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［摘要］根據高校工作“痕跡”管理的要求，高校管理干部應具備整理、歸檔相應檔案文書資料的能力．在高校管理工作中，要開展對高校檔案工作的宣講，使高校的管理干部成為檔案工作的宣講者和建設者；開展高校檔案知識培訓，使高校管理干部成為檔案建設的行家里手；推行辦公自動化，使高校管理干部成為文檔管理一體化的實踐者和檔案信息的使用者，不斷提升高校管理干部檔案素養．

［關鍵詞］高校檔案；管理干部；檔案素養培養

高校檔案是一所學校長期辦學過程中收集、整理、保存下來的，反映學校教學、科研、管理等各項事業發展的珍貴史料，是對學校發展歷史的真實記錄，是高校的寶貴精神和物質財富．高校檔案既是學校領導了解學校過去、傳承學校精神、做好當下事情、規劃學校未來的科學依據，也是各級管理部門了解學校發展沿革和發展成就的重要資料，更是對師生員工開展“愛校”教育、培養“愛校”情感的平臺和載體．所以，加強高校檔案建設，成為高校管理工作中不容忽視的重要工作任務．黨的十八大以來，對高校黨的建設、行政決策、教學科研、學生管理、后勤服務等各項工作都特別強調“痕跡”管理，要求高校管理干部在高標準完成各自負責的工作任務的同時，整理、歸檔相應的檔案資料，以滿足工作檢查、考核的需要，同時滿足學校檔案建設的需要，這就要求高校管理干部必須具有良好的“檔案意識”和“檔案管理能力”，不斷加強高校管理干部檔案素養的培養．但是，現實的情況是不僅高校一般管理干部缺乏“檔案意識”和“檔案管理能力”，而且不少高校整個檔案管理工作的狀況也不盡人意．如檔案室（館）的工作人員少、整體素質較低、工作狀態差、檔案利用不足，還有領導不重視，硬件投入不足，這些幾乎是高校檔案管理工作的通病．面對這一現狀和新時期加強高校工作“痕跡”管理的需要，有必要不斷提升高校管理干部的檔案素養，為高校檔案管理工作作出應有貢獻．

1高校檔案管理人員必須具有的素質要求

從事高校檔案管理人員既要具有檔案管理人員的普遍性素質要求，又要兼具高校的特殊性要求．那么，做好高校檔案管理工作主要應該具備那些素養呢？筆者認為，堅定的政治覺悟、強烈的規矩意識、崇高的職業精神、較強的業務能力等是每一名檔案管理人員必備的職業素養，但同時也要體現出高校檔案管理者在其內涵要求上的特殊性．第一，高校檔案管理人員同所有檔案管理者一樣，把較高的思想覺悟作為首要的素質要求．高校檔案主要涉及人員履歷檔案和工作業務檔案，都要求做到真實、完整、安全，不可發生造假、丟失、殘缺等問題，對需要保密的檔案不可發生泄密問題，這都要求從事檔案工作的人員對此有一個清醒的認識，形成高度的思想自覺，并從行動上自覺維護檔案的真實、完整和安全，切不可恣意妄為、不負責任，切不可為了某些人的私利而發生涂改教工履歷檔案的事情，也不能出現改動學生學業成績檔案的事情，這是保證檔案安全第一要緊的事情，是檔案管理人員必須負起的政治責任，必須從思想上高度重視，行為上堅決防止．對于教學、科研、管理等業務檔案，要特別重視其真實性和完整性，只有真實、完整記錄了學校在教學、科研、管理方面的歷史面貌，才能對學校今后的工作發揮有益的參考、借鑒作用．第二，高校檔案管理人員必須具有強烈的法規意識．對檔案的管理和收集、整理以及有效地保護和利用，都必須是依法進行的，這是《中華人民共和國檔案法》規定的．因此，要成為一名合格的檔案工作者，就必須認真學法，要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，學習有關檔案工作的行政法規、地方性法規、規章等，只有這樣，才能使檔案管理人員產生強烈的法規意識，才能做到依法治檔，才能依法收集、整理和管理檔案，依法保護和利用檔案，確保檔案管理人員認真履行法定職責，嚴格依法辦事，做好高校檔案工作，服務高校事業發展．第三，高校檔案管理人員必須具有高尚的職業道德．首先，高校檔案管理人員必須具備公正客觀的態度，恪盡職守，保護歷史的真實客觀，檔案是對歷史的記錄，真實性和客觀性是檔案的生命，堅決杜絕因追求利益而發生私自涂改檔案、損毀檔案的情況．其次，高校檔案管理者要對檔案管理事業充滿敬畏之意，滿含熱情與忠誠［1］．很顯然，檔案管理工作并不輕松，而且是比較繁雜、清苦的，與名利權位更是相隔甚遠，所以，要想安于檔案管理工作，必須要學會在檔案管理中尋找工作的樂趣，才能始終保持對檔案工作的熱情和忠誠，安貧樂道、清凈自守．再次，檔案管理人員要具有良好的服務意識．高校檔案管理除了服務學校領導之外，更多的是服務廣大師生，服務對象人數眾多，服務內容龐雜瑣碎，檔案管理人員必須具有不怕麻煩、吃苦耐勞、甘于奉獻的精神和境界，因此，從事檔案管理工作的人員必須對檔案管理的服務性有充分的認識，形成主動積極的服務意識，以服務師生、為師生解憂為樂，只有這樣，才能夠做好檔案工作，成為檔案工作的行家、專家．第四，高校檔案管理人員必須具備較強的業務能力［2］．檔案管理工作者既要學習掌握文書學知識，檔案管理學、檔案保護技術學等方面的專業知識，也要學習掌握從事檔案工作的相關法規，以及檔案管理的相關業務規定，能把檔案管理專業知識靈活運用于自己的工作實際中；檔案管理是實踐性很強的工作，檔案工作人員要學會在實踐中研究、總結檔案管理的有關流程、技巧，把理論與實踐結合起來，既堅持理論指導實踐，又在實踐中升華，圓滿完成自己的本職工作．同時，在信息化時代，由于管理的手段與方法的進步，檔案管理已經從純粹手工“故紙堆”中勞作的管理模式中解放了出來，轉變成為現代信息化管理模式，所以，檔案管理者還要學習掌握現代化的科技知識，特別是計算機技術、信息開發和網絡技術．因此，檔案管理人員更多的是在計算機上處理電子文件，建立電子檔案、數字檔案館，并通過互聯網來檔案信息．

