導語：檔案管理內容和方式的探索一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1研究背景

本世紀以來，為回應數字時代的挑戰，我國多個地方檔案局（館）先后建立電子文件中心的機構或項目，針對某行政區劃內的機關電子文件，開展各種集中管理的實踐，迅速吸引業內外人士的注意力，也引發了研究的聚焦，可以說電子文件中心的實踐和研究高度互動、平行發展，形成了一個頗有特色和影響的領域。筆者于2013年4月7日選取中國期刊全文數據庫（），以“電子文件中心”或“數字文件中心”為檢索詞，以主題為檢索字段開展精確檢索，共檢索出174篇文獻，其中“電子文件中心”命中文獻168篇，“數字文件中心”命中文獻6篇。電子文件中心是個固定的名詞稱謂，各地對其功能定位卻并不一致，電子文件集中管理內容也有很大差異，或在查閱利用，或在長久保存，或在臨時代管，或在系統建設，或在信息備份，形成一名多實的局面。在未有定論的情況下，電子文件中心實踐仍在向縱深方向發展，以地方名稱命名的各種電子文件中心“模式”紛紛出現并得以宣傳推廣。2010年，國家檔案局行業標準“電子文件中心系統功能規范”正式立項，是時候統一電子文件中心的定位了。揭示我國電子文件中心問題背后的實質，而不是簡單肯定或否定某一種模式，可以為相關問題的解決提供基礎。

2研究方法

鑒于研究的目的在于發現我國各種電子文件中心理論和實踐背后的規律性內容，故而本文采用歷史回溯的方法。筆者以文獻調研為主，以實地調研為輔，對我國電子文件中心實踐和理論的發展過程進行梳理，通過對發展動力、發展階段、研究過程的回溯，發現我國電子文件中心問題的實質，是檔案界對于數字時代地方政府對檔案集中管理方式的積極探索，探索的結果在于堅守和拓展，所謂堅守，是對檔案永久保存職能的堅守，所謂拓展，是對除永久保存之外檔案集中管理職能的嘗試。

3我國電子文件中心的發展階段

電子文件中心建設始于21世紀初，起初只是個別地方的探索性做法，經國家行政管理部門的大力推廣和推動，短短十余年左右的時間，已在全國全面鋪開，大致經歷了起步、高潮、全面發展三個發展階段。

3.1起步階段

該階段的時間跨度從21世紀初到2007年，標志性事件是有關地方開始出現名為“電子文件中心”的建設項目。盡管同類的實踐項目早于2004年，比如2004年4月青島市數字文件中心建設完成并正式投入運行，12月通過鑒定驗收；[1]但是我國檔案學界習慣于將2004年底江蘇省常州市電子文件中心的啟動視作我國電子文件中心建設的起點，隨后帶動了全國電子文件中心的快速發展。[2]2005年10月，第一個省級電子文件中心———安徽電子文件中心啟動，[3]標志著電子文件中心建設范圍由市及省。

3.2高潮階段

該階段的時間跨度從2007年到2009年，標志性事件是全國各地大規模涌現“電子文件中心”建設項目。2007年4月26日至27日，國家檔案局在江蘇、安徽兩省召開了全國電子文件中心建設經驗交流會。此次會議經中共中央辦公廳批準召開，重點研究全國電子文件中心建設情況。與會代表實地考察了江蘇省常州市、張家港市、江陰市和安徽省開展電子文件中心建設的情況，聽取了天津、上海、江蘇、安徽、山東、廣東、四川、陜西等八個省、市檔案部門開展電子文件中心建設的經驗和做法。[4]參會的各地方檔案部門回到當地之后，貫徹落實會議精神，開展本地電子文件中心建設。

3.3全面發展階段

該階段的時間跨度從2010年至今。2009年底，國家檔案局局長楊冬權在全國檔案館工作會議的講話中明確指出：“努力把各級國家檔案館建設成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心‘五位一體’的公共檔案館，實現檔案館事業的跨越式發展?！盵5]自此，電子文件中心建設已經成為各級綜合檔案館的基本任務。

4電子文件中心的發展動力

是什么原因讓一個新生事物在功能定位不統一的情況下，便以較大力度全面推開？我們認為有必要分析電子文件中心的發展動力。電子文件中心是我國特殊文件、檔案管理背景下的產物，其誕生有三大動因：

