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關鍵詞：醫藥行業物流二維條碼物流條碼

摘要:在分析二維條碼特點的基礎上,進一步討論了物流條碼技術特點和物流條碼標識的內容,并通過對醫藥行業物流管理系統的條碼使用分析,決定在系統的藥品物流過程中的銷售開票票據、藥品庫存、銷售出庫等方面應用PDF417二維條碼。通過使用PDF417二維條碼,醫藥行業物流管理系統解決了以往棘手的傳輸數據、降低成本、縮短送貨時間等問題,使整個系統從一個全新的高度對各種信息的流動進行有效管理,完成其中的物流、信息流、資金流、增值流、業務流以及貿易伙伴關系等的計劃、組織、協調和控制,加強了貿易伙伴之間的聯系。

在北京醫藥股份公司開發其物流管理系統的過程中,考慮到藥品從廠家經過中間的藥品經銷商到達最終客戶的整個流通中,貫穿了大量的物流、信息流和資金流,如何對這些信息進行有效地管理,在整個物流鏈(從生產線直至付款柜臺)之間建立一個無紙系統,以保證產品能不間斷地由供應商流向最終客戶,同時信息能夠在開放的物流鏈中循環流動,以滿足物流鏈中不同客戶對產品和信息的要求,消除物流鏈中不必要的成本和費用,是開發物流管理系統必須解決的問題。鑒于此,在系統中使用二維條碼技術,將物流、信息流、資金流綜合、整體、系統地考慮,充分發揮物流管理系統的功能效益。

一、二維條碼及物流條碼

1.1二維條碼

條碼是迄今為止最經濟、實用的一種自動識別技術。條碼技術具有輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、靈活實用等優點。現在條碼技術的應用范圍非常廣泛,如商業自動化系統、倉儲管理、交通管理、金融文件管理、商業文件管理、病歷管理、血庫血液管理以及各種分類技術方面,條碼技術作為數據標識和數據自動輸入的一種手段已被人們廣泛利用,滲透到計算機管理的各個領域。一維條碼所攜帶的信息量有限,如商品上的條碼僅能容納13位(EAN-13碼)阿拉伯數字,更多的信息只能依賴商品數據庫的支持,離開了預先建立的數據庫,這種條碼就沒有意義了,因此在一定程度上也限制了條碼的應用范圍。基于這個原因,在90年明了二維條碼。二維條碼除了具有一維條碼的優點外,同時還有信息量大、可靠性高,保密、防偽性強等優點。二維條碼是一種由點、空組成的點陣形條碼,它不需要數據庫的支持就可使用,實際上是一種高密度、高信息量的便攜式數據文件,具有信息容量大、編碼范圍廣、糾錯能力強、譯碼可靠性高、防偽能力強等技術特點,可廣泛應用于各個領域。二維條碼依靠其龐大的信息攜帶量,能夠把過去使用一維條碼時存儲于后臺數據庫中的信息包含在條碼中,可以直接通過閱讀條碼得到相應的信息,并且二維條碼還有錯誤修正技術及防偽功能,增加了數據的安全性。二維條碼可把照片、指紋編制于其中,可有效地解決證件的可機讀和防偽問題。因此,可廣泛應用于護照、身份證、行車證、軍人證、健康證、保險卡等。目前二維條碼主要有PDF417碼、Code49碼、Code16K碼、DataMatrix碼、MaxiCode碼等,主要分為堆積或層排式和棋盤或矩陣式兩大類[1]。近年來,在中國物品編碼中心及國家有關部門的領導下,PDF417技術已經開始在中國大地生根發芽,特別是在1997年12月中國頒布第一個二維條碼國家標準《四一七條碼》后,標志著PDF417技術在我國的應用正步入正規有序的快速發展階段。

1.2二維條碼PDF417技術的特點

1)信息量大，一個PDF417條碼符號,可以將1848個字母字符或2729個數字字符或字母、數字混編字符進行編碼。在同等面積下,二維條碼比一維條碼信息含量高幾十倍。2)容易印制PDF417條碼可以印在紙、卡片及各種常用條碼載體上,可以用多種標準的打印技術及卡片印制技術印制,包括:噴墨打印、激光打印、熱敏/熱轉印條碼打印機打印等。3)修正錯誤能力強PDF417采用了目前世界上最先進的錯誤修正技術,這種隱含于符號內的錯誤修正技術,可以有效地防止譯碼錯誤,提高譯碼的速度及可靠性,還可以將由于條碼符號破損、沾污等丟失的信息破譯出來。錯誤修正甚至可以將符號受損面積達50%的條碼符號所含信息復現出來。4)譯碼可靠性高在管理數據庫測試中,閱讀2000萬個條碼符號,沒有出現一例譯碼錯誤,這說明PDF417具有極高的可靠性。5)保密性強PDF417可以把編碼信息按密碼格式進行編碼,以防止偽造條碼符號或非法使用有關編碼的信息。

