導(dǎo)語(yǔ)：水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:基于國(guó)家大力發(fā)展清潔能源、積極建設(shè)新型電力系統(tǒng)和助力實(shí)現(xiàn)雙碳目標(biāo)的時(shí)代背景,聚焦清潔能源建設(shè)的關(guān)鍵要素,即水電工程項(xiàng)目。從檔案分類與編號(hào)、設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案管理兩方面對(duì)水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管控模式及相關(guān)舉措進(jìn)行了有益探索,以期為同行提供參考。

關(guān)鍵詞:水電工程項(xiàng)目;設(shè)計(jì)檔案;檔案分類與編號(hào);檔案管理

1概述

近年來,我國(guó)出臺(tái)多項(xiàng)與水力發(fā)電相關(guān)的政策,推動(dòng)水力發(fā)電行業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。依據(jù)這些政策及規(guī)劃要求,國(guó)家水力發(fā)電行業(yè)在“十三五”期間得到了長(zhǎng)足的發(fā)展,水力發(fā)電能力有了大幅度提升。當(dāng)前,國(guó)家“十四五”發(fā)展綱要也再次強(qiáng)調(diào)了可再生能源的重要性,并明確要求加快水電站的布局,進(jìn)一步推動(dòng)能源清潔化。水電工程作為風(fēng)光水互補(bǔ)清潔能源基地建設(shè)的關(guān)鍵要素,可將水能直接轉(zhuǎn)化成清潔的電能,將在國(guó)家新型電力系統(tǒng)建設(shè)和助力實(shí)現(xiàn)“3060”碳達(dá)峰碳中和目標(biāo)征程中發(fā)揮積極作用,其重要性不言而喻。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出了“要?jiǎng)?chuàng)新建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)方式,對(duì)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要實(shí)行事前指導(dǎo)及事中、事后監(jiān)管”[1]的要求。因此對(duì)如何進(jìn)一步做好水電工程項(xiàng)目檔案工作和更好服務(wù)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行深入研究顯得尤為關(guān)鍵和必要。陸婭瓊[2]結(jié)合具體項(xiàng)目對(duì)大型水電站建設(shè)工程項(xiàng)目檔案形成過程、作用與特點(diǎn)進(jìn)行了研究分析,并就進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作進(jìn)行了探討。馬春茹[3]從檔案管理信息化、檔案工作落實(shí)、提升管理意識(shí)、規(guī)范管理流程、完善監(jiān)管等方面提出具體措施,以解決目前水電工程項(xiàng)目檔案管理過程中存在的問題。李華莉[4]重點(diǎn)闡述了全過程管理理念在電力工程項(xiàng)目檔案管理工作中的應(yīng)用。王偉義[5]則從總承包項(xiàng)目檔案管理的角度分析了做好文件收集、整理、歸檔等全過程管控的相關(guān)策略與思路。筆者將聚焦水電工程設(shè)計(jì)檔案管理中的檔案分類與編號(hào)、設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案管理兩方面,對(duì)其管控模式及具體舉措進(jìn)行探索與研究,以解決當(dāng)前在水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理過程中普遍存在的檔案分類不清晰以及檔號(hào)編制不統(tǒng)一等問題,以便更好服務(wù)項(xiàng)目建設(shè)。

2水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案分類方案與檔號(hào)編制研究

2.1歸檔文件的收集范圍

水電工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于水電站工程建設(shè)全過程,反映了工程勘察設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收和生產(chǎn)運(yùn)行全過程。故各項(xiàng)目歸檔文件收集范圍應(yīng)包括設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、以及試運(yùn)行過程中的各類文件。通常情況下以《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)[6]為依據(jù)。其主要內(nèi)容包括:(1)設(shè)計(jì)文件。工程項(xiàng)目各設(shè)計(jì)階段中形成的設(shè)計(jì)報(bào)告、圖紙及設(shè)計(jì)更改資料等。(2)采購(gòu)設(shè)備文件。工程涉及的采購(gòu)設(shè)備合同、制造圖、產(chǎn)品合格證及產(chǎn)品使用說明書。(3)施工文件。施工階段:土建施工文件,設(shè)計(jì)變更資料,設(shè)備及管線、電氣、儀表安裝施工文件;原材料和施工質(zhì)量保證文件,設(shè)備調(diào)整方案、措施、調(diào)試報(bào)告和調(diào)試過程中的設(shè)備缺陷處理記錄、調(diào)試試運(yùn)行質(zhì)量驗(yàn)評(píng)表、調(diào)試工作總結(jié);監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)督文件等。(4)階段驗(yàn)收文件。階段和單項(xiàng)(專項(xiàng))工程驗(yàn)收鑒定書、總結(jié),待驗(yàn)工程已完和未完項(xiàng)目清單等。(5)試生產(chǎn)階段。生產(chǎn)準(zhǔn)備文件,企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行規(guī)程、操作及事故處理規(guī)程、管理制度與措施等);機(jī)組整套啟動(dòng)及試生產(chǎn)期間的文件材料(試生產(chǎn)記錄、設(shè)備缺陷及事故處理記錄、分析、結(jié)論和試生產(chǎn)工作總結(jié));設(shè)備命名,主系統(tǒng)啟動(dòng)及倒送廠用電方案等。(6)竣工驗(yàn)收階段。工程建設(shè)總結(jié)(各分包單位)、工程總體竣工驗(yàn)收文件和樞紐工程、庫(kù)區(qū)移民、工程檔案、消防、勞動(dòng)安全衛(wèi)生環(huán)保等7個(gè)單項(xiàng)的竣工驗(yàn)收文件、竣工決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告和竣工驗(yàn)收鑒定書等。(7)工程管理文件。建設(shè)項(xiàng)目審批文件、土地征用文件以及施工過程中各類管理文件等。

