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檔案統計工作是整個檔案工作中一項獨立的工作環節，是檔案行政管理部門一項重要的基礎性工作。通過對各級檔案行政管理部門、各級各類檔案館，機關團體、企事業單位檔案室人員情況，檔案收、管、用等全方位數據的收集整理、匯總分析，以數據和圖表的形式客觀真實地反映檔案和檔案工作的發展狀況，為檔案決策人員更加系統精確的掌握檔案管理現狀，找到檔案工作的發展規律，從而依據基礎數據為檔案事業未來發展把舵領航。目前，檔案統計工作主要是通過實施全國檔案事業統計年報制度并定期填報年報報表實現。全國檔案事業統計年報制度始于上個世紀90年代初，十幾年來不斷適應時代的發展，在實踐中修改完善，歷經1999年、2006年、2011年3次修訂，逐步充實了統計項目，增設了統計指標，研發了配套軟件，確保檔案統計工作進一步向專業化轉型。作為部門檔案事業年度統計工作人員，筆者認為，筑牢檔案工作在黨和國家工作中的基礎性地位，就必須至上而下高度重視基礎的基礎———全國檔案事業統計年報工作。正視存在的問題，勇于突破瓶頸，不斷優化檔案事業統計年報工作的數據構成及、利用的制度和方法，提升檔案統計數據的有用性、完整性和可利用性。

一、當前檔案事業統計年報工作存在的問題

（一）年報報表統計指標問題。1.檔案室檔案利用目的統計指標不完整。在《全國檔案事業統計年報制度》中，關于各級各類檔案室檔案利用目的，列出了經濟建設、工作參考、學術研究、宣傳教育和其他5種。筆者認為，這種分類方式著重強調檔案為黨政機關的服務功能，統計指標已不能適應新時期檔案工作的發展，原因有二：一是隨著社會民眾維權意識和檔案意識的提高，個人利用檔案數量逐漸增多，利用目的也呈多樣化發展趨勢，如個人利用檔案有以連續計算工齡為目的的，有以辦理社保為目的的，有以解決歷史糾紛為目的的等等，眾多目的用“其他”二字囊括，未免草率和籠統，不能真實反映檔案利用規律。二是隨著國家檔案資源體系的擴大，各級檔案行政管理部門對民生檔案日趨關注，與人民群眾切身利益密切相關的各類文件材料收集歸檔、提供利用成為必然趨勢。而根據現行檔案室向同級檔案館移交檔案時限的規定，這些新近形成的檔案在5年內只能保存到各機關團體、企事業單位的檔案室，如此檔案室順理成章成為諸如民生檔案等的主要利用場所，對應這一發展需求檔案統計年報中檔案利用目的統計指標就越顯單薄了，需要進一步完善修改。2.檔案編研成果統計計量單位過于單一。隨著當今信息載體日益豐富、傳播渠道日益拓寬，多樣化的檔案編研成果表現形式不斷涌現。如編纂展品型編研成果、光盤出版物等符合時代特點和公眾需要的檔案文化產品，已成為當前檔案編研工作的價值取向。如果不對計量方式加以補充，就會與檔案編研成果多樣化的現實不符，檔案統計數據也就失去了真實性，進而有損于完整性和可利用性。（二）配套軟件存在問題。1.數據傳出前把關不嚴。全國檔案事業年度統計軟件在每一份匯總數據傳出前都設置了一個數據傳出前批量審核的程序，以確保數據的正確性，但是此程序卻是可以跨越的，可以不加審核直接傳出數據。這就導致了一些不負責任的檔案館、室將問題數據報給了同級或上級檔案行政管理部門，加大了檔案行政管理部門統計工作人員的工作量。2.關于數字檔案中GB的問題。在數字檔案基本情況年報中，一是軟件對數字檔案的大小錄入時均四舍五入取整數，這對于館藏量大的檔案館、室來說比較實用，但是相對于館藏量小的檔案室來說，沒有達到1GB均按1GB來錄入，有違檔案統計數據的真實性。二是館藏數字錄音、數字錄像因為格式的不同，統一按GB來換算統計，很難保證最終統計數據的準確性。（三）實務操作中存在的問題1.檔案館尤其是檔案室統計人員業務素質不過關。檔案統計人員要想全面掌握報表填報流程、掌握審核檢查方法則需要經過系統的學習、鍛煉和摸索。而在具體的工作實踐中，檔案統計崗位，在檔案館，尤其是機關團體、企事業單位的檔案室，往往都是單位內部的冷板凳，被分派過去的要么是年齡長者，雖可能熟知檔案業務，卻對計算機使用較為生疏，無法流暢使用檔案統計軟件；要么是剛參加工作的新人，剛開始熟悉檔案業務就被調離檔案崗位，頻繁的更換不利于統計工作經驗的積累。基于上述兩種因素，導致眾多統計人員無法掌握檔案統計工作具體流程和要求，遇到問題不知如何解決，甚至出現畏難情緒，嚴重影響了檔案統計工作的正常開展。2.檔案管理失范對檔案統計數據的負面影響。在實際操作中，部分檔案室機制渙散，造成檔案室該歸檔的文件材料不能及時歸檔，已歸檔的材料不齊全、不完整等后果；部分檔案館管理缺位，造成鑒定環節缺失，檔案利用登記粗疏、甚至重要文件流失等嚴重后果。以上管理失范后果不但破環了館藏檔案體系的完整性，使得館藏量與檔案利用比例失調、檔案利用情況不真實不完整，更是波及到了檔案統計數據，直接導致了檔案統計數據的準確度較低，科學性不足，規律性難以把握。3.部分統計人員對檔案統計工作重要性認識不到位。統計過程中存在的問題，歸根結底，在于部分統計工作人員對于檔案統計工作觀念淡薄，存在應付了事的工作態度，在統計數字上模棱兩可，習慣于統計加估計蒙混過關。

