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摘要：通過對項目生命周期理論的分析，結合近年來規劃院檔案管理工作的實踐情況，指出城市規劃檔案管理工作的發展階段特征。以規劃院城市規劃檔案業務管理流程為例，以協同辦公系統主線，探討了基于流程化檔案管理信息系統集成的特征與方法。

關鍵詞：檔案服務；城市規劃；項目生命周期理論

一個城市規劃項目從立項到完成所經過的各個階段，由于項目的側重點發生改變，對應的檔案管理工作也會發生變化?；陧椖可芷诶碚摚鞘幸巹濏椖靠梢苑譃樗膫€階段，分別是立項期、啟動期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準確、高效地做好檔案管理工作，客觀地記錄項目編制過程的真實情況，更好地服務后續其他規劃項目，具有重要的意義。基于項目生命周期理論的城市規劃檔案的信息化管理是未來主流的管理模式。本文以增城市城市規劃設計室（以下簡稱設計院）的協同辦公系統為例，開展協同辦公系統的項目管理模塊在實際工作中運行情況進行分析。

一、城市規劃檔案管理工作的三個發展階段特征

隨著城市規劃檔案管理工作制度的日趨完善，對檔案的準確化、規范化、信息化、精細化、安全化的要求更加明晰，城市規劃管理工作大致可以分為三個發展階段。第一階段，以項目結題、歸檔為導向。檔案管理主要工作是收集規劃最終成果，包括紙質成果和最終電子文檔。管理流程簡單，只需按年份、按類型歸檔即可，多數設計院在初期發展時期都采用這一模式。設計師根據新的項目需求，自行搜索設計院的檔案庫，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學習設計院已經完成的規劃成果。第二階段，以項目回溯為導向。在第一階段收集最終成果的基礎上，加強項目立項和項目編制中間成果的收集歸檔。項目立項包括項目建議書、項目招標文件、項目投標文件、項目開題報告等等項目在立項期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見等項目在啟動期、成熟期的主要資料。隨著設計院規模變大，業務量上升，對檔案管理的要求更加規范化，檔案管理工作在項目立項期就已經開始介入，跟蹤管理項目編制全過程。第三階段，以項目流程、品牌延伸為導向。隨著信息化技術手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細化，由最初的成果管理轉變為全流程的管理，最終成果也不再是檔案管理的最后一個步驟，評獎材料、成果的可視化宣傳展示等后續品牌管理成為新的任務。這一階段，檔案管理的內容包括項目立項、基礎資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評獎材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項目生命周期所涉及的四個時期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過時間流的方式，利用移動平臺的新一代互聯網信息技術，詳細記錄項目編制過程與甲方的交流過程，記錄每一個重要節點對方案提出的修改意見，輸出方案的時間節點，甚至是項目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問題，也為工程師的工作交接產圖1城市規劃檔案管理工作的三個發展階段生積極作用，讓工程師快速了解項目的全過程。評獎材料、科研論文、成果展示三個模塊主要針對項目的品牌管理，打破以往項目管理的最終目標是一份份厚厚的紙質文檔，而是將報獎材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規劃方案檔案管理的范疇。

二、協同辦公系統的項目管理模塊設計

設計院的協同辦公系統中集成了項目管理模塊。項目管理模塊是基于項目生命周期四個時期來進行設計的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項目的全過程。項目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項目完成、退件、一覽、統計六個子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設計人員協同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項目信息、項目參與人、項目工作日志、項目文檔、付款方式等五個功能。以《新塘鎮瑤田村“三舊”改造規劃研究》項目檔案管理為例，項目信息的字段包括了：項目編號、項目年份、歷史編號、項目名稱、保密日期、項目來源、項目類型、合作項目、委托單位、承接單位、地址、項目合同、項目規模、項目負責人等信息。項目信息的每一個字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項目啟動期主要完成該子模塊的信息內容。《新塘鎮瑤田村“三舊”改造規劃研究》項目工作日志，詳細記錄了該項目工作每個節點所面臨的問題和完成工作，項目工作日志的文字內容可以實現超鏈接，直接鏈接到文字內容所提及相關規范文件、基礎資料、階段成果等，從根本上實現了檔案管理工作由結果管理轉變為流程管理。

三、目前協同辦公系統存在的主要問題

（一）項目后期延續、品牌管理等環節缺失。設計院的城市規劃檔案管理在協同辦公系統的支持下，基本實現信息化管理，也較好地實現了從項目立項到最終成果的流程管理。但是，對于品牌延伸等方面的系統集成還處于空白，需要單獨的模塊或者其他媒介來支撐。（二）項目文檔儲存方式單一。項目文檔資料的上傳格式是以單一文件為主，不能直接用設計院服務器的項目文件夾。常規性的城市規劃成果由多個文件組成，如果不采取壓縮包的形式無法完成上傳。但是，采取了壓縮包的形式，又不便于快速瀏覽。（三）資料收集不全。協同辦公系統的項目管理模塊需要工程師和檔案管理的密切配合才能達到較好的效果。但是，常規的設計院工程師的數量遠遠超過檔案管理人員，一對多的形式，往往產生資料的缺失，加大了檔案管理人員的工作強度。未來項目檔案智能化管理將成為主要趨勢，根據設計院的實際模式建立企業級信息檔案庫，可以對電子檔案（各類格式）、紙介質檔案或其他形式（音像、多媒體等）檔案資料進行收集、管理、存儲、借閱、檢索與管理。系統中內嵌功能強大的文件瀏覽器，對大多數格式文件可以瀏覽及下載，并可與其他子系統（綜合辦公、市場經營管理系統、項目管理系統、協同設計平臺等）進行無縫集成。檔案管理系統嚴格遵循國家制定的檔案標準和有關檔案工作的行業標準、規章制度以及傳統的檔案管理模式；實現項目自動歸檔，將項目管理、協同設計、圖紙收集等系統中的數據與圖文檔系統自動對應、關聯，達到文檔自動收集功能；系統提供分類模版、可根據案卷和檔案信息自動創建分類目錄；系統提供按照編目結構或者標準規范文件兩種方式進行查詢；所有查詢支持多條件組合模糊查詢。工程師可按照標準類別、專業或標準規范名稱查詢，點擊后將會出現全文或目錄。打開的標準規范只是可讀文件，須經審批后方可打印或下載；與設計院的項目地圖集成，項目查詢結果在地圖內顯示，同時可以顯示同一地域的其他項目。點擊項目可查看項目相關的經濟指標、圖紙、效果圖等。綜上所述，實現檔案管理的智能化、信息化、精細化、安全化，才能真正實現跨越式發展。

作者:黃美琪 鐘曄 單位:增城市城市規劃設計室