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所謂檔案數字化管理，是指利用掃描、數字化錄音錄像、云存儲和大數據技術，將不同載體檔案資源向數字化信息轉變，實現大數據存儲、互聯網連接、計算機統一管理的新模式。隨著計算機、信息網絡技術的發展及其與檔案管理的深度融合，檔案管理開啟了數字化管理時代，提升了效率和質量。

1檔案數字化意義

1.1實現信息資源共享。檔案數字化管理使檔案管理從傳統的重實體向重內容轉變，由紙質型向電子型資料管理轉變，從到檔案室查詢利用向借助互聯網平臺檢索轉變。在此大背景或模式下，檔案數字化管理成為實現信息資源共享的必然舉措和現實要求。1.2提升檔案利用效率。據國家檔案局1994—2003年的統計數據顯示，我國僅有不足10%的館藏檔案得到了利用。檔案數字化管理，深刻地改變了檔案信息的載體及形態；互聯網技術的應用，突破了檔案利用的時空限制，極大地提升了檔案利用效率。1.3利于檔案自身保護。實體檔案的保護對外在環境有著嚴格要求，每一次的查詢、復印都會對檔案原件產生不可逆的影響。檔案數字化管理后，利用查詢的檔案不受查閱次數影響，有利于檔案自身的安全。此外，檔案數字化管理也是適應辦公自動化和電子政務建設的需要，能夠滿足用戶的個性化需求。

2檔案數字化步驟

2.1數字化輸入。利用計算機、掃描儀、數碼相機等先進設備儀器將紙質或實物檔案輸入計算機管理系統中，建立專門的檔案數據庫。2.2數字化壓縮。檔案信息數字化輸入后，需要對靜態圖像、動態圖像、視音頻信息以及其他類型的數字檔案信息進行數字化壓縮，以便于檔案數字信息的傳輸、管理和利用。2.3檔案信息上網。將檔案信息進行數字化輸入、壓縮后，通過WebServer數據服務器，將各種檔案數字信息傳輸上網。檔案利用者通過瀏覽器實現查詢和瀏覽，通過USBKEY、網絡防火墻、數字證書等確保數字檔案安全。2.4格式標準化。檔案數字化后的格式有圖像文件格式，有文檔格式，還有視音頻格式等，要統一每一類型的標準和格式，實現數字化檔案管理或利用。

3檔案數字化管理對策

3.1思想上，高度重視檔案數字化管理。檔案管理部門的負責人及具體檔案從業者要高度重視檔案數字化管理工作，將檔案數字化建設納入部門業務工作實際中，為檔案數字化管理添置必備的計算機、掃描儀、數碼照相機等先進信息設備，注重檔案數字信息的采集、加工、傳輸等。完善檔案數字化管理規章制度，針對部門檔案數字化管理的現實需要，研究制定檔案數字化管理、查詢、利用等規定。此外，要優化人員配置，根據檔案數字化管理工作的實際需要，配置數字化、信息化和網絡化檔案管理所需的復合型人才隊伍。3.2技術上，積極應用檔案數字化技術。一方面，要結合部門工作職能，加快檔案數字化管理的總體設計、軟件開發、掃描錄入、光盤備份、設備選型和查詢管理等系統工程建設，為檔案數字化提供先進的平臺支持。另一方面，要完善信息技術支撐系統搭建。利用光纖、磁盤陣列等，確保系統具有良好的可擴展性，確保檔案存儲容量需求。此外，要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶需要，從陣列控制、鏈路控制、雙口光纖硬盤等方面，保障系統的可靠性。

總之，要從硬件、軟件和系統等方面為檔案數字化管理提供技術支持和保障。3.3保障上，加強檔案數字化安全保護檔案數字化管理使得檔案管理面臨著許多非傳統的安全因素威脅，如木馬病毒、數字篡改等，因此，做好數字檔案信息安全保障至關重要。一方面，要加強硬件設備的安全管理，根據數字檔案管理的需要，做好周期性維護。另一方面，要加強信息系統安全。通過身份驗證設置、防病毒體系的構建，以及數據雙備份等形式，確保數字檔案信息及系統安全。此外，還要加強制度建設。根據《檔案法》《保密法》等規定，制定檔案數字化安全管理方面的規章制度，明確數字檔案查詢、利用等具體要求，為檔案安全提供可靠的制度性設計，確保檔案信息的安全。

作者:易曉靜 單位:湖南省寧鄉市白蟻防治所