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摘要：科技在進步、網絡在提速，人們的生活逐漸信息化：通信有手機，出行有百度，購物有京東、淘寶，學習有各種各樣的網絡課程……信息化改善了人們的生活、提高了人們生活的質量。不僅是生活，工作也一樣，信息化已經深入到生活的每一個角落。隨著我國人事制度改革的不斷推進，對人事檔案管理的要求及對人事檔案的利用率也在不斷提升，傳統的紙質檔案無論是在管理形式上，還是在管理方式上都已無法滿足時展的需要。一些發達地區已經在逐漸開始使用信息化的人事檔案管理，人事檔案管理的信息化已經成為未來人事檔案管理的必然發展趨勢。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；檔案信息化；建設策略

一、引言

人事檔案記錄了一個人的發展和成長經歷，是一個人最重要的信息，是最重要的記錄，也是國家和單位選拔人才的重要依據。人事檔案管理是單位管理的一個重要組成部分，人事檔案管理水平的高低無疑會對單位的管理及發展產生比較大的影響。由于人事檔案管理非常重要，因此必須著力加強人事檔案管理建設，提高人事檔案的管理水平。隨著網絡信息技術的飛速發展，信息技術已經成為改善人民生活質量、提高單位經濟效益，提高整個社會勞動生產率的重要戰略資源，順應時展，用新型的數字化人事檔案代替原有的紙質化人事檔案既可以有效提高人事檔案管理的效率，又能有效提高人事檔案的管理水平。北上廣等發達地區已經有部分單位開始檔案管理的信息化建設。

二、人事檔案管理信息化的作用

人事檔案的信息化建設對于提高人事檔案管理水平，促進單位人力資源的合理配置、促進人力資源的高效利用、節約單位管理成本、減少單位管理漏洞等具有重要作用，具體來說主要有以下幾點。（一）節約管理成本。人事檔案作為重要的人事文件資料，往往需要有專門的房間存放。房間要防火、防潮，更要防盜、防人為損壞。日常工作中，要定期整理、清點，如果遇到變動檔案還需要改變存放地點，要搬運到其他地方，不僅工作量大增加，還會增加人事檔案丟失、損壞的風險。而電子化的人事檔案則不同，只要將其存在兩個不同位置的電腦中，又可以保護檔案信息的安全。近些年隨著互聯網技術的近一步升級，將人事檔案信息存在網絡上，同樣可以保證信息的安全。（二）減少管理漏洞。經過信息化處理的人事檔案，是由電腦軟件和人來共同控制的，通過合理的軟件設計可以讓人事檔案的管理更加嚴密、審批程序更加科學。人事檔案記錄著人過去的學習生涯及職業發展，對一個人的未來職業發展至關重要，因此總有人試圖通過各種方式來清除自己過去經歷中的一些污點、夸大過去的成績，因而會滋生人事檔案管理上的腐敗及其它不良作風。而電腦軟件是設計好的，很多設定并不是操作人員可以隨便就能改的。有些地方操作人員是能修改的，但也往往會有相互的制約，從而形成管理上的制約。此外，電腦日志還會記錄下操作人員的每一步修改，因此，如果真有不法事件發生，相關責任人也能被順利找到。這樣就能在人事管理的程序上減少管理漏洞、降低人為因素的干擾，從而提高人事檔案管理的質量。（三）方便檔案查找。電腦及軟件具有查找的功能，不僅查找的速度快，而且查找得非常徹底，不會有任何遺漏。人事檔案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能來進行查找，既可以通過查找姓名，也可以通過查找“身份證號”“職位”“工作單位”等來查找。智能查找的速度快、質量高，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。（四）有助于單位間檔案資源的快速傳遞隨著我國經濟的快速發展，單位間的交流、單位人員的流動日益頻繁，人事檔案的轉移、單位間的人員合作越來越多。數字化的人事檔案即查即用、傳輸方便，因而人事檔案信息化建設有助于不同單位間人事檔案資源的快速傳遞，有助于提高檔案資源的利用率，有助于工作效率的提高。

