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1方法

1.1體系管理要求

一般而言，計量技術機構建立管理體系時，主要依據的標準和規范有：ISO9001：2008、JJF1033-2008、JJF1069-2012、ISO/IEC17025：2005、ISO/IEC17020：2004、《實驗室資質認定評審準則》等。在ISO9001：2008質量體系管理過程中，需要根據實際要求，對質量手冊、程序文件、質量記錄、作業指導書等體系文件進行修訂。在開展內審、外審活動時，除了需要進行質量活動的過程管理，還需要做好歷次質量活動文件質量的歸檔和整理，以及歷次不符合項等數據的統計。JJF1033-2008、JJF1069-2012、ISO/IEC17025：2005等規范涉及計量標準的管理。在日常計量標準管理中，從新建項目申請通過，到計量標準新建標資料的建檔、已有計量標準的動態維護，以及JJF1033-2008、JJF1069-2012、CNAS申請（考核）資料的輸出，所有這些管理過程涉及面廣，各類考核規范要求各異，包含材料繁多，期間還涉及申報材料的審核、回退、批準、歸檔等過程，每個步驟需要嚴格按照考核規范的要求進行。此外，體系管理過程中需要涉及很多項目的統計分析。諸如質量簡報內容、政府委托的各類考核、各類項目所依據的規程、各類檢定員的資質統計等。

1.2制約因素

體系管理包含機構日常運行各個方面，而體系所依據的各個規范之間難免有交叉重復的要素，日常管理中難免會有重復操作及遺漏。例如JJF1033-2008與ISO/IEC17025：2005中對于計量標準器及配套設備的管理都有相應的要求，當設備因評價不符合需要變更時，需要分別根據兩個技術規范的要求進行相應類似操作（如圖1所示）。這樣既增加了工作量，又加大了出錯概率。圖1管理要素交叉示例類似這些問題都不利于體系的有效運作，進而會影響機構的檢測質量。檢測質量一方面關系到能否滿足客戶的檢測要求，另一方面從機構自身的角度來說，檢測質量也關系到計量技術機構的生命，關系到機構自身的發展。因此，如何完善體系管理是機構始終需要重視的工作。

1.3體系管理信息化

體系管理雖然包含內容龐雜，但大多有法（標準、規范）可依。在管理過程中可以將不同的考核規范要求分門別類，各類管理要素結構化羅列。因此，可以通過計算機技術，將體系管理信息化。1）文件材料電子化。將管理過程中所涉及的材料電子化，一并進入管理信息系統，實現無紙化管理；2）材料格式的模板化。各類材料模板依據考核規范的要求固化到系統中，操作時可直接調用模板輸入；3）管理要素系統化。將各類考核規范的要求固化到系統中，包含所有必需的管理要素；4）操作流程系統化。將日常操作中的材料提交、審核、回退、審批、修改、歸檔等操作流程固化到系統中，提高效率。

2實現目標

通過對體系管理各要素及要素間關聯性的分析研究，將體系管理各要素納入信息系統，可以實現以下目標。1）管理要素全覆蓋。各管理要素在系統中進行管理，結合系統的工作提醒、提前預警等功能，減少工作遺漏，做到全面覆蓋。2）閉環管理。在系統中，某一項工作從發起到流程審批，直到最后的、歸檔，各節點環環相扣，并可設置各節點完成時限，形成完整的閉環管理。3）實時動態管理。諸如計量標準、儀器設備、人員持證項目等都會有有效時限，系統可以針對這些有時限要求的要素提前預警。涉及某一崗位的所有待處理工作都會在系統中有待辦提醒，便于管理人員及時對各項工作進行實時管理。4）無紙化辦公。依據各項考核標準所形成的考核材料會形成很多文檔，除了最后確定的申報版本需要形成紙質材料外，前期內部流轉及最后歸檔的文檔都可以盡量電子化，這樣既可以實現無紙化辦公，同時電子文檔也可以實現高效檢索。