二、新常態下完善檔案事業年度統計工作的建議

（一）完善一個制度。建議國家檔案局將全國檔案事業統計年報制度修訂提上議事日程?；诋斍皺C關團體、企事業單位各類檔案管理范圍的擴展和信息化應用普及情況，研究、優化全國檔案統計數據構成及利用制度和方法。進一步完善報表中的統計指標，該增加的增加，該刪減的刪減，使得報表更加貼近實際，貼近檔案業務，全面提升檔案統計數據的有用性、完整性和可利用性。（二）加強兩大工程建設。1.加強檔案統計軟件更新工程建設。一是嚴格數據傳出前的審核程序，合理分配各級檔案行政管理部門統計人員的審核工作量，倒逼原來不負責任的統計人員挑起責任的擔子，全面審核報表數據，提升報表質量。二是進一步探討完善數字檔案報表數據單位問題，保證統計數據的準確性。三是根據已掌握檔案事業規律，能否研制出與上年匯總數據對比的自動程序，執行該程序系統便提示可疑數據，從而保證與上年數據的銜接和對接。2.加強檔案統計的監管工程建設。一是根據《統計法》和《檔案法》，建議提高檔案行政管理部門的執法監督指導能力，和統計部門聯合起來共同監督各級各類檔案館、室的檔案統計工作。嚴肅懲處作為檔案統計調查對象的機關團體、企業事業單位，及主管人員和直接責任人拒絕提供統計資料或者經催報后仍未按時提供統計資料，及提供不真實或者不完整統計資料等違法行為。二是建議把統計工作和檔案業務工作結合起來，在制定標準化檔案館、室考核辦法等檔案業務考核細則時，把統計工作作為考量指標列入其中，加大檔案統計年報工作的力度和影響力，相信檔案統計年報質量也會隨之提高。（三）組織三大培訓。1.建議根據檔案統計工作的需要，加強對檔案統計人員的職業道德教育培訓。通過培訓，逐步樹立檔案統計工作人員“堅持實事求是，恪守職業道德”的理念，培養其愛崗樂崗、忠于職守的敬業意識，從而消除思想上的消極因素。2.建議加強對檔案統計人員的業務培訓。以繼續教育培訓為主要方式，突出針對性和實用性，建立健全檔案業務人員培訓、考核、登記制度。一方面以檔案業務新知識、新理論和新技術為主要教學內容，另一方面著重講授檔案統計相關知識和實踐操作。3.建議加強對新任檔案統計人員的資格培訓。針對機關團體、企事業單位檔案室檔案統計人員更換頻繁的情況，建議國家檔案局出臺部門規章或以其他規范性文件的形式，明確要求新任檔案統計人員必須進行資格培訓，資格培訓合格后方能上任。資格培訓要從實際出發，以檔案工作基本知識、基本技能和檔案統計要領為主要教學內容，注重工作能力和操作技能的培養。為保證學員能隨到隨學，資格培訓宜采用小班制，時間靈活，多輪滾動。（四）強化四項保障措施。1.強化依法治檔，保障檔案統計工作的強制性。建議國家檔案局向國務院提出申請，爭取將《全國檔案事業年度統計制度》列入國務院年度立法計劃，在《中華人民共和國統計法》規定的行為、種類、幅度和范圍內，結合檔案統計工作實際，具體化相關報送主體的責任義務、細致化數據報送的環節流程、重點化對拖延、不報檔案統計數據或數據嚴重失實行為的責任追究。從而以行政法規的立法高度樹立檔案統計工作的威嚴，以行政法規的強制力保障檔案統計工作順利展開。2.強化檔案基礎業務，保障檔案統計數據來源的準確性。針對檔案管理失范對檔案統計工作的不利影響，檔案館、室可以在完善歸檔制度，重視檔案鑒定工作，改進檔案利用登記模式，修訂內部檔案統計制度等方面加強檔案管理規范工作，保證檔案統計工作數據來源的真實準確。從而通過歷年數據比對檔案工作變化、分析評估當前階段任務、把握檔案事業趨勢奠定詳實可信的基礎。3.強化檔案統計數據分析，保障檔案統計工作的價值性。用“活”統計數據，提高統計分析含金量。加強對檔案統計數據分析的質量和效率，使檔案統計數據的“死數字”變成具有參謀價值的“活資料”。統計數據的根本是檔案收、管、用具體業務工作成果的體現，所以在統計過程中統計人員要加強與收集整理、保管利用、信息化等業務部門的聯系與溝通，以便及時發現新情況、新問題，深挖有價值的統計分析線索作為基本素材，積極撰寫有內容、有質量的統計分析材料，逐步提高統計分析的數量和質量，打開統計分析工作的新局面。4.強化檔案統計人員隊伍建設，保障其積極性。一是從維護檔案統計人員，尤其是檔案室工作人員利益角度出發，向同級黨委政府提出申請，形成統一規范，提高檔案統計崗位工作人員工資待遇。二是從提高檔案統計人員隊伍素質角度出發，積極和組織等部門對接，爭取把檔案統計人員的培訓、交流、使用列入干部培養和選拔任用統一規劃。三是從維護檔案統計人員隊伍穩定大局出發，組織上要切實關心各級各類檔案統計人員成長，切實幫助他們解決各種實際問題和后顧之憂。

參考文獻

1.石瑞.建設“三個體系”的探索與實踐[J].檔案天地，2014.8

2.劉文清.淺談如何做好檔案統計工作[J].黑龍江檔案，2011.6

作者:梁秋紅 單位:內蒙古自治區文聯