導語：小議電子文件檔案管理系統一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、電子文件檔案管理系統的設計與實現

電子檔案管理系統的設計包括流程設計和業務流程模塊，工作人員需要對不同板塊進行相應的設計工作，確保管理系統的完善。（一）管理流程設計管理流程設計包括兩個階段內容，即流程規則設計和系統內部結構構造。流程規則的設計需要工作人員結合管理工作的要求來進行，首先，工作人員需要對系統的目標進行確定，根據管理工作要求的不同確定各子系統的功能目標，并且確定使用的優先級別。其次，工作人員需要對該系統的應用環境進行確定，根據應用環境開展相應的工作，積極應用新技術。最后，系統的信息輸入和輸出也是需要工作人員來確定的內容。系統內部結構構建需要工作人員做到以下幾方面。第一，工作人員需要對系統的活動要素進行一定的規定。設定其為包括文件收集、檔案鑒定、檔案整理、案卷編目四方面內容的活動集。該活動集的確定是確保檔案管理工作開展的基礎。第二，工作人員需要對確定的活動集進行流程安排，確定檔案管理工作的先后次序，按照先收集、鑒定，后整理、編目的順序進行檔案文件管理。第三，工作人員需要對管理工作的實現方式要素進行一定的安排。在進行文件收集階段，工作人員需要做好一定的工作方法選擇，如進行收集目的分析、收集要求解讀、收集方法選擇等，判斷電子文件檔案的內容屬性、技術屬性等多方面內容。電子文件檔案的鑒定工作也對工作人員的工作提出了一定的要求。一方面，工作人員需要利用先進的信息技術進行檔案的掃毒檢測和可讀性檢測等，確保文件的效用；另一方面，工作人員需要利用一定的鑒定工具和統計工具來進行檔案檢定。另兩項電子文件檔案的整理與編目工作也是一樣，工作人員需要結合一定的工作目標來開展工作，確保該項工作內容的科學與準確。（二）業務流程設計電子文件檔案在進行收集、整理之后，工作人員需要對其進行利用價值的挖掘，通過建立使用業務來發揮檔案的作用。這項業務流程圖包含三方面內容，其一是對電子文件檔案進行收集。其二是鑒定電子文件檔案，其三是整理電子文件檔案。三項業務需要工作人員充分結合，并且落實相關工作。首先，電子文件檔案的收集階段。管理系統通過利用相應的辦公自動化系統對工作人員的日常工作進行電子文件歸檔，結合電子文件的內容進行屬性的記錄與統計，通過一定的技術鑒別該電子文件檔案的存儲技術屬性，在這一系列工作后，工作人員自行決定是否閱覽該文件檔案，最后進行電子文件和電子檔案的區分、歸檔。其次，在開展電子文件的鑒定活動中，工作人員需要對電子文件檔案進行價值的評判，確定其是否需要進行銷毀或保管。這項工作的開展要求工作人員對電子文件檔案進行整理，羅列出需要處理的電子文件檔案，對這部分文件進行抽樣調查，判斷該電子文件檔案的價值屬性，對于有保管價值的文件檔案，工作人員需要對其進行立案，而沒有價值的電子文件檔案可以適時地進行銷毀，節約存儲空間。最后，在電子文件檔案的整理部分，工作人員需要對具有保管價值的電子文件檔案進行管理，按照文件的屬性、保管時長等進行電子文件檔案分組，方便后期檔案利用工作的開展。

二、結束語

電子文件檔案管理系統的設計流程以及業務流程等都要求工作人員能夠結合一定的專業知識和計算機技術，將管理系統的功能進行完善，確保電子文件檔案能夠得到妥善的管理與安排。推進該管理系統的使用對我國電子檔案管理工作的開展十分有利，工作人員要能夠將先進的管理理念與該管理系統融合，推動檔案工作逐漸走向科學化。

作者：王娜單位：滿洲里市人才交流服務中心