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【摘要】精細化管理是高校二級學院行政秘書工作開展中的重要手段，通過精細化管理能夠有效的提升工作效率，因此在行政秘書辦公室工作中的應用越來越廣泛。該研究對高校二級學院行政秘書工作特點進行了分析，闡述了二級學院行政秘書辦公室工作精細化管理的重要性，重點討論了精細化管理中遇到的阻礙，并提出相應的解決措施，借此提升行政秘書的工作效率，保證工作的順利完成。

【關鍵詞】行政秘書；精細化管理；措施

一、高校二級行政秘書工作特點

1.復雜性。高校二級行政秘書辦公室工作具有復雜性的特點，這是由于行政秘書需要負責管理很多的事情，包括學校領導指示的傳達、資料的整理收集、活動的組織安排，這些工作開展中需要行政秘書接觸不同的人員，這樣就使得行政秘書的工作量比較大，因此行政秘書辦公室工作比較復雜。2.重要性。高校二級學院行政秘書辦公室工作還具有重要性的特點，重要性是由行政秘書的工作決定的，行政秘書主要負責處理高校二級學院的一些辦公室事務，幫助領導更好的完成工作。如果行政秘書的工作無法順利完成，勢必對高校二級學院活動的開展產生一定的影響，因此說行政秘書的工作非常重要。3.綜合性。高校二級學院行政秘書辦公室工作具有綜合性的特點，綜合性體現在兩個方面：首先行政秘書能力需要具有綜合性，行政秘書需要具有豐富的專業知識，行政秘書需要具有豐富的專業知識，能夠準確了解領導的需求。行政秘書同時還需要具有很好的溝通能力，能夠根據不同的接觸群體采用不同的溝通方式，保證工作的順利進行。綜合性還體現在高校二級學院行政秘書需要負責多項內容，包括任務傳達、資料整理收集等。

二、二級學院行政秘書辦公室工作精細化管理的重要性

1.有利于提升工作效率。精細化管理工作的開展可以提升行政秘書的工作效率，高校二級學院行政秘書通過精細化管理合理的安排自身的工作內容，按照事情的輕重緩急開展工作，保證各項工作的順利進行。高校二級學院行政秘書工作中進行精細化管理能夠避免遺漏工作，將工作落實到實處，做好領導與教師之間的對接工作，提升工作效率。2.有利于秘書自身的成長。行政秘書辦公室工作開展中進行精細化管理還有利于秘書自身的成長。隨著社會的進步，競爭日益激烈，這種情況下高校二級學院行政秘書需要不斷提升自身能力。行政秘書在辦公室工作中進行精細化管理能夠養成一個良好的工作習慣，更好的履行自身的職責。精細化管理需要行政官秘書具有較高的素質，因而行政秘書需要進行自我能力提升，從而更好的完成自身的工作。3.有利于提升教職工的滿意度。行政秘書工作的實質是服務，是協調關系更好的開展學校工作，高校二級學院行政秘書精細化管理工作開展有利于提升教職工的滿意度。精細化管理可以將教職工以及學生的意見及時反饋給公司領導，從而使領導更好的了解教職工的需求，結合高校自身情況滿足教職工以及學生的需求，增強滿意度。