1.3物流條碼

物流是由“物”和“流”兩個基本要素組成:“物”是指一切可以進行物理性位置移動的物質資料;“流”是指物理性的運動,亦稱為位移。“物流”是物質資料從供應方到需求方的物理運動,是創造時間價值、場所價值和一定的加工價值的活動。物流條碼是用以標識物流領域中具體實物的一種特殊代碼,是整個物流鏈過程,包括生產廠家、配銷業、運輸業、消費者等環節的共享數據。

它貫穿整個貿易過程,并通過物流條碼數據的采集、反饋,提高整個物流系統的經濟效益。與商品條碼相比較,物流條碼有如下特點[3]:1)儲運單元的唯一標識商品條碼是最終消費品,通常是單個商品的唯一標識,用于零售業現代化的管理;物流條碼是儲運單元的唯一標識,通常標識多個或多種類商品的集合,用于物流的現代化管理。2)服務于物品流通全過程商品條碼服務于消費環節:商品一經出售到最終用戶手里,商品條碼就完成了其存在的價值,商品條碼在零售業的POS系統中起到了單個商品的自動識別、自動尋址、自動結帳等作用,是零售業現代化、信息化管理的基礎;物流條碼服務于商品流通全過程:生產廠家生產出產品,經過包裝、運輸、倉儲、分揀、配送,直到零售商店,中間經過若干環節,物流條碼是這些環節中的唯一標識,因此它涉及更廣,是多種行業共享的通用數據。3)信息多通常,商品條碼是一個無含義的13位數字條碼;物流條碼則是一個可變的,可表示多種含義、多種信息的條碼,是無含義的貨運包裝的唯一標識,可表示貨物的體積、重量、生產日期、批號等信息,是貿易伙伴根據在貿易過程中共同的需求,經過協商統一制定的。4)可變性商品條碼是一個國際化、通用化、標準化的商品的唯一標識,是零售業的國際化語言;物流條碼是隨著國際貿易的不斷發展,貿易伙伴對各種信息需求的不斷增加應運而生的,其應用在不斷擴大,內容也在不斷豐富。5)維護性物流條碼的相關標準是一個需要經常維護的標準。及時溝通用戶需求,傳達標準化機構有關條碼應用的變更內容,是確保國際貿易中物流現代化、信息化管理的重要保障之一。物流條碼涉及面較廣,因此相關標準也較多。它的實施和標準化是基于物流系統的機械化、現代化,包裝運輸等作業的規范化、標準化。物流條碼標準化體系已基本成熟,并日趨完善。

1.4物流條碼標識內容及碼制選擇

1)物流條碼標識內容物流條碼標識的內容主要有項目標識(貨運包裝箱代碼SCC-14)、動態項目標識(系列貨運包裝箱代碼SSCC-18)、日期、數量、參考項目(客戶購貨訂單代碼)、位置碼、特殊應用(醫療保健業等)及內部使用,具體規定見相關國家標準。2)物流條碼符號的碼制選擇目前現存的條碼碼制多種多樣,選用條碼時,要根據貨物的不同和商品包裝的不同,采用不同的條碼碼制。單個大件商品,如電視機、電冰箱、洗衣機等商品的包裝箱往往采用EAN-13一維條碼。儲運包裝箱常常采用ITF-14條碼或UCC/EAN-128應用標識條碼,包裝箱內可以是單一商品,也可以是不同的商品或多件頭商品小包裝;但對于要求存儲信息量大,安全性高的應用,一維條碼顯然不能滿足要求,而二維條碼則以其卓越的優點來擔當大量的物流條碼的應用。

