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一、事業單位檔案管理的現狀

（一）現代化電子辦公設備配置不到位現階段，大多事業單位的檔案管理電子設備配置不到位，沒有達到電子化檔案管理的基本要求，與科學化和規范化的管理的要求存在差距，有一些辦公環境較艱苦的事業單位檔案室內的物品存放雜亂，必要的防腐、防盜措施沒有相應建立，影響了信息的安全性與完整性，也影響了相關信息需求者查詢檔案的速度與取得信息的可靠性[2]。（二）檔案管理體制不夠完善網絡化、信息化的發展是促使檔案管理工作順利進行的有力保障，現階段各事業單位在這方面缺少相應的規章制度，科學的管理程序沒有完全建立，制約了事業單位檔案管理的網絡化、信息化的發展步伐。無法充分調動檔案室管理工作人員工作的熱情，從而影響了工作人員的工作質量。（三）檔案查詢效率相對較低在現代信息數字化時代，計算機搜索正逐步替代傳統的手工搜索方式，但事業單位手工形式檔案查閱管理仍然占有較大的比重，這在一定程度上影響了檔案查閱的準確度和速度。由于手工查閱檔案有一定的局限性，所以在一定程度上也降低了工作人員的工作效率。

二、檔案管理網絡化、信息化建設路徑

在制定事業單位檔案管理總體設計規劃時，應該結合事業單位整體發展戰略規劃，制定科學有效的檔案管理網絡化程序和相應的規章制度，確保工作的順利開展。重慶生產力促進中心是以促進企業生產力和向社會提供信息化服務為發展目標的事業單位，該中心面向社會提供以下服務：科技交流與培訓、為科學技術開發提供投融資服務、為高新電子技術提供公共支持平臺、受理與復審各類科技計劃項目、為各企業提供信息咨詢服務等。該中心在進行檔案管理網絡化、信息化建設時，首先，應該結合工作職能和規劃要求，在應用設備的選型上，購買與之相匹配的軟硬件，在專業的管理和維護人員的配備上，注意提高相應的工作技能；其次，在相關檔案信息的整理與錄入時，要按標準程序的要求，準確和完整錄入相關數據，做好相應的數據安全管理工作。

（一）檔案管理信息網絡化設備選型要與網絡化要求相匹配首先，事業單位所選用的設備系統應該具有良好的存儲功能和升級能力，使用者可以通過增加擴展模塊來提高系統的存儲量。這樣的存儲系統也應該具有較高的擴展性，使用者可以通過網絡在線，擴大存儲量，同時這樣的存儲系統也要有很好的自我保護能力。其次，事業單位所選用的系統應該具有較高的可靠性。所采用的陳列產品的磁盤在硬件組成上應該是完全的冗余設計，使系統不存在有單點故障，確保系統的安全運行。最后，事業單位所選用的系統應該具有很好的性能。事業單位所選用的系統應該采用光纖磁盤儲存資料，在系統進行升級時不必停機，可進行在線升級。同時，該系統也應該具有良好的開放性，廠家之間能夠通過互聯了解彼此的產品。（二）提高檔案信息的管理人員技能隨著時代的發展，網絡技術的應用十分廣泛，勢必要求檔案管理人員除了熟練的掌握人工收集紙質文件技能以外，還需要工作人員具備在網絡上進行收集各類信息，利用計算機將收集來的信息進行電子化的整理、編目，供需求者查閱等能力。從重慶生產力促進中心人員現狀看，工作人員素質普遍較高，具有較好的計算機應用基礎，只要中心定期采取多種形式，對工作人員進行相應的培訓，不斷的更新工作人員的知識結構，就能夠使工作人員較快的掌握新的計算機網絡應用技術，適應檔案室工作數字化管理的要求。（三）重視檔案資料整理工作重慶生產力促進中心作為多元化高科技服務單位，應當及時全面的收集各種政治、經濟、科技、金融等方面的資料，將收集回來的各種形式的檔案按文件的性質和類別進行分類，將相關系的文件整理到一起，以備后期電子化處理。（四）利用高科技術將檔案文件及時轉換成數字信息檔案是記錄人類原始實踐活動的，它有著豐富的信息資源。事業單位應該利用高科技術和網絡系統將收發文件及檔案管理融為一體，將各類形式的檔案存儲為各種形式的電子文檔，通過局域網或廣域網將計算機內的信息共享，使需求者可以通過文件的名頭或相關信息查詢到所需資料，并能夠下載、打印所需求信息文件，以達到檔案信息共享的目的，提高檔案使用者查詢信息的工作效率，更好的服務于社會。（五）確保事業單位電子檔案信息安全重慶生產力促進中心是為社會提供信息服務的機構，同時，也為一些企業解決生產經營過程中發生的問題，這就關系到一些檔案資源是不可被共享的，是需要中心為其保密的。為了保證信息共享的同時又能為一些特殊的信息資源保密，就要將檔案管理系統里的檔案數據與綜合檔案網絡服務器進行分開設置和操作，對于數據庫的使用和查詢操作應該設置相應的操作權限和口令，防止數據信息被修改和刪除，還要建立使用者識別程序，限制無權使用人員查詢數據信息，這樣不但能夠保證保密信息不被泄漏，也能夠防止非法破壞者對檔案數據施行破壞行動。現代社會是網絡化、信息化的社會，人們坐在家里就能夠輕松的解決許多問題。大多數電子信息都建設都是在網絡化、信息化的平臺上展開的。事業單位檔案的建設與發展也正向網絡化、信息化這樣的道路上前行。但是，要實現這樣的目標，事業單位的檔案服務還要做大量的工作，循序漸進的開展工作，使檔案管理向信息管理和服務職能轉變，不斷滿足社會各類主體的需要。

作者：袁亦方單位：重慶市科學技術信息中心