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2011年11月，云南省檔案局根據全省檔案工作實際，相繼出臺了《云南省國家綜合檔案館規范化管理示范檔案館認定辦法》、《云南省黨政機關社會團體檔案工作規范化管理示范單位認定辦法》、《云南省企業事業單位檔案工作規范化管理辦法》在全省全面推開檔案規范化管理工作。全省各級機關事業單位檔案館（室）緊扣這一工作抓手，按照規范化管理要求，圍繞制度建設、資源建設、業務建設、安全管理、信息化建設、保障條件、開發利用等環節積極努力開展規范化認定工作，到2015年末，全省3021個機關企事業單位通過檔案規范化管理示范認定。全省檔案工作體制機制不斷完善，檔案工作人員不斷充實，服務水平與能力不斷提升，檔案基礎設施建設和信息化建設取得大發展，檔案資源體系建設初具規模，檔案行政管理正在向法制化、規范化快速推進。雖然檔案工作在新形勢新常態下取得了極大發展，但仍有少數單位在推進檔案規范化管理工作中，對檔案工作不夠重視，暴露出的一些問題和做法，影響和制約著單位檔案工作的發展，既適應不了當前工作發展需要，也滿足不了為人民群眾服務的需求。

一、檔案規范化管理存在的問題

（一）個別單位領導對檔案規范化管理工作認識不到位，存在敷衍的態度。單位工作中，領導重視程度直接關系到該工作的地位和發展。檔案工作作為一項基礎性的工作，已經有越來越多的單位將檔案工作列入了目標考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數單位為應付考核，完成規范化管理示范認定要求，采取聘用臨時人員和借調下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調人員本來是機關企事業單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎性的特點，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎業務知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯系，加之不同的工作態度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實現部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機關檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產生的各門類載體檔案，并按時向機關綜合檔案室移交的制度。《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案工作條例》中都明確規定應當歸檔的材料必須由業務部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統一保管。機關企事業單位在履行職能工作活動中形成的大量具有保存價值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等不同載體形式的檔案，以及會計、人事、基建、紀檢等專業檔案，都要要求由單位文書部門或業務部門兼職檔案員進行整理和立卷，再移交檔案室。而實際工作中，我們發現，相當一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進行今年的檔案收集、整理工作，突然某個部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環工作中。而省級單位的檔案部門還負有對市（縣）同系統機構檔案業務工作的監督和指導職責，省直機關專職檔案員對自身單位的檔案工作都疲于應付，自然沒有時間和精力對下級單位進行指導和監督，對本機關檔案進行宏觀管理，易造成系統整體工作水平的下降。（三）多數單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發展需要。機關事業單位處科室數量多，但專職檔案員人數少，兼職檔案員具有人數多、流動快的特點。僅靠業務主管部門日常的幾次培訓很難提高其業務水平，依靠專職檔案員進行手把手的一個個教也不現實。因此，將檔案業務技能編制成業務文件進行指導能有效解決這個問題。在眾多的業務文件中，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎業務工作手冊》等是機關企事業單位檔案工作的基礎，是指導專兼職檔案員在檔案規范化管理中做好檔案工作的必要知識。但在實際工作中，我們發現，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規定執行并制定適合本部門檔案管理工作的相關業務文件，甚至對以上文件的具體內容規定都不掌握，又如何來指導和做好檔案工作。（四）檔案利用手續繁瑣，難以滿足服務社會的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現場查閱、電話查閱、網絡查閱，而機關事業單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業檔案、科技檔案、知識產權檔案等等，涉及的種類和專業涵蓋各個領域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規定及利用權限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實現文檔一體化要求。隨著辦公自動化（OA）系統的推進，電子政務系統形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰。一方面新的電子政務推行，產生的大量電子數據，這些電子數據俗稱電子文件還不是嚴格意義上的電子檔案，他們怎么區分、如何歸檔、標準要求是什么等等都需要在實踐工作中不斷探索研究；再加之實際上，各部門機關電子文件格式與檔案數據格式不統一、辦公自動化（OA）系統與檔案管理系統數據接口不一致，無法實現無縫對接，文檔一體化要求無法實現，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環節新問題層出不窮，導致檔案信息化建設嚴重滯后于現實社會需要。（六）檔案專兼職人員素質不高，隊伍不穩定，缺乏創新意識。由于受工作本身在單位內部實際地位、作用影響，以及單位領導主觀意識認識等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經費時，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導致檔案專職人員隊伍年齡偏大、知識老化，工作方式理念陳舊，進取心和創新能力不強，缺乏計算機等專業知識，難以適應新形勢下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊伍雖然年紀輕，知識結構層次較高，但不熟悉檔案工作基礎知識，流動性快，思想不穩定，難以靜下心來鉆研業務，造成檔案工作服務水平偏低，檔案工作進一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢階層。

二、解決問題的對策

（一）進一步完善檔案工作機制，加強檔案工作制度建設，用機制和制度來保障和規范檔案工作人員、編制、經費、項目、設施設備和數字化建設等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財物不因領導意識的不重視或是領導的更替而影響，同時創新檔案工作的激勵機制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊伍建設，穩定檔案干部隊伍，加大基礎業務和現代化技術知識技能培訓力度，使培訓制度化、專業化，著力培養和儲備專業人才隊伍。機關事業單位必須采取措施，穩步提高檔案工作人員的待遇，關心他們的成長，統籌解決涉及他們切身利益的職務級別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質和業務素質，充分調動工作的積極性和創造力，以適應檔案工作的新常態新形勢，從而提高工作和服務水平。（三）認真貫徹執行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標責任并簽訂目標責任書以強化責任意識。同時要使檔案人員不但要熟練掌握計算機專業知識，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實現機關檔案文檔一體化要求。（四）要根據國家檔案局出臺的相關檔案工作規定及行業技術標準，制定適合本部門檔案工作發展需要的業務制度。要注重平時歸檔立卷工作，應對檔案收集過程、整理結果提出明確要求，在文件制作的質量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規定、制度和辦法，通過業務文件進行指導，能減少培訓時間，節省人力、物力和財力，即使兼職檔案員流動較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業務技能。（五）在機關檔案信息化進程中實施標準化、規范化、科學化管理，加強軟件和硬件建設力度，建立健全機關檔案信息安全保障體系。必須嚴格執行國家相關技術標準，滿足數字檔案資源數據和格式規范統一，數據共享安全等要求。目前國家檔案局已正式出臺《電子文件元數據方案》、《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業標準，為信息化建設打下初步基礎。辦公自動化（OA）系統以及檔案管理系統應該在前期開發時就應該以這些標準為依據，從數據的最前端規范，讓檔案專業人員參與OA系統開發，按檔案管理要求和特點提出系統需求，真正實現辦公自動化（OA）系統與檔案管理軟件的無縫對接，實現文檔一體化。（六）要加強檔案工作創新服務，強化檔案服務意識，提高檔案工作為機關各項重點工作服務的能力。檔案工作者只有轉變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創新積極服務觀念，充分利用檔案網絡快捷、方便的優勢，積極開發網絡利用、自助査詢等新模式，充分發揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時、有效地為領導及機關各項重要工作服務，才能體現檔案工作的核心價值競爭力。

作者:周知勇 單位:云南省檔案局

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