導(dǎo)語：高校重大活動檔案管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高校重大活動檔案管理現(xiàn)狀分析

(一)校園中的大檔案意識較差

目前，一些高校相繼出臺了本校重大活動檔案管理辦法，并且都明確界定了重大活動的涵義及重大活動檔案材料的范圍，同時也為檔案業(yè)務(wù)管理部門的作用、職責(zé)進(jìn)行了明確定位，因此，重大活動收集難的問題從政策方面已基本得到解決。然而，在實(shí)際工作中，由于開展重大活動檔案管理工作涉及到多個部門、多個環(huán)節(jié)甚至每一個參與者，是一個繁雜的系統(tǒng)工程。同時，由于檔案對學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的作用較為抽象，使一些相關(guān)的部門或個人還存在有對重大活動檔案工作認(rèn)識淺薄、重視程度不夠的現(xiàn)象，其表現(xiàn)為只注重活動本身而忽視其中的材料歸檔工作，使全面收集、科學(xué)管理重大活動檔案工作還不能完全落到實(shí)處。

(二)檔案管理部門介入不夠，監(jiān)督指導(dǎo)缺乏力度

部分高校或院系活動雖然開展得轟轟烈烈，但活動主辦單位卻缺乏收集、整理重大活動檔案的主動性。各高校制定的《高校重大活動檔案管理辦法》雖然提出了檔案管理人員要與有關(guān)重大活動組織單位協(xié)作，提前參與重大活動檔案收集管理工作，但在實(shí)際操作過程中還存在諸多困難和問題。檔案管理部門提前或直接介入重大活動了解活動動態(tài)，通常還得不到有關(guān)承辦單位(或部門)的認(rèn)可，檔案部門自行派人員參加重大活動進(jìn)行檔案的收集在權(quán)限上還不能名正言順。并且在實(shí)際工作中，檔案部門一般還不能從重大活動一開始就參與其中，導(dǎo)致檔案部門不熟悉重大活動的整個過程，不能及時把握相關(guān)材料，做到心中有數(shù)。同時檔案部門仍不能真正對一些重大活動檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，特別是由于各種因素的影響，造成活動組織或承辦單位雖有活動中形成的各類檔案，但存放無序，收集、整理和歸檔處于茫然狀態(tài)，更談不上制度化和規(guī)范化。

(三)管理措施不到位，各項(xiàng)法規(guī)執(zhí)行不力

各高校的重大活動管理辦法對重大活動檔案管理內(nèi)容均有明確規(guī)定，并對重大活動檔案的收集、歸檔工作制定了相應(yīng)的管理辦法。這為檔案行政管理部門加強(qiáng)對重大活動檔案的管理提供了依據(jù)，對硬件防范措施作了有益的補(bǔ)充。但是因?qū)χ卮蠡顒拥姆秶缍ㄟ^寬，對整理的要求又太過籠統(tǒng)，還有待細(xì)化和完善，致使重大活動檔案在收集、整理、保管和利用環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了一系列的問題。如，將重大活動檔案作為一個獨(dú)立體予以管理還需要較以前的分散管理形式缺乏更具體、可操作的技術(shù)指標(biāo);一些高校檔案管理人員更換頻繁，或者兼職太多，對重大活動檔案的收集、整理認(rèn)識不足等。這些問題已嚴(yán)重影響到檔案資料的收集、歸檔與管理。

(四)高校重大活動檔案管理與資源建設(shè)現(xiàn)狀

不容樂觀據(jù)目前高校現(xiàn)有館藏檔案情況來看，存在重大活動形成的專題案卷較少，館藏檔案從門類到內(nèi)容上較為單一的狀況，不能全面反映學(xué)校各項(xiàng)教育事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。目前許多高校重大活動檔案沒能做到集中統(tǒng)一管理，仍呈現(xiàn)多頭、分散狀態(tài)，一些院系重大活動材料分別停留在各院，而且大部分檔案材料收集、歸檔不完整、不規(guī)范，收集到的一些檔案僅有少量照片、聲像材料和文字材料，更有甚者有的重大活動僅在學(xué)校年終總結(jié)中被提及，而沒有相關(guān)的圖片、表格和文字材料。并且，有關(guān)學(xué)校重大活動的照片部分長時間散存在攝影人員手中。檔案移交時，常因歷史的原因以及管理工作人員的多次轉(zhuǎn)換未能及時整理，給后來的管理工作帶來重重困難。同時，一些高校聲像檔案保管條件不達(dá)標(biāo)，隨著時間的流失已出現(xiàn)自然損毀的趨勢。學(xué)校早期主辦的一些重大活動中的紀(jì)念品、禮品等實(shí)物檔案未能做到登記移交而分散各室，管理無序。