三、人事檔案管理信息化建設的策略

現在是信息時代，人事檔案管理當然應順應時展的潮流。運用信息及網絡技術將人事檔案信息化，能更新檔案管理模式，提高人事檔案管理的效能。但人事檔案管理的信息化是一個系統工程，不能寄希望于一蹴而就，而應漸進式地穩步推進。在人事檔案信息化的過程中，應注意運用以下幾點策略。（一）要充分認識到檔案管理信息化的巨大優勢。理念是先導，要推動人事檔案管理的信息化建設，人事檔案相關工作人員特別是政府及單位的領導干部必須充分認識到人事檔案管理信息化的巨大優勢，接受先進的信息化理念，為人事檔案的信息化提供支撐。思想上想通了、理念上認同了，在后面的具體實踐中才能堅定方向、上下同心，從而更好地推動人事檔案的信息化建設。在具體實踐中，單位領導一定要對人事檔案管理的信息化高度重視，政府人員一定要做好監督工作，對于認識不到位或心里有小算盤的單位或個人要做好說服教育及監督管理工作，以確保人事檔案管理信息化的順利推進。（二）完善檔案管理信息化的軟硬件基礎。人事檔案管理信息化，首先要構建電腦、網絡等信息化環境，要完成電腦及信息化設備的采購、網絡的組建、軟件的調適等一系列工作。在這一階段一方面需要一定的資金投入，另一方面要做好規劃，請人事檔案管理信息化方面的專家實地指導，以保證人事檔案管理信息化軟硬件基礎設施建設的順利完成。在此過程中，單位一定要保證資金到位，要積極購進先進的信息化設備，積極更新原有的落后信息化設施。（三）加強人事檔案管理信息化的人才建設。無論是電腦采購、網絡搭建，還是軟件的調適都是一次性的，而在日常的人事檔案的信息化管理中，需要精通人事檔案管理的人才，需要能熟練運用人事檔案信息化管理相關軟件的人才，需要能保證網絡安全運行，能保障網絡信息不被竊取的人才。這就需要加強人事檔案管理信息化的人才建設，培養一批懂業務、通技術、善管理的人才。這是既保障人事檔案管理信息化運行的基礎，也是人事檔案管理信息化發展的保障。在對人事檔案管理信息化隊伍的建設中，一方面要加強對人事檔案管理人員的招聘，將經驗豐富、能力出眾、思想品德好的人才請進來。另一方面還要對原有人事檔案管理人員及對人事檔案信息化還不夠熟悉的員工進行培訓以便快速提高他們的人事檔案信息化管理水平。此外，還要加強考核及監督，以提高相關人員的積極性、主動性。（四）人事檔案的信息要加強制度建設。信息化環境、人才建設是人事檔案信息化建設的基礎，但要保障人事檔案信息化的順利實施和長遠發展，必須要建立人事檔案信息化管理制度，使人事檔案的信息化管理工作有據可依、有章可循，讓制度為人事檔案管理的信息化保駕護航。科學的制度有助于理順工作思路，有助于規范人的行為，因此一定要加強制度建設，使其成為人事檔案信息化、科學化、高效化的保障。（五）要對紙質人事檔案與數字化人事檔案合理整合。人事檔案的時間跨度大、信息及資料多，難免會出現這樣那樣的問題。這就要求我們在人事檔案信息化的過程中，將紙質檔案與數字檔案仔細比對、認真推敲，以科學嚴謹的態度構建起人事檔案信息資料庫，并逐漸建立起一個完整、準確的人事檔案管理系統。（六）人事檔案信息化要結合單位的具體實際。各單位的經營方式不同、業務不同、地域不同，各單位的具體情況也不一樣。在人事檔案的信息化建設的過程中，一定要因地制宜，要結合單位的實際情況，這樣才能保證人事單位信息化的質量，才能保障人事檔案管理信息化的順利實施。

四、結束語

隨著經濟及社會的發展，信息技術的運用面越來越廣。人事檔案管理作為單位重要的管理組成部分，原有的以紙質檔案已經越來越無法滿足時展的需要，運用現代科技改變原有的人事檔案管理方式已經勢在必行。在人事檔案管理信息化的過程中，既要注意信息化設備及人才的建設，又要加強制度方面的建設，同時還要充分考慮到與之相關的方方面面的問題。只有這樣，才能讓科技成為推動單位發展的動力，成為提高人事檔案管理效能的工具。

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作者:馮小芳 單位:西安體育學院