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隨著企事業單位電子辦公系統的不斷推進，過去單一的紙質公文運轉形式逐漸由電子公文代替。以疾控系統為例，2012年以來，各省疾控機構已基本實現辦公自動化，檔案數字化建設成為今后疾控機構檔案管理的必然趨勢。本文就疾控機構的檔案管理現狀進行深入分析，為今后檔案的開發與利用提出建議。

疾控機構檔案管理現狀

疾控機構的工作大多圍繞公共衛生、疾病預防、公共衛生突發事件及重大疫情的應急處置等內容開展，工作過程中產生的各類原始數據及資料都有著重要的科研和史料價值。因此，疾控機構的檔案管理工作尤為重要。現階段，疾控機構的檔案主要分為傳統紙質檔案及電子檔案，其中紙質檔案占機構檔案的主體地位，管理方式仍以人工管理為主，電子檔案管理模式正處于探索階段，數字化程度比較落后。傳統檔案管理現狀目前，疾控機構的傳統檔案主要分為文書檔案、科技檔案、財務檔案、基建檔案、合同檔案等，管理方式采取人工管理，歸檔文件每年由單位內設部門自行整理、移交。由于對檔案的理解與重視程度不同，各內設部門的歸檔范圍僅限于基本的收文、發文收集，業務工作辦理過程中產生的各類有價值的文件往往會產生缺失，歸檔時還容易出現同一文檔被不同部門多次歸檔，極易造成檔案的不完整或重復并存的情況。同時，由于缺乏歸檔意識，一些保存價值較高的文件或合同的原件往往被留存在各處室，導致機構檔案的不完整，這樣不利于檔案的管理與利用。除此之外，傳統檔案管理模式中審批是當前疾控機構檔案借閱流程中不可或缺的環節，如遇審批人出差等情況只能延后，降低了檔案利用的時效性。而傳統財務、基建圖紙等檔案的案卷目錄相對簡略，無法直觀地反映出案卷的具體內容，導致檔案查找時間較長，浪費人力資源，工作效率較低。因此，存在較大弊端的疾控機構傳統檔案管理模式，已無法滿足現階段工作需求。電子檔案管理現狀自2012年以來，我國疾控機構開始逐步推進辦公自動化。中國疾病預防控制中心(以下簡稱中國疾控中心)于當年正式運行協同辦公省級公文節點，各省級疾控機構的文件傳輸完全采取電子傳輸方式，除涉密文件以外的公文，全部停止紙質流轉，各機構內部的收文、發文全部開展數字化管理。截至目前，各省疾控機構已基本實現了辦公自動化模式，每年流轉的電子文件數量呈不斷增長趨勢。以某省級疾控中心為例，2012年至2016年電子公文歸檔增長情況見圖。在辦公自動化基礎上，2015年中國疾控中心通過引進電子檔案管理系統，每年定期從電子辦公系統中通過抓取數據的方式實現電子文件的遷移。在檔案管理系統中，通過對原始電子文件進行分類篩選、鑒定，填寫歸檔編號及各類要素，最終完成全部的歸檔流程。各類電子檔案的全宗、案卷及類目管理，均可實現在檔案系統中進行管理。檔案查找時，除件號、發文字號等檢索條件外，還可在電子案卷目錄中對具體內容進行備注，縮短了查詢時間，提高了檔案查找的正確率及工作效率。借閱審批模塊目前正在開發中，完成后可在檔案系統中實現電子審批，能夠簡化檔案借閱的流程，保證檔案的時效性。

疾控機構未來檔案建設趨勢

通過對疾控機構傳統檔案及電子檔案的管理現狀對比分析發現，電子檔案管理模式可以在一定程度上有效地避免傳統檔案管理25002000150010005000圖某省級疾控中心電子公文歸檔數量增長情況20122013201420152016數量／件模式的弊端，進一步優化檔案管理環境。同時，數字化管理模式既可以提高檔案管理的工作效率，又可以簡化借閱流程、縮短檔案查找時間。數字化檔案管理還可以有效地節約管理成本，節省檔案存儲空間，解決檔案庫房空間不足等問題，保證檔案查找的準確率和時效性。綜上所述，當前檔案建設環境下，數字化檔案建設既符合信息時代的要求，又有利于提升疾控機構整體檔案管理水平，是未來疾控機構檔案管理的必然趨勢。

