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摘要：隨著社會發展和技術進步，檔案行業在管理手段、開發利用等方面有了極大的發展與進步，特別是國家各級專業檔案館和檔案管理中心，初步實現了信息化，實現了檔案管理、開發利用的科學化、現代化和標準化。企事業單位的檔案管理也有了長足的發展，但相對于國家專業檔案館在信息化建設方面存在一定差距，形成了與全國檔案管理發展的脫節，在很大程度上影響了相互間的交流與合作，影響了企事業單位檔案工作的發展。因此，加快我國企事業單位檔案管理信息化建設，跟上國家檔案管理發展的步伐，實現與全國檔案信息的同步溝通，對于推進企事業單位的建設與發展具有重要的現實意義。本文就事業單位檔案管理信息化建設意義和方法進行了闡述。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；意義；方法

檔案管理是一個古老的行業，在人類歷史發展和社會管理中有著重要且不可替代的作用，它的現實意義體現在當今社會各個領域，國家建立了各級檔案館和檔案管理中心，國家各級機關和各企事業單位設立了檔案室，它真實全面地記錄了國家政治經濟、科學文化、工農業建設、軍隊國防建設、文學藝術等多個領域的發展歷史進程和成果，對于指導當前國民經濟建設和文化發展、社會管理、精神文明建設等發揮著重要的作用。隨著社會發展和技術進步，檔案行業在管理手段、開發利用等方面有了極大的發展與進步，特別是國家各級專業檔案館和檔案管理中心，初步實現了信息化，實現了檔案管理、開發利用的科學化、現代化和標準化，促進了我國檔案事業的發展。企事業單位的檔案管理也有了長足的發展，但相對于國家專業檔案館在信息化建設方面存在一定差距，形成了與全國檔案管理發展的脫節，在很大程度上影響了相互間的交流與合作，制約了企事業單位檔案工作的發展。因此，加快我國企事業單位檔案管理信息化建設，跟上國家檔案管理發展的步伐，實現與全國檔案信息的同步溝通，對于推進企事業單位的建設與發展，具有重要的現實意義，已成企事業單位檔案工作的當務之急。

一、檔案管理信息化的概念與要素

檔案管理信息化就是通過建立檔案信息化管理系統和檔案信息網絡，將數字技術應用于檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開發利用各個環節，改變傳統紙質、影像、實物檔案管理手段，實現檔案信息資源數字化，存儲集成化，傳遞網絡化，開發利用智能化。其要素是檔案信息資源、檔案信息網絡、信息技術和設備、檔案信息化法規標準。

二、事業單位檔案信息化建設的意義

1.檔案管理信息化與無紙化辦公實現無縫連接，能夠減少管理工作成本，提高檔案管理工作效率。檔案信息化可以實現檔案管理部門與單位各管理部門的網絡連接，事業單位各項文字材料從制作到領導閱示簽發，到職能處室承辦，歸檔、建檔都實現了網上流轉和計算機處理，提高了單位管理工作效率和檔案管理效率。2.檔案資料的收集、整理、查詢等工作變得非常方便，使得檔案資料實現高密度永久保存。檔案信息實現數字化處理，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制目錄，可以任意整序、分類、排列、檢索，實現檔案全文自動檢索。檔案儲存實現集成化，極大地提升了檔案信息存儲量和高密度。3.能夠實現檔案資料更加安全的加密保護。檔案信息管理系統可以借助墻技術、攻擊檢測技術和數據恢復技術等，實現對信息的加密和權限管控，從技術上保證檔案信息的電子檔案安全和保密，防控計算機黑客的入侵、網絡病毒的泛濫等網絡信息泄密事故的發生。4.可以實現基礎數據的快速統計和分析。互聯網時代的到來，使大數據統計與分析成為現代化管理的有效工具，也成為科學正確決策的依據。檔案信息化為實現大數據統計分析創造了條件。如利用干部培訓中心歷年干部培訓檔案信息，開展干部培訓人數、學習成績、培訓效果等大數據統計分析，更好地指導干部培訓工作等。5.建立檔案信息網絡可以實現單位檔案信息與全國同類單位和國家檔案館檔案信息的互通交流和傳遞，為檔案信息的開發利用共享創造了條件，提供了便利。

