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檔案是一個單位發展進程的歷史記錄，是單位的信息庫，是其生產、發展和創新的重要來源。隨著科技進步，計算機技術和互聯網的普及，數字信息技術在各個領域的發展和應用越來越廣泛，地勘單位檔案的數字化管理已成為今后檔案管理的主要發展方向。

一、地勘單位檔案管理的現狀

目前，很大一部分地勘單位的檔案還處于傳統的手工管理階段，人工運作的傳統管理隨著時代的發展漸漸顯露出其缺陷和不足。

（一）檔案整理不規范。面對數量眾多的庫藏檔案，有的地勘單位甚至沒有制定檔案分類標準，在檔案整理階段，幾乎都是人工操作，隨意性很大。檔案作為一個單位工作活動的歷史記錄，是極其珍貴的歷史資料，其參考憑證價值也是其他普通文字材料所不可比擬的，在查閱量很大的情況下，檔案管理人員往往忽視了文件材料的規范整理。有時還會有工作人員隨意擺放、借出的檔案沒有及時歸還等現象發生，這也給后期的檔案查閱工作帶來極大不便。

（二）檔案檢索效率低。目前大部分地勘單位的檔案檢索途徑有人工檢索和計算機檢索兩種方式。近年來，隨著信息技術、互聯網理念的深入人心，以及計算機操作等知識的普及在很大程度上促進了檔案數字化建設的發展，但就實際來看，手工檢索仍是大多數地勘單位檔案管理采用的主要查閱手段，尤其是在一些邊遠地區以及一些發展相對不均衡的地勘單位或地質隊伍，大部分注意力都放在如何發展經濟上，忽視了檔案數字化建設工作，從而導致了檔案檢索效率的低下。

（三）檔案毀損時有發生。地勘單位保存的檔案，尤其是一些地質勘查資料，很多具有保密性和極高的科研價值，傳統檔案保管多以紙質形式存放。大部分地勘單位成立于上世紀五六十年代，歷史久遠，不少檔案資料的形成時間較長，在借閱過程中，發生損壞是不可避免的，這對于檔案的管理十分不利。檔案資料一旦損毀難以復原，無形的損失不可估量。

（四）投入不足，人員素質偏低。隨著數字化建設的推廣，部分地勘單位的檔案管理進行了數字化建設試點，但依舊沒有得到普及。有的是因為資金投入不足，設備無法更新，有的是因為歷史遺留問題多、包袱重的原因下不得不暫緩檔案數字化建設，還有的源于檔案管理不受單位重視，安排非專業人員進行管理，有的還是兼職，有的管理人員不思進取，安于現狀等，所有這些，都成了檔案數字化建設的桎梏。

二、實施檔案數字化管理勢在必行

（一）檔案保存更安全、完整。地勘單位的地質勘查材料很多都是在野外形成，在傳統紙質檔案管理模式下，第一手材料的保存和傳遞在很大程度都依賴于單位的人力、物力，并受時間、距離、氣候、溫度等的影響，而在數字化管理模式下，地質勘查資料的保存和傳遞演變為電子版，其保存將更完整、安全，時間也會更長。隨著存儲方式的多樣，存儲容量的增大，傳遞和保存將更為便捷、穩定。

（二）檔案資源充分共享。地質勘查、地質災害治理等檔案資源實現數字化管理，不僅在單位內部可以交流和共享，在與其他機構、兄弟單位之間也能相互傳遞和利用，除提高檔案信息的共享利用之外，還能實現優勢互補、取長補短，實現資源的交換互補，促進了解和共同進步。

（三）辦公效率的進一步提高。在傳統檔案管理模式下，地勘單位檔案更多地依靠人力管理和手工操作，時間成本很高，大量檔案材料占據的空間也大，由于缺乏專業人才進行系統的檔案管理工作，出錯率也比較大，很難達到檔案管理規范。在檔案數字化管理模式下，檔案的形成、傳遞、利用等環節都由計算機完成，使得檔案的收集、分類、統計、查閱等工作變得簡便、快捷、有序、高效，極大地提高了檔案管理工作的效率。