2.2現(xiàn)行行業(yè)規(guī)范

目前可為水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案分類與檔號(hào)編制工作提供依據(jù)的現(xiàn)行行業(yè)規(guī)范有3個(gè),分別是《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13-1994)[7]、《水電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》(DL/T1396-2014)[8]和《水電工程項(xiàng)目編號(hào)及產(chǎn)品文件管理規(guī)定》(NB/T35075-2015)[9]。各規(guī)范適用范圍及側(cè)重點(diǎn)略有不同,具體特點(diǎn)如下:(1)DA/T13-1994屬于檔案行業(yè)推薦性標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)條文對(duì)檔號(hào)的三種結(jié)構(gòu)、五項(xiàng)編制原則(唯一性原則、合理性原則、穩(wěn)定性原則、擴(kuò)充性原則、簡(jiǎn)單性原則)和編制方法做了宏觀規(guī)定,側(cè)重點(diǎn)是檔號(hào)編制,未涉及檔案分類,屬于大綱級(jí)文件。因此,適用于所有行業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)所產(chǎn)生檔案的檔號(hào)編制。DA/T13-1994中檔號(hào)結(jié)構(gòu)示意圖見圖1。(2)DL/T1396-2014屬于電力行業(yè)推薦性標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)準(zhǔn)條文對(duì)水電工程項(xiàng)目檔案分類及檔號(hào)編制均做了相應(yīng)規(guī)定。檔案分類是從項(xiàng)目建設(shè)單位的角度考慮的,依據(jù)文件為水電建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(6~9大類),其中6類為電力生產(chǎn)類,7類為科研開發(fā)類,8類為項(xiàng)目建設(shè)類,9類為設(shè)備儀器類。檔號(hào)由項(xiàng)目代碼或年度、分類號(hào)(一、二、三、四級(jí)類目參照6~9大類)和案卷流水號(hào)三組代碼構(gòu)成,均采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。DL/T1396-2014中檔號(hào)結(jié)構(gòu)示意圖見圖2。圖2DL/T1396-2014中檔(3)NB/T35075-2015屬于能源行業(yè)推薦性標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)條文主要對(duì)水電工程項(xiàng)目編號(hào)及產(chǎn)品文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行了規(guī)定,編號(hào)結(jié)構(gòu)中涉及具體的項(xiàng)目階段和專業(yè)分類,較DL/T1396-2014規(guī)定更為詳細(xì),但未明確檔案分類方案。為便于管理,目前國(guó)內(nèi)水電設(shè)計(jì)企業(yè)普遍保持設(shè)計(jì)產(chǎn)品編號(hào)與檔號(hào)相一致的傳統(tǒng),因此該規(guī)范也可作為水電設(shè)計(jì)企業(yè)開展設(shè)計(jì)檔案檔號(hào)編制工作的基本依據(jù)。NB/T35075-2015中檔號(hào)結(jié)構(gòu)示意圖見圖3。綜合上述各規(guī)范特點(diǎn),水電工程項(xiàng)目的建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)DL/T1396-2014要求開展設(shè)計(jì)檔案分類及檔號(hào)編制工作,以滿足項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收的基本要求。而設(shè)計(jì)單位主要是滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理需要,可參照NB/T35075-2015要求開展設(shè)計(jì)檔案分類與檔號(hào)編制工作。