二、二維條碼技術在醫藥行業物流管理系統中的應用

2.1醫藥行業物流管理系統(簡稱醫藥系統)，醫藥系統是應用于醫藥藥品、醫療器械、醫用設備、中藥飲片等等的有關醫藥方面的產品的生產、庫存、營銷管理的一種專業性很強的應用軟件系統。眾所周知醫藥產品的物流與其他普通商品物流是有共同點,但在醫藥產品的物流的過程中對藥品的保存、流通、交易都有嚴格的要求,是有由于醫藥產品的特殊性決定的。

現行的計算機網絡管理系統從功能上包括4個主要部分:系統維護、日常業務、倉庫、財務。系統維護包括對醫藥商品如醫藥商品如商品類別,規格品種,計量單位,生產廠家,供貨單位,顧客等一系列系統庫的建立與數據維護;對系統使用部門、人員的權限控制。日常業務包括對營銷商品的報價管理,到貨登記,銷售票據的制作,業務帳的自動登記;部門間醫藥商品的調撥,醫院退貨處理,退廠家貨。庫存主要管理醫藥商品的入庫、出庫、移庫處理;對不合格商品的損拒或報損處理;可調庫存帳的登記;驗收登記本、庫存數量帳、庫存季報帳的制作;待驗庫管理;醫藥庫存商品的批次管理;庫存商品的積壓、藥品效期報警。財務部分包括對銷售商品的回款登記;成本及毛利的核算;商品帳的制作。業務管理提供對貨物的多人同時銷售開票,并打印銷售發票,不同的部門間對某一商品進行調撥,醫院退貨,退廠家貨。同時將這些開票內容傳遞至庫存、財務。此外,業務部分能接受庫存傳遞來的數據,對貨物作到到貨登記。對于損拒情況,損報情況分別予以登記,業務員還能夠在這里對物品的價格進行維護。在銷售開票及到貨登記的同時,系統自動登記了業務賬,系統還分品種、醫院、業務員向用戶提供回款、來回款的統計查詢,業務部分同時向用戶提供了一個簡單的合同管理,用戶可通過對采購合同的維護來打印合同清單。庫存管理部分報括對物品的入庫、出庫、移庫、損拒、損報處理。入庫是指對某一規格的貨物分批次登記入庫,系統根據入庫內容分時間及保管員打印驗收登記本。出庫是由銷售部門發出銷售指令,系統根據批號順序(先入先出)自動出庫并打印銷售登記本。

對于質量不合格的物品,通過移庫功能將其移至不合格庫。并自動減少可調庫存量,同時將此可調庫存量傳遞至業務部門。對于不合格庫的物品,系統提供損拒或損拒報處理,并分保管員打印不合格藥品登記本。在上述幾項操作過程中,系統自動記帳,同時對可調庫存量進行調整,并將最新數據信息反饋至業務部門及財務部門。對于待驗物品,系統依據普通入庫模式,創建待驗庫,將所有待驗物品登記入庫,并分保管員打印待驗登記本。系統的實現這些功能的同時,提供給用戶一套庫存數量賬和一套庫存季報賬。此外,系統提供管理者一套指定時間內的積壓統計報告和一套指定時間內的庫存物品報警報告。系統同時提供給用戶一張倉庫結構示意圖,以方便查詢。財務部在業務管理的基礎上,對于已回款或付款的商業活動,依據收款憑證、付款憑證做銷售、退貨(醫院退貨)、鐵路運單(退廠家貨)、到貨、損拒、損報、調撥等確認后,自動記帳,并依據移動加權平均算法分部門核算當前最新成本,同時計算毛利,將最新核算出的成本及回款情況反饋給業務部門,并打印出商品三級賬及銷售帳。

2.2PDF417條碼在醫藥系統中的應用，為了滿足醫藥物流的特殊性要求,在物流過程中保持藥品的批次、效期、名稱等等信息的安全傳遞,使用條碼技術是非常方便的。由于醫藥物流過程中傳遞的信息量大,所以本系統采用的是國際上流行的PDF417二維條碼;系統在藥品物流過程中的銷售開票票據、藥品庫存、銷售出庫等方面應用了二維條碼。