（四）檔案的機密性、實效性得到保證。多數地質勘查檔案本身具有機密性。在傳統模式下，檔案通過人工傳送容易丟失延誤，容易造成泄密。實現檔案管理數字化以后，相關管理人員可以通過設置管理權限對需要保密的檔案進行管理，從而保證檔案的安全。同時，在檔案數字化管理模式下，只要輸入相關關鍵詞就能查閱到自己想要的資料，且用戶可以在任何時間、地點通過計算機進行檢索和利用檔案信息，大大節約了人力、物力和財力。

三、實現檔案數字化管理的路徑

實現檔案數字化管理是時代的需求，是社會科技進步的結果，是大勢所趨，地勘單位在經濟發展新常態下，需要借助大量的檔案資源為經濟社會可持續發展提供助力，地勘單位實現檔案數字化管理的路徑包括以下幾個方面。

（一）理念先行。地勘單位管理者要樹立信息管理意識，更新檔案管理理念。隨著我國各項工作數字化進程的推進，地勘單位檔案管理數字化成為必然，只有革新地勘單位管理人員的管理理念，才能在思想上為工作創新提供動力和源泉。只有認識到信息技術對檔案管理工作的重要性，才能不斷強化檔案數字化管理理念，逐步向數字化管理過渡。

（二）制度保障。地勘單位要建立健全檔案數字化進程中的各項規章制度，完善管理機制，加強制度機制建設，保障制度機制執行力度。制度建設是做好檔案數字化管理工作的前提和保障，檔案數字化管理的制度建設包括檔案的收集、歸檔、存儲、利用等各個環節。檔案數字化管理需要單位建立健全科學完善的制度體系，通過制度來促進檔案數字化管理工作的規范化、科學化。科學的制度更需要有科學的機制來保證其實施，就需要將崗位職責等納入考核辦法，調動工作人員的積極性，促進工作的規范有序和健康發展。

（三）構建平臺。地勘單位檔案數字化管理系統構建，包括數字化管理系統內網、外網分離，檔案管理辦公自動化，搭建信息共享平臺，新型檔案管理軟件開發等。在已試行檔案數字化管理的地勘單位，多數檔案管理系統也只是實現了部分檔案的目錄級管理，而更為方便、快捷、準確的全文檢索還沒有及時跟上；在有的地勘單位已經實現辦公系統自動化的情形下，還需要搭建平臺，進一步構建一套完善的檔案管理信息系統，進一步提高管理效率和檔案利用率。同時，還需要注意利用物理隔離、設置防火墻等多種方式對內外網進行隔離，過濾數據，以保障檔案管理系統的安全性。

（四）保障投入。加大扶持力度，營造良好的檔案工作環境，培育一支優秀的檔案管理隊伍。除了為檔案工作人員提供學習、交流分享的機會，還需要單位重視對檔案數字化管理的投入，保障資金的支持力度，配置適應地勘單位發展規模的軟件硬件設備，安裝高性能高質量的網絡安全軟件，確保檔案數字化管理系統的正常運行。

（五）優化隊伍。無論是資金支持還是制度保障，最終都會落腳到具體從事檔案管理工作的人員上，因此，加強檔案管理工作人員的計算機應用知識學習和實際操作技能，掌握專業技能，提高專業素質，不斷更新知識，融入現代化檔案管理理念，并與地勘單位從事的各項業務結合，使得地質勘查檔案的利用更有針對性和實用性，對實際工作更具有指導作用和參考價值，多項措施齊頭并進，才能在經濟文化不斷飛速發展的大環境下，確保檔案數字化管理工作更加安全可靠、實用高效，才能在新常態下，為地勘單位更好更快、更科學地實施可持續地發展提供助力支持。

作者:張勘華 單位:四川省煤田地質局