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摘要:以常州市、南京市、丹陽市、安徽省、蕪湖市電子文件中心為研究對象,從電子文件中心產生的緣由、職能職責、系統功能、人員概況、經費來源、管理規章、安全與災備、運行情況及發展態勢等九個方面,對蘇南模式與安徽模式的電子文件中心作了詳細的比照研究,最后,得出了二者的區別及聯系,指出了二者的發展前景。

關鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設經驗交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區別,還是有質的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項目組選取適當的研究對象,對之開展了文獻調研和實地調研,在此基礎上進行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對象的選擇

對蘇南模式的電子文件中心,本項目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫常”經濟發達地區。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關于電子文件中心項目的試點單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

本項目組分別從電子文件中心產生的緣由、職能職責、系統功能、人員概況、經費來源、管理規章、安全與災備、運行情況及發展態勢等九個方面進行了比較分析。

2.1電子文件中心產生的緣由

各家建設電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強電子文件管理,二是為了政務信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強調維護電子文件的安全性、有效保存人類記憶、履行法定職責、促進政務公開、密切黨群關系、節約政務管理成本,等等。這些,其實是加強電子文件管理和政務信息資源共享兩大功能目標的拓展或者說是延伸。另外,電子文件中心的產生與檔案主管機構的政策號召有很大的關系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設電子文件中心的另一個主要原因就是為了響應上級主管機構的號召。

2.2電子文件中心的職能職責

各家都叫電子文件中心,但性質是否相同?職能職責是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的電子公文管理利用中心。它只是現行文件或半現行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類電子文件進行整理后再提交給檔案館以進行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務信息公開的產物,提供現行文件和半現行文件的利用是它的職責。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標是為了保障電子文件完整、真實、有效,使得電子文件像紙質文件一樣得到永久保存。在完整、真實、有效地長期保存電子文件的基礎上,電子文件的利用僅是長期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。

2.3電子文件中心應用系統的功能模塊

由于這兩種模式的電子文件中心性質不同,所以,它們的應用系統的功能模塊也有很大的區別。蘇南模式側重現行文件和半現行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側重歸檔與長期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復雜得多。捕獲、數據管理、檔案存儲與保存規劃是其主要模塊。僅從數據管理這一模塊上說,蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數據,以供檢索、備份和統計。而安徽模式,為維護電子文件的完整性、真實性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個生命周期中與其產生、管理、歸檔、保存和利用等重要環節相關的一系列重要的元數據,而不單單局限于一些簡單的目錄數據。在安徽模式中,維護電子文件的完整性、真實性和有效性的原則始終貫穿著每個模塊。

2.4電子文件中心人員概況

電子文件中心不是獨立的組織機構,所以,各家都沒有專門的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個向數字檔案館過渡的長期保存人類遺產的項目,所以,項目組成員人數較多。該項目的試點工作組負責組織和協調。職能小組負責標準起草、方案修訂、科研攻關等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務平臺上的一個應用系統,所以,電子文件中心只有l至3名不等的兼職人員,負責系統的日常維護和數據的、備份等。

2.5電子文件中心的經費來源

電子文件中心的啟動經費多由政府部門以專項經費的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經費的形式啟動。而日常運行費用都只由各檔案局在辦公經費中列支。顯然,由于復雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。

2.6電子文件中心的管理標準或規章

蘇南模式的電子文件中心均未建立專門的管理標準或規章。而安徽模式的電子文件中心針對電子文件管理和電子文件中心運行所涉及的各個重要環節,建立了一系列詳細的標準與規章,從行業標準到地方標準再到機構規章,從上至下形成了三級規范體系。尤其是安徽省電子文件中心項目負責編制的三個行業標準已于今年6月1日起實施,成為檔案界的新熱點。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對它的束縛,為維護電子文件的完整性、真實性、有效性和長期可用性提供了制度保障和技術準備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。

