導語：婚姻登記檔案規范化管理研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著經濟社會的發展，人們對于檔案信息的需求越來越高，同時也認識到公共檔案尤其是婚姻登記檔案管理的重要性。婚姻登記檔案是證明夫妻雙方婚姻關系的重要文件，與婚姻關系中的財產、房產等有著密切的關系，直接關系到婚姻當事人的利益，因此在新形勢下加強婚姻登記檔案的規范化管理工作顯得尤為重要。

【關鍵詞】婚姻登記;檔案管理;規范化

隨著經濟的發展，人們的生活水平越來也高，現在很多人都有購房和出國等需求，尤其是作為婚姻雙方的當事人來說，在辦理很多業務和手續時都需要用到婚姻登記檔案，隨著檔案信息利用率的不斷提高，在部分檔案管理中存在的問題也逐漸顯現出來。因此在新形勢下加強婚姻登記檔案的規范化管理就成為了檔案管理人員必須要重視的問題。

一、目前婚姻登記檔案管理存在的問題

1、婚姻檔案管理人員責任心不高，資料保存不完整。在婚姻登記檔案管理中，由于檔案管理人員的工作能力不強，責任意識不高，很容易出現婚姻登記檔案資料的遺失或者資料保存不完整，比如婚姻當事人的身份證或者戶口簿等復印件不齊全或者婚姻登記檔案一些重要的材料登記用的筆墨紙不規范，或者一些復印件不清楚等，這些都不利于婚姻登記檔案的長期保存。存在這些問題的客觀原因是婚姻登記檔案比較分散，時間跨度較大，很多婚姻登記檔案的保存都經歷了地方行政區域劃分的變更或者鄉鎮的撤銷合并，沒有專門的人員對其進行管理，也沒有固定的檔案存放地點，導致婚姻登記檔案在移交過程中出現遺漏或者丟失、毀損的情況。主觀原因是很多婚姻登記檔案管理人員的責任心不強，很多婚姻登記檔案登記管理人員都沒有經過專業的業務培訓，工作水平和能力較差，不知道如何科學地對婚姻登記檔案進行管理，再加上平時缺少上級部門的監督，工作散漫馬虎，沒有認識到婚姻登記檔案對婚姻雙方當事人的重要性，導致很多檔案資料歸檔不及時、不完整，甚至該歸檔和移交的不歸檔、不移交，造成婚姻登記檔案的損失。2、婚姻登記檔案硬件建設落后。婚姻登記檔案的管理工作不同于其它的工作，不能直接產生經濟效益和社會效益，因此工作人員的業績很難得到肯定，再加上有些領導對于婚姻登記檔案管理的重要性認識不足，沒有把科學嚴謹的婚姻登記檔案規范納入到平時的議事日程當中，而婚姻登記檔案管理也不是由專業的檔案管理人才擔任，這就會導致婚姻登記檔案的硬件建設水平落后，有些婚姻登記檔案管理部門沒有專門的檔案儲藏室，或者儲藏室不符合檔案長期保存的要求，通風不好、潮濕、保存條件差都很容易對檔案造成一定的影響。其次是婚姻登記檔案建設不規范、不科學，缺乏現代化的檔案管理辦公設備和安全設施，信息化條件落后，沒有配備專門的婚姻登記檔案管理軟件，導致檔案的查詢和保存效率低下，由于沒有信息化系統的幫助，在婚姻登記檔案調閱時耗時較長，加大了管理人員的工作負荷，影響工作效率。3、婚姻登記檔案管理制度不健全。目前在婚姻登記檔案管理部門很多檔案管理制度不健全，尤其是在檔案傳遞和利用的過程中沒有明確的責任分工和工作流程安排，沒有嚴格按照程序進行辦理，對于使用者的身份審核不嚴格，婚姻登記檔案保密性差，這樣就會造成婚姻登記檔案在使用過程中造成的檔案資料遺失和泄密無法追責，不但損害了婚姻雙方當事人的利益，而且造成了不良的社會影響。最主要的原因就是管理制度不健全、缺乏必要的約束管理機制，而對于檔案管理工作也缺乏必要的獎懲機制，工作干好干壞一個樣，干與不干一個樣，導致婚姻登記檔案管理人員工作積極性不高。