二、做好高校重大活動檔案管理工作的措施

(一)加強(qiáng)宣傳力度，提高大檔案意識以促進(jìn)檔案資源建設(shè)

促進(jìn)和加強(qiáng)重大活動檔案管理工作，一方面需要檔案管理部門自身的努力，另一方面還要積極爭取得到有關(guān)部門的大力協(xié)助和支持。因此，檔案管理部門要通過舉辦展覽、出版圖冊和制作檔案文獻(xiàn)等具有創(chuàng)意又有影響的活動，以擴(kuò)大校內(nèi)影響，引起各方關(guān)注，不斷增強(qiáng)師生的檔案意識，從而為重大活動檔案管理工作謀求一個更為有利的外部環(huán)境，促使其持續(xù)有效的開展，推進(jìn)檔案資源建設(shè)。

(二)建立檔案管理部門的參與機(jī)制，提高其監(jiān)

督職能以加強(qiáng)檔案資源建設(shè)要做好高校檔案管理工作必須由學(xué)校統(tǒng)一進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理，同時建立健全檔案管理部門參與重大活動的機(jī)制，采取事前、事中介入的方式，參與重大活動檔案管理，從根本上確保重大活動檔案的齊全與完整。同時，高校檔案行政管理部門要全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，定期進(jìn)行有針對性的檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時督促整改，以加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。

(三)強(qiáng)化檔案管理措施，制定更具體和可操作的技術(shù)指標(biāo)

高校檔案管理部門要出臺和不斷完善本校的《重大活動檔案管理辦法》，進(jìn)一步規(guī)定檔案管理部門提前或直接參與重大活動檔案收集與管理工作的具體職責(zé)范圍，進(jìn)一步明確檔案管理部門給予指導(dǎo)的具體方式和工作程序，進(jìn)一步細(xì)化有關(guān)管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，進(jìn)一步落實(shí)檢查指導(dǎo)、督促檢查、考核制度和管理措施。通過不斷完善管理體制和工作機(jī)制，真正做到從根本上解決具體操作的體制機(jī)制問題。

(四)創(chuàng)新工作，科學(xué)管理以推進(jìn)檔案資源建設(shè)

在信息化的今天，作為檔案管理工作者要站在檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展、檔案資源建設(shè)的角度，正確認(rèn)識高校重大活動檔案管理的重要性和必要性，正確理解檔案資源建設(shè)與館藏檔案質(zhì)量和數(shù)量的關(guān)系，創(chuàng)新檔案管理工作。要采取科學(xué)的管理方法，以確保高校重大活動收集與整理的檔案實(shí)體的安全，維護(hù)高校重大活動檔案的完整性與準(zhǔn)確性，最大限度地延長高校重大活動檔案的保存年限，尤其對電子檔案的安全性和保密性要慎重對待，采用專項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行加密，防止黑客破壞攻擊和信息外泄，并且對移動硬盤、U盤、光盤等移動存儲為載體的重大活動檔案要及時進(jìn)行信息備份和整理，重新歸檔保存。同時，各部門要加強(qiáng)協(xié)作，加大在管理、技術(shù)和資金等方面的投入，不斷適應(yīng)檔案信息化快速發(fā)展的需要，推進(jìn)高校重大活動檔案資源建設(shè)。

(五)科學(xué)整合，開發(fā)利用檔案資源

高校檔案管理部門要根據(jù)《高校重大活動檔案管理辦法》，結(jié)合各校重大活動檔案資源的分布及收集管理狀況，以構(gòu)建科學(xué)的檔案資源體系為目標(biāo)，認(rèn)真規(guī)劃出近期、中期和長期包括重大活動檔案在內(nèi)的檔案資源建設(shè)管理方案，創(chuàng)造檔案資源管理、開發(fā)、利用效率的最大化，努力實(shí)現(xiàn)檔案資源的“全面發(fā)展、科學(xué)管理、合理利用和共建共享”。比如通過各類檔案的科學(xué)整合與管理、以及館際間檔案資源的交流等多種形式，積極開展檔案資源整合;充分依靠校內(nèi)外部門與部門之間的橫向聯(lián)合實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為高校的教育教學(xué)、科學(xué)研究以及校園文化的傳承、學(xué)習(xí)等提供更便捷、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

本文作者：黃雅君工作單位：河南大學(xué)