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一、現行教育培訓管理模式存在的弊端.

1.工作程序繁瑣,影響了工作效率。現行的管理模式及崗位設置,基本上屬于單一的縱向管理結構,并以崗位職能來劃分部門機構。雖然各部門分工明確、職責清楚,但是相互配合不夠。由于管理層次和環節多,信息反饋速度慢,導致工作效率較低。同時,還容易造成相互推諉扯皮的局面,不利于工作的迅速開展和問題的有效解決。

2.培訓工作人員對培訓要求理解不全面,影響了培訓質量。傳統管理模式下,各部門各行其責,各司其職。雖然對在培訓班中所承擔的任務能夠盡職盡責地完成,.但由于對培訓班的總體要求和安排、對學員的層次和水平、對培訓場所所能提供的服務缺乏全面、深入的了解,.工作中很難形成配合默契、協調聯動的狀態,整體上影響了培訓質量。

3.對培訓工作人員要求比較單一,影響了人的全面發展。現行的管理模式,由于各部門有明確的分工,因此對培訓工作人員的要求比較單一。如教務人員只負責重復性、事務性的會務工作,對如何針對不同的學員進行課程設計、選聘教師等工作都知之甚少。在現行模式分工下,沒有一個人可以對培訓班進行全程策劃、組織與協調,每個人都局限于自己的崗位職責。這在某種程度上制約了工作人員的積極性、創造性,不利于形成一支適應新形勢要求的專業化培訓隊伍。推行項目管理制,將先進的管理模式和管理理念引入教育培訓工作中,是解決上述弊端的最好方法。

二、項目管理制的基本內容

項目管理作為一種現代化的管理方式,最早出現于美國。它是伴隨社會建設和管理大型項目的需要而產生的。所謂項目管理,就是以項目為對象的系統管理方法,.通過一個臨時性的專門的柔性組織,對項目進行高效率的計劃、組織、指導和控制,以實現項目全過程的動態管理和項目目標的綜合協調與優化。在教育培訓中引入項目管理制,就是把每個培訓班當做一個個項目來運作,對它進行策劃、組織和控制等。

(一)基本工作流程。

1.確定項目類型,明確項目主管。對于項目主管,.確定的方式有多種:其一,指定的方法。即由有關領導指定某人為項目主管。通常,項目的開發者會被指定為項目主管。因為,項目開發者必定對該項目有一定的了解和研究;另外,這樣做也有利于調動大家開發培訓項目的積極性。其二,競爭的方法。就是讓所有競聘者拿出競聘方案,在論證會上進行公開的演講、論證,由評審團根據每個人的表現投票決定。這種方法為全體人員提供了均等的機會,也體現了客觀、公平、公正的原則,有利于將有能力、有管理素質的人選拔出來。到底采用哪種方法確定項目主管,要視當時的內外環境因素和項目的具體內容而定。

2.制定策劃方案。策劃方案是項目的設計藍圖,是保證項目實施的基礎性工作。項目能否有聲有色地開展起來,能否達到預期效果,與策劃方案有直接關系。一般情況下,策劃方案應包括以下幾項內容:項目名稱、項目主管、項目組成員、項目提出的背景及依據、培訓對象、培訓內容、擬聘請的授課老師、培訓與考核方式、培訓時間、培訓場所、收費標準、培訓預算、預期人數、監督與保障措施等。

3.組織實施。有了好的策劃方案,還要有一個好的組織落實方式,否則再優秀的策劃書也只能是一紙空文,.沒有任何意義。首先,要組建項目小組。項目小組是一個綜合性臨時機構,根據項目的特點和要求及項目主管的提議,臨時從相關部門中抽調部分人員組成。項目主管負責安排項目組成員的工作,細化管理,強化責任,把任務逐項分解,明確責、權、利,做到事事有專人,個個要操心。接下來,按既定方案一步一步地實施,確保每一項任務、每一條措施都能落到實處。如遇特殊情況,由項目.722011年第5期(總第2349期).主管直接向上級領導報告。

4.總結、考核、評估、歸檔。沒有總結與考核、評估,.項目管理制就會流于形式。考核分兩方面:一方面是項目組內部的考核,由項目主管對小組成員的工作量、工作態度、工作效果進行考核、評價;另一方面是單位對該項目的完成情況、收益情況、創新情況、各方面的滿意程度作出整體評價,考核結果同個人及項目組的獎金直接掛鉤。最后,把所有材料進行整理、歸檔。