2高校管理干部檔案素養的現狀

高校管理干部大多都要承擔工作方案的起草、工作過程記錄和工作總結撰寫等工作，這些都是高校檔案建設的一部分，所以，高校管理干部一般都具有一定的文書、檔案素養．但是，在實際工作中，由于他們的檔案意識不強，在建檔歸檔時除了紅頭文件外，往往將工作方案、工作過程記錄、工作總結等沒能及時歸檔建檔而遺失，造成檔案缺失，這與高校管理干部沒有形成良好的檔案意識緊密相關，不利于高校檔案事業健康發展．為此，高校管理干部服務檔案建設需要克服下列問題：第一，存在檔案知識不足問題．眾所周知，高校管理干部并非檔案專業科班出身，大多也都沒有參加過系統的培訓，沒有多少檔案專業知識，也認識不到檔案重要性，因此，他們在檔案整理、報送工作中只是一個沒有任何工作內涵的“二傳手”，只是簡單的把手中的文件轉交到檔案管理人員了事，理所當然地認為立卷歸檔與己無關，那是學校檔案室（館）的事情，致使在對轉交的檔案材料沒有進行初步的整理、篩選和歸類，既可能造成檔案材料不齊全問題，也給學校檔案室（館）增加了工作難度．第二，存在文件歸檔不及時問題．眾所周知，高校管理干部并不是專業檔案管理人員，只是兼做檔案事務，他們認識不到檔案是重要的信息資源，思想上不重視，能力上有欠缺，所以，大多都只是把學校印發的文件收齊建檔歸檔，而對反映工作過程的檔案材料歸檔不及時，造成檔案內容缺漏，檔案價值大打折扣．還存在著個別干部把與自己工作相關的重要文件材料私自截留下來，以方便自己使用，但卻破壞了學校檔案的連續性和完整性．第三，存在文件歸檔不規范問題．有些干部雖然能夠及時將檔案資料送交學校檔案室（館），但是所送交的歸檔文件存在許多不符合檔案管理規范的情況．比如，大量存在著文件材料的用紙、排版和裝訂未嚴格按照公文和檔案管理規定的情況，［3］這既影響了公文的嚴肅性、規范性和權威性，也不利于高校檔案規范化建設，不利于檔案室（館）達標升級．

3提高高校管理干部檔案素養的對策

第一，加強高校檔案工作宣傳，高校管理干部都是檔案工作的宣傳者和建設者．要想搞好高校檔案建設，首先要認真學習宣傳《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規，將檔案建設列入學校工作的重要議事日程，大力宣傳檔案在實際工作中的作用，增強全校師生員工對檔案工作的認識，使高校管理干部成為學校檔案建設的參與者和受益者［3］．第二，扎實開展檔案知識培訓，使高校管理干部成為檔案工作的行家里手．高校日常管理工作龐雜而又具有專業性，工作任務是繁重而艱巨的，要想使高校管理干部在日常工作中留下符合檔案要求的“痕跡”，就必須開展黨校管理干部檔案專業知識培訓，要結合高校檔案建設的實際，設計安排符合高校檔案建設需要的、實際動手操作能力強的課程體系，重點學習了解國內外文秘、檔案管理與信息管理的前沿成就與發展動向，不在于學習多么高深的理論，重在文秘、檔案建設的實踐需要，為做好檔案實踐工作打下基礎，既滿足“痕跡”管理的需要，也符合檔案建設的要求，第三，推行辦公自動化，使高校管理干部成為文檔管理一體化的實踐者和檔案信息的使用者［4］．目前，高校已普遍推行了以無紙化辦公為主要特征的辦公自動化，也在逐步推進文書、檔案管理一體化．這樣一來，管理干部日常文書處理都在計算機上完成，并在網上完成傳輸，實際上是完成了從過去的紙質檔案向電子檔案的轉換．這種文書處理、傳輸的基本技能，為實現文書、檔案管理一體化打下了堅實基礎．實際上，只要在技術上完成了辦公自動化和檔案自動化兩個系統的“對接”，高校管理干部在網上辦公的同時，也可以很輕松的完成網上檔案遞交，提高檔案建設效率．同時，根據工作需要，管理干部可以向學校檔案室（館）申請檔案資料查閱使用“授權”，就可以實現對檔案信息的查閱使用，使檔案建設者和使用者“同體”，發揮學校檔案服務實際工作需要的積極效用．

作者:李德群 單位:漢江師范學院

［參考文獻］

［1］邊琦．檔案工作者的四項素養［J］．機構與行政，2013，（7）．

［2］羅頌華．高校秘書人員的檔案素養［J］．秘書，2010，（3）．

［3］王冬梅．試論如何培養檔案管理人員的職業素養［J］．民營科技，2016，（6）．

［4］孫桂秀．信息時代檔案管理面臨的挑戰及對策［J］．科技信息2007，（5）．