4.1公開現行文件的需求

1998年深圳市檔案館以“文檔資料中心”的設置首開現行文件服務，為檔案部門擔此職責積累了實踐經驗。[6]在政務信息公開的巨大推動力下，2004年底，全國千余家檔案館都已開展了此項服務。[7]信息時代，政府文件大多以電子形式產生、處理和。檔案部門如果要成為政務信息公開的統一窗口，那么統一收集、管理政府機關的電子文件可以為之提供堅實的前提。

4.2集約化管理電子文件的需求

“IT黑洞”以鮮明、形象化的比喻告訴人們：信息化投入將是一個持續不斷的過程，而如何提高產出將是隱匿在信息化華麗外衣下的嚴峻挑戰。小而全的機關檔案室，即便只是管理著紙質文檔，人員、場所、經費等方面的投入，已經顯現出與機構精簡、政府效率提升大潮的不和諧之音。管理電子文件所需的軟硬件購置、維護、升級的往復投入，放大了積存的不和諧。電子文件中心，只需一套軟硬件設施和一班人馬，便可完成原來四、五十家機關檔案室的大部分工作，并可在積聚的文檔信息的基礎上進行種種增值開發與服務。集約是包括電子文件管理在內的所有信息化建設的必由之路。

4.3永久保存電子文件的壓力

2006年8月5日，美國國家航空和航天局(NASA)宣布，記錄人類首次登月的1.3萬盤原始錄像帶遺失，并表示主要此前電視上人們看到的都是轉化后的影響，比較模糊，而這次一時的原始錄像具有高清晰度的畫面，清晰地記錄了阿波羅登月時的狀況，如果丟失，損失無法估量。[8]這則社會新聞將電子文件的保存問題納入了公眾視線，使得普通公眾認識到數字文件除了滿足當下應用之需之外，尚對歷史的延續、文明的傳承干系重大。電子政務的發達，意味著政務活動對電子文件依賴程度增加，意味著政府管理社會事務的過程將以電子的方式記錄并留存。21世紀，全世界的國家檔案館都將集中作為保存電子文件之道。由檔案部門以其專業技能來抵御各種可能摧毀數字記憶的技術風險和非技術風險，將電子文件中心建成“電子記憶宮殿”，履行保存社會記憶的神圣職責。上述三股力量的合力作用下，電子文件中心現身于歷史舞臺，在我國文件中心的實踐基礎較為薄弱的情況下，特地為電子文件管理成立的電子文件中心，并非西方文件中心實踐在電子環境下的簡單照搬，而是一套兼具現行文件服務中心、文件中心、電子文件檔案館功能的復雜運作系統。

5電子文件中心功能定位的研究過程

正是肩負多重使命，各地對于電子文件中心的認識不一，實踐做法五花八門。學者們對電子文件中心問題的關注，出發點和焦點在于其功能定位的設計和總結。通過梳理相關文獻的發展脈絡，我們發現我國電子文件中心功能定位研究過程具有如下幾個方面的特點：

5.1以現行電子文件統一利用為起點

2003年，何嘉蓀教授首先對具有中國特色的數字文件中心進行了概念設計，他認為以已經在各地興起的現行文件閱覽中心為基礎，可以開始考慮在我國比較普遍地建立文件中心或數字文件中心，與國外半現行文件保管中心的對比，這種數字文件中心為立檔單位暫時保管現行文件，并在此基礎上實現利用服務，這個中心可以是數字檔案館的組成部分，也可以相對獨立。[9]何教授務實地抓住了現行文件閱覽中心的實踐基礎，然而他更多地從電子文件長期保存這一檔案部門核心職能出發，考慮到電子文件進館時日尚遠，提供一種過渡性設計，現行文件服務只是其更容易為人接受的增值性服務。其思路在此后一些文獻上得以繼承和發展[10]，也為天津[11]、紹興[12]等地所實踐。隨著江蘇省部分城市電子文件中心的興起，電子文件中心的理論探討從概念設計走向功能確認。2005年，張照余教授連續四篇發文闡述電子文件中心問題，[13]掀起了電子文件中心研究熱潮，張教授的論述并不涉及歸檔電子文件代管，而是突出強調了電子文件中心是現行電子文件的網上閱覽室，基于這個功能定位，進一步明確了電子文件中心系統的功能，包括歸檔前電子文件的接收、審核、和保管（非檔案化管理）等。借助于政府信息公開的東風，這種模式為常州[14]、張家港[15]、南寧[16]等許多地方的實踐所落地，也為2007年全國電子文件中心建設經驗交流會所推廣，可以說是最為普及的電子文件中心定位。