(二)項目主管的職責。

項目主管作為項目的核心人物,通過協調項目小組成員的活動,使他們作為一個和諧的整體,按時完成各自的工作。其基本職責是為實現項目目標而進行的計劃、組織和控制工作。

1.計劃。項目主管要明確項目的目標,并就該目標與項目小組成員進行溝通交流,使大家對順利完成項目目標應做的工作達成共識。項目主管作為負責人,領導項目組成員制定實現項目目標的計劃。

2.組織。組織工作的目的是為開展工作獲取相應的資源。首先,項目主管應對工作進行合理分工。另外,.還要授予責任人相應的權力。最后,也是最重要的,要在組織工作中應營造一種氛圍,使所有成員輕松愉快地投入工作。在項目執行過程中,項目主管還要負責整體的協調工作,使各方面相互呼應,有機聯系,充分體現培訓意圖。.3.控制。為了實施對項目的監控,項目主管需要設計一套項目管理信息系統,跟蹤實際工作進程,并將其與計劃進程進行比較。項目主管還應定期召開項目工作評論會及時掌握實際工作狀況,若發現問題應立即采取措施。另外,項目主管還要做好項目收支預算,嚴格控制各項開支,在預算范圍內,支配相應的費用。

三、教育培訓工作中引入項目管理制的優勢

1.中間環節少,工作效率高。項目管理制打破了傳統的直線職能式組織結構的局限,在水平工作流程中引入項目主管的職責,從而把單一的縱向管理結構變為矩陣式管理結構。項目主管可以直接調度項目組內不同工作部門的人員,而不論其職務如何。也就是說,即使項目主管是培訓部一名普通職員,而項目組成員包括教務處處長,他照樣要聽從項目主管的安排和指揮,并對項目主管負責。這就把過去培訓工作人員之間松散的、各自獨立、互不干涉的關系變為有共同利益和目標的、榮辱與共的、密不可分的統一體。同時,由于項目主管可以直接與辦公室、財務部協商有關事宜而不必經過部門負責人、主管領導的層層批示,管理層次大大減少,運行效率大大提高。

2.充分調動人的積極性和創造性,促進人的全面發展。項目主管是一個既不同于部門領導,又在項目中起關鍵作用的綜合性崗位。他必須具備相當高的綜合素質與能力,既對與該項目有關的知識有高度的把握,對其前沿動態有較全面的了解,還要熟悉成人教育培訓規律與培訓方法,能根據培訓對象的特點和要求,量身定做培訓計劃和實施方案,提供個性化、系統化、科學化的專業服務,最大限度地貼近培訓對象的實際需求。同時,還要具有一定的組織協調能力,對外能處理好各種關系,善于利用各種社會資源,爭取更多的支持。對內有清晰的管理思路和工作方法,合理安排每個人的工作,盡量做到人盡其才,物盡其用。總之,項目主管應該是一個高級的專業培訓師,是一個復合型的培訓工作者。單位的任何一個人,只要具備一定的策劃、組織、協調與管理能力,都可以成為項目主管。這就給每一個人提供了充分展示才華的平臺,提供了更多的鍛煉提高的機會,使大家都朝著項目主管的要求努力,有利于促進人的全面發展。項目管理制賦予項目主管以充分的自主權,可以最大限度地調動項目負責人的積極性、主動性和創造性。同時,項目管理制對項目的每一環節的完成質量與取得的效益掛鉤,這就把集體榮譽個體化,也就是說功勞屬于項目組的每一位成員,大家都會得到相應的報酬,從而調動了項目組中每個成員的積極性和創造性。

3.與市場型培訓接軌,實現由服務型培訓向服務加經營型培訓轉變。大多數行業內的培訓機構屬于事業單位性質,由于依托行業政策的支持與保護,長期以來,滿足于行業內的教育培訓任務,很少涉足行業外的面向社會、面向市場的培訓,管理水平、工作思路還停滯在計劃經濟體制下的低效率模式中。隨著政府管理部門職能的轉變以及事業單位的改革,培訓機構必然要推向市場,需要按照市場的經濟規律來運作培訓項目。而項目管理最大的特點就是明細預算和精細管理。在項目策劃方案中,其中有一項內容就是“培訓預算”,它包括:支付給教師的講課費、支付培訓場所的各項費用、參觀考察費、業務招待費、教材費、資料費、證書費等。通過預算,可以隨時看到在每個環節上發生的成本、費用和收益,目的是通過有效的管理,在保證培訓質量的前提下,控制成本費用,變服務型培訓為服務和經營型培訓,力求效益的最佳化和成本的合理化。綜上所述,將項目管理的理念運用于教育培訓領域,.實現一種新型的教育培訓管理模式,對于提高培訓管理水平,壯大培訓機構,使培訓工作產生質的飛躍具有重大意義。