作。

根據國家檔案局相關法規規定，專職檔案人員每年至少要進行兩次集中的在職繼續教育用以提高檔案人員的檔案工作素質和技能。繼續教育包括國家檔案協會會議，檔案知識交流班等用以提高檔案人員技能。企業內部應每年集中開展一次檔案培訓會議，由行政部經理組織，檔案主管主辦，邀請1-2名檔案學者給施工企業專兼職檔案人員講習檔案技能培訓課程，制定培訓考核措施，考核培訓效果。

六、制定定期檢查與不定期抽查相結合的歸檔工作監督制度。

制定每季度檔案工作自查制度，每季度末由檔案主管、專兼職檔案工作人員開展檔案工作自查。有檔案室和檔案庫房的單位，每月開展一次庫房自查，并上報自查情況總結。制定不定期抽查制度并嚴格執行，在總結抽查過程中遇到問題時要及時輔導兼職檔案人員改正，力爭做到促使檔案工作向完美方向發展。建立完善的企業檔案監督制度，檔案主管要堅持在公司領導支持下，認真落實檔案工作監督職責。

總之，搞好施工企業檔案管理工作是一項持續性、技術性，并帶有管理者管理藝術性的工作。檔案事業在中國有著悠久的歷史，但中國近代檔案工作起源比較晚，檔案人才與西方國家相比比較薄弱。中國企業檔案工作起步比較晚，現在大型國企企業、外資企業、大型民企中從事檔案工作的專業人手比較少，特別是基于信息時代的檔案信息化工作者數量遠遠跟不上國家發展的腳步。每年公務員招考，事業單位招考，國有企業招聘中，檔案專職管理人才需求數量比較大。可以說，檔案工作正逐步從手工工作轉化為基于信息化網絡的管理技能工作。