導語：高校基建檔案管理問題及對策一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：高校基建檔案是高校在基建工程建設過程中形成的重要檔案資源，做好高校基建檔案管理工作具有十分重要的意義。本文結合高校基建檔案的特點，指出了當前高校基建檔案管理工作中存在的問題，并提出了加強高校基建檔案管理工作的對策。

關鍵詞：高校基建檔案；檔案管理；問題；對策

隨著我國社會經濟的快速發展，我國的高等教育事業也取得了長足的發展，高等學校基建工程項目的建設也越來越多。在高校基建工程施工中，基建檔案是對基建項目進行核查、審計、管理以及后期擴建、維修的重要依據，做好高校基建檔案管理工作具有十分重要的作用。但是，當前高校基建檔案管理工作中存在著許多問題，對其展開探討十分必要。

一、高校基建檔案管理工作的特點

在高校基建檔案中因為具有多重化管理和多元化投資主體的特點，致使高校檔案的管理工作具有社會性和復雜性的特點[1]。隨著社會的不斷發展，高校管理工作的不斷進步，使其對高校基建檔案的質量、檔案信息的完整性和準確性有了更高的要求。基建檔案管理工作只有不斷地適應時展的需求，才能充分發揮高校基建檔案管理工作的作用。基建檔案主要包含影像資料、聲像資料、紙質檔案等形式，在基建過程中會連續不斷地產生各種資料。因此，如何有效、準確、完整地采集、整理和移交基建資料是目前基建檔案管理工作中面臨的重要問題[2]。

二、高校基建檔案管理工作中存在的問題

（一）單一的基建檔案使用方式。目前，在大多數高校中，使用者都是通過上門借閱的方式使用基建檔案，上門借閱的方式使基建檔案得到了利用，但是因為長期、單一的使用原件，會使檔案原件發生字跡不清、頁面污漬等現象，嚴重的則導致檔案破損，甚至會發生檔案遺漏或丟失等問題，從而不能完好地保護基建檔案。（二）整理檔案不規范。基建檔案管理工作的專業性很強，它要求基建檔案管理人員具備專業的檔案管理知識和相關的基建工作專業知識。而在實際的高校基建檔案管理工作中，很多高校基建檔案管理人員并非專業出身，大多只具備一種專業技能，并不能完全符合基建檔案管理工作的要求，由此也影響了其管理工作，從而在管理過程中面臨各種困難[3]。在整理基建檔案資料時，因為施工方和監理方等單位會源源不斷地連續提交各種資料，而管理人員由于專業管理知識的缺乏，嚴重影響了基建檔案的質量。特別是在分類復雜的圖紙時，經常會發生各種失誤，使檔案整理工作雜亂無章[4]。（三）書寫檔案不規范。在整個檔案管理工作中，當然也包括在編制過程中的設計院、項目施工方、監理方，他們在檔案編制過程中，因為不規范地書寫檔案資料，比如書寫用筆的不規范，有需要手工書寫的資料卻打印，需要打印的資料卻書寫。因為筆墨不耐久，時間長了會發生字跡擴散或脫落等現象，而需要特殊強調的字體顏色卻沒有正確使用，以致影響了資料的準確性。不規范地書寫檔案不利于檔案的保存。（四）記錄檔案信息不規范。基建檔案包括很多的基本信息和資料，比如編制檔案的日期、簽字日期、印章、簽名、設計方、施工方等，在記錄檔案的基本信息時，檔案管理人員不仔細、疏忽大意地對待工作，會使得檔案資料缺乏完整性。（五）檔案資料收集難度大。因為基建檔案具有完整性、專業性和成套性的特點，而且它形成的周期長、涉及的單位部門多，使得檔案管理人員在收集檔案資料時的難度增大。基建檔案包括很多資料，既有基本的檔案資料也有隱蔽的內部工程和地下管網資料等。很多基建工程大都隱藏在地下或墻體內，而隱蔽在地下、墻體內的資料，其收集的難度更大，也容易使管理人員在收集過程中出現遺漏或缺失。（六）單位部門間缺乏合作和溝通。因為高校檔案管理工作人員缺乏專業的基建知識，使其不能主動地協助、指導和督導基建部門對于檔案資料的收集和整理工作。而基建單位和部門因為自己的便利，不會主動提交基建檔案資料，而是將其放置在自己的單位部門留己私用。各單位部門缺乏合作和溝通，使基建檔案資料不能及時的收集、整理、移交。

