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【論文摘要】伴隨著計算機技術與網絡信息技術的發展,會計信息系統發生了質的變革,同時也產生了大量信息化的會計檔案,而對這些信息化檔案的管理也不能沿用傳統的會計檔案管理手段和方法。本文闡述了會計信息化檔案管理中常見的問題和對策。

【論文關鍵詞】會計信息化檔案安全性維護性

會計檔案是重要的經濟檔案,隨著會計電算化技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代,由傳統意思上的檔案變為了信息化檔案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等。

1.2表現形式的特殊性

傳統的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質形式保存,可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用,對計算機系統的依賴性很強,但記錄信息量大,占用空間小,數據查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。

1.4保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質十分精密,電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環境要求較高。

2會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會計信息化條件下,會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據相關法律法規和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權限,在會計電子檔案管理中負有不同職責,采取不相容職責相分離措施,嚴格崗位責任制,加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應遠離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔,還要定期進行檢查,定期進行復制,以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據,保證數據的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施,即使數據丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數據,保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕,只接入財務系統內部局域網,與Internet互聯網物理斷開,同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質,必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數據被破壞。

2.2維護性

在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個問題也是極其復雜和困難的,那就是會計信息化檔案的維護工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識,還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬件知識。培養高素質的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提,一方面,要對在職的會計檔案管理人員進行繼續教育培訓,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才,逐步改變業務人員隊伍專業結構單一的現狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。在保證存儲數據穩定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質。現在數據的存儲一般應以光盤存儲為主,因為光盤作為一種光存儲介質,其存儲容量大,DVD光盤甚至可達4GB到8GB,而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低等特點。第三是不同版本財務軟件的存儲。由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺,也會導致財務軟件版本的不斷變化,對于不同版本的財務軟件,在存儲其會計檔案時,一定要將其對應的財務軟件一并存儲,以防止因為在不同的財務軟件版本下會計數據結構的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產生某些意料外的錯誤,影響會計信息系統檔案的再利用。第四是財務軟件的選擇。在財務軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發公司是否具有開發財務軟件的資格和能力。此外,還應注意財務軟件的兼容性,在軟件更新換代后能不能兼容以前版本的財務數據,能否查詢瀏覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現有軟件調用會計信息系統檔案時,要注意操作時間與會計期間的不同,即在查賬和用賬進行系統注冊時,需以系統時間進行注冊;當調用歷史檔案時,再修改會計期間的會計年份和會計月份,以查詢相應的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發展與升級,許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件,面臨淘汰,但新的計算機又不能運行老的軟件,無法查詢過去的會計信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應在計算機軟硬件更換的時候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關說明文檔一并存檔,以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。