1)銷售開票過程中的PDF417條碼應用醫藥系統中的銷售開票是一個醫藥物流的開始,主要完成的功能是記錄對所銷售藥品的信息;由于藥品的批次信息量是巨大的,業務人員和開票人員是不能完全知道所銷售藥品的批次和效期信息的,所以開票人員是不能在開票時就將所銷售藥品的批次、效期信息記錄在系統中的,同時也不能打印銷售票據,因為銷售票據上應該有所銷售藥品的批次和效期數據;在這種情況下,銷售開票人員只將藥品的其他銷售數據錄入系統,而系統則根據銷售信息自動生成一個PDF417二維條碼,編碼的原則是一張票據一個條碼,系統將這個二維條碼傳遞到倉庫管理系統中后,再由倉庫管理系統處理銷售藥品的批次、效期信息。一般情況,銷售開票地點和存儲藥品的倉庫是有一定的距離的,銷售開票一般在市區,而倉庫卻在郊區,這樣銷售開票系統和倉庫管理系統是不可能在一個局域網中的;而在當今市場經濟大潮中,競爭是激烈的,為了取得最大的客戶群,必須作到以最短的時間將客戶所訂購的藥品送達客戶,所以必須將銷售開票數據信息盡快的傳輸到倉庫。這里,可以使用廣域網來處理數據傳輸;但在當前的國內電信發展及費用來看,利用廣域網傳輸數據費用高,而且通過實際測試,郊區與市區的鏈路是非常不穩定的,數據傳輸是不成功的。在這種情況下系統采用了二維條碼技術。PDF417條碼是一種性能卓越的二維條碼,由于上面已經闡述過PDF417條碼特點,這里就不再累述了;但如果將條碼打印在標簽紙上,這樣成本也很高。這里,系統采用了純軟件技術,將銷售開票人員錄入的每一筆銷售信息通過編碼、加密,再將這些銷售數據生成PDF417條碼,利用普通打印機將這些PDF417條碼打印到普通紙上,一張紙上打印多個PDF417條碼,包含了多張銷售票據數據,這樣大大節省了成本,并保證了條碼的清晰度,即使同時便于傳真,系統只要將這些打印出來的PDF417條碼傳真到倉庫,倉庫利用PDF417條碼掃描槍就可以將銷售數據讀入倉庫管理系統中,以做配貨處理。

2)銷售出庫上面已經提到,銷售開票人員在記錄銷售信息時,是無法記錄銷售藥品的批次和效期數據的;而目前各個醫藥經銷商的客戶都要求在發貨單上應標注藥品的批次及效期。為了解決縮短送貨時間和增加發貨數據信息的矛盾,將銷售開票人員開的銷售票以PDF417二維條碼的方式傳至倉庫管理部門,倉庫管理部門應用PDF417二維條碼激光掃描槍將銷售信息解碼翻譯至明碼,這里主要有銷售藥品的貨號、品名、規格、銷售數量、單價、金額、銷售客戶等信息;倉庫配貨人員通過這些銷售信息配貨出庫,同時在將出庫藥品的批次和效期錄入到銷售信息中,這時系統就可以打印出帶批次和效期的出庫單了。同時為了給用戶提供方便的信息檢索功能,系統再將這些銷售信息及出庫藥品的批次和效期數據進行編碼加密,通過專用的PDF二維條碼打印機打印出銷售條碼標簽,將標簽粘貼到出庫的外包裝上,以方便客戶直接的查詢檢索到貨藥品的信息。通過PDF417二維條碼,醫藥系統解決了以往棘手的傳輸數據、降低成本、縮短送貨時間等問題;同時,由于利用國際先進的條碼技術,使醫藥系統和系統的使用者在該領域中的應用達到國際先進水平。

2.3系統功能結構

在功能圖中,描述了條碼技術在醫藥系統中應用的重要功能。另外,系統硬件環境:商用微機CPU:PII300,硬盤:8G,內存:64M、100M網卡。軟件環境:Windows9x。條碼設備:二維條碼打印機(支持打印PDF417條碼)、二維條碼激光掃描槍(識別PDF417二維條碼)。該條碼應用系統的開發和應用在Win-dows9x下的,擁有操作簡單,界面友好,有較強的人機對話功能,同時該條碼系統中,生成和打印條碼都可以通過設置,由系統自動生成打印的,不需要操作人員的操作就能完成任務;另外操作人員可以自己的需要挑選一張銷售記錄來編碼打印出PDF417條碼來。

三、結束語

二維條碼技術在醫藥系統中的應用,使整個系統從一個全新的高度對各種信息的流動進行有效管理,完成其中的物流、信息流、資金流、增值流、業務流以及貿易伙伴關系等的計劃、組織、協調和控制。二維條碼技術在使醫藥貿易伙伴之間密切合作,共享信息中充當了極其重要的角色。

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