三、提高高校基建檔案管理工作的策略

（一）建立具體的基建檔案系統。目前，大多數高校的基建檔案管理系統都存在局限性，沒有整體性和針對性的基建管理系統。筆者根據基建檔案的管理特點，提出建立具體的基建檔案管理系統，以方便管理人員的基建檔案管理工作。因為基建檔案資料非常多，而且涉及的范圍很大，而管理人員又必須手工記錄，增加了工作量和工作難度，降低了基建檔案管理工作的效率。為了保證基建檔案收集的完整性和齊全性、整理的便捷性和條理性，建立具體的基建檔案管理系統，可以及時地記錄檔案資料、清晰地分類檔案資料，實行分區管理檔案，避免管理人員的重復性工作。具體的基建檔案管理系統如圖1所示。（二）建立相應的基建檔案管理制度。基建檔案資料數量繁多、收集時間長、涉及單位廣，而很多檔案資料需要重復使用和審批，致使在基建檔案的收集過程中經常發生文件移交和文件借閱的問題。因此，需要建立相應的基建檔案管理制度，規范文件移交和文件借閱等手續，實時掌控檔案資料的完整性，防止發生檔案遺漏、缺失等損失[5]。（三）設立專門的管理部門。基建檔案管理工作涉及的單位部門廣泛，必須得到校領導和基建處領導的支持，由具備專業檔案管理知識和專業基建知識的工作人員進行基建檔案管理工作，并設立專門的基建檔案管理部門，嚴格操作檔案的收集、整理、移交、保存等各環節。在基建檔案管理部門必須配備專業的基建檔案管理軟件和硬件，對檔案的收集、整理、移交、保存等各環節提供便利。（四）對檔案實施分類模式。基建檔案資料數量繁多、收集時間長、涉及單位廣泛，容易導致在管理工作中發生失誤。因此，要對基建檔案實施分類模式，保證檔案資料可以及時地收集和分類整理，以此提高基建檔案管理工作的效率和質量。具體的檔案分類模式如圖2所示。基建檔案的資料包括名稱、編號、日期、批準部門、發文部門，對基建檔案必須依照時間進行順序排列，在編制基建檔案時實施分冊立卷、歸類排序。由于在高校基建檔案的移交環節，管理人員必須按照校檔案館和當地城建檔案館的移交要求進行不同的分類編制。因為必須將基建檔案中的工程竣工檔案移交給城建檔案館，而城建檔案館更注重的是基建工程項目竣工的資料；工程建設全套檔案移交給校檔案館，而校檔案館更注重整個基建工程項目的全部資料。因此，在編制基建檔案時，可以分為大型工程的分期分項模式和單體工程模式[6]。1.大型工程的分期分項模式圖1基建檔案管理系統大型的工程檔案編制由設計院、施工方、監理方等單位進行，在編制過程中，以工程的總體規劃為主線，以分期工程為索引、以分項工程為基點，對整個工程資料進行編制。以整個工程主體進行統籌規劃，對每期每項工程進行檔案編制，化繁為簡。而具體的檔案名稱則根據每期、每項的名稱進行編制。2.單體工程模式因為單體工程比較獨立，資料比較清晰明確，只需要根據常規的流程收集和整理檔案，在完成檔案后移交相應的單位部門即可。而校檔案館常規的編制要求是使用學校規定的文件盒對檔案進行分類分冊按項目名稱編號并保存。城建檔案館常規的編制要求是工程竣工結束四方驗收后，由設計院、施工方、監理方等單位共同完成編制工作，按照圖紙和文檔進行分類分冊保存。（五）對基建檔案實施移交歸檔模式。在高校基建檔案的移交過程中，檔案必須移交到校檔案館和當地城建檔案館。高校基建檔案包含工程竣工檔案和工程建設全套檔案，其中工程竣工檔案移交當地城建檔案館，工程建設全套檔案移交校檔案館。通常情況下，基建工程都會存在項目資金問題、項目難易問題、項目工程大小問題等，從項目立項審批到項目竣工使用的時間并不固定。因此，基建檔案管理人員必須及時完整地收集、整理檔案資料，最后將檔案移交給相應的單位部門。而檔案移交包括分期移交歸檔和集中移交歸檔兩組模式[7]。1.分期移交歸檔模式因為大型的基建工程建設的時間長，需要分時間段進行建設，導致資料的收集和整理也需要分時間段進行。在工程建設過程中，檔案管理人員必須實時地收集和整理資料，當完成與工程對應時間段的檔案后，需將此檔案進行及時的移交歸檔。對每個時間的檔案進行統一的編號，分期分項排序，有條理的歸檔，可以減少基建檔案管理工作量，為后期檔案的存放提供足夠的空間。2.集中移交歸檔模式集中移交歸檔模式的前提是基建檔案管理室必須具有足夠的存儲空間，可以有效地保存所有的基建檔案。在基建工程竣工后，基建檔案管理人員檢查核對所有資料是否準確完整，確認無誤后，將全部檔案資料進行集中移交歸檔。將所有檔案進行統一編號，使檔案規則系統。

綜上，目前高校基建檔案管理工作主要存在單一的基建檔案使用方式、整理檔案不規范、書寫檔案不規范、檔案資料收集難度大、單位部門間缺乏合作和溝通等問題，針對這些問題，筆者提出要建立具體的基建檔案系統、建立相應的基建檔案管理制度、設立專門的管理部門、對檔案實施分類模式、對基建檔案實施移交歸檔模式等策略，以期提高高校基建檔案管理工作的質量和效率。

作者:黃海鏗  單位:潮州廣播電視大學

參考文獻：

[1]李靜霞.高校基建檔案管理存在的問題及對策[J].科技風，2016（2）.

[2]王翀.我國高校基建檔案管理存在的問題及改進措施研究[J].科教導刊(中旬刊)，2015（10）.

[3]肖永菊.談高校基建檔案管理工作存在的問題及對策[J].科技信息，2011（11）：569-560.

[4]程靖.高校基建檔案管理的問題與對策[J].廣西經濟管理干部學院學報，2013（8）：94-97.

[5]贠衛祺.高校基建檔案管理工作的問題及對策研究[J].江西建材，2015（5）：253.

[6]魏紅.高校基建檔案管理存在的問題及對策[J].檔案管理，2015（4）：96.

[7]蔡鈺.高校基建檔案管理存在問題及對策[J].新校園(上旬)，2015（5）：130.