疾控機構檔案的開發與利用

加強人員培訓，強化思想意識疾控機構工作專業性較強，檔案管理者需要有一定的專業知識，才能更好地服務于衛生系統的檔案管理工作，因此，要加大疾控機構檔案管理人員的公共衛生專業知識培訓及檔案專業知識、計算機能力的學習。各省市疾控機構推進檔案數字化建設時，還要考慮引進計算機網絡應用、檔案信息化等專業的高層次檔案管理人才，不斷發揮專業人才優勢。此外，疾控機構業務處室的文書人員，也必須不斷加強檔案培訓，強化其歸檔意識，從而更好地推動疾控機構的檔案建設，提升疾控機構檔案數字化建設的水平。疾控中心的工作是通過對疾病、殘疾和傷害的預防控制，創造健康環境，維護社會穩定，保障國家安全，促進人民健康。正是由于衛生檔案的重要性與特殊性，只有通過不斷強化歸檔意識，從思想上充分認識檔案工作的重要性，才能體現疾控機構檔案的價值。另外，檔案管理者要從根本上轉變檔案管理理念，當前的檔案管理重點是提高衛生檔案的利用率，使其更好地服務于各項工作。因此，檔案管理者要不斷轉變服務模式，最大限度地發揮檔案材料的利用價值，大力推進檔案的交流與資源共享，使疾控機構的檔案充分發揮其在各個階段的作用，最終實現檔案利用率的最大化。加強基礎設施建設，提高安全防范檔案管理不僅僅依靠人工管理，現代化管理設備也是數字化檔案建設穩步推進不可或缺的保障因素之一。因此，有關方面要不斷加大對檔案設備的資金投入，通過對網絡基礎設施、數字化轉換設備及數據存儲介質的投入，更好地完成檔案的數字化轉換；要不斷強化系統平臺內的網絡建設，按照密級分別建立檔案管理專用網、檔案查詢服務外網及物理隔離區域等網絡；要加大數字化設備的更新，如掃描儀、數字翻拍儀、錄音錄像等設備，使紙質檔案更便捷地轉化為電子檔案；還要更新完善數字存儲設備和數據備份系統，以保證數字檔案的安全保管。隨著疾控機構電子化辦公及電子檔案管理的發展，眾多潛在的安全隱患也隨之出現。在網絡開放的信息時代，為保護檔案信息的安全，必然要靠強大的技術推動。特別是在檔案管理系統的設計與應用方面，為使電子檔案管理系統免受黑客威脅，必須依靠強有力的技術支撐。通過配置防病毒軟件、利用防火墻技術及推廣安全監測系統等安全措施，將檔案管理系統的安全隱患降至最低，從根本上保障數字化檔案的信息安全。建立完善數字化管理體系檔案管理制度的缺失，是阻礙檔案建設與發展的根本因素。隨著疾控機構檔案建設的數字化趨勢，必須建立、完善相關的制度，以保證數字化檔案管理的正常運行。各疾控中心應根據自身的工作實際，結合《檔案法》《保密法》及國家檔案局的相關規定，逐步建立檔案管理責任制，規范各類電子檔案的歸檔范圍和保管期限等。同時，為保證電子檔案的信息安全，還應建立一系列的網絡信息安全制度及保密制度，明確借閱審批權限，從源頭上保證檔案信息安全。此外，還應將檔案數字化建設納入疾控機構的整體發展規劃中，在工作人員每年的績效考核中加入檔案管理的考核內容，充分調動各處室工作人員參與歸檔工作的積極性。檔案利用率較低是當前疾控機構檔案管理的薄弱環節，要提高衛生檔案的利用率，應在整個疾控領域不斷倡導檔案的共享機制，通過不斷優化電子檔案的管理模式、創新服務形式，擴大檔案利用的覆蓋范圍，實現疾控機構的檔案資源共享與交流，最終建立完善的資源共享機制。通過共享，提高疾控機構的利用率，將數字化檔案管理的積極作用充分發揮出來，從而更好地服務于衛生事業。

作者:楊璐璐 莫楊 孫玥 張偉 單位:中國疾病預防控制中心