三、事業單位檔案信息化建設的方法

1.制定單位的檔案管理信息化的總體規劃。事業單位檔案信息化建設是一個系統工程，涉及單位管理的方方面面，應該在服從服務于事業單位整體發展戰略的基礎上，制定單位檔案管理信息化建設規劃，根據事業單位自身的特點與發展目標，在深入調查和科學論證的基礎上，制定切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃，與單位其他管理部門的改革發展協調進行，與本單位公文管理、信息中心建設同步進行，與單位辦公自動化系統的發展相適應，形成完整可行的相互支持的單位檔案信息建設規劃，實現檔案管理信息化建設。2.逐漸實現檔案管理的信息資源數字化。檔案信息資源的數字化是進行檔案信息化建設的一個重要前提和基礎，檔案數字化就是應用先進的信息數字技術，把單位各種物質載體形式的檔案加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫。具體做法為：一是單位在日常工作中形成的文字版公文以及電子版、影像資料通過數字化處理轉化成數字檔案存檔；二是對于單位原藏各種介質載體的檔案，選取重點且符合條件的檔案進行數字化處理，使之轉化成為數字檔案；三是對于上級或兄弟單位傳遞的各種介質的公文及文字材料，在使用解密后轉化成為數字檔案，以此建成分類的數字檔案數據庫，實現檔案資源的數字化。在此基礎上，引進檔案信息管理辦公軟件，運用計算機技術實現檔案目錄編排和檢索，形成高密度的檔案信息存儲和快捷的查詢調閱，為實現檔案管理信息化奠定基礎。3.建立檔案網站，逐步實現檔案信息傳遞網絡化。事業單位要建立本單位檔案信息站點和網站，以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找，以及電子文件的實時歸檔及直接提供使用；檔案網站要與本單位內部OA網聯通，實現單位內部辦公自動化系統與檔案管理的互通，信息共享；把檔案管理系統納入本單位的管理信息系統，構建一體化系統，把本單位各個部門的信息統籌考慮進去，實現資源共享，最大限度地提升檔案管理的綜合效益和系統效益；通過互聯網加入全國或地區區域檔案網絡，實現全國或地區檔案信息網上交流互通，真正做到檔案管理信息化和網絡化；建設信息檔案的網站，要重視所用設備的選擇，使用標準化設備，使用先進主流產品，選擇先進軟件，并注重設備更新與軟件升級，確保設備的先進性和軟件的領先性，以此保證網站信息傳遞快捷和運行效率。4.檔案信息化應做到規范化、標準化。規范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是保證檔案信息網絡數據正常運行的基本條件。事業單位在進行檔案管理信息化建設時，必須嚴格執行國家推薦信息化管理的標準，遵循地區信息網絡管理規范，結合單位自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系。在技術規范上，對數據庫結構和格式等作出統一的規定，對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范，以此實現檔案信息在全國及地區網絡傳輸解碼中做到統一格式，數據共享，避免因軟、硬件和文檔格式的不同，造成數據無法轉換解碼或者不能讀取的網絡障礙。5.建立檔案網站服務平臺，為社會提供信息服務。事業單位大多承擔著社會服務管理職能，掌握關系國計民生的有關信息，在政策允許的前提下，要積極利用檔案信息網站和網絡，建立檔案信息網站服務平臺，利用所藏檔案信息為社會服務，與民生網、咨政網并網，采取信息互補、互通的方式向公民提供社會資信、民生信息、個人信息等方面的信息服務。與相關業務單位聯網，實行業務信息互通互補。如給軍轉干部履職部門提供干部培訓情況和專業能力信息，為軍轉干部提供學習咨詢、網上輔導服務等，以此加強檔案信息的開發利用。

四、事業單位檔案管理信息化建設需具備的條件

1.要有檔案管理信息化建設共識和意識。檔案管理信息化建設是對傳統檔案管理的一次改革，不僅涉及傳統管理理念的轉變，還要進行不小的資金投入，再加上檔案管理在事業單位整體工作中處于輔助地位，因此，開展檔案管理信息化建設必須要有領導的重視和職工的共識。只有領導重視，才會有應有的投入；只有員工的共識，才有檔案信息化建設的積極性和自覺性。這是開展檔案信息化建設的前提條件。2.要有一支專兼職結合、掌握現代化檔案管理知識的管理隊伍。現代化檔案管理知識包括：文書檔案專業基礎理論知識和實際操作業務技能；電子數據信息的采集技術，計算機軟件的正確運用，互聯網技術運用等方面的知識。單位要采取內部培養、外部引進的方法，盡快提高檔案管理人員的綜合素質，建設一支專兼職結合的高素質檔案管理隊伍。3.要具備符合檔案信息化建設的設備、設施。硬件設備主要包括：計算機、數碼照相機、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設備等，以此完成數字模擬整合、數字編碼、存儲、傳播等工作。軟件則需要引進和購買系統軟件，并及時進行更新換代。設施建設重點是配置符合數字檔案儲存保護的檔案室和相關防磁防射線和防光照家具等。4.要具備網絡安全保障體系，包括完善的網絡管理辦法，健全的管理組織和管理責任制，有效的技術防護措施等，建立完備的綜合防范機制，確保網絡傳輸和社會服務中涉及國家機密、專利技術、商業機密等檔案信息資料的安全。

總之，事業單位檔案信息化建設是我國檔案管理的發展趨勢，是實現國家檔案事業發展不可或缺的部分，也是事業單位推進各項工作發展的必要手段。作為檔案管理人員，我們要以新時代中國特色社會主義思想為指針，以國家檔案局頒布《全國檔案信息化建設實施綱要》為指導，與時俱進，加強學習，努力工作，為全面實現我國檔案管理信息化做出應有貢獻。

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作者:宋林靜 單位:河北省軍隊轉業干部培訓中心