5.2以電子文件集中式長久保存為核心

雖然檔案部門以“現行文件利用”為電子文件中心建設的切入點，然而電子文件管理的實踐者和研究者，仍然無法忘記電子時代檔案部門長期保存文件的使命。2005年底安徽省電子文件中心以永久保存數字遺產為核心目標。而2006年之后的電子文件中心研究，也越來越重視電子文件長期保存。比如，胡杰繼2005年和導師張照余教授共同提出“現行文件利用”的功能定位之后，在其2007年的碩士論文中對電子文件中心的功能進行了拓展，他認為電子政務環境下的電子文件中心還應該具備“歸檔”功能，是電子政務辦公自動化系統到檔案管理系統的中間環節。[17]雖說是中間環節，卻也在一定程度上是對檔案集中保管職能的回歸。邵楓是我國首位總結多種而非構建一種地方政府電子文件中心建設模式的研究者，他總結了窗口式、備份式、歸檔式等三種模式。[18]其中窗口式的功能定位即現行文件的公開服務；備份式除了窗口的功能之外，還承擔本級政務網上文本文件的備份任務。歸檔式除了前兩種模式的功能之外，還是政務網各入網單位電子文件在線移交的統一通道，在形式上更接近一個“數字化檔案館”。在這三種模式中，他認為歸檔式對檔案信息化的貢獻最大。檔案學者的天平進一步向長期保存傾斜。馮惠玲教授將研究視野擴大至所有綜合檔案館開展的針對原生性電子文件的集中管理項目，而非單獨針對“電子文件中心”，也更具有普遍的意義。同樣基于功能，她總結了四種項目類型，分別是永久保管型、中轉站型、現行文件查詢服務型和備份型[19]。這四種模式相互排斥，她認為只有永久保存型才是綜合檔案館開展電子文件集中管理項目的準確定位。馮教授也成為第一個旗幟鮮明地主張“永久保存”應當成為檔案館設立電子文件中心的宗旨，其總結和結論在較大范圍內產生了影響，黃玉明[20]、于英香[21]、李明娟[22]、肖秋會[23]等人結合不同地方的實踐，重申了永久保存電子文件是綜合檔案館在數字時代的基本使命。趙屹則進一步指出，電子文件中心、數字檔案館是從不同角度對于同一新生事物命名所形成的不同名稱的概念。兩者的本質并沒有區別，這兩個概念理當保留其中一個，淘汰另一個。從字面上看，她更加認同電子文件中心這個概念。[24]至此，電子文件中心應集中地長久保存電子文件的呼聲達到頂峰。

5.3以電子文件管理系統統一建設為新的發展點

2012年，梁凱基于杭州市電子文件中心建設的實踐，提出了一種新的功能定位，即為政府機構提供統一、專業的電子文件管理系統（ERMS）應用服務。[25]各單位無需自行構建電子文件管理系統，電子文件中心負責提供統一規范的電子文件管理系統（該系統在實際應用的時候，可以只用來管理歸檔電子文件———作者注）。我們也可以將這種電子文件中心模式歸納為系統服務型。與中轉站型不同的是，系統服務型中的系統仍然為各立檔單位所有、所用，除了系統維護、存儲等后臺工作，電子文件的捕獲、分類、鑒定、處置等前臺業務工作，仍然由立檔單位負責。也可以說，系統服務型將中轉站型中立檔單位和文件中心兩個系統的功能合并，將立檔單位、文件中心的文件歸檔、歸檔文件代管順序銜接的職責分工變為了系統前臺操作和系統后臺維護同步進行的職責分工，是對中轉站型的發展和升華。無獨有偶，2012年夏天，筆者去青島檔案館調研，發現該館2003年建成使用的“數字文件中心”也有類似的功能，雖然在其介紹文獻中沒有將重點放在電子文件管理系統統一建設上，但是在“同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”的背后，就是統一的“易初檔案管理系統”。[26]我們再次反芻相關文獻，發現以紹興為代表的一些中轉站型電子文件中心，各立檔單位使用的也是統一的檔案管理系統。這些現有的工作基礎，將檔案部門統一建設和維護ERMS的機會擺在我們面前。