3水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案管理研究及思考

水電設(shè)計(jì)企業(yè)檔案部門一般兼具設(shè)計(jì)產(chǎn)品印制交付管理職責(zé),具備對(duì)設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行有效管控的先天優(yōu)勢(shì)。實(shí)際操作中,基于歸檔管控時(shí)序不同,水電工程設(shè)計(jì)產(chǎn)品歸檔主要有“出版→歸檔”和“歸檔→出版”兩種方式。前者屬于傳統(tǒng)管理方式,適用于信息化建設(shè)相對(duì)滯后的水電設(shè)計(jì)企業(yè)。后者屬于新興管理方式,近年來,隨著“白圖替代藍(lán)圖”的不斷推進(jìn),越來越多的水電設(shè)計(jì)企業(yè)采用了該模式[10]。從設(shè)計(jì)產(chǎn)品歸檔時(shí)間來看,有即時(shí)歸檔、定期歸檔、隨工程進(jìn)度歸檔以及多種方法結(jié)合歸檔等方式。盡管方式多樣,但真實(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確的歸檔要求和管理服務(wù)生產(chǎn)的原則宗旨相對(duì)統(tǒng)一。針對(duì)水電站工程建設(shè)工期長(zhǎng),工程結(jié)構(gòu)復(fù)雜,承擔(dān)的施工單位多,從勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、安裝到竣工驗(yàn)收,所形成的檔案資料繁多,投產(chǎn)運(yùn)行后檔案利用頻繁等實(shí)際情況,要開展好水電工程設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案管理工作,以下四點(diǎn)值得思考及探討:(1)進(jìn)一步強(qiáng)化設(shè)計(jì)產(chǎn)品印制交付的管理職能,同時(shí)加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督檢查力度,推進(jìn)整編工作向設(shè)計(jì)人員回歸,壓實(shí)末端設(shè)計(jì)人員責(zé)任,有效釋放專職檔案人力資源,更好保障設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案管理效果。(2)充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化、智能化手段,建設(shè)與完善檔案管理信息系統(tǒng)功能,實(shí)現(xiàn)掃碼歸檔,提升歸檔工作效率與歸檔及時(shí)性、準(zhǔn)確度。(3)加強(qiáng)水電工程設(shè)計(jì)產(chǎn)品全程管理,建設(shè)設(shè)計(jì)產(chǎn)品簽署簽證系統(tǒng)(CA數(shù)字認(rèn)證),實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)簽署歸檔,從技術(shù)上保障設(shè)計(jì)產(chǎn)品電子檔案的真實(shí)、完整、可用與安全。(4)水電站工程建設(shè)所形成的檔案專業(yè)門類多,檔案內(nèi)容豐富、專業(yè)性強(qiáng),并且一個(gè)工程項(xiàng)目通常由多個(gè)分包單位來承建。工程竣工后,建議集中地點(diǎn)、集中相關(guān)人員現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)一組卷,建立檢索目錄,在案卷編制過程中各司其職,知識(shí)互補(bǔ),有利于提高竣工檔案案卷的編制質(zhì)量。達(dá)到案卷標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分類合理、立卷科學(xué)和無(wú)相互交叉重號(hào)現(xiàn)象,保持了竣工檔案的唯一性,利于借閱、查找及便于移交后輸入計(jì)算機(jī)管理。避免了竣工檔案因分散辦公溝通不及時(shí)所造成的重復(fù)勞動(dòng),大幅度提高了工作效率。在保證竣工檔案達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí),移交后也可直接進(jìn)入建設(shè)單位檔案庫(kù)房,上檔案排架,且無(wú)需重新整理、分類,減少了大量的重復(fù)性工作。

4結(jié)語(yǔ)

水電工程項(xiàng)目檔案管理工作已伴隨國(guó)家水力發(fā)電行業(yè)發(fā)展多年,積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn),也形成了一套較為成熟的管理體系。但面對(duì)水電建設(shè)模式的不斷變化、設(shè)計(jì)方式的持續(xù)革新以及檔案管理模式的更加完善,原有經(jīng)驗(yàn)會(huì)有不適應(yīng)新發(fā)展形勢(shì)的地方。結(jié)合目前行業(yè)規(guī)范要求,聚焦水電工程設(shè)計(jì)檔案管理中的檔案分類與檔號(hào)編制和設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案管理兩方面,從建設(shè)單位和設(shè)計(jì)單位兩個(gè)維度對(duì)規(guī)范的適宜性進(jìn)行了對(duì)比分析并提出見解。同時(shí)對(duì)水電設(shè)計(jì)企業(yè)如何做好設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案管控,保障設(shè)計(jì)產(chǎn)品檔案的真實(shí)性、完整性、可用性與安全性進(jìn)行了探討與研究,并提出了相應(yīng)舉措,可為同行開展水電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理工作提供一定參考。

作者：呂衛(wèi) 單位：中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司