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摘要：檔案管理即檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，同時也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。但隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，信息化技術越來越多的應用于各大領域中，其中也包括對檔案的管理工作中，借助信息化技術實行對檔案的管理可以促使檔案管理工作的科學有序進行。所以，檔案相關管理部門在開展檔案管理工作時要注重對信息化技術的應用，從而有效提升檔案管理工作的水平的質量。此外，還要順應時代的發(fā)展，在檔案管理中應用先進的管理技巧和數(shù)字化的管理系統(tǒng)，實行不同種類檔案的規(guī)范統(tǒng)一管理，進而有效提升檔案管理的效率。基于此，本文就信息化檔案管理體系的構建做以下分析和研究，希望可以給相關工作者提供建設性的意見和建議。

關鍵詞：信息化；檔案管理體系；構建；方法

進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。對于每個單位和企業(yè)而言，檔案管理工作有著非常重要的作用。而檔案信息資源具有原始記錄性的顯著特點。在社會信息資源結構中具有不可替代的地位，在必要的情況下有指導和印證的作用，可以為單位的正確決策提供有力的指導意見。因此，完善檔案管理工作可以有效解決現(xiàn)階段我國有關單位檔案管理部門的問題。而在信息技術快速發(fā)展的當下，紙質的檔案載體保存已經(jīng)無法滿足當下檔案保存的需求，所以，構建信息化檔案管理體系勢在必行，它可以有效提升檔案管理工作的效率。

1實行信息化檔案管理的優(yōu)勢

首先，實行信息化的檔案管理，可以利用數(shù)字化的網(wǎng)絡系統(tǒng)對不同種類的檔案進行統(tǒng)一規(guī)范的管理，還可以對檔案進行多維度的傳輸，并且也不受空間的限制而進行不同領域內資源的共享，此外還可以跨行業(yè)和領域進行相關信息的分發(fā)和收集。而對信息資源的共享是網(wǎng)絡時代的一大優(yōu)勢，同時還可以結合移動終端設備來實現(xiàn)檔案信息快速有效的傳播。實行信息化的檔案管理，還可以促進不同部門和機構在信息資源上的連通，進而對相關檔案信息進行結構化的保存，此外，借助信息化的管理系統(tǒng)還可以方便用戶對數(shù)據(jù)的訪問，從而有效提高檔案管理工作的水平和效率。其次，在對檔案信息進行管理的過程中，可以借助網(wǎng)絡系統(tǒng)對信息資源進行全面覆蓋，從而實現(xiàn)對檔案信息資源的可視化檢索。而利用信息化技術可以讓管理者和查詢者更好的借助搜索引擎來進行信息資源的搜索，同時，搜索引擎還可以依據(jù)相關關鍵詞給予有效的參考信息。最后，利用信息化技術來管理檔案，可以實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。在對除了以紙質文獻為載體的檔案數(shù)據(jù)管理外，其中還包括一些電子類和錄音影像類的檔案資源，如果利用傳統(tǒng)的檔案管理有可能使錄音影像類資源在高頻率使用的情況下出現(xiàn)信息無法顯現(xiàn)的問題，進而導致后期檔案信息文件的缺失和損壞。但在利用網(wǎng)絡系統(tǒng)進行檔案信息保存，可以有效存儲音頻類資源，并在后期對檔案數(shù)據(jù)進行安全加密，以此確保數(shù)據(jù)的安全性。

2推進信息化檔案管理體系構建的意見

2.1建立完善的信息化檔案管理模式。借助現(xiàn)代化信息技術和網(wǎng)絡，建立完善的檔案管理模式，需要相關工作人員具備先進的管理技術和管理意識，進而使用先進的管理技術來不斷提升檔案管理水平。可見，建立完善的信息化檔案管理模式可以有效推進檔案管理信息化的建設。為了不斷提升檔案管理的信息化就需要對檔案管理的工作管理模式進行改進，不斷優(yōu)化其架構，并引入先進的檔案管理方法合技術，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)管理的數(shù)字化構建，從而實現(xiàn)高效的檔案管理。2.2加強對檔案工作人員的培訓，提高其管理意識。構建信息化的檔案管理體系，需要加強對檔案工作人員的培訓，不斷提升其管理意識。并將先進的檔案信息化管理技術應用于實踐中。此外，還要將專業(yè)的信息化人才引入到檔案管理部門中，并定期開展專業(yè)的講座，以此強化檔案管理工作人員的管理意識。

3推進信息化檔案管理體系構建的方法

首先，對外部機制環(huán)境的完善。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，構建檔案管理信息化體系需要對其中關鍵性的重要數(shù)據(jù)進行挖掘和分析，從而促使真正有價值的信息形成核心的生產力。同時，還要保障檔案信息網(wǎng)絡數(shù)據(jù)以及用戶隱私的安全性。而基于網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)信息非常大，因此有部分數(shù)據(jù)資源會曝光在網(wǎng)絡環(huán)境中，因此，制定相關的安全和隱私保護律法和健全的管理機制是保障檔案信息管理體系安全運作的有效措施。其次，建立檔案信息數(shù)據(jù)開發(fā)和利用的門戶網(wǎng)站，并確立開發(fā)和利用的大數(shù)據(jù)挖掘機制。對于檔案信息而言，有長期保存而很少利用的，因此這部分檔案數(shù)據(jù)就無法得到最大限度的開發(fā)。而通過建立門戶網(wǎng)站可以方便用戶對各方面檔案數(shù)據(jù)進行訪問和利用。但要在海量的數(shù)據(jù)中獲取有價值的信息，就需要最大限度對大數(shù)據(jù)進行挖掘，進而從中提取有價值的信息加以利用。

4推進信息化檔案管理體系構建的方法

首先，建立完善的制度，對于現(xiàn)階段我國檔案管理部門在對信息化檔案管理制度方面仍有不足之處。因此，制定有效可行的制度來加強管理，可以有效保障檔案管理工作中涉及到的版權等問題。并利用制度去約束各項工作的落實。其次，合理分配和利用以及共享資源。例如，對于出版社的檔案管理工作而言，在對物流庫存進行統(tǒng)計時，如果使用手工盤庫存就會既費時又耗力，因此，可以通過信息化系統(tǒng)對其進行統(tǒng)計，進而避免繁瑣的程序。此外，通過檔案資源共享，可以方便出版社相關人員對發(fā)貨記錄數(shù)據(jù)和庫存數(shù)據(jù)有全面了解和掌握，從而為出版社節(jié)省大量的工作時間，也間接的為其帶來經(jīng)濟效益。同時，基于網(wǎng)絡建立檔案管理部門之間的合作關系，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源的共享，從而有效提升檔案信息的高效利用率。

5結束語

綜上所述，現(xiàn)階段要實現(xiàn)檔案管理體系的信息化構建，就需要利用信息化技術，調整單位內部管理機制，不斷改進管理模式，創(chuàng)新管理方法，實現(xiàn)資源合力開發(fā)分配和利用以及共享，從而更好的實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的高效利用。

參考文獻

[1]韓新玲，劉謠.信息化檔案管理體系的構建與實施[J].中國電力企業(yè)管理，2019（14）:48-49.

[2]杜麗儀.對建立與使用知識管理型檔案管理體系的分析[J].當代教育實踐與教學研究，2016（02）:87.

作者:李雪花 單位:延邊人民出版社