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高校檔案計算機管理已基本普及,但網絡化檔案管理還不成熟,本文從三個方面提出如何實現高校檔案的計算機與網絡化管理。

1.高校檔案計算機管理現狀

目前,高校檔案的計算機管理已基本普及,但對那些規模較小的院校來說仍存在著管理水平不高的問題,網上檔案管理較其他網絡產物還顯得稚嫩、不成熟,高校檔案網絡化管理的現狀還不容樂觀,有鏈接標識的檔案管理僅占上網總數的百分之幾,而與此相比,幾乎每個上網高校都有圖書館的主頁,究其原因,可歸納為以下幾點:①傳統檔案管理在宣傳力度和服務意識上有一定欠缺;②檔案管理人員自身缺乏應有的現代化意識和勇于開拓的精神;③檔案管理人員計算機與網絡技術知識和現代化設備的操作能力有待進一步提高;④高校領導部門對檔案實現計算機網絡化管理不夠重視。

2.高校檔案計算機管理應注意解決的幾個問題

2.1更新觀念,解放思想。檔案管理人員應從現在做起,改變現有狀況,有關部門應及時對檔案管理人員進行計算機操作和計算機輔助檔案管理、上網等方面的培訓,進行更新觀念的教育,提高創新意識,以適應信息時代給人們帶來的新挑戰。

2.2制訂規劃,分步實施。高校應致力于計算機與網上檔案資源的開發,服務于大眾,重塑檔案管理的良好形象,借鑒網上圖書館的成功經驗,有計劃、分步驟、實實在在地下功夫進行計算機網上檔案管理的各項建設。

2.3領導重視,措施得力。高校領導應充分重視這項工作,在資金、設備、人才上給予充分的支持和保證,努力辦出富有個性、別具特色的計算機網上檔案管理。

3.高校檔案計算機管理要圍繞服務開展

工作服務是檔案管理的目的,是檔案管理的關鍵所在,一個沒有實際服務功能的檔案管理部門就沒有存在的意義。高校檔案的計算機與網絡化管理要為檔案利用者提供更全面、更方便的查詢服務,做好以下幾方面的工作。

3.1建立具有特色的檔案主頁。檔案管理主頁設計應生動形象,具有美感和新意,且能突出本校特色,主頁上應包括檔案管理部門概況、學校簡介、檔案管理信息服務內容、檔案檢索工具使用方法、檔案管理工作制度、用戶信箱及一些有關檔案管理的近期信息、新聞動態等信息和文章,并將主頁鏈接到校園網或因特網,供廣大利用者及時獲得有價值的信息。依據國家有關規定,對高校有關部門和師生員工的一些不宜公開的信息,經專家審定后,應采取相應的保密措施。

3.2提供全方位的檔案查詢服務。檔案查詢是計算機與網絡化檔案服務的主要內容。讀者登陸到某高校檔案管理部門,主要還是為了查閱現行的電子文檔。要按照統一規劃、分步實施的原則,逐步建立并完善文件檔案、教職工和學生檔案數據庫等,為各種文檔的檢索和查詢服務打下基礎。第一、文件檔案數據庫。高校檔案的公共文件應包括以下主要內容:教學、科研、人事、外事、校產等。建立完善的檔案數據庫是高校檔案建設的重要組成部分,一個高校的基本情況,應當從本校的檔案管理部門中得到全面的反映。