6結

通過歷史回溯，我們認為電子文件中心實踐和研究現象背后的實質是我國地方政府數字檔案集中管理內容和方式的積極探索。可以說電子文件中心是我國檔案界抓住了歷史機遇的一個概念，是一個包含了利益相關方博弈的概念，是一個集技術變革和機構變革于一身的概念，也是一個需要再次構建的概念。

6.1電子文件中心是我國地方檔案部門抓住歷史機遇創造的概念

21世紀初，按照當時的規定，電子文件同樣要遵守實體檔案在原單位保管二三十年后方才進館的時限要求，而在系統不斷變更的條件下，在原單位保存時間過長一方面加重了立檔單位的負擔，另一方面也加大了保管不利的風險。那么，檔案館是否坐等這二、三十年呢？希望有所作為的地方檔案局館不愿被動等待，于是利用電子政務建設的大平臺，創造性地構建了電子文件中心這個概念，搭著現行文件公開、系統集約化建設，甚至是信息備份的快車，各自出招，各自占地，希望在數字時代有所作為，闖出一片天地。

6.2電子文件中心的不同定位反映了地方政府不同的檔案集中管理內容和方式

不管檔案部門如何拓展，開墾了多少新領域，其根本的立足點仍然在檔案長久保存的法定職責。由檔案局館建設的電子文件中心，承擔的是立檔單位電子文件的集中管理，在具體的管理任務中，雖然備份、代管、利用都為特定環境所需要，但就合法性而言，進館范圍內的電子文件長期保存最為名正言順，這個功能定位得到廣泛的堅守、認同也不難理解。文件長期保存的質量受制于歸檔文件的管理質量，在紙質時代，檔案局通過統一制度、統一規范等軟性方式實現對進館檔案的質量控制。在數字時代，由于制度、規范最終要在系統中實現，以杭州、青島為代表的地方檔案部門，面向立檔單位提供統一的電子文件管理系統，化軟控制為硬控制，這樣的舉措不僅不違背檔案集中保存的宗旨，而且有助于該宗旨的最終達成。“電子文件中心是什么？”的問題，其實可以理解為“哪些電子文件（檔案）管理工作可以集中開展？”這樣一來，我們的思路就不會受限于“電子文件中心”這個特定的稱謂和概念，而對檔案部門工作內容及其方式進行全方位的思考。我們認為，數字環境下，可以跨機構集中開展的工作，包括制度、系統、業務三個層次的工作，其中，制度建設和長期保存業務和紙質環境中的相關工作一致，系統建設則是新增的內容。可以集中建設的系統類型除了ERMS之外，還可能包括數字檔案館系統，即由上級檔案館統一建設數字檔案館系統，供其下級檔案館使用，這種IT集約化服務型的數字檔案館運行模式方式已經在2007年被設計出來，[27]該構思借助于云計算技術，在5年之后的北京市科委項目資助的北京市數字檔案館建設方案中得以清晰化。[28]

6.3需要對地方政府數字文件、檔案集中管理機構、項目重新命名

2012年8月，國家檔案局印發《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號），其第六條規定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交”。[29]這表明電子文件中心建設當初文件移交年限不足的前提已經消失，是時候重新思考電子文件中心的發展了。我們認為，電子文件中心這一個名稱滿足地方政府數字文件、檔案集中管理多元化的需要，應從名實相符的原則來設計、建設地方政府數字文件、檔案集中管理的機構或項目。在使用電子文件中心的概念時，不宜違背文件中心的本意，否則不利于中外交流。中轉站型的電子文件中心，并不一定由政府來建設，未來的中國也許會和西方國家一樣，有商業性的文件中心發展電子文件代管、存儲業務[30]。以電子文件長期保存為主要功能的項目可以明確稱為“數字檔案館”，不必再以“電子文件中心”之名曲線救國。以電子文件管理系統集中建設為主要功能的機構或項目不妨稱為“電子文件管理系統服務中心”。現行文件的利用，只有和歸檔文件利用相集成，才能彰顯檔案部門信息服務的長處。至于為其他系統中的信息作備份，由于偏離了檔案主營業務，可能是個別地方的機會，不太可能全面鋪開。

本文作者：劉越男