3系統實現

3.1設計原則

3.1.1實用性

開發的系統必須滿足實用性需求，做到使用方便，輸入數據量盡量小，界面直觀，易學易用，不同業務之間界面轉換速度快。

3.1.2功能完整性

所提出的業務都能夠在計算機平臺上完成，對于同一類型的業務，由于輸入要求或地址模式等條件的不同，將設計不同的功能模塊。

3.1.3高性能

系統在性能上做到實時性強、數據容量小、響應速度快、穩定性高、出錯率低、容錯性好等優點。

3.1.4數據安全性

安全性永遠是數據庫的重要課題，必須采取多種措施保證數據庫的安全。

3.1.5美觀化設計

在滿足實用性的條件下，界面設計做到美觀大方，大小適中，排列整齊，各種控制鍵的中文名字簡單明了，不同的業務甚至不同的功能有不同的界面。美觀的界面配色柔和，減輕視覺疲勞，給員工一個良好的計算機工作環境。

3.1.6系統可擴展性

在滿足一期方案的基礎上，考慮今后系統可能新增功能帶來的系統軟硬件的變化，為系統的擴充預留接口。

3.2系統結構和功能

系統結構如圖2所示。主要包括體系文件、質量活動、項目管理、統計分析。

3.2.1體系文件

質量手冊、程序文件、作業指導書、質量記錄等體系文件在系統中保持最新版本，體系文件出現更新時，在系統中完成審批流程并歸檔。

3.2.2質量活動

外審、內審、管理評審、附加評審等質量管理活動納入系統管理。系統具備各類質量活動的按期提醒功能。在系統中進行質量活動計劃的制定和審批、質量活動計劃的、質量活動過程的流轉、質量活動結果的輸出、質量活動需改進項的管理。

3.2.3項目管理

包括新項目申請及不同項目定位的材料管理，包括計量標準管理、法定授權、資質認定、實驗室認可、檢查機構認可等內容。材料按照不同考核規范的要求在系統中設置模板，直接在系統中輸入或以附件的形式提交。各類考核申請、復查等所需的材料可以從系統自動輸出word版本，打印即可用。建標完成后具備動態管理的功能，可以預警將到期的計量標準，并提醒相關負責人關注。所有資料在系統中歸檔，便于檢索。

3.2.4統計分析

通過對系統內各功能模塊相關信息的抓取匯總，生成各類統計內容。包括通過匯總質量活動的相關內容，生成質量簡報；統計歷次外審、內容、管理評審、附加審核等活動的不符合項出現次數、出現范圍、整改完成情況等內容；統計許可證考核情況；統計能源計量審查情況；統計檢定、校準、檢測、檢查對應項目及所依據的規程；統計各類人員資質等。

3.3主要數據庫設計

3.3.1儀器設備

實現儀器設備的動態信息化管理，實時監測計量標準器及配套設備的使用情況，提前提醒相關人員按期送檢標準器。設備信息與計量標準等其他相關模塊自動關聯，設備更新后其他部門相應更新。主要字段包括名稱、型號、測量范圍、不確定度或準確度等級或最大允許誤差、制造廠、出廠編號、末次檢定或校準日期、檢定及校準機構、檢定或校準證書號等。

3.3.2人員資質

實時維護各類人員所擁有的相應資質信息，包括檢定員、各類考評員、注冊計量師、內審員等信息。人員資質信息統一更新后，自動關聯的相應考核模塊信息也同步更新。主要字段包括姓名、所屬部門、資質類型、取證時間、證書到期時間、證書編號等。

3.3.3檢測方法

提供檢定規程、校準規范、國家標準等計量技術規范的查詢、閱讀、更新功能。檢測方法與計量標準等相關內容保持同步更新。主要字段包括規程/規范編號、年號、名稱等。

3.3.4可開展項目

提供項目的檢索、查詢、更新等功能。可以生成檢定、校準、檢測、檢查項目對照表，并作為各類考核材料中可開展項目的數據來源。主要字段包括項目名稱、測量范圍、測量不確定度/準確度等級/最大允許誤差、依據文件名稱、依據文件編號等。

4結語

通過結構化梳理管理要素與管理流程，將管理要素全方位納入管理信息系統，大大精簡了日常管理的工作量，提高了工作效率。便捷的檢索與查詢，部分資料信息的自動輸出，替代了很多人工的重復性工作。與此同時，通過網絡信息化平臺的共享機制，給機構全體人員了解并參與體系管理提供了極大的便利，有助于進一步營造體系管理氛圍。通過該系統在計量技術機構中的應用，充分發揮了管理信息系統所具備的的高效性、協同性和共享性的特點，切實推動計量技術機構管理水平的進一步提高。

作者:王一民李張標陳旭東許碧澤單位:寧波市計量測試研究院