2.7電子文件中心的安全與災備

在安全防范與災難備份方面,蘇南模式僅采用了技術手段進行防范。而安徽模式不僅從技術上,而且還從管理層面上進行了制度建設,使安全與災備有了制度保障。

2.8電子文件中心的運行情況

作為現行或半現行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設周期短,見效快,使政務網內各機關單位很快地實現了政務信息資源共享,一度受到這些機關單位的好評。但2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,各級人民政府作為政務信息公開的義務主體,紛紛在自己的門戶網站上建立政務公開欄目。這些欄目公開的文件類型除公文外,還有工作計劃、工作總結、統汁信息、預案、規章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類型只有公文,顯然,在服務的“產品”類型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門戶網站除公開本級政府及各部門的政務信息外,還公開垂直管理部門、公用企事業單位及下級政府機關的信息。而電子文件中心只能公開政務內網中各機關單位的信息。由于歷史原因,或因經費、軟硬件等問題,進入政務內網的機關單位總是不全,有的政務內網中連本級政府各部門機關都不全,更別提下級機關、條管單位和企事業單位了。這樣,電子文件中心在服務的“產品”數量上明顯不及政府門戶網站的政務公開了。由此,現行或半現行公文利用功能受到嚴重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉直下。

安徽模式的電子文件中心因為具有歸檔功能,以長期保存電子文件,維護電子文件完整性、真實性和有效性為己任,所以,建設周期長,見效慢。經過3年多,目前,只是完成了基礎建設,處于試運行時期,利用效果尚不明顯。

2.9電子文件中心的發展態勢

因受到政府門戶網站中政務信息公開的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現行文件和半現行文件利用率非常低,有時甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個功能是文件備份,即相當于對政務內網中各機關單位的電子公文進行了同城異地備份。然而,實際上,政務內網中的所有數據,各地的信息化發展機構會負責備份,電子文件中心的備份功能顯得無足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現行文件或半現行文件的利用中心,在應用系統的功能設計上沒有為歸檔預留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進退兩難的境地了。

安徽模式的電子文件中心一開始定位就很明確,它不是以現行文件或半現行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實、有效和長期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責。它除接收本級檔案館接收范圍內所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級電子文件中心互聯,并且將電子文件中心的數據與安徽省分布式檔案基礎數據庫整合,實現電子文件和數字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發展方向是電子檔案中心或數字檔案館。

3結論

蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區別又有聯系。在性質上,這兩種模式的電子文件中心是有區別的。蘇南模式的電子文件中心是現行電子公文或半現行電子公文利用中心,它沒有歸檔功能。它投資少,建設周期短,見效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護電子文件的完整性、真實性和有效性為目標的長期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設周期長,見效慢。它必須嚴格遵守行業標準和管理規章。它們之間又是有聯系的:①二者同時抓住了電子政務發展的契機,借助電子政務內網作為電子公文傳輸和收集的一個主要渠道;②目前,二者收集和管理的對象都是電子公文;③二者都可以實現政務信息資源共享,提供現行公文或半現行公文的利用。公務員之家

從運行情況和發展趨勢來看,自2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,政府門戶網站開辟政務信息公開欄目,使得電子文件中心的現行或半現行公文的利用功能受到沖擊。因此,主要以現行或半現行公文利用為目標的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數字檔案館的方向大步邁進。這兩種同樣基于電子政務發展起來的電子文件中心為什么會有如此不同的發展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機構不同于其他任何管理機構的職責所在一一有效地長期或永久地保存對國家和社會具有保存價值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發點,一般而言,不會與其他機構存在職能上的重大沖突。

安徽模式的電子文件中心定位準確,前景廣闊,那是不是就一帆風順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問題。目前,它收集歸檔的對象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數字檔案館發展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數據庫文件也應該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護電子文件完整性、真實性、有效性和長期可用性方面,安徽模式僅就文本類型的電子公文提出了解決方案。其他類型的文件,因為格式太多且又復雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國內外檔案界共同面臨著的業務難題,僅靠一個省級電子文件長期保存的試點項目來解決,是不大可能的。

目前,我國電子文件中心的建設方興未艾,在前進的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項目組建議國家檔案主管機構對電子文件中心的性質及其職能進行定位,為各地方電子文件中心的建設指明方向。同時,面對電子文件管理提出的挑戰,應出臺相應的管理規范和標準,為電子文件中心的建設掃清障礙。

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