二、做好婚姻登記檔案規范化管理的幾點建議

1、加強組織領導、重視檔案管理工作。婚姻登記檔案是登記機關在當事人進行結婚登記、離婚登記等過程中形成的具有重要憑證作用的工作記錄，內容繁多，是具有非常重要的現實憑證價值和歷史憑證價值的資料。而婚姻登記檔案管理部門的主要職責之一就是要對涉及到婚姻雙方當事人的各種資料進行收集、整理、保管以及合理的使用。當地民政部門要切實負起責任，與檔案管理部門一起做好對婚姻登記檔案管理工作的溝通和協調工作，要從思想上重視婚姻登記檔案管理工作，將與檔案管理工作相關的各項內容納入到重要的議事日程當中，加強組織領導，對于在婚姻登記檔案管理工作中出現的困難和問題要及時加以解決。要提升婚姻登記檔案室的硬件配備，做好檔案室的防潮、防火以及防盜工作;同時要切實做到主要領導親自抓、分管領導具體管，業務科室和登記管理部門共同負責的工作格局，上下一致做好婚姻登記檔案的規范化工作。2、完善婚姻登記檔案的各項規章制度。婚姻登記檔案管理工作是一項科學化和系統性的工作，必須有相關的管理制度進行完善和規范，這也是促進婚姻登記檔案正規化、科學化管理的必然要求，是婚姻雙方當事人的個人信息能夠得到保護的最大保障。婚姻檔案管理記錄著大量的人員信息，如果沒有科學的制度約束和管理辦法的指引，婚姻登記檔案管理工作人員的日常工作就無章可循，工作也就無從開展。婚姻登記檔案不同于一般的檔案管理，除了具有普通檔案具有的共性特點以外，還有屬于自身的專屬特性。比如婚姻登記涉及到的是雙方的隱私，因此要求的法定性和保密性更強。婚姻登記機關應當根據《婚姻登記法》等一系列法律法規，結合本單位工作實際，建立健全婚姻登記印章、證書、檔案及數據等事項的管理制度，如《婚姻登記檔案管理員職責》、《保密工作制度》、《婚姻登記檔案查閱制度》和《應急預案》等，使各項工作流程都能按照統一的規章制度進行，確保依法行政、程序合法，從而保證檔案信息的保密性，使登記人合法權益得到有效保護。3、利用現代化的信息手段加強婚姻檔案管理。婚姻登記檔案涉及到的信息量非常龐大，如果全靠人工進行管理那將是龐大的工作量，現在檔案管理已經進入了信息化時代，作為婚姻登記檔案管理也必然要步入信息化的軌道。我國的婚姻檔案管理辦法規定婚姻登記檔案的管理期限長達100年，對于一些具有保存價值的資料甚至需要保存更長時間，這些都要求婚姻登記檔案從傳統的書面檔案向信息化檔案轉化，將現代科學信息化技術應用到婚姻登記當中，這樣不但能夠讓婚姻登記機關、司法機關以及公安機關能夠實現信息共享，避免紙質檔案在傳遞過程中出現丟失和毀損現象，而且通過信息化能夠及時掌握公民個人的婚姻信息，提高工作效率，避免在婚姻方面出現違法違規的情況，同時能夠更加準確便捷地獲取婚姻登記信息，大幅度提升婚姻登記檔案管理工作的準確性和便捷性。需要注意的是在信息化的管理過程中必須注意網絡的安全問題，避免公民的個人隱私遭到泄露，保證公民的婚姻自由得到充分的保護。4、提升婚姻登記檔案管理人員素質。婚姻登記檔案主要是依靠管理人員的工作，工作人員的素質和能力高低直接影響到婚姻檔案管理的水平，因此必須提升檔案管理人員的專業素質和水平，加強對婚姻登記檔案管理人員的繼續教育和培訓。對于業務能力的提升可以采用不同的辦法，比如可以采取全員定期集中培訓和工作人員自學相結合，利用案例教學、相互探討、教授講課等方式展開學習，特別是要提升管理人員的計算機操作能力，這樣才能適應信息化條件下的婚姻登記檔案管理工作。婚姻登記管理工作涉及到了公民的個人隱私，因此檔案管理人員也要提升自己的職業道德素養，確保婚姻雙方當事人的各項利益。5、加強對于婚姻登記檔案管理人員的激勵與考核。為了提升檔案管理人員的工作積極性，應該在公平和公正的前提下給與管理人員適當的激勵，讓他們具有更高的工作積極性，要建立婚姻登記檔案管理目標責任制，明確每一位工作人員應該達到的工作目標，考核的重點主要是人員的德能勤政等方面的工作表現，通過適當的獎勵措施，讓檔案管理人員保持工作的熱情，并更加積極主動地完成各項工作任務。

三、結語

婚姻登記檔案管理工作涉及到公民的個人信息以及切身利益，必須引起相關部門的足夠重視，進一步加強婚姻登記檔案管理工作的規范化管理，明確目標責任制和檔案管理工作所要達到的目標與標準，這樣才能促進婚姻登記檔案的規范化管理。

【參考文獻】

［1］姜雪，李昕岑，鞏春蘭．我國檔案管理人員職業現狀與繼續教育［J］．繼續教育，2013(1)

［2］岳梅．新形勢下做好婚姻登記檔案規范化管理的幾點建議［J］．中國管理信息化，2016(18)

［3］范曉麗．加強婚姻登記檔案管理提高服務水平［J］．辦公室業務，2015(4)

［4］李玲．對婚姻登記檔案管理工作的調查與思考———以雙鴨山市部分區縣為例［J］．黑龍江檔案，2012(1)

作者:許曉暉 單位:福建省寧德市古田縣民政局