三、行政秘書辦公室工作精細化管理中遇到的阻礙

1.行政秘書的素質有待提升。行政秘書是辦公室工作精細化管理工作的實施主體，秘書的素質直接關系到精細化管理的效率。高校二級學院行政秘書素質有待提升，降低了精細化管理的效率。高校二級學院行政秘書素質有待提升表現在以下幾個方面：第一，溝通能力有待提升，很多行政秘書在溝通時方法具有單一性，不能根據溝通對象的不同采用多種不同的溝通方式，這樣就影響到溝通的效果，不利于工作的進行。第二，行政秘書工作開展中工作情緒不高，行政秘書的工作量比較大，并且瑣碎，很多行政秘書工作開展中存在消極怠工的行為。導致行政秘書素質有待提升的原因是多方面的，既有秘書自身原因，也有外部原因。在自身原因方面，行政秘書在業余時間不重視知識的積累。在外部原因方面，高校不重視行政秘書培訓工作，針對行政秘書的培訓工作比較少。2.不重視工作計劃制定。行政秘書辦公室工作精細化管理工作開展中不善于制定相應的工作計劃，容易導致工作遺漏問題的出現。行政秘書需要負責的事務比較多，很多行政秘書并沒有做好事情記錄工作，只是憑借自己的想象力記憶工作內容，這種工作方式具有很多的弊端。不重視工作計劃制定會導致工作方向出現偏差，行政秘書工作開展中需要按照輕重緩急的順序進行，沒有詳細的工作計劃，行政秘書工作開展中只是按照時間順序進行，這樣就導致很多不緊急但是重要的事情放到最后進行處理，影響到學校工作的進行。3.監督工作不到位。高校二級學院行政秘書精細化管理工作中還存在監督工作不到位的問題，不能對行政秘書的工作進行有效的監督，不能約束行政秘書的行為。在進行監督的過程中主要的衡量指標是行政秘書的出勤情況，沒有將工作效率、教職工的滿意度等情況納入到考核工作中，這樣就影響到了考核結果的真實性。監督工作不到位導致行政秘書在工作中存在投機取巧的行為，對于一些簡單的事情采用置之不理的處理方式。監督工作開展中缺乏對行政秘書的激勵與處罰，激勵與處罰方式具有單一性，常用的處罰方式批評教育，這種處罰方式具有一定的效果，但是警示作用不明顯。在激勵時也只是進行口頭表揚，這樣就影響行政秘書的工作積極性。

四、提升行政秘書辦公室工作精細化管理效率的策略

1.提升行政秘書素質。在進行辦公室精細化管理時需要提升秘書的素質，提升秘書素質可以從以下幾個方面入手：第一，發揮行政秘書的主觀能動性，對行政秘書進行激勵，促使行政秘書在業余時間積累相關的知識，完善知識結構，更好的進行指示傳達。提升行政秘書素質還可以通過培訓活動的開展，定期對高校二級學院行政秘書進行培訓，在培訓中普及工作技巧以及溝通手段，增強行政秘書的專業能力。提升行政秘書的素質還可以開展進修工作，對行政秘書的能力進行綜合評估，及時對行政秘書能力欠缺進行彌補。進修時行政秘書之家可以進行相互交流，學習其他秘書的工作方法，取長補短。同時也應該做好經驗總結工作，避免自身在工作中出現類似的錯誤。提升行政秘書素質還需要增強其職業認同感，認識到自身肩負的責任，這樣才能在工作中更好的履行自身的職責。2.合理制定工作計劃。高校二級學院行政秘書辦公室精細化管理工作開展中需要制定合理的工作計劃，做到細致認真。行政秘書可以將自己需要完成的工作在電腦上進行記錄備份，對工作的重點以及完成日期進行記錄，對于已經完成的工作進行相應的標記，避免重復工作情況的出現。在制定工作時應先完成緊急重要的工作，其次完成緊急不重要的。按照緊急以及重要情況完成工作，保證工作的順利進行。工作計劃制定時可以利用電子設備，如手機、計算機等，通過這些電子設備的使用更加詳細的了解工作情況。3.加強對工作的監督。最后在行政秘書辦公室工作精細化管理工作開展中需要做好監督工作，通過監督了解精細化管理中存在的不足，并進行針對性的調整。監督工作開展時需要采用多種指標，了解教職工對于行政秘書工作的滿意情況，滿意度越高說明行政秘書精細化管理取得了一定的成績；反之則說明行政秘書精細化管理中存在一些失職，需要進行相應的調整。監督工作結束后需要對工作優異的行政秘書進行獎勵，可以采用獎金發放的形式，也可以進行表彰，從行政秘書的需求出發，保證激勵工作的針對性。對于存在失職行為的行政秘書需要進行相應的處罰，約束行政秘書的行為。

五、總結

高校二級學院行政秘書辦公室工作具有復雜性、重要性以及綜合性的特點，因此需要進行精細化管理。行政秘書辦公室工作精細化管理具有重要的作用，有利于提升工作效率，保證各項工作的順利進行，促進秘書的成長。然而辦公室工作精細化管理中存在的問題包括行政秘書素質有待提升、不重視工作計劃制定以及監督工作不到位，這些問題制約著精細化管理工作的開展。因此行政秘書辦公室工作精細化管理工作開展中需要提升行政秘書素質、合理制定工作計劃以及加強對工作的監督，通過這些措施能夠有效的辦公室工作中進行精細化管理，保證高校二級學院工作的順利進行。

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作者:徐燕娟 單位:江蘇城鄉建設職業學院