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一、高校檔案管理“倒金字塔”現象成因分析

對于高校檔案管理而言，主要有檔案信息需求者和檔案信息管理者兩個主體，其中檔案信息管理者擁有充足的檔案信息資源，檔案信息需求者主要是校內師生和校外用人單位等，兩者之間存在著相互博弈過程，形成我國高校當前檔案管理中的“倒金字塔”現象。

1.國家對于檔案信息開放和利用缺少相關規定

對于檔案信息需求者和檔案信息管理者而言，如果檔案信息管理者能夠在最短的時間里，為檔案信息需求者提供所需的檔案信息，檔案信息需求者對于檔案信息管理者給予正向評價，則兩者就處于一種雙贏狀態。可是在這個過程中，檔案信息管理者和檔案信息需求者之間的雙贏受到多種因素制約，從結果來看，高校檔案館可能都不是“零和博弈”的最終贏家。當前，學術界對于高校檔案信息的公開和保密之間的認識和觀點不完全統一，即使是在檔案管理較為先進的美國和西歐發達國家，出于對個人隱私的保護，也十分注重對個人檔案信息的保護，一旦泄露秘密信息將要承擔相應法律責任，最高法院也對于行政機關賦予其文件機密保護的權利。我國檔案法律法規規定，如果泄露檔案信息，將會受到法律嚴厲懲罰。所以，對于我國高校檔案館而言，在對檔案信息開放過程中，很難把握開放的界限，權衡利弊后，選擇檔案信息不開放政策，因為檔案信息的不開放不會造成不可預期的后果，就不會受到法律的懲罰。而且，雖然不開放檔案信息可能會在輿論上引起學校師生和部分用人單位的不滿，但是至少不會引起任何法律和制度上的后果。這就可以解釋為什么大部分高校檔案館選擇對學生不開放。因此，造成這種結果的主要原因是我國當前相關檔案和保密法律法規，對于學生檔案信息開放沒有明確規定，也缺少對檔案館信息開放的實質性約束和要求。

2.高校檔案利用范圍不明確

從檔案館角度來看，提供檔案利用服務經常使檔案需求者產生不滿情緒，檔案信息資料查找工作量較大、查找效率不高、滿意度較低等，使檔案館認識到提供檔案信息服務是一件吃力不討好的事情，而且高校檔案信息資料開放和利用受到各種關系的約束和學校各種規定的限制。因為檔案館只是高校系統的一個部分，還有教務部門、學工部門和教學院系，不僅要受到檔案保密相關法律約束，而且還要受到學校規定的限制。為了確保檔案館提供檔案信息服務不會產生不滿意結果，各個檔案館基本上都采取制度性措施來限制檔案信息的利用，無形中增加了檔案信息利用的煩瑣程度和難度。例如，以提供畢業生成績單為例，為了檔案信息資料的安全，學校一般都將檔案館放在較為隱蔽的地方，在校師生和社會檔案需求者都要花費大量時間和精力來尋找檔案館。而且，出于對個人隱私的保護，要求檔案信息需求者必須要攜帶個人有效證件到館辦理查詢手續，不支持電子郵件查詢和電話查詢服務，這對于檔案資料利用者而言，手續十分復雜，這個過程就是一個效率十分低下的過程，本身呈現出“倒金字塔”特征。檔案信息需求者和檔案信息管理者都要花費大量時間和精力，而且結果也不一定十分理想。但是，從經濟角度來看，檔案館提供檔案服務，經濟效益較低，甚至完全為零。從性質來看，檔案信息服務是一個純公益性過程，將檔案信息服務社會化，收取相應費用也不符合我國當前高校檔案管理的目標和相關法律法規要求。

二、高校檔案管理中的“倒金字塔”解決措施

要有效減少高校檔案管理中的“倒金字塔”現象的發生，不斷降低不良后果，就要從檔案館自身角度，進一步明確檔案信息開放界限，減少檔案利用程序，減少檔案資料利用的制度性障礙。

1.明確高校檔案館檔案信息服務職能

我國2008年頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》中明確規定，高校中個人或有關單位，如果不按照規定及時歸檔，將檔案據為己有，或者拒絕規定的，都屬于違法行為，而且校方要及時對直接負責人員和主管人員依法給予處分，已經構成犯罪行為的，由司法機關依法給予追究刑事責任。但是，我國高校檔案相關法律法規對于檔案利用方面沒有給予明確要求，從而降低了高校檔案管理部門的“風險責任預期”，形成高校檔案管理“倒金字塔”現象的制度性原因。因此，要進一步制定和完善高校檔案信息開放范圍，明確高校檔案信息服務職能，在確保檔案信息在法律規定的保密范圍內，也要向在校師生和社會加大檔案信息開放范圍。

2.明確高校檔案信息服務范圍

如前文所述，出于保密需要，一些高校將檔案館設在學校較為偏僻的地方，而且不公開其電話和不建立網站，這些都無形之中擴大了檔案信息的保密范圍。為進一步減少“倒金字塔”現象，提高檔案館信息服務效率，高校檔案館不僅要為在校師生提供詳細的檔案館地理位置信息，而且還要在網站上公布其檔案信息咨詢服務電話，建立檔案館網站，并依托網站，主動公開在法律法規允許范圍內的一些檔案信息。

3.提高高校檔案信息服務方式信息化

為提高高校檔案信息服務效率，要不斷建立完善服務方式信息化。第一，要按照檔案管理法律法規要求，主動對照案卷目錄，對其內容數字化，公開信息開放內容，減少檔案信息需求者的盲目性需求，為其減少檔案查詢等待時間，減輕高校檔案館信息服務工作量。第二，對高校檔案信息內容數字化以后，要建立檢索內容關鍵詞，實現檔案信息搜索功能的便捷化，可以有效減少檔案館無意義的重復勞動，減輕高校檔案館在檔案信息服務方面重復的人力勞動。

4.提高高校檔案管理人員素質能力

高校檔案信息利用存在一定的模糊性，也就是說檔案信息需求者往往對于高校檔案管理相關規定、檔案信息查詢范圍、自身享有的權限等都比較模糊。因此，高校檔案館要對自身的職能范圍、工作權限有清晰認識，這些都需要高校檔案管理人員加強自身職業培訓。同時，要在高校檔案館實施信息化以后，進一步加強職業技能培訓，熟練使用各種檢索工具進行檔案信息內容檢索，縮減無意義內容檢索耗費時間，不斷減少檔案信息管理“倒金字塔”現象消極影響。

5.延長高校檔案信息服務辦公時間

不僅要加強檔案管理職能，更要強化檔案信息服務意識。第一，要在不增加現有人員數量和工作量前提下，實施彈性工作制，靈活調整工作人員工作時間，避免高度密集的檔案工作時段，也有效降低檔案信息需求者對于工作日的排隊等候時間。第二，要充分利用高校檔案信息需求密集情況的產生，導致高校檔案管理“倒金字塔”現象，從而將檔案信息需求者大量信息需求分散開來，形成一種重要解決途徑。

作者：關永娟閆巖單位：燕京理工學院北方工業大學